CVDR37201_1Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente KorendijknlregelingKorendijk2019-03-19KorendijkGemeenteblad, 2008,02Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Korendijk 2008Gemeentewet, art. 213agemeenteraadbestuur en recht2008-04-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-06-062008-01-012019-03-29Onbekend2008/10bestuur en rechtGeenVerordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente KorendijkRAADSVOORSTEL22 april 2008 2008/10 9.5Datum: 19 februari 2008 Verzonden: 10 april 2008Aan de gemeenteraad.Onderwerp:Actualisering Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex artikel 213a GemeentewetEind 2003 is de nu geldende Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Korendijk vastgesteld. Met deze verordening stelt de raad op hoofdlijnen de regels vast voor de wijze waarop het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. In het nu voorliggende concept zijn de volgende aanpassingen verwerkt:

In artikel 2 is de bepaling dat ieder gemeentelijk onderdeel minimaal eens in de acht jaar aan een toets wordt onderworpen, geschrapt. Periodieke heroverweging van taken/ producten bij begrotingsbehandelingen en ambtelijke reorganisaties hebben de in de verordening opgenomen termijn van 8 jaar achterhaald. Daarmee is het noemen van een dergelijke termijn overbodig gebleken.

De bepaling dat er jaarlijks minimaal 2 onderzoeken plaatsvinden naar de doeltreffendheid van programma’s dan wel paragrafen is aangepast. Gelet op de toegenomen interne controle op basis van het interne controleplan kan worden volstaan met een lagere frequentie en een lager aantal onderzoeken. Gemiddeld kan worden volstaan met 1 onderzoek per jaar. Indien mogelijk wordt in dit onderzoek dan zowel de doelmatigheid als doeltreffendheid beoordeeld.

In artikel 3 is nu opgenomen dat het college jaarlijks een onderzoeksplan aan de raad toezendt. Dit was eerst 1 november voorafgaand aan het jaar waarin de controles plaatsvinden, maar door het vereiste besluitvormingsproces in relatie tot het vergaderschema van de raad, blijkt deze datum niet altijd haalbaar.

In de nieuwe programmabegroting 2008 zijn maatschappelijke effecten en doelstellingen omschreven. Mocht uit de uitkomsten van een onderzoek blijken dat bijstelling van deze effecten c.q. doelstellingen nodig is, dan kan het college op grond van het nieuwe 3^e lid van artikel 5 hiertoe een voorstel aan de raad doen.

De conceptverordening is 4 februari 2008 behandeld in de auditcommissie en gaf geen aanleiding tot het maken van op- of aanmerkingen.Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig het hierna onder opgenomen ontwerpbesluit.Hoogachtend,Burgemeester en wethouders van Korendijk,de secretaris, de burgemeester,A.M. Weststrate R.W.J. Melissant-BrieneNummer: 2008/10De raad der Gemeente Korendijk;Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19 februari 2008 inzake de actualisering Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex artikel 213a Gemeentewet;gelet op artikel 213 a Gemeentewet,besluit:vast te stellen:Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente KorendijkArtikel1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:a.DoelmatigheidDe mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.b.DoeltreffendheidDe mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.Artikel2OnderzoeksfrequentieHet college verricht gedurende de collegeperiode een viertal onderzoeken op de doelmatigheid dan wel doeltreffendheid van één of meerdere onderdelen of taken van de gemeente. Artikel3Onderzoeksplan1.Het college zendt uiterlijk in het vierde kwartaal een onderzoeksplan naar de raad voor de in het er op volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. 2.In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven:

het object van onderzoek

de reikwijdte van het onderzoek

de onderzoeksmethode

doorlooptijd van het onderzoek

de wijze van uitvoering

3.In het jaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.Artikel4Voortgang onderzoekenHet college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.Artikel5Rapportage en gevolgtrekking1.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.2.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.3.Indien het onderzoek aanleiding geeft tot het bijstellen van of herformuleren van doelstellingen en/of maatschappelijke effecten in enig programma, doet het college hiertoe een voorstel aan de raad gelijktijdig met het aanbieden van de rapportage als bedoeld in lid 1.Artikel6Inwerkingtreding1.Deze verordening treedt in werking met ingang van 23 april 2008.2.De verordening heeft terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2008.Artikel7CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Korendijk 2008".Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Korendijk d.d. 22 april 2008de griffier, de voorzitter,A.van Walsum-Goslings R.W.J. Melissant-BrieneToelichting op de modelverordening artikel 213 a GW AlgemeenArtikel 213a Gemeentewet (zie onderstaande tekst) verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.Artikel 213 a Gemeentewet

Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover.

Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken.

Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt (hem) haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid.

Periodiek onderzoekHet college moet periodiek toetsen of bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid - bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting - wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend bestuur. Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waarin de gemeente deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet; wél kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is.Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld.Relatie met rekenkamercommissie Hoeksche WaardHet verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist voortdurend informatie en aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en doeltreffend beheer mogelijk te maken, dient het college een aantal (organisatorische) maatregelen te treffen.De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer geschieden dus primair door de raad en het college zelf. Daarnaast doet de rekenkamercommissie onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken van het college. Ook kan de rekenkamer zonodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.Regels voor periodiek onderzoekHet college is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De rol van de raad bij deze onderzoeken is een kaderstellende. De verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a Gemeentewet, bevat deze kaders. De raad bepaalt de regels in deze verordening, waaraan het college op hoofdlijnen moet voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt. Toelichting op de artikelenArtikel 2 OnderzoeksfrequentieIn artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken van het college. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.Gelet op de omvang van onze gemeente en de verdere inrichting van de interne controle die vanaf 2008 plaatsvindt, stellen wij de raad voor het aantal onderzoeken te beperken tot gemiddeld één per jaar waarbij dan wel een combinatie plaatsvindt van zowel de doelmatigheidsaspecten als doeltreffendheidaspecten van een gekozen onderwerp.De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.De onderwerpen van het onderzoek moeten zoveel mogelijk aansluiten op de dan geldende actualiteit bijvoorbeeld aan de hand van actuele bevindingen van de accountant of interne controle dan wel bestuurlijke relevantieArtikel 3 OnderzoeksplanDe beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat van het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4 Voortgang onderzoek De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens betreffende de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekkingMet de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter niet uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze modelverordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.Artikel 7 CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.De nieuwe verordening 213a Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).