CVDR37198_1Controleverordening van de gemeente KorendijknlregelingKorendijk2019-03-19KorendijkGemeenteblad 2008, 03Controleverordening gemeente Korendijk 2008Gemeentewet, art. 213gemeenteraadbestuur en recht2008-04-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-06-062008-01-012019-03-22Onbekend2008/9bestuur en rechtgeenGeenControleverordening van de gemeente KorendijkRAADSVOORSTEL22 april 2008 2008/9 9.4Datum: 19 februari 2008 Verzonden: 10 april 2008Aan de gemeenteraad.Onderwerp:Actualisering Controleverordening ex artikel 213 GemeentewetEind 2003 is de nu geldende Controleverordening gemeente Korendijk ex
artikel 213 Gemeentewet door de raad vastgesteld. Met deze verordening stelt
de raad regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de
inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de
rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële
organisatie worden getoetst.In 2005 is de verordening gewijzigd op een tweetal punten:
de periode voor het benoemen van de accountant is gewijzigd van vier
naar één jaar;
er is een bepaling toegevoegd waarin het periodiek overleg met de
accountant en de auditcommissie wordt geregeld.
In 2006 is er door een drietal accountantsbureau’s offerte uitgebracht voor
de controlewerkzaamheden. Na beoordeling van deze offertes heeft de raad in
september 2006 besloten te kiezen voor Deloitte Accountants. Om de
continuïteit te waarborgen wordt nu voorgesteld de termijn van het benoemen
van een accountant weer op vier jaar te stellen.In maart 2008 heeft uw raad besloten dat Deloitte de controles zal uitvoeren
voor de jaren 2007 tot en met 2010. Voor de controle van het dienstjaar 2011
zal een nieuw offertetraject worden opgestart. De overige bepalingen van het nu voorliggende concept wijken niet af van de
in 2003 vastgestelde versie. In het kader van de actualisatie van de financiële verordeningen leggen we
de gehele verordening ter vaststelling aan u voor. De conceptverordening is 4 februari 2008 behandeld in de auditcommissie en
gaf geen aanleiding tot het maken van op- of aanmerkingen. Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig het hierna onder opgenomen
ontwerpbesluit.Hoogachtend,Burgemeester en wethouders van Korendijk,de secretaris, de burgemeester,A.M. Weststrate R.W.J. Melissant-BrieneNummer: 2008/9De raad der Gemeente Korendijk;Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19
februari 2008 inzake de actualisering Controleverordening ex artikel 213
Gemeentewet;besluit;gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
gemeenten;vast te stellen:Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting
van de financiële organisatie van de gemeente Korendijk.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:a.accountanteen door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36,
Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants
samenwerken,
belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening.b.accountantscontrolede controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening
uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en
lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde
jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie
gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige
verantwoording mogelijk maken;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in
acht worden genomen.c.rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrolehet overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en
regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten.d.deelverantwoordingeen in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde
verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de
gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de
jaarrekening.2.Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode
van 4 jaar.2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de
jaarrekening;
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering.
4.De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks
voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant
vaststelt de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en
de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn
controle specifiek aandacht dient te besteden en welke
rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de
raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per
selectiecriterium de bijbehorende weging vast.3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1
juli aan de raad.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
kan periodiek (afstemmings-)overleg plaatsvinden tussen de accountant en
auditcommissie.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad
benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.7.Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles
verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de
ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd en het hoofd van de
afdeling Middelen dan wel andere daarvoor in aanmerking komende
ambtenaren.3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie. 8.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 1 januari 2008, met dien verstande
dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van
het verslagjaar 2008 en later.9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente
Korendijk 2008"Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Korendijk d.d. 22 april 2008de griffier, de voorzitter,A.van Walsum-Goslings R.W.J. Melissant-BrieneToelichting Verordening 213 GemeentewetInleiding op de verordening: de accountantsverklaringDe Wet dualisering gemeentebestuur heeft de functie van de accountantsverklaring
veranderd. Die dient tegenwoordig als ondersteuning van de raad bij het
uitoefenen van zijn controlerende taak.Daartoe is een aantal bepalingen rond de opdracht aan de accountant
aangescherpt.De belangrijkste verandering is dat de accountantsverklaring niet langer meer
alléén een oordeel over het getrouwe beeld bevat, maar een oordeel over het
getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Bovendien moet de opdracht voor de
accountantscontrole worden verstrekt door de raad en niet meer door het
college.In paragraaf 1 wordt ingegaan op de verschillende verantwoordelijkheden.
Rechtmatigheid als onderdeel van de accountantsverklaring is nieuw, daarom wordt
er in paragraaf 2 stilgestaan bij dit begrip. De rechtmatigheid diende overigens
vóór de Wet dualisering gemeentebestuur ook gecontroleerd te worden, maar de
accountant ging daarop alleen in het verslag van bevindingen op in. Thans is er
het Besluit accountantscontrole gemeenten dat minimumeisen stelt aan de
accountantscontrole (Dit besluit wordt op korte termijn gewijzigd in Besluit
accountantscontrole provincies en gemeenten). Dit Besluit is voor het eerst van
toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening 2004. Het gaat ook in
op de mogelijkheid van de raad om deze minimumeisen aan te vullen. In paragraaf
3 worden de minimumeisen besproken en in paragraaf 4 de keuzemogelijkheden die
de raad heeft ten aanzien van deze minimumeisen.In het vijfde lid van artikel 213 Gemeentewet is expliciet opgenomen dat de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen direct door de controlerend
accountant aan de gemeenteraad worden aangeboden. Ook benadrukt artikel 213, dat
de raad de accountant aanwijst. Dit kan niet worden gedelegeerd aan het college.
Voorts is het de raad die, binnen de wettelijke kaders, bepaalt wat de opdracht
aan de accountant is. Dit is nader geregeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten. In paragraaf 5 wordt daarom ingegaan op de opdracht aan de
accountant.Paragraaf 1 Verantwoordelijkheden bij
rechtmatigheidMet de Wet dualisering gemeentebestuur is de functionele scheiding tussen de
raad en het college scherper geworden dan voorheen het geval was. De raad zal
zich moeten concentreren op zijn taakstellende en controlerende rollen. Dit
betekent dat hij de kaders stelt voor de rechtmatigheid, de relevante wet- en
regelgeving en de regelgeving waarvoor de raad een verordende bevoegdheid heeft.
De raad stelt ook de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de
mogelijkheden die artikel 213 en het Besluit accountantscontrole daartoe bieden.
De raad zal de opdracht aan de accountant moeten verstrekken en kan aanvullende
controle-eisen stellen (zie rapporteringstoleranties, paragraaf 3). In dit
verband is artikel 213 relevant: daarin is bepaald dat de accountant
rechtstreeks rapporteert aan de raad.Het college dient zich te richten op zijn bestuursbevoegdheden. Het is primair
verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving en daarmee
voor de rechtmatigheid van de besteding en inning van het publieke geld binnen
een gemeente. Het is niet zo dat de accountant met zijn controle de
rechtmatigheid wel zal 'afdekken'. Wel is het zo dat een goede administratieve
organisatie (AO) en daarin opgenomen maatregelen van interne controle (IC) de
kans op onrechtmatigheden aanzienlijk beperkt. Ook hierin zal het college zijn
verantwoordelijkheid moeten nemen. Met een adequate AO/IC wordt ook de
accountant geholpen om te komen tot zijn oordeel. In het algemeen kunnen in dat
geval de aanvullende controlewerkzaamheden van de accountant worden
beperkt.Binnen de gemeente Korendijk is, samen het de accountant, gewerkt aan het verder
geven van handvaten aan de AO/IC. Zo zijn van de meest omvangrijke werkzaamheden
procesbeschrijvingen opgesteld en is het eind 2007 gereed gekomen interne
controleplan inmiddels in uitvoering genomenDe accountant is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle in
overeenstemming met de vaktechnische randvoorwaarden. Voor de rechtmatigheid is
algemene kennis van de relevante wet- en regelgeving van belang. De accountant
zal toetsen of de wet- en regelgeving door de gemeente in acht zijn genomen. De
accountantscontrole richt zich op de beoordeling van de opzet, het bestaan en de
werking van het systeem van kwaliteitsborging ter uitvoering van de wet- en
regelgeving, aangevuld met deelwaarnemingen (steekproeven).De eindverantwoordelijkheid voor het afgeven van een accountantsverklaring
blijft bij de accountant liggen. Als er sprake is van onrechtmatigheden met een
materiële betekenis, die gevolgen hebben voor de strekking van de
accountantsverklaring; of als de accountant stuit op een overschrijding van de
rapporteringstoleranties moet rapportering plaatsvinden aan de raad, in het
rapport van bevindingen bij de accountantsverklaring.Ook brengt de accountant een managementletter uit met meer gedetailleerde
bevindingen die niet direct de verklaring raken. Hij kan daaraan aanbevelingen
voor verbeteringen toevoegen. De managementletter is bestemd voor het management
van het gemeentelijk apparaat en het college.Paragraaf 2 De accountantsverklaring en
rechtmatigheidDe accountantsverklaring is belangrijk voor de raad, omdat zij een rol speelt
bij het oordeel van de raad over de wijze waarop het college het beleid en het
daarmee samenhangend financieel beheer heeft uitgevoerd. De
accountantsverklaring is vooral belangrijk voor het verlenen van décharge aan
het college en voor het eventueel starten van een indemniteitsprocedure. Wanneer
de raad vindt dat uitgaven niet rechtmatig zijn gedaan, brengt men dit standpunt
ter kennis van het college. Het college krijgt dan de gelegenheid om de raad een
voorstel te doen tot een indemniteitsbesluit, wat inhoudt dat de raad kan
besluiten alsnog met de uitgaven akkoord te gaan. Intussen kan de rekening niet
worden vastgesteld. Vanaf het verslagjaar 2004 bevat de accountantsverklaring een oordeel over het
getrouwe beeld én de rechtmatigheid Een getrouw beeldverklaring houdt in dat de
uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden
weergegeven, waarbij rekening wordt gehouden met het doel waarvoor de
verantwoording is opgesteld. Wat houdt rechtmatigheid in de accountantsverklaring in?Rechtmatigheid in brede zin betekent het voldoen aan de wettelijke kaders en
regelgeving. Voor gemeenten zijn dat de wet- en regelgeving van hogere overheden
en die van de gemeente zelf. De geldende wet- en regelgeving kan voor een
gemeente betrekking hebben op een zeer omvangrijk gebied. Van belang is daarom
dat onderscheid wordt gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en het
begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Dit laatste
begrip is beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid en wordt in het
Besluit accountantscontrole gemeenten zo goed mogelijk afgebakend.
Volledigheidshalve wordt hier nog vermeld dat onrechtmatigheid niet synoniem is
met fraude. Bij fraude is altijd sprake van opzet.Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten en
lasten in de jaarrekening en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn
gekomen. Aangezien de baten en lasten en de balansmutaties in de jaarrekening
een optelsom zijn van diverse financiële beheershandelingen (zoals het beslissen
tot het toekennen van een subsidie, het betalen van rekeningen, het opleggen van
een belastingaanslag, etc.) staan deze handelingen centraal bij de toets die de
accountant verricht; deze moeten gebeuren volgens de regels die gelden. Voorts moeten alle uitkomsten van de handelingen in het financieel beheer worden
vastgelegd in de administratie; het moet traceerbaar zijn welke subsidies zijn
toegekend, wanneer betalingen hebben plaatsgevonden enzovoorts. Verder moeten
alle financiële beheershandelingen niet alleen voldoen aan specifieke regels
(bijvoorbeeld de subsidievoorschriften), maar moeten ze ook in overeenstemming
zijn met financiële regels, zoals de financiële verordening en de
controleverordening van de gemeente. Tevens moet worden voldaan aan de
Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten,
waarin is voorgeschreven aan welke regels de begroting en jaarstukken minimaal
dienen te voldoen. Ook dienen de financiële handelingen te passen binnen de door
de raad geautoriseerde begroting. In de begroting zijn de maxima voor de lasten
per programma vermeld, die de raad heeft vastgesteld. Dit betekent dat de maxima
niet mogen worden overschreden zonder aparte autorisatie van de raad. De
bedragen moeten op het juiste programma zijn geboekt.Hierboven zijn al enige voorbeelden gegeven van wet- en regelgeving die relevant
is voor de rechtmatigheid. Daaronder vallen ook raadsbesluiten die de raad uit
hoofde van zijn kaderstellende rol neemt, mits daar een financieel aspect aan is
verbonden; het gaat immers om de rechtmatigheid van posten uit de jaarrekening.
Een voorbeeld van 'hogere' relevante regelgeving vormen de Europese
aanbestedingsrichtlijnen (EAR) die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.
Als een decentrale overheid - bijvoorbeeld een gemeente - een aanbesteding doet,
dan moet worden nagegaan of de EAR van toepassing zijn. Is dat het geval, dan
zal de accountant moeten toetsen of de aanbesteding ook conform de EAR heeft
plaatsgevonden. Rechtmatigheid en handelingen en beslissingen van niet financiële
aardDe vraag wat rechtmatigheid in het kader van de begroting niet inhoudt is ook
belangrijk. Kort gezegd komt het erop neer dat handelingen en beslissingen van
niet-financiële aard, bijvoorbeeld in relatie tot de arbeidsomstandighedenwet of
de privacywetgeving, buiten de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole door de
accountant vallen. Dat geldt niet als er indicaties zijn van tekortkomingen die
belangrijke financiële risico's opleveren. Van de accountant wordt niet verwacht
dat hij handelingen en beslissingen van niet-financiële aard door
gegevensgericht onderzoek inhoudelijk toetst, dus door alle onderliggende
bescheiden te controleren. Wat hij beoordeelt is het systeem van risicoafweging.
De centrale vraag daarbij is of dat systeem zodanig is dat het bestuur in staat
is een goede afweging te maken. Met andere woorden: hij hanteert een
systeemgerichte benadering voor zijn controle.Controle op rechtmatigheid is niet nieuwVolledigheidshalve wordt het volgende nog opgemerkt. Ten eerste maakte
rechtmatigheid tot 2003 al onderdeel uit van de accountantscontrole. Bij
geconstateerde onrechtmatigheden behoorde de accountant daarvan verslag te doen
in het rapport van bevindingen. In de nieuwe situatie zullen tekortkomingen uit
hoofde van rechtmatigheid in het oordeel van de accountant moeten worden
betrokken, dat wil zeggen onderdeel uitmaken van de accountantsverklaring.
Onrechtmatigheden die de tolerantiegrenzen overschrijden, zullen leiden tot een
niet-goedkeurende accountantsverklaring.Ten tweede maakt in de nieuwe situatie de controle van de doelmatigheid géén
onderdeel meer uit van de accountantscontrole. Opmerkingen en constateringen ter
zake hoeven niet meer in het rapport van bevindingen te worden opgenomen, zoals
in de oude situatie nog wel het geval was . De controle op doelmatigheid is dan
ook geen taak meer voor de accountant, maar is onderdeel van het onderzoek door
de (regionale) rekenkamer en de interne onderzoeken naar doelmatigheid en
doeltreffendheid van het college. BegrotingsrechtmatigheidVoor het BBV was het gebruikelijk dat begrotingsoverschrijdingen met het
vaststellen van de jaarrekening werden geautoriseerd. Gezien het grote aantal
vast te stellen producten was dit logisch. Met het Besluit begroting en
verantwoording wordt geautoriseerd op programmaniveau. Omdat het om grote
bedragen gaat is, de in het verleden ontstane praktijk, dat de overschrijdingen
niet expliciet voor 31 december in een begrotingswijzing aan de raad werden
voorgelegd, niet meer wenselijk. Alle overschrijdingen dienen voor 31 december
aan de raad te zijn voorgelegd. Mocht dit niet zijn gelukt, en is er feitelijk
sprake van begrotingsonrechtmatigheid, dan kunnen bij de jaarrekening deze
bedragen alsnog worden geautoriseerd. De raad dient hier dan wel expliciet op
gewezen te worden. Afhankelijk van de situatie kan de accountant dan alsnog een
goedkeurende verklaring geven, waarbij hij de aantekening maakt dat hij zijn
verklaring afgeeft met inachtneming van de voorgenomen goedkeuring van de raad
voor deze begrotingswijzigingen. Als de raad instemt met deze
begrotingsoverschrijdingen en de jaarrekening vaststelt, kan de accountant de
definitieve accountantsverklaring afgeven. Het ligt in de rede dat de raad
daarover bij het verlenen van de opdracht met de accountant afspraken maakt. Dit
is van belang voor o.a. de indemniteitsprocedure. Het is van belang hier te
benadrukken dat het bij de indemniteitsprocedure veelal niet gaat om
begrotingsonrechtmatigheid, maar om andere vormen van onrechtmatigheid.Paragraaf 3 Minimumeisen accountantscontroleIn de accountantscontrole bestaan twee gangbare begrippen die de marge voor
controle en rapportering aangeven: de goedkeuringstolerantie en de
rapporteringstolerantie. Deze toleranties gelden zowel voor het getrouwe beeld
als voor de rechtmatigheid.GoedkeuringstolerantieNiet iedere fout of onzekerheid zal leiden tot een niet-goedkeurende
accountantsverklaring, alleen al omdat de accountant niet iedere afzonderlijke
financiële transactie controleert. Omdat de accountant niet alles controleert
moet hij bepaalde fouten- en onzekerheidsmarge hanteren. Deze marge wordt de
goedkeuringstolerantie genoemd. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de
som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die
in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de
jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en
onzekerheden. Een fout in de jaarrekening kan bijvoorbeeld ontstaan doordat
jaarrekeningposten onvolledig zijn opgenomen. Een onzekerheid in de controle kan
bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle, waardoor het
achteraf niet meer vast te stellen is of bijvoorbeeld een bepaalde uitgave
rechtmatig heeft plaatsgevonden of bepaalde baten volledig zijn
verantwoord.De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten
van de gemeente. De percentages zijn voorgeschreven in het Besluit accountantscontrole
gemeenten
Soorten accountantsverklaringgoedkeurendmet beperkingOordeel-onthoudingafkeurendFouten in de jaarrekening (% van lasten)≤ 1 %> 1 % < 3 %-≥ 3%Onzekerheden in de controle (% van lasten)≤ 3 %> 3 % < 10 %≥ 10 %-NB. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant
ook altijd nog een kwalitatieve beoordeling hanteren, het
zogenoemde professional judgement speelt ook nog mee.NB. De weging van fouten en onzekerheden maakt ook onderdeel
uit van het professional judgement.
RapporteringstolerantieIn de Gemeentewet staat dat de accountant behalve de accountantsverklaring ook
een verslag van bevindingen opstelt. In dit verslag moet de accountant onder
meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen die geen
invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van
zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd.Paragraaf 4 Keuzemogelijkheden van de raadDe minimumeisen die aan de accountantsverklaring worden gesteld, hebben te maken
met de goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties. De
keuzemogelijkheden van de raad hebben dan ook betrekking op deze twee
toleranties.GoedkeuringstolerantieDe bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties zijn 1% voor de fouten in de
jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. De raad kan deze
percentages echter aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1 of
3% vaststellen. RapporteringstolerantieDe raad heeft als opdrachtgever de mogelijkheid om voor delen van de
jaarrekening met de accountant lagere rapporteringstoleranties overeen te komen.
Politiek gevoelige artikelen of risicovolle projecten van de gemeente komen
daarvoor bijvoorbeeld in aanmerking.Zoals gezegd zijn de rapporteringstoleranties bepalend voor het opnemen van
bevindingen in het verslag van bevindingen door de accountant. De raad kan
hogere eisen aan de rapporteringstoleranties stellen, dus strengere normen
stellen. Daarmee bepaalt de raad dat over bepaalde onderwerpen eerder elementen
van onrechtmatigheden in het verslag van bevindingen worden opgenomen, zonder
dat die onderwerpen direct leiden tot een niet-goedkeurende verklaring (redenen
van een niet-goedkeurende verklaring moeten in ieder geval worden opgenomen in
het verslag van bevindingen).Als de raad niet zelf bepaalt welke bedragen voor de rapporteringstoleranties
gehanteerd moeten worden, dan zijn de bedragen van de rapporteringstoleranties
gelijk aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Een
aanvullende opdrachtverlening aan de accountant is dan niet nodig.Het is, zeker in een duaal stelsel, essentieel dat de raad een afweging maakt
over de rapporteringtoleranties van bepaalde programma's of delen van de
organisatie. Immers, de raad heeft de verantwoordelijkheid om de activiteiten
binnen de gemeente en de jaarrekening van de gemeente te analyseren en
afwegingen te maken over de gewenste (specifieke) informatie die van de
accountant wordt verlangd. Daarbij moet worden opgemerkt dat een afgesproken
lagere rapporteringstolerantie (feitelijk een strengere norm) in het algemeen
meer controle-inspanningen vergt en daarmee kan leiden tot hogere
controlekosten. Als de raad hiertoe besluit, kan de verordening op dit punt
worden aangepast.Paragraaf 5 De opdracht aan de accountantAls de raad kiest voor (een) afwijkende goedkeuringstolerantie(s) of voor
specifieke rapporteringstoleranties, is het belangrijk dat dit expliciet en
gemotiveerd zichtbaar in de opdracht aan de accountant staat.In de opdracht aan de accountant moet de raad dan ook aandacht schenken aan de
goedkeuringstoleranties en de bedragen voor rapportering in het verslag van
bevindingen van de accountant. In principe is het mogelijk - en verdient het
zelfs de voorkeur - dat de raad ieder jaar overweegt of hij de opdracht aan de
accountant wil wijzigen. Dit hoeft geen bijzonder tijdrovende zaak te zijn. Het
kan bijvoorbeeld voldoende zijn te kijken of er onderdelen zijn waarvan het
wenselijk is dat die extra gecontroleerd worden en waar vervolgens over wordt
gerapporteerd in het verslag van bevindingen.De opdracht aan de accountant staat los van de regels in de controleverordening.
De opdracht is namelijk een privaatrechtelijke overeenkomst. De verordening
artikel 213 behelst publiek recht en bevat regels, die de raad stelt voor het
college. In de verordening artikel 213 kan de raad regels neerleggen voor de
verplichtingen die het college heeft jegens de accountant tijdens de
accountantscontrole en over de verplichtingen die het college heeft jegens de
raad inzake de accountantscontrole. Daarnaast kan de raad in de verordening
gedragsregels voor zichzelf opnemen, zodat de verordening zekerheid voor het
college schept over datgene wat het van de raad mag verwachten.De overeenkomst met de accountant wordt in principe voor meerdere jaren
aangegaan. In 2006 heeft de raad na een offertetraject waarbij drie partijen
zijn beoordeeld, de controle op te dragen aan Deloitte Accountants.De raad kan ook de accountant verzoeken om een management letter met bevindingen
en aanbevelingen, ongeacht de strekking van de accountantsverklaring. De
accountant kan hierin voorzien uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie.
Hiermee worden advies en aanbevelingen bedoeld die direct voortkomen uit zijn
controlewerkzaamheden. De raad kan naar aanleiding van het uitkomsten van de
managementletter het college verzoeken aan te geven hoe met de bevindingen en
aanbevelingen wordt omgegaan.Artikelsgewijze toelichting Verordening 213
GemeentewetArtikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze
stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn
gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de
jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant
aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het
bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de
burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant
moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte,
luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de
periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de
jaarrekening vast. In 2005 was besloten de termijn van de verbintenis te
beperken tot 1 jaar om zodoende een offertetraject in te kunnen gaan voor het
kiezen van een nieuwe accountant. Na beoordeling van een drietal partijen is in
2006 gekozen om door te gaan met Deloitte. Nu wordt voorgesteld op de termijn
van het aangaan van de verbintenis met de accountant opnieuw te stellen op 4
jaar. Hiermee zal de controle voor de jaren 2006 tot en met 2009 door Deloitte
Accountants gebeuren.Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van
de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van
de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna
van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding
wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van
controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden,
door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat
krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is
vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels
voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en
de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en de
mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar het onderdeel
Inleiding in dit hoofdstuk. In het derde lid van artikel 2 wordt invulling
gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de
nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de
accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma
van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen
leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder
dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de
werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het
verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening en gemeentelijke
organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar de raad dan
rekening kan houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het
vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het
programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.Bij een eventuele gezamenlijke regionale aanbesteding kan het bedrag dat is
gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de
accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af
van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere
contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese
aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren,
die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening
bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de
selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt
geregeld in het vijfde lid van artikel 2.Artikel 3. Informatieverstrekking door
collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de
samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 3 van de
verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de
achterliggende informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen.Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een verklaring af
te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van
belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De
verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het
een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college
een dergelijke verklaring verstrekt. In Korendijk wordt jaarlijks een dergelijke
verklaring afgegeven door het college.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet
namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli
worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze
datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandelt en moet een
eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn
doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt
echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het
verslag van bevindingen.Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.Artikel 4. Inrichting accountantscontroleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van
de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het
college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele
accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de
verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van
informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole.Artikel 5. Toegang tot informatieIn het vorige artikel is opgenomen dat de accountant leidend is voor wat betreft
de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren
moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de
verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de
accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals
neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan
het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een
onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van
de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing
van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een
bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om
advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het
betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de
natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de
accountant niet in gevaar brengen.Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de
administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze
werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de
onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van
zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende
belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag
hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor
die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk
moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden,
zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de
rechtmatigheid, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het
college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren.
Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van
werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar
te maken. Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend
met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische
aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente
betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere
gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze
gevallen vrij is in de keuze van de accountant.Artikel 7. RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de
inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop
kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende
inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de
accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening).
Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de
door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het
programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant
meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen
van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn.
Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij
geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg
met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan
treffen.Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt
van de door de accountant uitgevoerde controles. In deze rapportage worden
kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van
een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage
actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand
aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan
de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de
mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn
verslag van bevindingen mondeling toelicht aan de auditcommissie. Indien gewenst
kan een toelichting worden gegeven aan de algemene raadscommissie en/of
gemeenteraad..Artikel 8. InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de vorige verordening. De oude
verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2007. De nieuwe
verordening 213 Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling door het
college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214
Gemeentewet).Artikel 9. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze
verordening kan worden verwezen.