Controleverordening gemeente Soest

Artikel 1. Definities

a.accountant:

een door de raad benoemde registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36 lid 2, Wet op het accountantsberoep of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accontants samenwerken; de accountant is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b. accountantscontrole:

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• -

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen;

• -

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• -

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• -

  het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening;

waarbij nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 Gemeentewet lid 6, in acht worden genomen.

c. Auditcommissie:

de commissie zoals bedoeld in de Verordening Auditcommissie.

d. deelverantwoording:

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

e. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2 Opdracht

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2.

  De voorbereiding van de aanbesteding vindt plaats door een selectiecommissie bestaande uit de leden van de Auditcommissie en de portefeuillehouder financiën.

• 3.

  De selectiecommissie doet een voorstel tot opdrachtverstrekking aan de raad.

• 4.

  De griffier dan wel plaatsvervangend griffier is de vaste adviseur van de selectiecommissie.

• 5.

  De selectiecommissie wordt ondersteund door interne deskundigen: de concerncontroller, het afdelingshoofd financiën, de directeur Werk&Inkomen en de inkoopadviseur.

• 6.

  Jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole, bespreekt de Auditcommissie of er aanleiding is om onderwerpen vast te stellen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. Vóór de bespreking is bij de raad geïnventariseerd of daar specifieke aandachtspunten zijn. Een eventuele vaststelling van posten en/of producten zoals hiervoor genoemd, komt tot stand in interactie met de accountant.

• 7.

  Voor de bij de accountantscontrole af te geven verklaring wordt rekening gehouden met de goedkeuringstolerantie, zoals deze is opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat het van invloed is op de oordeelsvorming (i.c. goedkeurende verklaring).

Artikel 3 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt overleg plaats tussen de accountant en de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en het afdelingshoofd financiën.

Artikel 4 Informatieverstrekking door het college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college zorgt er voor dat de accountant tijdig beschikt over de in de lijst met op te leveren documenten en informatie (de accounting manual) genoemde onderwerpen.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming aan de accountant is verstrekt.

• 4.

  De datum waarop het college de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en verslag van bevindingen uiterlijk aan de raad verstrekt, komt tot stand in afstemming tussen het Presidium/Auditcommissie en het college.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en vóór de behandeling van de jaarrekening in de Raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, meldt het college meteen aan de raad en de accountant.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 3.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

• 4.

  Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van een rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Het college meldt dit vooraf aan de raad.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Het college meldt dit vooraf aan de raad.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt zij deze direct schriftelijk aan de raad.

• 2.

  Als rapporteringstolerantie wordt aangehouden een bedrag van € 100.000. Een fout of onzekerheid van € 100.000 of meer op programmaniveau wordt door de accountant gerapporteerd.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen behorende bij deze controle worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. De eventuele reactie van het college wordt aan de raad verstuurd.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

• 5.

  In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die controle wordt een verslag uitgebracht aan het college.

Bestuurlijke relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportagewensen – ook aan de gemeenteraad gerapporteerd.

Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 juli 2015 en is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) vanaf het verslagjaar 2015.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Controleverordening gemeente Soest”, vastgesteld door de raad op 15 mei 2008.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Soest”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 18 juni 2015.

de griffier, de voorzitter

M.van Vliet MPM AA R.T. Metz