Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Soest en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Programma-indeling
- 1.
De raad stelt de programma-indeling vast.
- 2.
De raad stelt op basis van de door het college aan de programma’s toegewezen producten de onderverdeling van de programma’s in thema’s vast.
- 3.
De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren en streefwaarden vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.
- 4.
De raad stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per product weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per product weergegeven.
- 2.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. In de jaarrekening en tussentijdse rapportages wordt van de investeringen het verloop weergegeven (investeringskrediet, werkelijke uitgaven en restantkrediet).
- 3.
In de begroting en jaarrekening wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie.
- 4.
De jaarstukken bevatten een overzicht van de subsidies aan welzijnsorganisaties e.d.
Artikel 4. Kaders begroting
Het college biedt aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vóór het zomerreces vast.
In de kadernota wordt vastgelegd welke grote projecten gevolgd gaan worden in de tussentijdse rapportages (artikel 6, lid 5).
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale baten en de totale lasten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. De raad kan bij het vaststellen van de begroting voor een programma een afwijkend autorisatieniveau aangeven, namelijk een deel van een programma. Dit dient dan te bestaan uit één product of een aantal samenhangende producten van een programma.
- 2.
Bij de begrotingsbehandeling kan de raad aangeven van welke investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige investeringen worden bij het vaststellen van de programmabegroting geautoriseerd
- 3.
Eventuele wijzigingen van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstellingen van het beleid worden door het college voorgesteld bij de door de raad vast te stellen tussenrapportages.
- 4.
Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
- 1.
Het college informeert de raad door middel van een Voorjaarsnota en een Najaarsnota over de realisatie van de begroting van de gemeente over het lopende begrotingsjaar en de voortgang van de grote projecten.
- 2.
De inrichting van deze rapportages sluiten aan bij de programma-indeling van de begroting.
- 3.
De rapportages gaan in op significante afwijkingen. Naast bestuurlijke actualiteit of gevoeligheid wordt daar in ieder geval onder verstaan: een over-/onderschrijding ten opzichte van het geprognotiseerde jaarresultaat van minimaal € 100.000 per programma, exclusief eigen uren.
- 4.
In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:
- a.
de Algemene Uitkering uit het Gemeentefonds;
- b.
- c.
- d.
- e.
de resultaten uit bouwgrondexploitatie;
- f.
de ontwikkeling van al benoemde risico’s , dan wel het ontstaan van nieuwe risico’s.
- 5.
In de rapportages wordt over grote projecten integraal gerapporteerd over:
- a.
bestuurlijke besluitvorming;
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
Artikel 7. Informatie
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van:
- a.
aankoop en verkoop van goederen groter dan € 750.000, mist niet expliciet benoemd in de begroting of daarover niet eerder door de raad is besloten;
- b.
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 500.000;
- c.
het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen;
- d.
het aangaan van meerjarige verplichtingen met een jaarlijkse last van minimaal € 200.000 en een looptijd van vijf jaar of langer;
Artikel 8. EMU-saldo
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat conform Wet HOF alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid
Artikel 9.
Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Uitgaven met een structureel karakter worden structureel in de begroting geraamd. Alleen uitgaven met een meerjarig nut mogen worden geactiveerd onder aftrek van bijdragen van derden.
- 2.
Waardering vindt plaats op basis van historische kostprijs. Afschrijving, lineair, is gerelateerd aan de economische levensduur en vindt voor het eerst plaats in het jaar volgend op de aanschaf.
- 3.
Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen; deze worden altijd geactiveerd.
- 4.
De afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in de begroting.
Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 11. Reserves en voorzieningen
- 1.
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding van voorzieningen;
- c.
de toerekening van rente over de reserves;
- d.
het weerstandsvermogen en de risico’s;
Jaarlijkse actualisering vindt plaats via de begroting.
- 2.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:
- a.
het specifieke doel van de reserve;
- b.
de voeding van de reserve;
- c.
de maximale hoogte van de reserve;
- d.
Artikel 12.
Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening wordt naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken, die al dan niet rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
- 2.
Bij de indirecte kosten worden de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betreffende activa betrokken evenals de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
- 3.
Voor de rentetoerekening aan de activa wordt het vastgestelde rekenrentepercentage gebruikt.
Artikel 13. Onroerende zaken
- 1.
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota onroerende zaken aan. De nota bevat de strategische visie en het beleid rond verwerving, het beheer, de exploitatie en de vervreemding van gronden en opstallen, anders dan het vermelde in artikel 21 van deze verordening.
- 2.
Als uitwerking van de strategische visie wordt bezien welke consequenties dit heeft voor het aanwezig bezit van onroerende zaken.
- 3.
Jaarlijkse actualisering vindt plaats via de begroting.
Artikel 14. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
- 1.
Jaarlijks wordt het beleid ten aanzien van de lokale heffingen en belastingen, inclusief kwijtscheldingen, via de paragraaf lokale heffingen aan de raad voorgelegd. In deze paragraaf is ook begrepen een voorstel voor de tarieven van het eerstkomende begrotingsjaar.
- 2.
De besluiten van het college voor het vaststellen van de actuele grondprijzen en huren worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.
- 3.
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota lokale heffingen aan. De nota behandelt de belastingen en heffingen die al dan niet geheven worden of zouden kunnen worden.
Artikel 15. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie, het aantrekken en uitzetten van middelen, is geregeld conform de wet FIDO. Het Soester beleid is vastgelegd in het treasurystatuut. In de financieringsparagraaf van de begroting, tussentijdse rapportages en jaarstukken wordt op de ontwikkelingen, actualiteit en realisatie ingegaan. Het statuut wordt ten minste éénmaal per vier jaar voorgelegd aan de raad. De raad stelt het statuut vast.
Artikel 16. Aanbesteding en inkoop
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota over aanbesteding en inkoop aan. In de nota zijn de kaders vastgelegd van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De raad stelt de nota vast.
Hoofdstuk 4. Paragrafen
Artikel 17. Financiering
De paragraaf Financiering bij de begroting bevat naast de verplichte onderdelen een rentevisie, vertaald naar een prognose van de financieringsbehoefte van de komende vier jaar.
Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen
- 1.
De paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken geeft naast de verplichte onderdelen in ieder geval inzicht in:
- a.
de voortgang van het geplande onderhoud;
- b.
de omvang van het achterstallig onderhoud;
- 2.
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een beleidsplan onderhoud openbare ruimte aan. Het plan geeft de kaders voor het beoogde onderhoudsniveau en geeft inzicht in de gevolgen voor de begroting. De raad stelt het plan vast.
- 3.
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. De raad stelt het plan vast.
- 4.
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een beleidsplan onderhoud gebouwen aan. Het plan geeft de kaders voor het beoogde onderhoudsniveau en geeft inzicht in de gevolgen voor de begroting. De raad stelt het plan vast.
Artikel 19. Bedrijfsvoering
- 1.
De paragraaf Bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken geeft naast de verplichte onderdelen in ieder inzicht in (de ontwikkelingen van):
- a.
- b.
- c.
informatievoorziening en ICT;
- d.
financiële bedrijfsvoering;
- e.
interbestuurlijk toezicht;
- f.
kwaliteitsmanagement en management van processen;
- g.
human resource management;
- h.
- 2.
Bij de jaarstukken wordt inzicht gegeven in de kosten van inhuur van derden.
Artikel 20. Verbonden partijen
De paragraaf Verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken geeft naast de verplichte onderdelen per verbonden partij inzicht in:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
- i.
jaar van periodieke evaluatie;
Artikel 21. Grondbeleid
- 1.
De paragraaf Grondbeleid bij de begroting en jaarstukken geeft naast de verplichte onderdelen in ieder geval inzicht in het beleid en een verslag van de ontwikkelingen omtrent de grondexploitatie.
- 2.
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad
stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:
- a.
de strategische visie met een vertaling naar de gewenste wijze van grondbeleid;
- b.
- c.
- d.
informatievoorziening over grondexploitaties;
- 3.
Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota grondprijsbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan de uitgangspunten voor de grondprijzen van de verschillende marktsegmenten, waaronder woningbouw, bedrijventerreinen enz.
- 4.
Het college beidt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota bovenwijkse voorzieningen aan. In de nota wordt aandacht besteed aan de uitgangspunten voor het kostenverhaal van bovenwijkse voorzieningen. De raad stelt de nota vast.
Hoofdstuk 5. Financiele organisatie en financieel beheer
Artikel 22. Administratie
- 1.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de activa met economisch/maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 23. Financiële organisatie
Het college draagt zorgt voor:
- a.
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
Artikel 24. Interne controle
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.
De bevoegdheden worden éénduidig vastgelegd in beschrijvingen en er worden waar mogelijk waarborgen gecreëerd met behulp van procedures, vastleggingen en controletechnische functiescheiding.
Artikel 25. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt ervoor dat in relevante verordeningen en regelingen aandacht wordt besteed aan het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Hoofdstuk 6. Slotbepalingen
Artikel 26.
Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2016. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
- 2.
Deze verordening treedt in de plaats van de “Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de gemeente Soest”, vastgesteld door de raad op 15 mei 2008.
- 3.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Soest”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 18 juni 2015.
de griffier, de voorzitter
M.van Vliet MPM AA R.T. Metz