Organisatie | Wassenaar |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement sociaal domein gemeente Wassenaar |
Citeertitel | Privacyreglement sociaal domein gemeente Wassenaar |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
Eigen onderwerp | Privacyreglement sociaal domein gemeente Wassenaar |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-05-2015 | nieuwe regeling | 24-03-2015 De Wassenaarse Krant, 20-05-2015 | Intern - 13405 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Wassenaar;
dat gemeenten door de decentralisaties in het sociaal domein omvangrijke nieuwe taken en een nieuwe rol krijgen toebedeeld,
dat zij per 1 januari 2015 eerstverantwoordelijke worden voor taken met betrekking tot maatschappelijke ondersteuning, jeugdzorg en participatie,
dat zij daarbij, waar nodig, geacht worden regie te voeren en een integrale aanpak bij de hulpverlening te bieden,
dat gemeenten meer taken krijgen waarbij zij ook, meer dan voorheen, persoonsgegevens zullen verwerken,
dat een integrale aanpak daarbij impliceert dat zij ‘ontschot’ moeten kijken, over de grenzen van sectoren in het sociaal domein heen en dus ook persoonsgegevens uit verschillende sectoren bij elkaar moeten kunnen brengen als de situatie dat vraagt,
dat het doel daarvan is om inwoners die dat nodig hebben, ondersteuning op maat te bieden met het oog op hun zelfredzaamheid en participatie in de samenleving,
dat deze ‘ontschotte’ manier van werken enerzijds een logisch en noodzakelijk gevolg is van de decentralisatiedoelstellingen, maar anderzijds de noodzaak oproept om de wijze waarop gemeenten om zullen gaan met de noodzakelijke gegevensverwerking en de bescherming van de privacy, nader te regelen,
Gelet op de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, de Jeugdwet en de Participatiewet, de daarop gebaseerde gemeentelijke regelingen, alsmede op de Wet bescherming persoonsgegevens;
PARAGRAAF 1 ALGEMENE BEPALINGEN
In dit reglement wordt verstaan onder:
verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag;
integrale maatschappelijke hulpverlening: hulpverlening gericht op alle levensdomeinen van de zogeheten ‘zelfredzaamheidsmatrix’ (ZRM): [Financiën, Dagbesteding, Huisvesting, Huiselijke relaties, Geestelijke gezondheid, Lichamelijke gezondheid, Verslaving, Activiteiten van het dagelijks leven, Sociaal netwerk, Maatschappelijke participatie en Justitie];
ACT-team: multidisciplinair team dat zich richt op het activeren van gebiedsnetwerken en een consultatie- en advies functie biedt voor professionals in het sociale domein; waar nodig kunnen leden van het ACT-team de regie voeren over het bieden van ondersteuning in huishoudens die niet of onvoldoende zelfredzaam zijn en kampen met meervoudige of multiproblematiek;
gebiedsnetwerk: een netwerkverband waarin professionals van basisvoorzieningen (kinderopvang, scholen, woningbouwcorporaties, etc.), georganiseerde informele zorgvoorzieningen (schuldhulpmaatjes, homestart, vervoersdienst, etc.), algemene voorzieningen (maatschappelijk werk, jeugdgezondheidszorg, jeugd- en jongerenwerk, politie, huisarts, etc.) en medewerkers van het (gemeentelijk) Jeugd-, WMO- en WenI-team gebiedsgericht en casusafhankelijk samenwerken om te komen tot vroegtijdige signalering, juiste toeleiding en adequate ondersteuning of hulp.
Artikel 2 Verantwoordelijkheid verwerking persoonsgegevens
Verantwoordelijke in de zin van de Wbp voor de verwerking van persoonsgegevens is het college.
Artikel 3 Voorwaarden uit de Wet bescherming persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden tenslotte slechts verwerkt op basis van een of meer grondslagen als genoemd in artikel 8 Wbp, welke voor de duidelijkheid worden herhaald in artikel 12 van dit reglement. Voor de uitvoering van taken in het sociaal domein zullen in de praktijk de volgende grondslagen van belang zijn: de verwerking is noodzakelijk (i) om een wettelijke verplichting na te komen, (ii) voor de goede vervulling van een publieke taak of (iii) ter vrijwaring van een vitaal belang van betrokkene; dan wel (iv) de ondubbelzinnige toestemming van betrokkene voor de verwerking.
Artikel 4 Doel van het verzamelen en verder verwerken van persoonsgegevens
Het doel van het verzamelen van persoonsgegevens binnen de gemeentelijke organisatie en het verder verwerken van deze gegevens is
voor gegevensverwerking binnen de afzonderlijke (sociaal domein) sectoren:
voor sector-overstijgende gegevensverwerking (sociaal-domein-breed):
Het doel van de persoonsgegevensverwerking is tevens om niet tot de betrokken inwoners herleidbare gegevens te verzamelen voor beheer- en beleidsdoeleinden (managementinformatie).
Artikel 5 Samenspraak met betrokkenen en transparantie over gegevensverwerking
Medewerkers van de gemeente werken zoveel mogelijk in samenspraak met betrokkenen, zijn transparant in en gaan zorgvuldig en bewust om met de verwerking van hun persoonsgegevens. Het doel daarvan is dat betrokkenen weten en begrijpen welke stappen de gemeente wil ondernemen om hun vragen om ondersteuning of hulp te kunnen beantwoorden, waarom die stappen noodzakelijk zijn en welke gegevens daarvoor noodzakelijk zijn om te verwerken.
Artikel 7 Uitdrukkelijke toestemming bij het opvragen van bijzondere persoonsgegevens
Voor het opvragen en verder verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens betreffende de gezondheid van betrokkene (medische gegevens), vraagt de medewerker van de gemeente vooraf uitdrukkelijke schriftelijke toestemming aan betrokkene of mondelinge toestemming met aantekening in het dossier.
PARAGRAAF 3 SECTOR-OVERSTIJGENDE GEGEVENSVERWERKING
Artikel 9 Digitaal regie-informatiesysteem
Om de sociaal-domein-brede doelen als genoemd in artikel 4 te bereiken, maken de medewerkers van de gemeente voor de gegevensverwerking gebruik van een ondersteunend digitaal regie-informatiesysteem. In 2015 is dit de Suite4SocialeRegie.
Artikel 10 Werkwijze: ZRM, registraties, en ondersteuningsplan
Indien de medewerker tijdens dit gesprek weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat sprake is van meervoudige of multiproblematiek:
vraagt de medewerker in de Suite4SocialeRegie het zogeheten “klantbeeld” van de inwoner op, dat wil zeggen: alle beschikbare registraties opvragen over voorzieningen of ingezette ondersteuning die deze inwoner gebruikt of geleverd krijgt van de gemeente en die betrekking hebben op de levensdomeinen genoemd in de ZRM.
Vooraf informeert de medewerker de inwoner over de verwerking van diens gegevens in de Suite4SocialeRegie en vraagt hem toestemming voor deze verwerking en voor het opvragen van zijn klantbeeld. De informatie betreft in ieder geval: wie de verantwoordelijke is, het doel van de verwerking, om welke gegevens het gaat en wie toegang tot deze gegevens heeft.
Bij (complexe) meervoudige of multiproblematiek kan de medewerker een casusoverleg voeren met de professionals van het gebiedsnetwerk of met derden. De deelnemers aan dat overleg verwerken persoonsgegevens van betrokkene(n) uitsluitend voor zover dat bij dat overleg voor hen noodzakelijk is voor een goede taakuitoefening en met inachtneming van de voor hen toepasselijke wettelijke en andere (privacy)regelingen.
Ingeval de inwoner of diens huishouden zelfredzaam is, stelt de medewerker een ondersteuningsplan op in samenspraak met betrokkene, en in voorkomend geval met de overige leden van diens huishouden en met zijn of haar informeel netwerk. Het ondersteuningsplan wordt opgenomen in de Suite4SocialeRegie. De medewerker kan, indien nodig, voor deze taken de leden van het ACT-team consulteren. De inwoner heeft in principe de regie over de hulpverlening, de medewerker houdt hier toezicht op.
Artikel 11 Categorieën van betrokkenen en soorten van persoonsgegevens
In de Suite4SocialeRegie kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van alle inwoners (betrokkenen) die via de gemeente een beroep doen op maatschappelijke hulpverlening of ondersteuning.
In de Suite4SocialeRegie worden van een betrokkene de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt:
ZRM-gegevens, opgesteld in samenspraak met betrokkene. Deze gegevens bestaan uit 11 levensdomeinen (Financiën, Dagbesteding, Huisvesting, Huiselijke relaties, Geestelijke gezondheid, Lichamelijke gezondheid, Verslaving, Activiteiten van het dagelijks leven, Sociaal netwerk, Maatschappelijke participatie, Justitie) en voor ieder van deze domeinen een score-aanduiding die de mate van zelfredzaamheid uitdrukt;
Registraties van de gemeente over voorzieningen of ingezette ondersteuning, die inwoners (betrokkenen) gebruiken of geleverd krijgen en die betrekking hebben op de levensdomeinen genoemd in de ZRM. Een registratie bevat geen inhoudelijke dossiergegevens (geen wat-informatie), maar bestaat uitsluitend uit de naam en de status van de voorziening of ondersteuning (uitsluitend dat-informatie), en uit gegevens van de contactpersoon/hulpverlener van die voorziening of ondersteuning;
In de Suite4SocialeRegie worden van een betrokkene door vaststelling van zijn ZRM (in overleg met en met toestemming van betrokkene) de volgende bijzondere persoonsgegevens verwerkt:
Artikel 12 Grondslag voor de verwerking
De in het vorige artikel genoemde soorten van persoonsgegevens, met uitzondering van de bijzondere persoonsgegevens, worden uitsluitend verwerkt in een of meer van de volgende gevallen:
de gegevensverwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij het betrokken gezinslid of de betrokken gezinsleden partij zijn, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene(n) en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van de overeenkomst;
de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke(n), de deelnemer(s) of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten van de betrokkene(n), in het bijzonder het recht op de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.
De in het vorige artikel genoemde bijzondere persoonsgegevens over iemands gezondheid worden uitsluitend verwerkt in een of meer van de volgende gevallen:
De in het vorige artikel genoemde strafrechtelijke gegevens worden uitsluitend verwerkt in een of meer van de volgende gevallen:
Artikel 13 Beveiliging Suite4SocialeRegie
Het college treft passende voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging van gegevens tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. De maatregelen betreffen onder meer, de toegang tot persoonsgegevens, de lees- en schrijfbevoegdheden van de medewerkers van de gemeente en het vereiste niveau van beveiliging.
Artikel 14 Toegang tot de Suite4SocialeRegie; autorisatietabel en logging
In een autorisatietabel wordt vastgelegd voor iedere geautoriseerde welke gegevens hij of zij bevoegd is te raadplegen, in te voeren of te wijzigen in de Suite4SocialeRegie. Voor de toegang tot het systeem wordt gebruik gemaakt van een gebruikersnaam en wachtwoord. Op termijn zal voor de toegang ‘strong authentication’ worden toegepast. Dit betekent dat diegenen die toegang krijgen een gebruikersnaam, wachtwoord en een code moeten invoeren.
Artikel 15 Het verstrekken van gegevens aan derden
Over een verstrekking als bedoeld in het vorige lid, voert een lid van het ACT-team vooraf overleg met tenminste één ander lid. De beslissing over de verstrekking en de redenen die tot die beslissing hebben geleid, worden in het regiesysteem vastgelegd. Betrokkene wordt zo spoedig mogelijk over de verstrekking van zijn gegevens geïnformeerd. Het informeren van betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van betrokkene, van zijn gezinsleden of die van anderen, door dit informeren wordt bedreigd.
PARAGRAAF 4 RECHTEN VAN BETROKKENEN
Een betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
Voordat de verantwoordelijke een mededeling doet als bedoeld in het eerste lid, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt hij die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevatten die hem betreffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.
Artikel 17 Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming
Degene aan wie overeenkomstig het vorige artikel kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
PARAGRAAF 5 OVERIGE EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 18 Geheimhoudingsplicht en toepasselijke privacyregels
Medewerkers van de gemeente die betrokken zijn bij de hulpverlening in het sociaal domein, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Artikel 19 Scheiding tussen inhoudelijke en regie-informatie; bewaartermijnen
Persoonsgegevens die betrekking hebben op meerdere sectoren en waarbij sprake is van informatie over integrale dienstverlening en regie (regie-informatie), worden opgeslagen in het regie-informatiesysteem van de gemeente (Suite4SocialeRegie) en worden niet langer bewaard dan 5 jaar nadat de laatste wijziging in deze gegevens heeft plaatsgehad.