Organisatie | Regionale uitvoeringsdienst Zeeland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling juni 2015 RUD Zeeland |
Citeertitel | Budgethoudersregeling RUD Zeeland juni 2015 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Financiële verordening 2015 RUD Zeeland
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-07-2015 | Nieuwe regeling | 15-06-2015 | Onbekend |
Artikel 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgethouders
Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder
De budgetbeheerder initieert inkoop- en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen voor de budgethouder en bereid het accorderen van de factuur door de budgethouder voor.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de RUD-Zeeland op 15 juni 2015.
De voorzitter,
A.van der Maas
De secretaris,
ing. A. van Leeuwen MPA
TOELICHTING BIJ BUDGETHOUDERSREGELING RUD ZEELAND 2015
De budgethoudersregeling is bedoeld als leidraad om taken, bevoegdheden en omgangsregels bij de RUD-Zeeland duidelijk te maken en met name voor de uitleg van het financiële mandaat.
In deze budgethoudersregeling is het algemene uitgangspunt gehanteerd dat voorafgaand aan enig begrotingsjaar het bij budgethouders duidelijk is welke activiteiten moeten worden uitgevoerd voor het beschikbaar gestelde budget.
De programmabegroting en daarvan afgeleide productenraming is leidend voor het benoemen van de bevoegden en verantwoordelijken voor de budgethouders. Onderstaand wordt het verband tussen programmabegroting-productenraming-budgethoudersregeling beschreven.
De programmabegroting is een begroting waarbij per programma wordt beschreven: “Wat willen we bereiken, Wat gaan we daarvoor doen en Wat mag het kosten”. De programmabegroting 2015 van de RUD Zeeland heeft 2 programma’s te weten: het programma Vergunningverlening en het programma Toezicht en Handhaving.
Het Algemeen Bestuur stelt de programmabegroting vast en geeft het Dagelijks Bestuur daarmee opdracht de programma’s uit te voeren waarbij “Wat willen we bereiken, Wat gaan we daarvoor doen en Wat mag het kosten” de kaders zijn.
Eén van de kaders is zoals hiervoor aangegeven: “Wat mag het kosten”. Bij dit kader wordt door het Algemeen Bestuur aangegeven hoeveel budget (lasten, baten) er beschikbaar wordt gesteld voor het realiseren van een programma. Gedurende het jaar kan blijken dat het beschikbare budget voor een programma niet voldoende is. Dit moet aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd als een wijziging van de programmabegroting waarbij een financiële dekking wordt aangegeven. Het kan ook zo zijn dat er een beleidswijziging volgt omdat er geen beschikbare financiële middelen zijn.
De productenraming is een verdere detaillering van de programmabegroting. De programma’s uit de begroting worden in de productenraming onderverdeeld in producten. Per product wordt onder andere beschreven welke doel het product dient, welke activiteiten worden uitgevoerd en wat het budget is dat bij dit product hoort.
Het Dagelijks Bestuur stelt de productenraming vast en geeft de directeur de opdracht de producten uit de productenraming te realiseren. Per product wordt een budget beschikbaar gesteld.
Wijzigingen van budgetten van producten worden, in principe, aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd. Indien hierdoor het budget van een programma wijzigt is er sprake van een wijziging van de programmabegroting (zie hiervoor).
Met het vaststellen van de productenraming heeft de directeur opdracht gekregen, van het Dagelijks Bestuur, om de producten uit de productenraming te realiseren. Tevens wordt per product een budget vastgesteld. In de financiële administratie is het budget van een product, indien noodzakelijk, verder gespecifieerd. Dit kan worden gezien als een werkbegroting.
De directeur kan de uitvoering van de producten aan de budgethouders mandateren. Hierbij horen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn opgenomen in de budgethoudersregeling.
Wijziging van een budget binnen een product wordt aan de directeur voorgelegd voor zover de lasten en baten van een product niet worden overschreden. Indien de lasten en baten van een product wel worden overschreden zal per geval beoordeeld moeten worden of dat leidt tot een wijziging van de productenraming of programmabegroting (zie hiervoor).
De uitgangspunten zijn eenvoudig. De directeur is eindverantwoordelijke voor het geheel. Per budget is altijd maar één persoon bevoegd en verantwoordelijk. Afdelingshoofden zijn budgethouders voor de producten uit de productenraming en ze kunnen dit budgethouderschap niet ondermandateren. Voor vervanging directeur en afdelingshoofden geldt de vervangingsregeling directeur RUD Zeeland. Budgetbeheerders worden aangewezen door de budgethouders.
Voor de verwezenlijking van de programma's worden door het Dagelijks Bestuur producten benoemd en opgenomen in de productenraming. De directeur wijst producten en daarbij behorende budgetten toe aan budgethouders. De activiteiten die plaatsvinden om een product te realiseren worden vastgelegd op de productbladen. De in de productbladen benoemde activiteiten/prestaties behoren tot het beheersingsspectrum van de budgethouder. Het budgethouderschap is geen puur financiële aangelegenheid. Het is het totaal van uitgaven, inkomsten en het realiseren van de genoemde doelen en/of activiteiten.
De budgethouder is bevoegd om contractuele- en/of financiële verplichtingen aan te gaan. Voordat de budgethouder dat doet heeft de budgethouder zichzelf ervan overtuigd dat er voldoende budget beschikbaar is. Als dit niet het geval is, moet door middel van een voorstel vooraf aan het de directeur of het Dagelijks Bestuur of Algemeen bestuur toestemming worden gevraagd worden. Bij de beoordeling of er voldoende budget beschikbaar is, moet altijd het budget op jaarbasis worden bezien in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten waarvoor in begin van het boekjaar het budget voor beschikbaar is gesteld. Verder moet bij het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen rekening worden gehouden met hetgeen is opgenomen in besluit ondermandatering directietaken en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Onder de verantwoordelijkheden van de Budgethouder valt ook het beheer en management van de contracten met leveranciers waarvan de budgethouder facturen accordeert. De juistheid van facturen kan immers alleen worden vastgesteld wanneer gefactureerd wordt conform de afspraken die in het contract zijn vastgelegd. De inhoud van het contract (loop- en eindtijd, juiste prijsinformatie, leveringsafspraken, jaarlijkse indexering, marktconformheid etc.) moet dus bij de budgethouder bekend zijn. Zonodig dient de Budgethouder tijdig de contracten te actualiseren door het maken van nieuwe afspraken of het initiëren van een nieuwe aanbesteding.
Zodra de contractuele- en/of financiële verplichting is aangegaan legt de budgethouder de verplichting vast in de financiële administratie voor in ieder geval verplichtingen groter dan € 1.000.
Voor het afhandelen van facturen worden deze digitaal aangeboden aan de budgethouders, die deze ten laste van het juiste aan hem toegekende budget brengt. Hierin verklaart de budgethouder dat de factuur conform bestelling is geleverd en conform het contract juist berekend is. Hierdoor wordt voldaan aan een aantal rechtmatigheideisen.
Een budgetbeheerder initieert inkoop- en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen voor de budgethouder en bereid het accorderen van de factuur door de budgethouder voor.