CVDR370113_1Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organennlregelingGroningen2016-12-06GroningenElektronisch Provincieblad, 26-06-2015Archiefverordening provincie Groningen 2015Archiefwet 1995, art. 27, lid 1provinciale statenbestuur en recht2015-05-27 De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht 2015-06-272013-01-01nieuwe regeling4.gArchievenGeen.Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 01-01-2013.Deze regeling vervangt de Archiefverordening provincie Groningen 1996.Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organenBesluit van Gedeputeerde Staten der provincie Groningen van 17 juni 2015, nr. 577186, afd. BJC, tot bekendmaking van het besluit van Provinciale Staten van 27 mei 2015, nr. 4.g, tot vaststelling van de Archiefverordening provincie Groningen 2015.Gedeputeerde Staten der provincie Groningen;maken bekend dat door Provinciale Staten in hun vergadering van 27 mei 2015, nr. 4.g, is vastgesteld hetgeen volgt:Provinciale Staten van Groningen: Gelet op artikel 27, eerste lid, van de Archiefwet 1995;Besluiten: Vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organenHoofdstuk I Algemene bepalingenArtikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet de Archiefwet 1995;

provinciale organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1° van de wet, voor zover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de commissaris van de Koning voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;

archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 28 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris de overeenkomstig artikel 29 van de wet benoemde provinciearchivaris, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen;

beheerders degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is;

beheerseenheid een door gedeputeerde staten als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De zorg van gedeputeerde staten voor de archiefbescheidenArtikel 2Gedeputeerde staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten en wijzen een archiefbewaarplaats aan.Artikel 3Gedeputeerde staten dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders en beheerseenheden.Artikel 4Gedeputeerde staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, ongeacht hun vorm.Artikel 51 Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2 Ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op bescheiden waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel 6Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel 7Gedeputeerde staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.Artikel 8Gedeputeerde staten doen ten minste eenmaal per jaar aan provinciale staten verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag, bedoeld in artikel 11.Hoofdstuk III Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel 9De archivaris is bevoegd om voor de uitoefening van het in artikel 29, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, of taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel 10Gedeputeerde staten stellen vast binnen welke tijdvakken de inspecteur ten minste eenmaal de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard, inspecteert.Artikel 11De archivaris doet eenmaal per jaar aan gedeputeerde staten verslag betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en de uitoefening van het hem opgedragen toezicht.Artikel 121 De beheerders verstrekken aan de archivaris alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de informatiesystemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.2 De archivaris heeft, met inachtneming van de voorschriften en besluiten ten aanzien van vertrouwelijke en/of geheime archiefbescheiden, toegang tot alle archiefbescheiden van provinciale organen alsmede de ruimten en/of informatiesystemen waarin deze zijn bewaard en opgenomen.Artikel 13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel 14De beheerders doen in ieder geval aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

vervanging van archiefbescheiden door reproducties;

vervreemding van archiefbescheiden.

Hoofdstuk IV SlotbepalingenArtikel 15De Archiefverordening provincie Groningen 1996 wordt ingetrokken.Artikel 16Deze verordening treedt in werking na publicatie in het Provinciaal Blad en werkt terug tot en met 1 januari 2013.Artikel 17Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening provincie Groningen 2015. Groningen, 27 mei 2015.Provinciale Staten voornoemd:M.J. van den Berg, voorzitter.H. Engels-van Nijen, griffier. Groningen, 17 juni 2015.Gedeputeerde Staten voornoemd:M.J. van den Berg, voorzitter.H.J. Bolding, secretaris.