| Organisatie | Drimmelen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Gemeente Drimmelen 2015 |
| Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Gemeente Drimmelen 2015 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | automatisering en informatisering |
Dit besluit vervangt het 'Besluit Informatiebeheer gemeente Drimmelen 1998 gewijzigd 2008'.
Artikel 6 van de Archiefverordening Drimmelen 2015
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-06-2015 | nieuw besluit | 28-05-2015 | 8 |
- informatiehuishouding van de gemeente, hetgeen bezinning op de huidige beheermaatregelen noodzakelijk maakt;
- In het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld;
- Deze informatie de basis vormt voor de bedrijfsvoering en de risicobeheersing van de gemeente;
- Deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;
- Deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en verbonden partijen;
Deze informatie van belang kan zijn voor de cultuurhistorische kennis van en over de gemeente in de ruimste betekenis,
Besluit betreffende de inrichting van de informatiehuishouding van de gemeente Drimmelen, voor zover de informatie die daarvan deel uitmaakt niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een beheerseenheid;
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheden voor de informatievoorziening.
De gemeentesecretaris kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer functionarissen. In het mandaatregister wordt vastgelegd wat de gemandateerde taken en verantwoordelijkheden zijn van degenen die daartoe gemandateerd zijn
Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van: Informatie-architectuur, informatiebeveiliging en –geheimhouding, duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening
Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige duurzame materialen dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor toepassing van de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging in geval van wijzigen, verwijderen of vernietigen van zowel digitale als analoge archiefbescheiden, of onderdelen daarvan.
Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending het origineel opgeslagen en door de beheerseenheid bewaard; een kopie wordt geauthentiseerd verzonden.
Het hoofd van een beheerseenheid draagt conform binnen de organisatie geldende procedures zorg voor het digitaal berichtenverkeer en specifiek voor de behandeling van ingekomen en uitgaande post en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Hoofdstuk IV Beheer van archiefbescheiden
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het bewaren van de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen voor het beheer van de archiefruimten.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van zowel analoge als digitale archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. Voor raadpleging van digitale archiefbescheiden is een vergelijkbare autorisatiestructuur van toepassing.
Het is verboden archiefbescheiden te vernietigen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het mededelen aan degenen aan wie op grond van artikel 18 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, welke archiefbescheiden aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Hij bepaalt eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Bij overdracht van archiefbescheiden aan andere beheerseenheden wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Hoofdstuk V De archiefbewaarplaats
Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen alsmede van de in een e-depot opgenomen digitale archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit door hem voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris of een door hem aan te wijzen medewerker desgevraagd onderzoek in de door de archivaris beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen of van derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij legesverordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Vastgesteld in de vergadering van 28 april 2015,
burgemeester en wethouders van de gemeente Drimmelen
De gemeentesecretaris,
de burgemeester,
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 6 van de Archiefverordening Gemeente Drimmelen 2015. Het besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten. De bepalingen zijn van toepassing zowel op digitale documenten (in verschillende bestandsformaten) als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden.
In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van deze memorie van toelichting daarop aangepast.
Het Besluit sluit nu beter aan bij de digitale ontwikkelingen in de eigen organisatie alsmede de steeds groter wordende nadruk op ketensamenwerking en de ontwikkeling van het e-depot: duurzame digitale opslag van informatie.
In dit definitie-artikel weerspiegelt zich het grote belang van een goede informatievoorziening: informatie wordt tegenwoordig gezien als de vierde productiefactor. In het informatiemanagement komen Documentaire Informatievoorziening (DIV), ICT en het archiefwerk elkaar tegen. Beheer van informatie wordt benoemd als informatiehuishouding, terwijl de voorzieningen om te beheren zijn te definiëren als informatievoorziening. De definitie van het eerste begrip is met name opgenomen om voor specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.
Voor de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding is aansluiting gezocht bij de organisatiestructuur van de gemeente. Wel van belang is de uitbreiding van het begrip gemeentelijke organen. (Keten-)Samenwerking krijgt uitvoering in nieuwe vormen en ook in deze gevallen houdt de gemeente een eigen verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie.
De hoofden van de beheerseenheden zijn verantwoordelijk voor de documenten van hun eenheid. Bij een digitale informatiehuishouding maakt dislocatie hierbij niet uit.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
De digitalisering leidt tot veranderende procedures en andere betrokkenen bij het beheer van de informatiehuishouding. Dit artikel geeft aan dat het hoofd van een beheerseenheid terug kan vallen op de ondersteuning van diverse facilitaire afdelingen. Ook is de plicht tot overleg (Strategisch Informatie Overleg) en de rol van de gemeentelijke archiefinspectie vastgelegd.
In essentie wordt het origineel van een document (een “minuut”) bewaard en is het te verzenden document een kopie. Vergelijk de notariële akte: de ondertekenaar krijgt slechts een exemplaar mee “voor eensluidend afschrift”. Deze bepaling met een archieftechnische achtergrond dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures, mits daarbij rekening gehouden wordt met algemeen geldende procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren is dat echter wel noodzakelijk.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een samenhangend overzicht vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Bewaring van archiefbescheiden is de verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheerseenheid. Hij dient de bewaring conform de daarvoor geldende regels te organiseren alsmede te zorgen dat op archiefruimten aan de eisen voldoen.
De toetsing van de archiefruimten inclusief de opslag voor digitale bescheiden is de wettelijke taak van de archivaris (artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995).
Informatiebeveiliging is de verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheerseenheid. Voor de analoge omgeving is nog sprake van uitlening, terwijl in het digitale domein autorisatiestructuren toegepast dienen te worden.
Vernietiging van archiefbescheiden is aan regels gebonden. Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten door moedwillige vernietiging of ondeskundig beheer verloren gaan.
Om diverse redenen, o.a. privacywetgeving en openbaarheidsbeperkingen, dient geheimhouding van documenten mogelijk te zijn of te geschieden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het hoofd van de beheerseenheid en is in de leden van het artikel nader uitgewerkt.
Bij vervanging, vervreemding en overdracht dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie‑eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De vernietigingslijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is de ministeriële uitvoeringsregeling.
De in deze artikelen genoemde taken zijn wettelijke verplichtingen: ook bij uitbesteding van deze bewaar- en beheerfunctie dient daarmee een archivaris te worden belast.
In dit artikel krijgt de archivaris de bevoegdheid om in het archief naast het archief van de gemeentelijke organisatie archieven van derden onder te brengen. Voor Drimmelen wordt dat uit cultuurhistorisch oogpunt van groot belang geacht.
De noodzaak om verslag te doen van het beheer van de archiefbewaarplaats is duidelijk. Tevens worden jaarlijks gegevens aangeleverd ten behoeve van de algemene jaarverslaglegging van de gemeente. Om die reden krijgt het verslag over het beheer een lagere frequentie.