CVDR369757_1Ondermandaatbesluit directie middelennlregelingVeiligheidsregio Midden- en West-Brabant2018-05-22AalburgAlphen-ChaamBaarle-NassauBergen op ZoomBredaDongenDrimmelenEtten-LeurGeertruidenbergGilze en RijenGoirleHalderbergeHilvarenbeekLoon op ZandMoerdijkOisterwijkOosterhoutRoosendaalRucphenSteenbergenTilburgWaalwijkWerkendamWoensdrechtWoudrichemZundertPublicatieblad Veiligheidsregio Midden- en Wet-Brabant 2014, 04Ondermandaatbesluit directie middelenAlgemene wet bestuursrecht, artikel 10:3, lid 1gemandateerde functionarisbestuur en recht2014-10-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2014-10-172016-01-01OnbekendOnbekendGeenGeenDe Algemeen Directeur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant;:gelet op:afdeling 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht;overwegende;dat het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de Voorzitter van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, op 14 november 2011, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft het ‘Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Veiligheidsbureau heeft vastgesteld ten behoeve van uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de taken van het veiligheidsbureau;dat in het mandaatbesluit de mogelijkheid om door te mandateren is opgenomen en een aantal bevoegdheden is ondergemandateerd aan de manager bedrijfsvoering, inmiddels functioneel bekend als directeur middelen;dat als gevolg van het vertrek van de directeur middelen uit de organisatie deze taken tot nader order zullen worden waargenomen door de Algemeen Directeur en het uit praktische overwegingen aanbeveling verdient om ondermandaat te verlenen aan de afdelingshoofden van de directie middelen;B E S L U I T :Het volgende ‘Ondermandaatbesluit directie middelen’ vast te stellen:I De uitoefening van bevoegdheden, die zijn genoemd in het ‘Ondermandaatoverzicht directie middelen’, zoals opgenomen in bijlage A bij dit besluit, op te dragen aan de daarbij genoemde medewerkers en de daarbij genoemde specifieke bepalingen alsmede de onder IV van dit besluit algemeen gestelde bepalingen van toepassing te verklaren;II Het eerder verleende ondermandaat aan de manager bedrijfsvoering en het hoofd veiligheidsbureau in te trekken;III Indien een nieuw ondermandaat wordt verleend of een ondermandaat wordt gewijzigd of ingetrokken dit te verwerken in het ‘Ondermandaatoverzicht directie middelen’;IV Ten aanzien van de uitoefening van de verleende ondermandaten de volgende bepalingen vast te stellen: ARTIKEL1Ondermandaat

Onder ondermandaat wordt in deze regeling verstaan de bevoegdheid om in naam van de Algemeen Directeur besluiten te nemen en te ondertekenen

Onder ondertekeningsmandaat wordt in deze regeling verstaan de bevoegdheid om door de Algemeen Directeur zelf genomen besluiten te ondertekenen..

Het ondermandaat geldt in de ruimste zin van het woord. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder dan ook mede verstaan:

het nemen van alle voorbereidingsbesluiten en het verrichten van alle voorbereidingshandelingen;

verdagen en/of uitstellen;

verzoeken om aanvullende informatie;

het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

het stellen van nadere voorwaarden;

het bekend maken en toezenden van besluiten overeenkomstig wettelijke regels

en alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die verricht moeten worden binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.4.Op volmachten en machtigingen zijn de artikelen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.ARTIKEL2Beperkingen1.Een ondermandaat geldt niet indien:

het voornemen bestaat tot afwijking van het gevoerde beleid;

de algemeen directeur zulks ten aanzien van een concreet geval kenbaar heeft gemaakt;

het te nemen besluit financiële consequenties heeft, waarmee in de lopende begroting, inclusief de meerjarenbegroting, geen rekening is gehouden;

voor de uitoefening van de bevoegdheid een specifiek budget beschikbaar is gesteld en het budget als gevolg van het besluit zal worden overschreden;

er persoonlijke betrokkenheid van de ondergemandateerde of van diens plaatsvervanger bestaat.

2.Indien het eerste lid van toepassing is wordt de zaak zo spoedig mogelijk aan de Algemeen Directeur voorgelegd.3.Bij de uitoefening van de bevoegdheden wordt onverkort rekening gehouden met hetgeen daaromtrent gesteld is;

bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen en

in relevante kaders, richtlijnen, verordeningen, besluiten, regelingen of hoe dan ook genaamd die binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant zijn vastgesteld;

4.De uitoefening van de bevoegdheden vindt niet plaats zonder overleg met en/of advies van daarbij betrokken diensten, afdelingen en eenheden binnen en buiten de veiligheidsregio.5.De gemandateerde is niet bevoegd tot het verlenen van verder ondermandaat, tenzij de algemeen directeur hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.ARTIKEL3Ondertekening1.In geval van uitoefening van ondermandaat worden uitgaande stukken ondertekend met:Namens het Algemeen / Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant,FunctieHandtekeningNaam2.In geval van de uitoefening van ondertekeningsmandaat namens de regionaal commandant worden uitgaande stukken ondertekend met:Overeenkomstig het in mandaat genomen besluit van de regionaal commandant Brandweer Midden- en West-Brabant,FunctieHandtekeningNaamARTIKEL4VervangingsregelingIn geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn toegekend worden deze bevoegdheden uitgeoefend door de algemeen directeur of de voor hem aangewezen vervanger.ARTIKEL5InwerkingtredingDit besluit treedt in werking op 17 oktober 2014.Aldus vastgesteld d.d. 14 oktober 2014.Bijlage A Ondermandaatbesluit directie middelenOnderdeelOmschrijvingMandaatOndermandaatSpecifieke bepalingen, voorwaarden en instructies1. ALGEMEENGegeven bij bestuursbesluiten van 14-11-20111.Uitwisselen van gegevens1.1.1Voeren van correspondentie ter voorbereiding of uitvoering van besluiten van het Algemeen en Dagelijks bestuur en de Voorzitter van de veiligheidsregio.Algemeen DirecteurAfdelingshoofden.InstructieBij correspondentie waaraan politieke, bestuurlijke of andere belangrijke consequenties zijn verbonden voorleggen aan het bestuursorgaan.1.1.2Verstrekken van zakelijke inlichtingen aan derden omtrent algemeen geldende voorschriften en regelingen en over feiten en gegevens die geen beleidsaspecten bevattenAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden1.1.3Toezenden van bescheiden in gevallen waarin daarop op grond van geldende voorschriften en regelingen aanspraak kan worden gemaaktAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden1.1.4Beantwoorden van verzoeken om informatie, deelneming aan enquêtes en degelijkeAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden1.1.5Beslissen op formele verzoeken om informatie als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuurAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden1.1.6Nemen van besluiten op grond van de Wet bescherming persoonsgegevensAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden1.1.7Het ondertekenen van besluiten die door het Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur of Voorzitter van de veiligheidsregio zelf zijn genomen.Algemeen Directeur.Brieven die uitgaan met ondertekening op basis van ondertekeningmandaat moeten worden ondertekend overeenkomstig artikel 5, lid 2 van het Algemeen mandaatbesluit VR MWB.1.2.Archiefwet/archiefbeheer1.2.1Nemen van besluiten op grond van de ArchiefwetAlgemeen DirecteurHoofd afdeling Inkooop, Contractbeheer en DIV1.3.Algemene wet bestuursrecht1.3.1Uitvoering geven aan de hoofdstukken 1 tot en met 4 Algemene wet bestuursrecht (Awb): 2:1, 2:2, 2:3, 3:2, 3:6, 3:7, 3:11, 3:12, 3:13, 3:14, 3:15, 3:17, 3:18 lid 2 en 4, 3:41, 3:42, 3:43, 3:44, 4:3a, 4:4, 4:5, 4:6, 4:7, 4:8, 4:11 en 4:14, 4:15, titel 4.4 Algemeen DirecteurAfdelingshoofdenGeldt voor zover het de voorbereiding van een besluit betreft.1.3.2Afgeven van legitimatiebewijzen als bedoeld in art 5:12 Algemene wet bestuursrecht aan aangewezen toezichthoudersAlgemeen Directeur1.3.3Ontvangstbevestiging bezwaarschrift als bedoeld in Awb en in handen stellen secretaris commissie voor bezwaarschriftenAlgemeen DirecteurMedewerker DIV1.3.2Beslissen op bezwaar m.b.t. personele besluiten (inclusief verdagen beslissing op bezwaar nadat commissie advies heeft uitgebracht)Portefeuillehouder Personeelszaken in het Dagelijks BestuurBeslissen op advies van de commissie voor bezwaarschriften1.3.3Beslissen op bezwaar m.b.t. niet personele besluiten (inclusief verdagen beslissing op bezwaar nadat commissie advies heeft uitgebracht)Voorzitter van het Algemeen c.q. Dagelijks BestuurBeslissen op advies van de commissie voor bezwaarschriftenGeldt niet voor eventuele bezwaarschriften tegen besluiten van de Voorzitter van de veiligheidsregio (in hoedanigheid van bestuursorgaan)1.3.4Behandelen van klachten op grond van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.Algemeen DirecteurOvereenkomstig de “Verordening klachtenregeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant”1.3.5Het nemen van een besluit inzake het toekennen van een dwangsom bij niet tijdig beslissen (Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen)Algemeen DirecteurAfdelingshoofden1.4.Rechtsmiddelen en vertegenwoordiging1.4.1Voeren van verweer in administratiefrechtelijke, strafrechtelijke en civielrechtelijke proceduresAlgemeen Directeur1.4.2Instellen van gerechtelijke middelen waaronder begrepen verhaals- en incassoprocedures en het aanspannen van administratiefrechtelijke en civielrechtelijke procedures(inclusief opdracht tot procureurstelling en opdracht tot juridische bijstand)Algemeen Directeur1.4.3Verrichten van alle proceshandelingen die het belang van de veiligheidsregio dienenAlgemeen Directeur1.4.4Deelnemen aan een mediationtraject t.b.v. het oplossen van geschillen Algemeen Directeur1.4.5Vertegenwoordiging van veiligheidsregio in en buiten rechte (artikel 171 Gemeentewet)Algemeen DirecteurAfdelingshoofden. 1.5.Subsidies1.5.1Aanvragen van subsidies en nemen van besluiten in het kader van subsidieaanvragen, zoals het insturen van gegevens en het afleggen van verantwoordingAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden1.6Overeenkomsten en aanbestedingen1.6.1Aangaan, verlengen, wijzigen en beëindigen van obligatoire overeenkomsten, inclusief het vestigen of opheffen van zakelijk rechten met dien verstande dat:-de verplichting die uit de overeenkomst voortvloeit niet hoger is dan het bedrag vastgelegd in de daarvoor geldende regeling-de bevoegdheid geen betrekking heeft op het aangaan van erfpachtovereenkomsten, het vestigen van het recht op erfdienstbaarheid en het recht van opstal of het aan- en verkopen van onroerende zaken-de bevoegdheid geen betrekking heeft op eventuele overeenkomsten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen persoonlijk/direct aangaan.Algemeen DirecteurAfdelingshoofden .1.6.2Voorbereiden en uitschrijven van aanbestedingen c.q. het doen van offerte-aanvragen , gunning en afwijzing van opdrachten met betrekking tot werken, diensten en leveringen.Algemeen DirecteurAfdelingshoofdenOvereenkomstig het geldende Inkoop- en aanbestedingsbeleid1.7Medezeggenschap1.7.1Het optreden als WOR-bestuurder voor Centrale Ondernemingsraad (COR)Algemeen DirecteurDe algemeen directeur is WOR-bestuurder voor medezeggenschap inzake de veiligheidsb en in die aangelegenheden die van gemeenschappelijk belang zijn voor alle - of voor de meerderheid van de -organisatieonderdelen - en die met de centrale ondernemingsraad worden besproken. 1.7.2Voorzitten van het technische beraad ter voorbereiding op besluitvorming in het Georganiseerd Overleg (GO)Algemeen DirecteurHoofd afdeling Personeel & OrganisatieIn het technisch beraad kan geen besluitvorming plaatsvinden1.7.3Vertegenwoordigen van het Dagelijks Bestuur in het Georganiseerd overleg (GO) als bedoeld in artikel 12:1:3, eerste lid van de Arbeidsvoorwaardenregeling VR MWB Portefeuillehouder Personeel & Organisatie 1.8Aansprakelijkheid en verzekeringen1.8.1Het afsluiten, prolongeren, wijzigen of beëindigen van verzekeringen, het aansprakelijk stellen van derden en het afdoen van aansprakelijkstellingen, met uitzondering van:-het nemen van besluiten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen persoonlijk/direct aangaan-het afdoen van aansprakelijkstellingen boven het in de daarvoor geldende regeling vastgestelde bedrag.Algemeen DirecteurHoofd afdeling Inkoop, Contractbeheer en DIV1.9Overigen1.9.1Aanvaarden erfstelling (onder voorrecht van boedelbeschrijving), legaat of schenking en het treffen van een schikkingAlgemeen Directeur1.9.2Aanwijzen secretaris commissie voor bezwaarschriften en plaatsvervanger(s) (art 9 Verordening op de commissie voor bezwaarschriften VR MWB)Algemeen Directeur1.9.3Aanwijzen klachtencoördinator bedoeld in artikel 3 van de Klachtenregeling VR MWBAlgemeen Directeur1.9.4Doen van aangifte bij het OM, onder andere indien aan eigendommen van de veiligheidsregio schade is toegebracht en het desgewenst voegen in eventuele strafrechtelijke proceduresAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden1.9.5Vertegenwoordiging van de veiligheidsregio bij het verlijden van aktes en het ondertekenen van overeenkomsten, voor zover niet elders in deze lijst gemandateerd.Algemeen DirecteurAfdelingshoofden1.9.6Indienen van aanvragen voor ontheffing, vrijstelling, vergunning of melding op grond van regelgeving voor zover dienstbaar aan de taakuitvoering van de veiligheidsregio.Algemeen DirecteurAfdelingshoofden2. Personeel en OrganisatieArtikel 11, sub a Organisatieverordening2.1Het uitvoeren en nemen van besluiten met betrekking tot het bij de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant behorende personeel op grond van de vastgestelde Arbeidsvoor-waardenregeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant zoals deze door het Algemeen Bestuur is vastgesteld dan wel zal worden gewijzigd, tenzij uitvoering bij of krachtens deze regelingen aan anderen is opgedragen met uitzondering van:-beslissen op bezwaar m.b.t. personeelsbesluiten-benoemen, schorsen en ontslaan van de secretaris van de veiligheidsregio-het nemen van besluiten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen persoonlijk/direct aangaan-het toepassen van de in deze regelingen opgenomen hardheidsclausules-het vaststellen van regelingen waarover overeenstemming moet worden bereikt in het Georganiseerd Overleg.-het op grond van de arbeidsvoorwaardenregeling vaststellen van nadere regels.Algemeen DirecteurAfdelingshoofdenMet uitzondering van het voeren van correspondentie met pensioenfondsen, bedrijfsverenigingen, ziektekostenverzekeraars en belastingdienst inzake personeel. Hiertoe wordt alleen het hoofd afdeling P&O ondergemandateerd.Besluiten tot het verlenen van ontslag en het opleggen van schorsing als ordemaatregel en inhouden van bezoldiging tijdens schorsing als ordemaatregel (H-8) en het opleggen van disciplinaire straffen (H-16) mogen niet verder ondergemandateerd worden.Het vaststellen van nadere regels:Niet gemandateerd. Het betreft onder andere de volgende artikelen:1:4:1, 1:6, 3:1:1, lid 2 en 3, 4:2, 4a:3, lid 2, 5a:7, 6:2:1, lid 6, 6:4:4, lid 3, 6:5:7, 6a:3, lid 3, 7:2, 7:3, lid 13, 7:8, 7:18, 9:9:1, 15:1a, 15:2,lid 1. Uitzondering geldt voor artikel 15:1:16, lid 4 (kledingvoorschriften)2.2Het uitvoeren en nemen van besluiten inzake de uitvoeringsregelingen die zijn vastgesteld op grond van de arbeidsvoorwaardenregeling.Algemeen DirecteurAfdelingshoofdenHet betreft onder andere:Regeling beloningsbeleid Veiligheidsregio VR MWBRegeling buitengewoon verlof VR MWBRegeling functiebeschrijving en –waardering VR MWBRegeling keuzemodel arbeidsvoorwaarden VR MWBRegeling studiefaciliteiten VR MWBRegeling Vergoedingen VR MWBRegeling vergoedingen brandweerpersoneel VR MWBRegeling ziektecontrole VR MWBGedragscodeRegeling nevenwerkzaamhedenRegeling melding financiële belangenRegeling ambtseerd of belofteRegeling nevenwerkzaamhedenKlachtenregeling ongewenst gedragPrivacyregelingRegeling vertrouwenspersoonRegeling klokkenluidersRegeling representativiteit2.3Het uitvoeren en nemen van besluiten in het kader van een vastgesteld Sociaal Plan / Sociaal StatuutAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden2.4Ontwikkelen en toepassen van beleid op het gebied van personeel en organisatie met uitzondering van:-het nemen van besluiten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen direct aangaan-investeringsbeslissingen boven bedragen vastgesteld in de daarvoor geldende regelingAlgemeen DirecteurHoofd afdeling Personeel & OrganisatieBeleidsontwikkeling veiligheidsregiobreed3. Financiën, planning en controlArtikel 11, sub b Organisatieverordening3.1Het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van uitgaven binnen de vastgestelde kaders Algemeen DirecteurAfdelingshoofden3.2Aantrekken van financieringen op de voorwaarden in het geldende Treasurystatuut Veiligheidsregio Midden- en West-BrabantAlgemeen Directeur3.3Uitzetten van gelden voor maximaal één jaar onder de voorwaarden vermeld in het geldende treasurystatuut Veiligheidsregio Midden- en West-BrabantAlgemeen Directeur3.4Accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt (art 6, lid 1 Controleverordening)Algemeen DirecteurGeen verder ondermandaat toegestaan.3.5Opdracht verlenen voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is (art 6, lid 2 Controleverordening)Algemeen DirecteurGeen verder ondermandaat toegestaan.3.6Opdracht verlenen voor de controle t.b.v. verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank e.d.) aan een andere accountant dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant indien dit in het belang van de organisatie is (art 6, lid 3 Controleverordening)Algemeen DirecteurGeen verder ondermandaat toegestaan.3.7Corrigeren van geconstateerde afwijkingen die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring van de accountant (art 7, lid 1 Controleverordening).Algemeen DirecteurGeen verder ondermandaat toegestaan.3.8Reageren op accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor verzending aan het Algemeen BestuurAlgemeen DirecteurGeen verder ondermandaat toegestaan.3.9Geven van opdrachten aan de (externe)deurwaarder tot het innen van civielrechtelijke vorderingen.Algemeen DirecteurHoofd afdeling Financiën Planing & Control, hoofd afdeling P&O3.10Ontwikkelen en toepassen van beleid op het gebied van financiën en control met uitzondering van:-het nemen van besluiten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen persoonlijk/direct aangaan-investeringsbeslissingen boven bedragen vastgesteld in de daarvoor geldende regelingAlgemeen DirecteurHoofd afdeling Financiën Planning & Control4. Facilitaire zaken en huisvestingArtikel 11, sub c Organisatieverordening4.1Ontwikkelen en toepassen van beleid op het gebied van huisvesting en facilitaire zaken met uitzondering van:-het nemen van besluiten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen persoonlijk/direct aangaan-investeringsbeslissingen boven bedragen vastgesteld in de daarvoor geldende regelingAlgemeen DirecteurAfdelingshoofd Inkoop, Contractbeheer en DIVBeleidsontwikkeling veiligheidsregiobreed5. Informatievoorziening en automatiseringArtikel 11, sub d Organisatieverordening5.1Ontwikkelen en toepassen van beleid op het gebied van informatisering en automatisering met uitzondering van:-het nemen van besluiten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen direct aangaan-investeringsbeslissingen boven bedragen vastgesteld de daarvoor geldende regelingAlgemeen DirecteurAfdelingshoofd Informatievoor-zieningBeleidsontwikkeling veiligheidsregiobreed6. CommunicatieArtikel 11, sub e Organisatieverordening6.1Ontwikkelen en toepassen van beleid op het gebied van communicatie met uitzondering van:-het nemen van besluiten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen persoonlijk/direct aangaan-investeringsbeslissingen boven bedragen vastgesteld in de daarvoor geldende regeling.Algemeen DirecteurStrategisch communicatie-adviseurBeleidsontwikkeling veiligheidsregiobreed7. BeleidsontwikkelingArtikel 12, lid 1, sub a Organisatieverordening7.1Ontwikkelen en toepassen van beleid naar aanleiding van externe ontwikkelingen van belang voor de veiligheidsregio met uitzondering van:-het nemen van besluiten die de algemeen directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen direct aangaan-investeringsbeslissingen boven bedragen vastgesteld in de daarvoor geldende regeling.Algemeen DirecteurBeleidsontwikkeling veiligheidsregiobreed8. Kaderstelling en concernadviseringArtikel 12, lid 1, sub b en c Organisatieverordening8.1Het stellen van kaders en advisering op het gebied van:-personeel en organisatie-informatievoorziening en automatisering-financiën-facilitaire zaken en huisvesting-inkoop en aanbesteding-control-communicatieAlgemeen DirecteurAfdelingshoofden