| Organisatie | Waalwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de behandeling van klachten gemeente Waalwijk 2003 |
| Citeertitel | Klachtenregeling Waalwijk 2003 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
De verordening bevat geen expliciete gegevens over de datum van inwerkingtreding
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-04-2003 | nieuwe regeling | 27-03-2003 Gemeenteblad, 10-04-2003 | 2003/010 |
De raad der gemeente Waalwijk:
gezien het voorstel van het college van Waalwijk van 25 februari 2003, nr. 03/3410;
alsmede het college en de burgemeester van de gemeente Waalwijk;
ieder voor zoveel het hun bevoegdheid betreft;
gelet op de bepalingen in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet;
vast te stellen de volgende verordening:
VERORDENING OP DE BEHANDELING VAN KLACHTEN GEMEENTE WAALWIJK 2003
Hoofdstuk 2 Behandeling schriftelijke klachten
De klacht dient schriftelijk en ondertekend te worden ingediend en bevat de naam en het adres van de klager. De klacht dient te bevatten, zo duidelijk mogelijk, een om-schrijving van de gedraging (datum, tijdstip) waarop de klacht betrekking heeft, mededeling wie zich aldus heeft gedragen, jegens wie de gedraging heeft plaatsgevon-den en de reden waarom klager meent bezwaren te moeten maken tegen de gedraging.
Artikel 2.5 Ontvankelijke klachten, Onderzoek en Horen
Het college, de raad of de burgemeester kan, indien zulks ter beoordeling van een klacht noodzakelijk wordt geacht, ook anderen in de gelegenheid stellen kennis te nemen van de klacht en daaromtrent een oordeel te geven. In het geval het een sectordirecteur betreft kan dit zijn de secretaris/algemeen directeur. In het geval waar het een afdelingschef betreft kan dit zijn de sectordirecteur. Waar de klacht een ambtenaar of een (tijdelijk) medewerker betreft kan dit zijn de betreffende afdelings-chef.
Aldus vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 27 maart 2003.
DE RAAD VOORNOEMD,
De griffier, De voorzitter,
Aldus vastgesteld door het college in zijn vergadering van 25 februari 2003
HET COLLEGE VOORNOEMD,
De secretaris, De burgemeester,
Aldus vastgesteld op 25 februari 2003
DE BURGEMEESTER VOORNOEMD,
De definitie van klacht is zodanig, dat zowel klachten tegen het bestuur als klachten tegen ambtenaren onder deze regeling vallen. Voor de burger is vaak niet duidelijk is wie verant-woordelijk is voor de gedraging waarover hij een klacht wil indienen.
Nieuw in de klachtenregeling is dat er ook (intern) klachtrecht openstaat ten aanzien van het handelen van de raad of de individuele leden daarvan. De raad is naast het college en de burgemeester ook bestuursorgaan. Een gedraging van individuele leden van bestuursorganen of onder hen werkzame personen worden aangemerkt als een gedraging van dat bestuurs-orgaan.
Ofschoon sinds de invoering van het duale stelsel in de gemeentewet ieder bestuursorgaan zijn eigen klachtenregeling kan vaststellen is om de duidelijkheid voor de burger te bevor-deren gekozen voor één gemeentelijke klachtenregeling.
De verwachting is, dat een groot percentage van de klachten betrekking zal hebben op het niet tijdig beantwoorden van brieven die gericht zijn aan het college. Ook is het mogelijk dat de burgemeester of individuele wethouders toezeggingen hebben gedaan die in een later stadium niet waargemaakt kunnen worden. Voor zover daar geen wettelijke beroepsmogelijkheid voor openstaat, komen ook klachten hierover voor behandeling volgens deze procedure in aanmerking.
De klachtencoördinator is verantwoordelijk voor de bewaking van de voortgang van de behandeling van schriftelijk ingediende klachten en is de contactpersoon voor de burger die een schriftelijke klacht heeft.
De klachtencoördinator ten aanzien van klachten over de raad wordt aangewezen door griffier. De griffier wordt benoemd door de raad en staat dit orgaan terzijde en bekleedt ten opzichte van het college een onafhankelijke positie. Gelet op de taak en de positie van de griffier ten opzichte van de raad kan deze niet als klachtencoördinator optreden. Hiervoor komt eerder in aanmerking een personeelslid van de door de raad in te stellen griffie. De raad heeft echter besloten vooralsnog geen gebruik te maken van de bevoegdheid om ambtenaren te benoemen die de griffier in zijn taak ondersteunen. In plaats daarvan is gekozen voor een structuur waarbij de griffier wordt ondersteund door ambtenaren van het college. Teneinde de gescheiden positie van de raad in het duale stelsel te benadrukken, alsmede om in de toekomst bij het instellen van de griffie de mogelijkheid open te houden dat er een aparte klachten-coördinator voor klachten ten aanzien van de raad wordt aangewezen is bepaald dat de griffier de klachtencoördinator aanwijst voor klachten over de raad. In de praktijk kan dat betekenen dat er één klachtencoördinator is voor klachten ten aanzien van alle bestuursorganen.
Een schriftelijke klacht moet worden ingediend bij de klachtencoördinator. In principe kan dat iedereen binnen de organisatie zijn. De voorkeur gaat uit om de klachtencoördinator aan te wijzen binnen de sector Centrale Ondersteuning, afdeling Bestuur en Ondersteuning, te weten bij de bestuurlijk juridisch medewerkers, die ook secretaris zijn van de Commissie Bezwaar-schriften. De klachtencoördinator zal de noodzakelijke hoorzittingen organiseren en aan het betreffende bestuursorgaan adviseren over de afdoening van de klacht.
Een klacht kan worden ingediend binnen een jaar nadat de gedraging heeft plaatsgevonden. Dit is een verruiming van de termijn in de vorige klachtenregeling, die noodzakelijk is wegens wijziging van de Algemene wet bestuursrecht.
De klachtencoördinator beoordeelt of een klacht ontvankelijk is. Aangezien dit ook een beslissing op een klacht is van het betreffende bestuursorgaan, betreft het hier een delegatie. De klachtencoördinator krijgt de bevoegdheid en besluit de klacht niet-ontvankelijk te verklaren. Het is niet praktisch als de bestuursorganen over elke niet-ontvankelijke klacht in hun reguliere vergadering een besluit moeten nemen.
Klachten die gericht zijn tegen het algemeen gemeentelijke beleid of waar een wettelijke procedure voor openstaat of heeft opengestaan komen niet voor behandeling in aanmerking. Wanneer een klacht kennelijk ongegrond is dan wel wanneer de gedraging onvoldoende gewichtig is, komt deze evenmin voor behandeling in aanmerking. Het feit dat de klachtencoördinator de ontvankelijkheid beoordeelt, maakt dat dit onafhankelijk gebeurt.
Van de bepaling onder lid 1, sub h, genoemde bepaling mag slechts spaarzaam en gemotiveerd gebruik worden gemaakt.
Op alle ontvankelijk klachten wordt door het betreffende bestuursorgaan zelf een beslissing genomen. De structuur van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (waarbij intern klachtrecht is voorgeschreven en binnenkort extern klachtrecht wordt voorgeschreven) laat het systeem van een interne klachtenbehandeling in twee instanties (eerst sectorhoofd en dan na nogmaals een klachtbrief het college), zoals omschreven in de klachtenregeling van 1998 niet toe.
Het klachtrecht strekt zich niet uit over openbare (basis) scholen. Krachtens de onderwiis-wetgeving bestaat er reeds een klachtenregeling voor het scholen en het onderwijzend personeel.
Als de klachtencoördinator een klacht over een ambtenaar ontvankelijk oordeelt stelt hij de klacht aan het (plv.) sectorhoofd onder wiens verantwoordelijkheid de ambtenaar werkt, ter hand. Het sectorhoofd kan vervolgens contact opnemen met de afdelingschef en de ambtenaar waarover wordt geklaagd. De betreffende ambtenaar en de klager worden gehoord naar aanleiding van de klacht.
Indien de klacht dat noodzakelijk maakt worden ook andere gehoord. Het horen geschiedt in beslotenheid. Hetgeen ter zitting naar voren komt draagt een vertrouwelijk karakter en de aanwezigen dienen daarop gewezen te worden.
Indien de klacht betrekking heeft op één of meer leden van het college of de raad, dan wordt de hoorzitting voorgezeten door een lid van het betreffende bestuursorgaan op wie de klacht zich niet richt. Tevens kunnen eventueel, indien het bestuursorgaan dat nodig acht, ook anderen hun oordeel tijdens of buiten de hoorzitting geven over de voorliggende klacht. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Het verslag en indien anderen buiten de hoorzitting een oordeel over de klacht hebben gegeven ook een afschrift daarvan, wordt aan de betrokken ambtenaar en de klager toegezonden. Het verslag is evenals de hoorzitting vertrouwelijk.
Het oordeel van het betreffende bestuursorgaan wordt binnen zes weken van de klacht aan klager medegedeeld. De klachtencoördinator ziet toe op een tijdige beantwoording van de klacht in tweede instantie.
Na de klachtenbehandeling in eerste instantie volgens de klachtenregeling kan de klager indien hij zich niet met de beslissing daarop kan verenigingen gebruik maken van het extern klachtrecht. De bestuursorganen hebben zich uitgesproken voor aansluiting bij de Nationale Ombudsman.
Er wordt jaarlijks door de klachtencoördinator een overzicht gemaakt van alle klachten per bestuursorgaan dat aan de burgemeester ter beschikking wordt gesteld in het kader van zijn taak ingevolge artikel 170 Gemeentewet (zorgvuldige behandeling van klachten door het gemeentebestuur en het jaarlijks uitbrengen van een burgerjaarverslag).
De vertrouwelijkheid van klachten wordt nogmaals benadrukt in het licht van artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Op informatie die in de klachtenprocedure naar voren komst is derhalve de geheimhoudingsplicht van toepassing.