Organisatie | Waalwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Waalwijk 2006 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Waalwijk 2006 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De verordening bevat geen expliciete gegevens over de datum van inwerkingtreding
Archiefwet 1995, art. 30
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-02-2008 | 08-03-2006 | 16-06-2014 | nieuwe regeling | 15-03-2007 Gemeenteblad, 14-02-2008 | 2008/008 |
De raad van de gemeente Waalwijk;
gezien het voorstel van het college van Waalwijk van 15 augustus 2006;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
overwegende dat de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden het noodzakelijk maakt om te komen tot een nieuwe archiefverordening;
overwegende voorts dat in verband met het ingaan van deze wet per 8 maart 2006 deze verordening in werking treedt met terugwerkende kracht per 8 maart 2006.;
Hoofdstuk II De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Het college doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en toezicht, bedoeld in artikel 7 van het Besluit Informatiebeheer Gemeente Waalwijk 2006.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1.De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden worden opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden genomen.
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stbl. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stbl. 671), en dient door de raad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals de wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
De ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18-09-2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29-10-2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18-09-2001) stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichtingen slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Binnen één reguliere zittingsperiode verneemt de raad aldus viermaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft -binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffend de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Rijksbelastingen en 45 van Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op een overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud van de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.