Organisatie | Amersfoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | B evoegdhedenbesluit gemeente Amersfoort |
Citeertitel | Algemeen Bevoegdhedenbesluit gemeente Amersfoort |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-01-2016 | 19-04-2018 | bijlage 1, 2, 3, 4 | 18-12-2015 | 5085265 | |
16-06-2015 | 01-04-2015 | 07-01-2015 | Nieuwe regeling | 01-06-2015 Overheid.nl 15 juni 2015 | 4989769 |
Toelichting bij Bevoegdhedenbesluit gemeente Amersfoort
De raad, het college en de burgemeester hebben van de wetgever elk hun eigen bevoegdheden gekregen om besluiten te nemen of te ondertekenen. In de dagelijkse praktijk is het erg onhandig als alle besluiten via de raad, het college en de burgemeester zouden moeten verlopen. Daarom is er een systeem in het leven geroepen om de bevoegdheid tot het nemen of ondertekenen van besluiten aan andere functionarissen over te dragen (mandatering). Daarbij geldt de belangrijke regel dat de mandaatverlener altijd bevoegd blijft om instructies te geven of het mandaat in te trekken. Alle mandaten zijn vastgelegd in een bevoegdhedenbesluit.
Met ingang van 1 april 2015 is de organisatiestructuur van de gemeente Amersfoort ingrijpend gewijzigd. Hierdoor komt de verdeling van bevoegdheden anders te liggen en moet het bevoegdhedenbesluit worden aangepast. Van deze gelegenheid maken wij gebruik om ook een aantal verbeteringen door te voeren, zodat het systeem beter aansluit bij de uitgangspunten van de nieuwe organisatie. De nieuwe organisatie moet flexibel en slagkrachtig het bestuur en de bewoners en bedrijven in de stad kunnen bedienen.
Knelpunten: bevoegdhedensysteem is inflexibel en ontoegankelijk
Het huidige systeem voor mandaatverlening bestaat uit een aantal registers waarin per bevoegdheid een mandaat, machtiging of volmacht is geregeld. De mandatering vindt plaats op het niveau van rechtshandelingen per (wettelijke) regeling of onderdeel van een regeling (artikelnummer). Dit zorgt voor een omvangrijk bevoegdhedensysteem van zo’n 100 pagina’s. Deze omvang maakt het gebruik lastig, zowel voor ambtenaren als voor derden die willen toetsen of een besluit bevoegd is genomen. Daarbij komt dat indien er wijzigingen optreden in wet- en regelgeving, dit tot gevolg heeft dat ook de registers moeten worden aangepast en opnieuw bekendgemaakt. Ook het verwerken van een organisatiewijziging is met dit systeem een hele klus. Het systeem is ontoegankelijk en inflexibel en geeft aanleiding om te kiezen voor een ander opzet die bijdraagt aan het doel te komen tot een nieuwe flexibele en slagkrachtige organisatie met een plattere organisatiestructuur. Vertrouwen, flexibiliteit en eenvoud zijn de belangrijkste uitgangspunten van het nieuwe bevoegdhedensysteem.
Uitgangspunten: vertrouwen, flexibiliteit en toegankelijkheid
Elk systeem van mandaatverlening is ten principale geënt op het vertrouwen dat gemandateerden op een juiste manier met hun bevoegdheid omgaan en bij twijfel hun mandaatgever consulteren. In dit systeem, dat gestoeld is op het Dordtse systeem, wordt deze vertrouwensbasis meer expliciet als uitgangspunt genomen. Vertrouwen in verticale sturing, namelijk alle bevoegdheden worden zo laag mogelijk in de organisatie belegd en vertrouwen in horizontale sturing aangezien ieder verantwoordelijkheid draagt voor zijn eigen taakveld. Het doel van dit besluit is uitdrukkelijk niet om de interne verkaveling van bevoegdheden te regelen, maar om aan derden helderheid te verschaffen over de rechtsgeldigheid van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen.
In een systeem waarbij zeer specifieke mandaten worden verleend op het artikelniveau van een bepaalde regeling, moet bij elke wijziging van deze regeling het bevoegdhedenbesluit worden aangepast. Als uitgangspunt is daarom genomen dat een ieder de bevoegdheden krijgt toegekend die nodig zijn voor een goede uitoefening van zijn taakveld. Het is echter in strijd met de rechtszekerheid om aan de gemandateerde over te laten of een zaak tot zijn werkterrein behoort. Daarom is in bijlage 3 het werkterrein van alle afdelingen omschreven. Door geen artikelnummers minder wetten te noemen, wordt het systeem minder onderhevig aan wetswijzigingen en is het minder bewerkelijk.
Een aspect van andere orde is dat in de dagelijkse gemeentepraktijk het onderscheid tussen mandaat, volmacht en machtiging niet altijd even duidelijk is. Daarom wordt in dit bevoegdhedenbesluit bij het toekennen van bevoegdheden geen onderscheid gemaakt tussen mandaat, volmacht en machtiging. De gemandateerde krijgt binnen zijn taakveld het mandaat om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die niet een besluit en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Hiermee wordt het onderscheid tussen deze drie bevoegdheden minder belangrijk.
In een uitgebreid bevoegdhedenbesluit dat met bijbehorende registers zo’n 100 pagina’s telt is het gemakkelijk verdwalen. Als uitgangspunt is daarom genomen dat het voor ambtenaren en derden die willen toetsen of een besluit bevoegd is genomen, zo eenvoudig mogelijk moet zijn om dit te achterhalen. Door enkel te regelen wat externe werking heeft en aan de gemandateerden een algemeen mandaat te verlenen om de bevoegdheden die zijn werkveld betreffen uit te voeren, is het mogelijk de omvang tot een overzichtelijk niveau terug te brengen, wat de toegankelijkheid ten goede komt.
Genoemde uitgangspunten hebben geleid tot het volgende systeem:
Er is een bevoegdhedenbesluit met daarbij 6 bijlagen. In het bevoegdhedenbesluit is in grote lijnen omschreven welke bevoegdheden waar worden belegd. Het college en de burgemeester verlenen mandaat aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor al hun bevoegdheden. Dit met uitzondering van het beslissen op bezwaarschriften op het gebied van werk en inkomen, wat wordt gemandateerd aan de wethouder die werk en inkomen in zijn portefeuille heeft. Er zijn echter bevoegdheden die het college en de burgemeester zelf blijven uitoefenen. Dit zijn in ieder geval de bevoegdheden die rechtens niet gemandateerd kunnen worden en de bevoegdheden waarvan de aard en strekking zich tegen mandatering verzet. De overige bevoegdheden die het college en de burgemeester niet mandateren zijn omschreven in bijlage 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur verleent vervolgens ondermandaat aan de directeur, die op zijn beurt ondermandaat verleent aan afdelingsmanagers, programmadirecteuren en directeuren van externe aan de gemeente verbonden partijen, die taken van de gemeente uitvoeren. Dit ondermandaat wordt steeds verleend voor zover het bevoegdheden betreft die vallen binnen het taakveld van de gemandateerde. Omdat het in strijd is met de rechtszekerheid om aan de gemandateerde over te laten of een zaak tot zijn werkveld behoort, is in bijlage 3 per afdeling een omschrijving van het taakveld opgenomen. Om dezelfde reden is in bijlage 4 een omschrijving opgenomen van de taken van de aan de gemeente verbonden partijen. De taken van de programmadirecteuren worden omschreven in de programma’s zelf. Daarom is er geen bijlage opgenomen met hun taken. De bevoegdheden die de directeur niet wil mandateren zijn opgenomen in bijlage 2. Vanzelfsprekend blijven aan de gemeentesecretaris voorbehouden de bevoegdheden die de wet aan zijn functie verbindt.
Ook afdelingsmanagers kunnen de behoefte voelen om bepaalde bevoegdheden over te dragen aan teammanagers (teamleiders of adjunct afdelingsmanagers) of medewerkers op zijn afdeling. Er is voor gekozen om deze ondermandaten niet centraal in dit bevoegdhedenbesluit op te nemen. Afdelingsmanagers kunnen op deze manier zelf bepalen hoe zij hiermee willen omgaan. Bovendien is er op het moment van het vaststellen van dit bevoegdhedenbesluit nog onvoldoende zicht op het exacte taakveld en de inrichting van de afdelingen. Deze details kunnen desgewenst ingevuld worden zodra dit zicht er wel is. Dit geldt overigens niet voor de bevoegdheden ten aanzien van personele aangelegenheden: uitgangspunt is namelijk dat deze ondermandaten gemeentebreed op dezelfde wijze worden verleend en zijn daarom daar waar nodig opgenomen in dit bevoegdhedenbesluit.
Los daarvan zijn er een aantal ambtenaren die een bijzondere functie vervullen. Daarbij valt te denken aan de marktmeester en de leerplichtambtenaar. Het mandaat voor deze bijzondere ambtenaren is ook in dit bevoegdhedenbesluit opgenomen. In bijlage 5 is omschreven wie deze bijzondere ambtenaren zijn en welke bevoegdheden zij hebben.
Bevoegdhedenbesluit gemeente Amersfoort
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Amersfoort, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
Gelet op de artikelen 160 en 171 Gemeentewet, titel 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht en de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Amersfoort (ARGA);
Bijlage 1: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan (leden van) het college en de burgemeester
a. Bevoegdheden waarvoor het college en de burgemeester geen mandaat verlenen
1.Alle rechtspositionele besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen
die geen besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten aanzien van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de gemeentearchivaris.
b. Bevoegdheden waarvoor het college mandaat verleent aan de wethouder met werk en inkomen in zijn portefeuille
Het beslissen op bezwaarschriften betreffende:
c. Bevoegdheden waarvoor het college mandaat verleent aan de wethouder met het betreffende onderwerp in zijn portefeuille
Het besluit hoger beroep of cassatie aan te tekenen namens de gemeente of het gemeentebestuur in civiele procedures.
Bijlage 3: Taken van de afdelingen
Voor alle afdelingen geldt dat zij in ieder geval de volgende taken hebben:
Archief Eemland is het historisch informatiecentrum van de regio Eemland. Ze beheert de archieven van de gemeenten Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Soest, Renswoude en Woudenberg. Het Archief Eemland is beheerder van het archief van Nationaal Monument Kamp Amersfoort.
Bestuur, strategie en veiligheid
De afdeling Bestuur, strategie en veiligheid is verantwoordelijk voor de strategische advisering aan en ondersteuning van bestuur en directie ten aanzien van politieke en bestuurlijke vraagstukken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het (opstellen van het) lokaal veiligheidsbeleid, de regievoering op de lokale veiligheidsaanpak, de aanpak van de georganiseerde criminaliteit, de crisisorganisatie en de advisering op het gebied van openbare orde-vraagstukken. Ook ondersteunt de afdeling de organisatie op het gebied van onderzoek & statistiek. De afdeling doet onderzoek en adviseert over onderzoeks- en informatievraagstukken en het (digitaal) ontsluiten van statistische informatie.
Bureau Regio Amersfoort is verantwoordelijk voor de strategische advisering aan en ondersteuning van Regio Amersfoort, het intergemeentelijk samenwerkingsverband tussen de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg – op onderdelen aangevuld met Barneveld en Nijkerk.
De afdeling Belastingen is verantwoordelijk voor het heffen en innen van belastingen. Deze afdeling is, met uitzondering van personele aangelegenheden, uitgesloten van dit bevoegdhedenbesluit. De bevoegdheden van deze afdeling zijn opgenomen in het ‘Aanwijzings- en mandaatbesluit gemeentelijke belastingambtenaren 2015’.
De afdeling Burgerzaken verzorgt de dienstverlening aan de inwoners en voert de wetgeving betreffende burgerzaken uit.
De afdeling Burgerzaken heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Crematorium en begraafplaatsen Amersfoort
De afdeling Crematorium en begraafplaatsen Amersfoort biedt dienstverlening aan klanten betreffende opbaringen, begrafenissen en crematies.
De afdeling Crematorium en begraafplaatsen heeft daartoe in ieder geval de volgende taak:
Het uitvoeren van de Wet op de lijkbezorging en de Verordening voor het crematorium en de gemeentelijke begraafplaatsen Amersfoort.
De concerncontroller heeft een eigenstandige rol en eigen verantwoordelijkheid. De concernbrede verantwoordelijkheid voor controle is belegd bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De concerncontroller valt dan ook direct onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.
De concerncontroller geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het directieteam en het lijnmanagement op het gebied van control. Meer specifiek heeft de concerncontroller de volgende taken:
De afdeling Financiën en advies is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan de interne organisatie betreffende financiën en administratie. De afdeling is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en de interne controle binnen de organisatie op basis waarvan de benodigde verantwoording aan directie en bestuur adequaat kan plaatsvinden. Daarnaast neemt de afdeling een aantal besluiten die betrekking hebben op arbeidsvoorwaarden van ons personeel.
De Afdeling Financiën en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Interne dienstverlening en advies
De afdeling Interne dienstverlening en advies is verantwoordelijk voor dienstverlening aan de interne organisatie inzake werkondersteuning.
De afdeling Interne dienstverlening en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling IT Dienstverlening en advies is verantwoordelijk voor het aanbieden, in stand houden en ontwikkelen van bedrijfszekere informatievoorzieningen aan inwoners van de stad, de primaire processen van de gemeente en de interne organisatie.
De afdeling IT Dienstverlening en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Juridische dienstverlening en advies
De afdeling Juridische dienstverlening en advies is verantwoordelijk voor juridische advisering aan bestuursorganen en directie, juridische advisering aan de organisatie, de coördinatie van Wob-verzoeken en behandeling van algemene Wob-verzoeken, de behandeling van en het beslissen op bezwaren (behoudens bezwaren inzake belastingen en sociale zekerheid), het voeren van (hoger) beroepsprocedures en de behandeling van op te leggen (verlenging van) huisverboden. Tevens is de afdeling verantwoordelijk voor het afhandelen van door de gemeente veroorzaakte schades en voor schades die door derden zijn veroorzaakt aan gemeentelijke eigendommen, voor het aangaan en beheren van verzekeringsovereenkomsten en voor het voeren van civielrechtelijke procedures.
De afdeling Juridische dienstverlening en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Leefomgeving is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte, de zorg voor leefbare en vitale wijken, de verbinding van de fysieke en sociale leefomgeving door gebiedsgericht te werken en het behoud van de archeologische waarden.
De afdeling Leefomgeving heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Het Loket werk, inkomen en zorg is verantwoordelijk voor dienstverlening aan inwoners op het gebied van werk, inkomen en zorg en voert wetgeving uit op het gebied van werk en inkomen, zorg en maatschappelijke ondersteuning.
De afdeling Loket werk, inkomen en zorg heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Organisatie- en talentontwikkeling
De afdeling Organisatie- en talentontwikkeling fungeert (gevraagd en ongevraagd) als strategisch adviseur van de directie (en portefeuillehouder) bij personele en organisatieaangelegenheden. Ook biedt de afdeling op tactisch en operationeel gebied adviezen en dienstverlening aan, aan het brede management voor deze aangelegenheden. Richting medewerkers is de rol van de afdeling met name gericht op loopbaanondersteuning. De afdeling fungeert in de rol van opdrachtnemer als aanjager en facilitator van gemeentebreed vastgestelde ontwikkelthema’s. De afdeling organiseert de “zorg” voor de organisatie, zoals bedrijfsarts, maatschappelijk werk, veiligheid en ARBO-zaken. Het thema integriteit is daarom ook belegd bij de afdeling; de afdelingsmanager van de afdeling Organisatie- en talentontwikkeling is in dat kader Vertrouwenspersoon.
Op arbeidsjuridisch vlak is de afdeling het kenniscentrum van de organisatie, waarbij zij naast advisering aan en ondersteuning van bestuur en management op het gebied van arbeidsvoorwaardenbeleid en rechtspositieregelingen ook ondersteuning levert in de procedures van de Bezwarenadviescommissie Personele Zaken (ambtelijk secretariaat). Een soortgelijke ondersteunende rol biedt de afdeling ook aan de Ondernemingsraad.
De afdeling Projecten en programma’s is verantwoordelijk voor de realisatie van een door het bestuur of de directie vastgesteld project of programma. Programma’s en projecten zijn eenmalige en tijdelijke opgaven en complexe dossiers met hoge bestuurlijke prioriteit die vaak afdelingsoverstijgend zijn en waarvoor inzet van meerdere afdelingen en externe partijen gewenst is. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor alle taken met betrekking tot grondzaken, waaronder grondexploitaties, gronduitgifte en grondverwerving en onteigening, alsmede het beheer van gemeentelijk vastgoed.
De afdeling Programma’s en projecten heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Publiekscontact en advies brengt vraag en aanbod van informatie bij elkaar en adviseert de organisatie over dienstverlening, communicatie en samenwerking met de stad. De afdeling draagt zorg voor dienstverlening door de afhandeling van eerstelijns klantcontacten in het KlantContactCentrum en voor de communicatie via verschillende communicatiekanalen. De afdeling is verantwoordelijk voor het gemeentebrede beleid voor communicatie en dienstverlening.
De afdeling Publiekscontact en advies heeft daartoe in ieder geval de volgende taak:
Verkopen, vernietigen of het aan een derde overdragen van gevonden voorwerpen.
De afdeling Samen leven zet zich in voor een sociale stad waarin iedereen zich kan ontplooien en zorgt voor een vangnet voor hen die dat nodig hebben.
De afdeling Samen leven heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Sociale wijkteams stimuleren de zelf- en samenredzaamheid van inwoners. Daarbij is deze afdeling de regisseur en poortwachter voor complexe zorgvragen.
De afdeling Sociale wijkteams heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Stad en ontwikkeling is verantwoordelijk voor de ruimtelijke ontwikkeling van de stad zijn bereikbaarheid.
De afdeling Stad en ontwikkeling heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Vergunningverlening, toezicht en handhaving
De afdeling Vergunningverlening, toezicht en handhaving is verantwoordelijk voor het behandelen van aanvragen voor vergunningen, ontheffingen en meldingen. Daarnaast houdt de afdeling toezicht op de regelgeving met betrekking tot de fysieke leefomgeving (bebouwde omgeving en openbare ruimte). Tevens is de afdeling verantwoordelijk voor het voeren van handhavingsprocedures – zowel bestuursrechtelijk, als strafrechtelijk (bestuurlijke strafbeschikking) – tegen geconstateerde overtredingen.
De afdeling Vergunningverlening, toezicht en handhaving heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
De afdeling Woon- en werkklimaat zet zich in voor een vitale en duurzame stad om in te ondernemen, werken, wonen en recreëren.
De afdeling Woon- en werkklimaat heeft daartoe in ieder geval de volgende taken:
Bijlage 4: Bevoegdheden waarvoor de directeur ondermandaat verleent aan de directeuren van aan de gemeente verbonden partijen.
Commandant brandweer van de veiligheidsregio Utrecht
De volgende bevoegdheden met betrekking tot het waarschuwen van de bevolking:
Directeur Alliantie regio Amersfoort
Directeur coöperatie Parkeerservice
Directeur Regionale Uitvoeringsdienst
Alle bevoegdheden die zijn opgenomen in het mandaatbesluit RUD Utrecht gemeente Amersfoort.
Uitvoering van de volgende regelingen:
Het in opdracht van de gemeente:
Alle bevoegdheden op grond van de Wet en de Verordening inburgering, met uitzondering van het verlenen van ontheffing van de inburgeringsplicht.
Directeur Veiligheidsregio Utrecht
Het verlenen van toegang tot maatschappelijke opvang.
Het beslissen op vergunningaanvragen op grond van de Huisvestingswet en de Huisvestingsverordening Amersfoort.
Het beslissen op vergunningaanvragen op grond van de Huisvestingswet en de Huisvestingsverordening Amersfoort.
Directeuren van de deelnemende corporaties aan het convenant Woonruimteverdeling Regio Amersfoort
In de periode 1 april 2015 tot 1 juli 2015 te beslissen op aanvragen voor inschrijving en uitschrijving van personen als woningzoekenden in het woningzoekendenregister op grond van de Huisvestingsverordening Amersfoort.
Directeur SAVE (Stichting Samen Veilig Midden-Nederland)
Het aanvragen van een machtiging gesloten verblijf in het vrijwillig kader op grond van artikel 2.4 lid 1 juncto 6.1.8 Jeugdwet.
Bijlage 5: Bevoegdheden waarvoor afdelingsmanagers ondermandaat verlenen aan ambtenaren met een bijzondere functie
De verstrekking van machtigingen tot vernietiging van archiefbescheiden op grond van het Besluit Informatiebeheer.
Interne dienstverlening en advies
Het mondeling weigeren van toegang tot het stadhuis aan bezoekers.
Het aanwijzen van perceelsgrenzen
De bevoegdheden op grond van de artikelen 3a, 3b en 15 van de Leerplichtwet.
Vergunningverlening, toezicht en handhaving
Bijlage 6: Bevoegdheden waarvoor afdelingsmanagers ondermandaat verlenen op het gebied van personele aangelegenheden