Organisatie | Alphen aan den Rijn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening raadscommissies Alphen aan den Rijn 2015 |
Citeertitel | Verordening raadscommissies Alphen aan den Rijn 2015 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Regeling vervangt de Verordening rondetafelgesprekken (RTG) Alphen aan den Rijn |
Geen
Artikelen 82 en 140 Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-06-2015 | 29-03-2018 | Nieuwe regeling | 28-05-2015 Gemeenteblad 8 juni 2015, nr. 49803 | 2015/11420 en 2015/12563 |
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Doel van de raadscommissies is het voorbereiden van beraadslaging en/of besluitvorming in de vergadering van de raad.
De behandeling van een onderwerp in de vergadering leidt, afhankelijk van de wijze van agendering door de agendacommissie, tot standpuntbepaling of tot een procesmatige conclusie zoals:
Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda
De commissievoorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda, zoals deze is vastgesteld door de Agendacommissie, met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.
In de voorlopige agenda is aandacht voor een rondvraag. Tijdens de rondvraag kunnen commissieleden vragen stellen aan de portefeuillehouders . De vragen worden uiterlijk voor 12.00 uur op de dag van de vergadering bij de griffie aangemeld. In den regel worden deze vragen ter vergadering mondeling beantwoord.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda staan, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep digitaal op de website van de gemeente geplaatst. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden geplaatst op de website, wordt hiervan mededeling gedaan aan de commissieleden en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.
Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de commissiegriffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage c.q. worden deze digitaal beschikbaar gesteld op een daartoe afgeschermde site.
Artikel 12. Opening vergadering en quorum
Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal raadsfracties vertegenwoordigd is.
Een besluitenlijst bevat in ieder geval:
een samenvatting van de conclusie aan de raad, zo nodig onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben; bij behandeling van concept-raadsvoorstellen wordt in ieder geval aangegeven of het onderwerp als hamerstuk dan wel als bespreekstuk op de raadsagenda kan worden geplaatst.
Artikel 14. Conclusies raadscommissies
Als een raadscommissie tot de conclusie komt dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, adviseert zij over de verdere behandeling, zoals vermeld in artikel 3.
Artikel 17. Spreekrecht burgers en/of instellingen
Burgers en/of instellingen kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht):
a. bij onderwerpen die geagendeerd zijn voor die commissievergadering;
b. over onderwerpen die niet geagendeerd zijn voor die commissievergadering maar wel (voorlopig) geagendeerd zijn voor de raadsvergadering in diezelfde cyclus;
c. over een brief of ander document dat de raad van de inspreker heeft ontvangen en dat vermeld staat op de lijst van ingekomen stukken voor de raadsvergadering in diezelfde cyclus.
Er kan niet ingesproken worden over:
a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;
b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
c. een gedraging waarover een klacht ingevolge artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. Voor de uitoefening van het spreekrecht wordt per persoon maximaal 3 minuten ter beschikking gesteld. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
Artikel 18. Handhaving orde en schorsing
Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Paragraaf 3. Besloten vergaderingen
Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen
Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 22. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die de geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Artikel 25. Uitleg verordening
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de commissievoorzitter.
Vastgesteld door de raad van Alphen aan den Rijn op 28 mei 2015,
de griffier, de voorzitter,
drs. A.H. Schouten mr. drs. J.W.E. Spies
Toelichting Verordening op de raadscommissies 2015
Een nieuw vergadermodel maakt het noodzakelijk dat de raad deze keuze formaliseert in zijn Reglement van Orde en in de Verordening op de raadscommissies. Het nieuwe vergadermodel gaat uit van drie vaste raadscommissies, voor de volgende taakgebieden: Sociaal en Maatschappelijk domein; Ruimtelijke en economisch domein en Financiën, bestuurlijk en publiek domein.
Gekozen is om beide regelingen in z’n geheel te herzien. Dit is gedaan om te voorkomen dat het verwerken van alle mogelijke wijzigingen in de reeds bestaande regelingen zou leiden tot een onoverzichtelijke regelgeving.
In beide documenten is in belangrijke mate aangehaakt bij de relevante modellen van de VNG. Om zo ook mee te liften op de vereenvoudigde versie van RvO en commissieverordening. Toegevoegd zijn natuurlijk de bepalingen, die meer expliciet een uitwerking geven aan ons gekozen vergadermodel.
Hierna volgt een toelichting op die artikelen, waar een nadere uitleg op zijn plaats is.
Aangegeven wordt dat onder “schriftelijke stukken” ook verstaan wordt “digitale verzending van stukken”.
Artikel 2 Instelling raadscommissies
In het 1e lid van dit artikel staan de drie vaste raadscommissies genoemd.
Het 2e lid biedt de mogelijkheid om een extra raadscommissie al dan niet tijdelijk in te stellen.
De raadscommissies bereiden elk voor hun domein de besluitvorming van de raad voor. Dit komt tot uitdrukking door het uitbrengen van advies over een voorstel of onderwerp. Dat betekent ook dat de raadscommissies zich niet alleen buigen over de informatie maar ook (aanzet tot) oordeelsvorming in de behandeling van een voorstel betrekken.
Artikel 4. Samenstelling; benoeming burgercommissielid en commissievoorzitter.
In het 1e lid is bepaald dat ieder raadslid tevens lid is van de raadscommissies. Deze bepaling houdt dus in dat er geen benoeming van raadsleden afzonderlijk per raadscommissie noodzakelijk is.
Per fractie zijn tevens maximaal drie burgercommissieleden door de raad te benoemen, op voordracht van de fractie. Aan welke benoembaarheidseisen de burgercommissieleden moet voldoen is in relatie gebracht met de benoembaarheidseisen voor raadsleden, genoemd in de Gemeentewet. Daaraan is hier expliciet toegevoegd dat burgercommissieleden, in verband met de kenbaarheid en kiezerslegitimiteit, tijdens de laatste raadsverkiezingen op de kandidatenlijst van de desbetreffende fractie hebben gestaan.
Dat alle raadsleden en per fractie maximaal drie burgercommissieleden lid zijn van een raadscommissie wil niet zeggen dat allen tegelijkertijd de commissievergadering als deelnemer bezoeken. Staande praktijk is dat fracties de taken onderling verdelen en dat komt ook tot uitdrukking dat per onderwerp in een commissievergadering één commissielid het woord voert.
Per raadscommissie benoemt de raad uit zijn midden twee commissievoorzitters. Voor deze functie wordt een profielschets gehanteerd waaraan de raad de kandidaten kan toetsen.
Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda
Ten minste tien dagen voor de datum van de commissievergadering zendt de commissievoorzitter de voorlopige agenda met bijbehorende stukken, zoals door de Agendacommissie vastgesteld. Het vooraf stellen van schriftelijke (per mail) technische vragen met voldoende tijd voor collegebehandeling draagt bij aan een efficiënte vergadering.
Ook het aanmelden voor de rondvraag onder gelijktijdige vermelding van de vraag aan de portefeuillehouder uiterlijk 12 uur voorafgaand aan de vergadering draagt bij aan een inhoudelijk adequate manier van vergaderen.
Van belang is hier ook het 4e lid van dit artikel. De Agendacommissie kan een commissievergadering vorm geven als informatiemarkt. Per informatiemarkt wordt vorm en inhoud bepaald. Daarmee kan ingespeeld worden op varianten bij informatievergaring en zeker ook op informatieverstrekking uit de gemeenschap.
Artikel 8 Aanvullende agenda; vaststellen agenda.
De vergaderingen van de raadscommissies vinden in den regel plaats op de eerste en tweede donderdag van de maand, behalve op die donderdagen die als algemeen erkende feestdagen in de kalender staan. Aanvangstijd en beoogde eindtijd zijn ook vastgelegd. Ingeval de beoogde eindtijd overschreden dreigt te worden zal de voorzitter een ordevoorstel doen. Dat kan zijn het schorsen van de vergadering en hervatten op een dan te bepalen datum en tijdstip (in principe de donderdagavond daarop), dan wel de beslissing om de resterende agendapunten toch nog die avond af te handelen omdat de gezamenlijke verwachting is dat dit in korte tijd nog zal kunnen.
Artikel 12 Opening vergadering en quorum.
Dit artikel bepaalt, dat de voorzitter de vergadering opent op het vastgestelde tijdstip, indien het vereiste minimale aantal fracties vertegenwoordigd is. Indien dat minimum na een kwartier gewacht te hebben er nog niet is, zal de voorzitter dan de conclusie trekken dat de vergadering niet door kan gaan en een andere dag en uur bepalen, waarop de vergadering wel zal plaatsvinden.
Een besluitenlijst bevat de essentiële gegevens van een commissievergadering. Wie aanwezig zijn, onderwerpen, die aan de orde zijn geweest en een samenvatting van de conclusies en adviezen aan de raad. Daarbij behoort ook de vermelding of een onderwerp voor de raadsagenda een hamerstuk dan wel bespreekstuk is geworden. Een verslag van de beraadslaging is niet nodig. Wanneer behoefte bestaat de discussie na te gaan, biedt de geluids- en/of beeldregistratie voldoende informatie.
Artikel 15 Aantal spreektermijnen
In het 1e lid is bepaald dat per onderwerp er één commissielid per fractie het woord voert.
Hiermee wordt voorkomen dat te veel deelnemers aan de vergadertafel van de raadscommissie aanschuiven.
Voor het overige gelden twee spreektermijnen per onderwerp, het woord voeren nadat de voorzitter het verleent en interrupties akkoord zijn, tenzij de voortgang van de vergadering daarmee onnodig wordt onderbroken.
Artikel 16 Deelname aan de beraadslaging door derden
Leden van het college kunnen uiteraard in de vergadering aanwezig zijn en op verzoek van de voorzitter deelnemen aan de beraadslagingen.
Ook anderen, waaronder adviserende ambtenaren, kunnen met toestemming van de raadscommissie inbreng leveren in de vergadering.
De informatievoorziening aan de commissie wordt op die wijze goed vorm gegeven en overwegingen en argumentaties bij een voorstel van het college komen daarmee aan de orde.
Artikel 17 Spreekrecht burgers en/of instellingen
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Op dat moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan of die al op de voorlopige agenda staan van de raadsvergadering die cyclus of die gaan over een ingekomen brief of ander document van inspreker, gericht aan de raad.
Aanmelden om gebruik te maken van het spreekrecht moet uiterlijk op de dag van de commissievergadering plaatsvinden. Er is niet gekozen om een tijdstip te noemen, dus in theorie kan tot kort voor aanvang van de vergadering nog aangemeld worden. Dus de drempel om in te spreken ligt laag.
Enkel in die gevallen, dat een onderwerp rechtstreeks op de raadsagenda is geplaatst, dus zonder voorafgaande behandeling in een raadscommissie, kan daarover nog ingesproken worden in de raadsvergadering.
Artikel 23 Toehoorders en pers
Van het op andere wijze verstoren van de orde is ook sprake wanneer aanwezigen het geluid van telefoons e.d. niet uitzetten.