Verordening op de auditcommissie 2015

Paragraaf I. Algemene Bepalingen

Artikel 1. Instelling

Er is een vaste commissie ten behoeve van de raad, genaamd de Auditcommissie.

Artikel 2. Samenstelling

• 1.

  De Auditcommissie bestaat uit ten minste vijf leden. Zowel raadsleden als commissieleden - niet raadsleden, als bedoeld in artikel 3 van het Statuut voor de raadscommissies gemeente Tilburg 2014 kunnen lid zijn van de auditcommissie.

• 2.

  Elke fractievoorzitter kan één lid van de Auditcommissie aanstellen, met uitzondering van de fractie waarin de voorzitter van de Auditcommissie zitting heeft: de fractievoorzitter van laatstbedoelde fractie mag een extra lid aanwijzen. In dat geval heeft de voorzitter geen stem in de commissie.

• 3.

  De aanstelling geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds aanstellingen. Indien gedurende een raadsperiode wisseling in de bezetting van de Auditcommissie plaatsvindt, doet de fractievoorzitter hiervan mededeling aan de voorzitter van de commissie.

• 4.

  Hij die ophoudt raads- of commissielid te zijn, kan geen lid meer van de commissie zijn.

• 5.

  De voorzitter van de fractie kan de aanstelling van het commissielid intrekken. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.

• 6.

  Een commissielid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.

• 7.

  In geval van verhindering kan een commissielid zich doen vervangen door een ander raads- of commissielid van zijn fractie, met inachtneming van hetgeen in artikel 2, lid 1 is bepaald.

Artikel 3. Voorzitter

De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 4. Secretariaat

Het secretariaat van de commissie wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Paragraaf II. Taak Commissie

Artikel 5. Taken commissie

De commissie heeft de volgende taken:

• 1.

  Onderzoek van de jaarrekening. De commissie betrekt daarbij de door of namens het college met de jaarrekening verband houdende verstrekte bescheiden. Daaronder zijn in ieder geval de volgende documenten begrepen: het gemeentelijk jaarverslag met het daarbij behorende accountantsrapport en controleverklaring. Het onderzoek richt zich op de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door het college gevoerde bestuur.

• 2.

  Onderzoek naar en toezien op de adequate uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid en privacybescherming en zo nodig aanbevelingen ter zake te doen aan college en raad.

• 3.

  Op verzoek van de raad of op eigen initiatief onderzoek doen naar het gevoerde beleid ten aanzien van nader door de raad aangegeven aangelegenheden of projecten, waarbij gemeentefinanciën in het geding zijn.

• 4.

  Aan de raad en/of aan het college gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen ten aanzien van de financiële administratieve organisatie, het financiële beheer en de P&C-cyclus van de gemeente.

• 5.

  Het vervullen van het opdrachtgeverschap van de door de raad aangewezen externe accountant.

Artikel 6. Beleidsonderzoek

• 1.

  Indien het voornemen bestaat om een onderzoek te starten als bedoeld in artikel 5, lid 3, dan stelt de commissie eerst een onderzoeksplan op.

• 2.

  Dit onderzoeksplan wordt ter kennis van de raad gebracht. Indien er sprake is van een benodigd budget en/of een zwaarwegend belang wordt dit onderzoeksplan, vergezeld van een opgave van het daarvoor benodigde budget en een dekkingsvoorstel, tevens aan de raad ter besluitvorming aangeboden.

• 3.

  In het onderzoeksplan staat aangegeven of er een hoorzitting wordt gehouden.

• 4.

  De commissie kan in het onderzoeksplan een ambtelijk onderzoeksteam, waarin in elk geval de secretaris van de commissie zitting heeft, belasten met vooronderzoek.

Artikel 7. Oproepen/vaststellen agenda

• 1.

  De vergaderingen van de commissie vinden plaats op basis van het door de raad vastgestelde vergaderschema, waarin ook het aanvangstijdstip is vermeld.

• 2.

  De commissie vergadert daarnaast zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of dit door ten minste twee leden schriftelijk, met opgave van redenen, wordt gevraagd.

• 3.

  De voorzitter bepaalt, in overleg met de secretaris van de commissie, de voorlopige agenda van de vergadering.

• 4.

  Elk lid kan schriftelijk, met opgave van redenen, aan de voorzitter verzoeken een onderwerp te agenderen. De voorzitter plaatst dit op de voorlopige agenda van de eerstvolgende vergadering.

• 5.

  De voorlopige agenda wordt toegezonden aan de leden van de commissie. De overige leden van de raad wordt eveneens een afschrift van de voorlopige agenda

toegezonden.

• 6.

  De voorzitter draagt er zorg voor dat plaats, dag en uur van de openbare vergadering alsmede een opgave van de te behandelen agendapunten ter openbare kennis wordt gebracht.

• 7.

  De commissie stelt bij het begin van de vergadering de definitieve agenda vast.

• 8.

  In gevallen ter beoordeling van de voorzitter kan de commissie schriftelijk worden geraadpleegd. Indien schriftelijke afdoening bij een of meer leden op bezwaar stuit, geschiedt de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid in de eerstvolgende commissievergadering.

Artikel 8. Bijwonen vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij er sprake is van voorbereidende bijeenkomsten of bijeenkomsten voor intern beraad, zulks ter beoordeling van de commissie.

• 2.

  De leden van de raad, die geen lid zijn van de commissie, kunnen de vergaderingen van de commissie bijwonen. Zij mogen aan de beraadslagingen deelnemen.

• 3.

  De voorzitter van de commissie is bevoegd ambtenaren van de gemeente en externe deskundigen tot het bijwonen van de vergadering uit te nodigen voor het verstrekken van inlichtingen of het geven van adviezen.

• 4.

  Tot dusdanige uitnodiging gaat de voorzitter tevens over indien ten minste twee leden van de commissie daarom verzoeken.

Artikel 9. Quorum

• 1.

  De vergadering vindt geen doorgang indien blijkt dat niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  In dat geval kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij er slechts vierentwintig uur tussen het verzenden van de kennisgeving en het aanvangsuur aanwezig behoeft te zijn.

• 3.

  Die tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.

• 4.

  Aan de agenda van de tweede vergadering mogen geen nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Artikel 10. Insprekers

• 1.

  Burgers en organisaties hebben de mogelijkheid om in een geheel of gedeeltelijk openbare vergadering in te spreken bij een onderwerp dat op de agenda van de commissie staat, de rondvraag uitgezonderd, dan wel over een onderwerp dat niet is geagendeerd. Spreekgerechtigd zijn inwoners van Tilburg en woordvoerders van organisaties die de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt.

• 2.

  Met betrekking tot onderwerpen die niet zijn geagendeerd geldt dat niet het woord kan niet worden gevoerd over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep open staat of heeft open gestaan of op een andere wijze onder de rechter is;

• b.

  benoemingen, keuzes, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

• d.

  onderwerpen die louter een privébelang betreffen;

• e.

  onderwerpen de geen relatie hebben met de huishouding van de gemeente;

• f.

  onderwerpen waarover men in een raadscommissie al heeft kunnen inspreken;

• g.

  onderwerpen waarover al een gemeentelijke inspraakprocedure is geweest of nog komt;

• h.

  onderwerpen die op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur niet openbaar zijn.

• 3.

  De personen, die van de in lid 1 bedoelde mogelijkheid gebruik willen maken, moeten daarvan ten minste één volle werkdag voor de aanvang van de vergadering mededeling doen aan de voorzitter van de commissie, onder opgave van hun naam en adres en van het agendapunt of de agendapunten, waaromtrent zij het woord willen voeren. Wanneer iemand wil inspreken over een punt dat niet op de agenda staat, geldt hierbij een termijn van tien werkdagen.

• 4.

  De voorzitter bepaalt de spreektijd alsook de volgorde van spreken, indien meer dan één persoon ten aanzien van eenzelfde agendapunt het woord wordt verleend. De spreektijd bedraagt in beginsel vijf minuten. Wanneer zich voor een bepaald onderwerp meerdere sprekers hebben aangemeld, kan de voorzitter een afwijkende spreektijd vaststellen, waarbij de totale spreektijd voor de insprekers niet minder mag bedragen dan vijf minuten.

• 5.

  De voorzitter verleent, nadat de commissie daartoe bij de vaststelling van de agenda heeft besloten, telkens bij de aanvang van de behandeling van een agendapunt, aan insprekers het woord om over het aan de orde zijnde agendapunt hun mening te geven.

• 6.

  De insprekers moeten de door de voorzitter in het belang van orde gegeven aanwijzingen opvolgen. De voorzitter kan hen het woord ontnemen.

• 7.

  De leden van de commissie zijn gerechtigd aan de insprekers vragen te stellen over hetgeen door dezen naar voren is gebracht. Hetgeen door de insprekers naar voren wordt gebracht vormt echter geen punt van discussie tussen hen en de leden van de commissie.

• 8.

  Insprekers krijgen na de bespreking in de eerste termijn de gelegenheid om kort en zakelijk te reageren op de inbreng van de commissie in de eerste termijn.

Artikel 11. Hoorzitting

• 1.

  Indien de meerderheid van de commissie daarom verzoekt schrijft de voorzitter van de commissie een hoorzitting uit.

• 2.

  De voorzitter regelt de orde tijdens de hoorzitting.

• 3.

  Van het besprokene tijdens de hoorzitting wordt door de griffie een beknopt verslag opgesteld.

• 4.

  Het horen van ambtenaren of externe deskundigen als bedoeld in artikel 8, lid 3 van deze verordening kan de commissie opdragen aan een ambtelijk onderzoeksteam, waarvan in elk geval de secretaris van de commissie deel uitmaakt.

• 5.

  Indien de commissie gebruik maakt van de in het vorige lid beschreven bevoegdheid, is de voorzitter van de commissie bij het horen aanwezig indien de te horen persoon daarom verzoekt.

Artikel 12. Verslaglegging

• 1.

  Van ieder besproken onderwerp in een commissievergadering en hoorzitting wordt, onder de zorg van de secretaris van de commissie, een verslag opgesteld.

• 2.

  De secretaris is verantwoordelijk voor de tijdigheid en de inhoud van het verslag.

• 3.

  Het verslag bevat een beknopte weergave van het besprokene.

• 4.

  De commissie kan bij een afzonderlijk agendapunt besluiten dat een meer uitgebreid verslag wordt opgesteld.

• 5.

  Het verslag vermeldt tevens de namen van de aan- en afwezige leden van de commissie en van de overige aanwezigen ter vergadering.

• 6.

  Het verslag wordt ter vaststelling opgenomen op de voorlopige agenda voor de eerstkomende commissievergadering.

• 7.

  De verslagen van de commissie zijn openbaar, onverminderd hetgeen in artikel 86 van de Gemeentewet is bepaald omtrent geheimhouding.

Artikel 13. Besluiten

• 1.

  De commissie neemt besluiten bij meerderheid van stemmen.

• 2.

  Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 14. Informatieverstrekking

• 1.

  Op verzoek van de commissie om toezending van onder het college berustende stukken dan wel van (aanvullende) schriftelijke informatie neemt het college binnen drie weken een beslissing.

• 2.

  Indien het college redenen aanwezig acht om van toezending van documenten of verstrekking van informatie op grond van het vorige lid af te zien, doet het daarvan mededeling aan de voorzitter van de commissie.

• 3.

  Voor het verkrijgen van mondelinge informatie kan de commissie leden van het college uitnodigen om ter vergadering te verschijnen.

• 4.

  Indien een lid van het college redenen aanwezig acht om niet op een uitnodiging als bedoeld in het vorige lid in te gaan, doet hij daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de commissie.

• 5.

  Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere gemeentelijke bestuursorganen.

Artikel 15

• 1.

  De commissie legt de bevindingen en desgewenst de conclusies en aanbevelingen, zulks ter beoordeling van de commissie, neer in een ontwerprapport.

• 2.

  De commissie legt het ontwerprapport voor aan het college en stelt deze in de gelegenheid daarop binnen een door de commissie te bepalen redelijke termijn schriftelijk te reageren.

• 3.

  Na ontvangst van de reactie van het college, respectievelijk bij uitblijven van een reactie na afloop van de gestelde termijn, stelt de commissie een eindrapport op waarin tevens (indien aanwezig) de reactie van het college, conclusies en (indien daarvoor reden aanwezig is) aanbevelingen worden opgenomen.

• 4.

  De commissie legt het eindrapport middels een raadsvoorstel voor aan de raad.

• 5.

  De in dit artikel beschreven procedure geldt eveneens indien het onderzoek betrekking heeft op een aangelegenheid of project van een ander gemeentelijk bestuursorgaan.

Artikel 16. Toelichting tijdens raadsvergadering

• 1.

  Tijdens de raadsvergadering voert de voorzitter van de commissie, namens de commissie het woord.

• 2.

  De commissie kan in voorkomend geval een ander lid uit haar midden aanwijzen om in de vergadering van de raad voorstellen of adviezen van de commissie toe te

lichten.

Artikel 17. Uitleg verordening

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie.

Artikel 18. Tijdstip inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking.

• 2.

  Op dat tijdstip vervalt de Verordening op de Rekenkamercommissie 2008.

• 3.

  Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op de Auditcommissie 2015".