CVDR368777_1Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissie, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.nlregelingCoevorden2017-05-16CoevordenGemeenteblad CoevordenVerordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken, herbenoeming burgemeesterGemeentewet artikel 61Gemeentewet artikel 84Gemeentewet artikel 149gemeenteraadbestuur en recht2015-05-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-06-05Nieuwe regelingvoorstel seniorenconvent 6 mei 2015algemeen bestuur en organisatieGeenGeenexb-2017-20327
Verordening vertrouwenscommissie benoeming, functioneringsgesprekken,
herbenoeming burgemeester
De gemeenteraad van de gemeente Coevorden; gelezen het voorstel van het seniorenconvent van 6 mei 2015; gelezen de artikelen 61, 61a, 61c, 86 van de Gemeentewet over de
(her)benoemingsprocedure van de burgemeester, de artikelen 15 en 31 van de
Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 over de bewaring
van archiefbescheiden;gelezen de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
d.d. 10 juli 2012;gelet op de artikelen 61, 84 en 149 van de Gemeentewet;besluit:vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van
de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissie, die
functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en op de raadscommissie,
die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. 1.Instelling en taakEr is een vertrouwenscommissie, hierna te noemen “commissie” waarvan de
werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2.Samenstelling commissie1.De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de
gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de
gemeenteraad. 2.Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de
raad.3.De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een
plaatsvervangend voorzitter. 4.De commissie kent geen plaatsvervangende leden.5.Indien een lid van de commissie van zijn of haar fractie langdurig niet
beschikbaar is, kan hij of zij zich doen vervangen door een ander
gemeenteraadslid. De vervanging geldt voor de resterende zittingsperiode
van de commissie.3.Ambtelijke ondersteuning1.De raadsgriffier is secretaris van de commissie.2.De gemeentesecretaris wordt bij vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie
toegevoegd.3.De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de
commissie.4.De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft
daarin geen stemrecht.4.Adviseur1.De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen
als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a
genoemde taken.2.De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.3.Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen
stemrecht.5.Geheimhouding1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.2.De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die
rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.3.De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de
inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het
gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat
hieraan wordt voldaan.4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die
geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens
het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van
deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de
stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt
verstrekt.5.De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid,
en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze
waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van
bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats
en tijdstip van de gesprekken.6.De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de
Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde
lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.6.Vergaderingen1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee
leden dit noodzakelijk achten.2.De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren
aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de
commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem
plaatsvindt, de burgemeester.3.De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft van het aantal
leden aanwezig is.4.De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt
het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is
uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die
volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar
de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft
naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het
verslag tot uitdrukking gebracht.5.De griffier draagt zorg voor een presentielijst en de verslaglegging van
het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie.7.Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure1.De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de
secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het
gemeentehuis door de secretaris verzonden.8.Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure1.In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de
commissie zich slechts door tussenkomst van de Commissaris van de Koning
de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg
met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met
betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt
beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken
zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is
gewaarborgd.9.Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken1.Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.2.Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe
kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek
met de burgemeester.3.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens
een 100-dagengesprek plaats.4.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De
commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor
het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen
voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing,
het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.5.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester
als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De
commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan
de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de
andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan
het verslag van en de afspraken uit het vorige
functioneringsgesprek.6.Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier
weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de
Koning met de burgemeester heeft.7.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een
indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op
obstakels zal stuiten.10.Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich
een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze
informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de
gemeenteraad en de Commissaris van de Koning.2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en Commissaris
van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester.
Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt
gemaakt.3.Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de
vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie
en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad
vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.11.Verslag1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag
uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van
een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag
bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden
heeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de
volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling
gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie, en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
2.Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder
geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.3.Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt
toegezonden aan de burgemeester en de Commissaris van de Koning12.Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de
commissie. 13.Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
bij benoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de
vacature van burgemeester is voorzien;
bij herbenoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de
voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties door een Koninklijk besluit is gevolgd.
14.Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar
de op grond van artikel 31 van de Archiefwet aangewezen
archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste
lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in
artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze
verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15,
lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de
openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier
vernietigd.15IntrekkingDe Verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester 2009 wordt
ingetrokken.16CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie
benoeming, functioneringsgesprekken, herbenoeming burgemeester”.17InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking.Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 mei 2015. , voorzitter. , griffier Toelichting verordening