CVDR368300_1Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsnlregelingTwenterand2013-09-20TwenterandGemeentecontact 19 september 2013Archiefverordening gemeente Twenterand 2013Artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995Gemeentewet en Algemene wet bestuursrecht.gemeenteraadbestuur en recht2013-09-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2013-09-202019-03-21Nieuwe regelingBIS013.001.0005de bestuurlijke organisatie van de gemeente1.Geen.GeenVerordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsGeconsolideerde tekst van de regelingNr. 013.001.0005De raad van de gemeente Twenterand;gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995besluit:vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukI.Algemene bepalingenNr. 013.001.0005De raad van de gemeente Twenterand;gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995besluit:vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;

de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden.Artikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van dearchiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoendeis gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheidenbestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijker-wijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.Artikel8Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.HoofdstukIII.SlotbepalingenArtikel9De Archiefverordening Twenterand, vastgesteld bij raadsbesluit van 1 maart 2001, nr 3.10, wordt ingetrokken.Artikel10Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.Artikel11Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2013 gemeente Twenterand.Vriezenveen, De raad voornoemd,de griffier, de voorzitter, drs. R.J.M. Ros ir. C.L. VisserMemorie van toelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg” dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling.Artikelsgewijze toelichting.Artikel1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel2De Archiefregeling (regels o.a. met betrekking tot de archiefbewaarplaatsen, de toegankelijkheid en duurzaamheid) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.Artikel3Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften:Het Besluit Informatiebeheer.Artikel5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.Artikel8De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijke toezicht.