De raad van de gemeente Kaag en Braassem;
gelezen het voorstel van het presidium d.d. 16 april 2015;
gelet op het bepaalde in artikel 147 van de Gemeentewet en artikel 3 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad van Kaag en Braassem
besluit:
vast te stellen de volgende
Verordening op de Agendacommissie 2015
Artikel 1. Begripsomschrijving
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
voorzitter: de voorzitter van de raad.
- b.
forumvoorzitter: de voorzitter van een politiek forum of diens plaatsvervanger.
- c.
griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger.
- d.
informatieavond: raadsbijeenkomst, die gebruikt kan worden voor een opiniërende bijeenkomst, technisch overleg, informatief overleg, extra politiek forum, training van raads- en burgerleden en andersoortige bijeenkomsten.
Artikel 2. Taken
De agendacommissie heeft de volgende taken:
- 1.
De agendacommissie bereidt de raadsvergaderingen, vergaderingen van de politieke forums, raadswerkgroepen, overige commissies en andere bijeenkomsten waaronder de informatieavonden voor en maakt voor die vergaderingen en bijeenkomsten agendavoorstellen.
- 2.
De agendacommissie stelt de voorlopige agenda’s van de politiek forums en de informatieavonden vast en wijst een voorzitter aan.
- 3.
De raad stelt, op voordracht van de agendacommissie, het jaarschema van alle vergaderingen vast. Alvorens het jaarschema aan de raad voor te stellen, wordt het college in staat gesteld om te reageren op het concept jaarschema.
- 4.
Bij het jaarschema doet de agendacommissie een planning toekomen van de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag (P&C-cyclus), Deze planning wordt ter goedkeuring aan de raad voorgelegd.
- 5.
De agendacommissie doet voorstellen aan de raad over de te volgen werkwijze in de raad en de politieke forums ten aanzien van:
- a.
orde in de vergaderzaal bij raad- en forumvergaderingen: plaats van de actoren en hulpmiddelen;
- b.
vorm van de diverse stukken die aan de raad en politieke forums worden aangeboden en de communicatie hierover;
- c.
de procedure rond de ingekomen stukken van de raad;
- d.
de behandeling van kaderstellende stukken, waarvoor een startnotitie nodig is;
- e.
de behandeling van stukken, die binnen de werkingssfeer van meer politieke forums vallen;
- f.
het al dan niet behandelen van stukken in een besloten vergadering;
- g.
de vorm van verslaglegging van alle politieke organen, waaronder raads- en forumvergaderingen en de interne en externe communicatie hierover.
Artikel 3. Samenstelling
- 1.
De agendacommissie bestaat uit de voorzitter van de raad, de voorzitters van de politieke forums alsmede hun plaatsvervangers.
- 2.
Bij afwezigheid van de voorzitter van de raad kan op verzoek van de agendacommissie de 1e loco optreden als zijn vervanger als vertegenwoordiger van het college.
- 3.
De agendacommissie wijst een voorzitter aan. De griffier kan ook optreden als technisch voorzitter..
- 4.
De agendacommissie wordt bijgestaan door de griffier.
Artikel 4. Vergaderfrequentie en –plaats
- 1.
De agendacommissie vergadert in ieder geval 10 dagen voordat een vergadering van een politiek forum wordt gehouden en bereidt de forumvergaderingen, de raadsvergaderingen, de vergaderingen van de raadswerkgroepen, en de informatieavonden van de daarop volgende weken voor. De vaste vergaderdata worden in het jaarschema vastgelegd.
- 2.
De agendacommissie doet de vergadering in principe digitaal af, tenzij een lid van de agendacommissie verzoekt om bijeen te komen.
- 3.
De vergaderingen van de agendacommissie worden, indien zij bijeenkomen, in het gemeentehuis gehouden, tenzij de leden van de agendacommissie besluiten elders te vergaderen.
Artikel 5. Oproep
De griffier stuurt uiterlijk drie dagen voorafgaande aan de vergadering de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van vergadering. De voorlopige agenda wordt tegelijkertijd met de digitale oproep aan de leden verzonden.
Artikel 6. Agenda en besluitenlijst
- 1.
Bij aanvang van de vergadering stelt de agendacommissie de agenda vast.
- 2.
Het besprokene tijdens de vergaderingen wordt in een korte besluitenlijst samengevat.
- 3.
Het concept hiervan wordt uiterlijk 48 uur na de vergadering openbaar gemaakt.
Artikel 7. Openbaarheid van vergaderingen
De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar.
Artikel 8. Besluitvorming
- 1.
Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. De raadsleden die zitting hebben in de agendacommissie hebben elk één stem. De voorzitter van de raad (of haar vervanger) en de griffier hebben geen stemrecht.
- 2.
De agendacommissie kan ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten. De griffier brengt de agendacommissie op de hoogte van het genomen besluit onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden.
Artikel 9. Verantwoording
De agendacommissie is voor haar handelingen en beleid verantwoording schuldig aan de raad en geeft haar alle verlangde inlichtingen.
Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de agendacommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 11. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking de dag volgende op die van haar bekendmaking. Per deze datum wordt de verordening op de agendacommissie 2009 ingetrokken.