CVDR368222_1FunctioneringsmanagementnlregelingVeiligheidsregio Midden- en West-Brabant2015-05-28Alphen-ChaamBaarle-NassauBergen op ZoomBredaDongenDrimmelenEtten-LeurGeertruidenbergGilze en RijenGoirleHalderbergeHilvarenbeekLoon op ZandMoerdijkOisterwijkOosterhoutRoosendaalRucphenSteenbergenTilburgWaalwijkWoensdrechtZundertBlad Gemeenschappelijke RegelingFunctioneringsmanagementWet Gemeenschappelijke Regelingdagelijks bestuurbestuur en recht2015-03-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-05-282015-01-012022-01-01art. 1, 2, 3, 4, 5, 5a, 5b, 5c, 5d, 5e, 6, 7, 8.BGR nr. 56, 28 mei 2015GeenGeenFunctioneringsmanagement1BegripsbepalingVoor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
Medewerker: De persoon die door de
Veiligheidsregio Midden- en West Brabant is aangesteld om in
openbare dienst werkzaam te zijn alsmede de persoon met wie
een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan.
Leidinggevende: De directe leidinggevende van de
medewerker. Dat wil zeggen onder wiens verantwoordelijkheid
de medewerker zijn werkzaamheden verricht en daarmee degene
die de gesprekken in het kader van functioneringsmanagement
met de medewerker voert.
Functioneringsmanagement: Een serie van twee
formele gesprekken per jaar tussen medewerker en
leidinggevende waarin afspraken gemaakt en gevolgd worden
over de te behalen resultaten, de benodigde competenties en
de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.
Startgesprek: Het gesprek tussen leidinggevende
en medewerker waarin afspraken worden gemaakt over de door
de medewerker te behalen resultaten, te ontwikkelen
competenties, alsmede het opstellen van zijn of haar
persoonlijk ontwikkelplan.
Persoonlijk ontwikkelplan: Een overzicht van de
ontwikkelwensen van en afspraken met de medewerker dat tot
stand komt door middel van gesprek over loopbaanperspectief
en ambities voor de komende jaren, de door hem of haar te
volgen opleidingsactiviteiten en over de bekostiging van die
activiteiten voor een nader te bepalen periode.
Functioneringsgesprek: Het gesprek tussen direct
leidinggevende en medewerker waarin de resultaatafspraken
worden geëvalueerd en indien nodig worden bijgesteld.
Beoordeling: Het oordeel dat de leidinggevende
opstelt over het functioneren van de medewerker tegen de
achtergrond van de aan de functie te stellen eisen, de
geformuleerde resultaatafspraken en de
competentieontwikkeling. De beoordeling is geen vast
onderdeel van functioneringsmanagement en wordt toegepast
als daar behoefte aan is bij de medewerker of leidinggevende
en als er besluiten genomen worden die rechtspositionele
gevolgen vragen.
Beoordelingsgesprek: Het gesprek waarin de
leidinggevende de beoordeling bespreekt met de ambtenaar
Naasthogere leidinggevende: De direct
leidinggevende van de leidinggevende van de medewerker
Resultaatafspraak: Een te behalen resultaat dat
gericht is op
de bijdrage van de medewerker aan de afdelings-
en/of organisatiedoelstellingen
de benodigde competenties en
de verdere professionalisering en
(loopbaan)ontwikkeling van de medewerker.
Gesprekkencyclus-volgsysteem: De digitale
ondersteuningssoftware waarin de afspraken, de waarderingen
en eventuele beoordelingen worden vastgelegd
2De jaarcyclusLid 1De cyclus vanaf 1 januari 2017 bestaat uit een periode van één jaar
en bestaat uit een startgesprek en een functioneringsgesprek.Lid 2In de periode van 1 januari 2015 tot 31 december 2016 bestaat de
cyclus uit ten minste één functioneringsgesprek. Medewerkers en
leidinggevenden die in deze periode de gesprekkencyclus willen
uitbreiden met een startgesprek en/of een beoordelingsgesprek kunnen
hier gebruik van maken.Lid 3Een beoordeling maakt geen vast onderdeel uit van de jaarcyclus,
maar wordt toegepast als daar behoefte aan is bij de medewerker of
de leidinggevende en als er besluiten genomen worden die
rechtspositionele gevolgen vragen.Lid 4Het beoordelingsgesprek en het startgesprek kunnen, als geen van de
partijen daartegen bezwaar hebben, in één gesprek plaatsvinden, maar
worden wel als twee onderdelen onderscheiden.Lid 5De gemaakte afspraken in alle gesprekken worden vastgelegd in de
gesprekkencyclus-volgsysteem door middel van digitale formulieren.
Via een geautoriseerde toegangsprocedure zijn de afspraken
voortduren raadpleegbaar door zowel leidinggevende als
medewerker.3StartgesprekLid 1De startgesprekken vinden in de periode van december tot en met
februari plaats.Lid 2Met de medewerker die gedurende het jaar (vóór 1 oktober) in dienst
treedt, wordt binnen een termijn van twee maanden na indiensttreding
een startgesprek gehouden.Lid 3De leidinggevende en de medewerker bepalen samen een datum voor het
startgesprek en bereiden zich voor. De datum wordt minimaal twee
weken van te voren gepland.Lid 4In het startgesprek stellen medewerker en leidinggevende samen de
resultaatafspraken voor het komende jaar vast. De afspraken worden
gemaakt tegen de achtergrond van het functie- en competentieprofiel
behorende bij de functie van de medewerker. In de resultaatafspraken
worden afspraken gemaakt over werk, opleiding en (persoonlijke)
ontwikkeling van de medewerker.Lid 5De afspraken worden door de medewerker en/of leidinggevende
vastgelegd in het digitale formulier in de
gesprekkencyclus-volgsysteem en binnen vier weken voor akkoord
getekend (aangevinkt). Door het tekenen verklaren beiden dat de
gemaakte afspraken redelijkerwijs kunnen worden nagekomen.Lid 6Het originele formulier blijft (digitaal) in beheer bij de
leidinggevende totdat alle gegevens van de resultaatafspraken op het
formulier zijn ingevuld en het formulier ondertekend is.Lid 7De leidinggevende is er verantwoordelijk voor dat de
resultaatafspraken jaarlijks worden opgemaakt.Lid 8De medewerker en leidinggevende zijn samen verantwoordelijk voor de
uitvoering en het bewaken van de afspraken. De leidinggevende is
verantwoordelijk voor de benodigde coaching en het beschikbaar
stellen van faciliteiten.Lid 9De resultaatafspraken over werk, opleiding en (persoonlijke)
ontwikkeling dienen als input voor het functioneringsgesprek en voor
de eventuele beoordeling.Lid 10Bij verschil van mening over de inhoud van de afspraken beslist de
naasthogere leidinggevende.Lid 11Over de gemaakte afspraken kan geen bedenking/bezwaar/beroep worden
gemaakt.4FunctioneringsgesprekLid 1Het functioneringsgesprek wordt minimaal één keer per jaar gehouden
in de periode van mei tot en met september.Lid 2De leidinggevende en de medewerker bepalen samen een datum voor het
functioneringsgesprek en bereiden zich voor. De datum wordt minimaal
twee weken van te voren gepland.Lid 3In het functioneringsgesprek worden ten minste de volgende
onderwerpen besproken
Evaluatie van de voortgang van de resultaatafspraken die
gemaakt zijn in het startgesprek en een eventuele
bijstelling van deze afspraken.
Waardering van de leidinggevende op de componenten uit het
basis en competentieprofiel behorende bij de functie van de
medewerker
Ontwikkeling in de huidige functie en eventuele nieuwe
afspraken om het functioneren te bevorderen.
Evaluatie van de medewerker voor de ondersteuning door de
leidinggevende
Werksfeer en werkomstandigheden
Lid 4De leidinggevende kan voor de evaluatie en waardering, al dan niet
op verzoek van de medewerker, inlichtingen inwinnen bij derden. De
leidinggevende deelt de medewerker mee welke informatie hij heeft
ontvangen.Lid 5De conclusies en afspraken worden door de medewerker en/of
leidinggevende vastgelegd in het digitale formulier in de
gesprekkencyclus-volgsysteem en door leidinggevende en medewerker
binnen vier weken voor akkoord getekend (aangevinkt). Door het
tekenen verklaren beiden dat de gemaakte conclusies akkoord zijn en
dat gemaakte afspraken redelijkerwijs kunnen worden gehaald.Lid 6De gemaakte conclusies en afspraken in het functioneringsgesprek
dienen als input voor het startgesprek en eventueel een beoordeling
die voorafgaand aan het startgesprek plaatsvindt.Lid 7De medewerker kan gebruik maken van de mogelijkheid om schriftelijk
commentaar te geven op de resultaatafspraken, de voortgang op en de
bijstelling van de afspraken en de waardering van de
leidinggevende.Lid 8Over de evaluatie, waardering en vervolgafspraken kan geen
bedenking/bezwaar/beroep worden gemaakt.5aBeoordeling algemeenLid 1De beoordeling is gericht op het formeel vaststellen van de wijze
van functioneren in relatie tot de gemaakte resultaatafspraken. De
formele vaststelling dient onder andere voor:
Vaste aanstelling
Besluiten over beloning zoals het al dan niet toekennen van
een periodieke salarisverhoging, een functioneringstoeslag,
gratificaties
Oordeel over functioneren met daaraan verbonden
consequenties
Promotie, demotie en sturing op carrièrelijnen en
loopbaanperspectief
Activeren van mobiliteit
Lid 2Een beoordeling kan ook plaatsvinden als medewerker of
leidinggevende aangeeft daar behoefte aan te hebben.Lid 3De beoordeling gaat in principe over een tijdvak van één
kalenderjaar. In bijzondere omstandigheden kan degene die daartoe is
bevoegd (in de mandaatregeling) een ander tijdvak vaststellen,
echter niet korter dan een half jaar en niet langer dan 2 jaar.Lid 4Om een juiste beoordeling mogelijk te maken moet de leidinggevende
ten tijde van het beoordelingsgesprek ten minste een half jaar
leiding hebben gegeven aan de medewerker. Indien de leidinggevende
niet aan deze voorwaarde voldoet dan voert de naasthogere
leidinggevende de beoordeling uit, mits deze persoon ten minste een
half jaar lang als naasthogere leidinggevende heeft
gefunctioneerd.5bOpstellen van een beoordelingLid 1De leidinggevende maakt de beoordeling tegen de achtergrond van het
geldende functie- en competentieprofiel en de gemaakte
resultaatafspraken. Bij de beoordeling weegt de leidinggevende
tevens mee de verleende faciliteiten, de relevante omstandigheden,
gestelde eisen en gegeven richtlijnen die van invloed waren op het
functioneren van de medewerker.Lid 2De leidinggevende maakt de conceptbeoordeling op. Als de
leidinggevende daartoe niet in staat is, treedt de naasthogere
leidinggevende hiervoor in de plaats.Lid 3Voor het opstellen van de beoordeling wordt het digitale formulier
in de gesprekkencyclus-volgsysteem gebruikt waarin de beoordeling
digitaal wordt vastgelegd.Lid 4De leidinggevende vermeldt de aanleiding voor de beoordeling op het
formulier.Lid 5Het oordeel van de leidinggevende over het functioneren van de
medewerker gedurende de beoordelingsperiode wordt uitgedrukt in een
5-puntsschaal.
score 1score 2score 3score 4score 5Onvoldoende / onder de maatMatig / net niet voldoendeVoldoende Ruim voldoende / goedUitstekend
Lid 6Voor elke resultaatafspraak en component van het functie- en
competentieprofiel geeft de leidinggevende één waardering
ondersteund door een motivering. De motivering moet onderbouwd
kunnen worden door concrete feiten. Tot slot formuleert de
leidinggevende zijn conclusie over het functioneren van de
medewerker en welke (rechtspositionele) gevolgen de beoordeling voor
de medewerker zal hebben.Lid 7Indien de leidinggevende gebruik maakt van informatieverstrekkers
wordt op het formulier genoteerd bij welke verstrekkers informatie
is ingewonnen.Lid 8De medewerker ontvangt minimaal één week voor het geplande
beoordelingsgesprek de conceptbeoordeling die door de leidinggevende
is opgesteld.5cHet beoordelingsgesprekLid 1In onderling overleg stellen de leidinggevende en de medewerker een
datum vast voor een beoordelingsgesprek.Lid 2Tijdens het beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende de
medewerker een toelichting op de inhoud en conclusie van de
conceptbeoordeling.Lid 3De medewerker wordt in het beoordelingsgesprek in de gelegenheid
gesteld zijn visie op de inhoud van deze conceptbeoordeling kenbaar
te maken.Lid 4Indien de medewerker van mening is dat essentiële informatie van een
informant betrokken kan worden, die nog niet is meegewogen, kan hij
dat tijdens het beoordelingsgesprek aangeven. In dat geval zal de
leidinggevende alsnog informatie van deze informatieverstrekker
inwinnen en de verkregen informatie meewegen bij het opstellen van
de definitieve beoordeling.Lid 5De medewerker kan in het beoordelingsgesprek aangeven dat hij
gebruik wil maken van zijn recht om kanttekeningen te plaatsen op
het beoordelingsformulier.5dDe definitieve beoordelingLid 1Naar aanleiding van het beoordelingsgesprek stelt de leidinggevende
binnen twee weken na het beoordelingsgesprek de definitieve
beoordeling op in het digitale formulier van de
gesprekkencyclus-volgsysteem.Lid 2Indien de medewerker dit in het beoordelingsgesprek heeft aangegeven
kan hij zijn kanttekeningen plaatsen op het
beoordelingsformulier.Lid 3De medewerker tekent 14 dagen nadat de leidinggevende de definitieve
beoordeling heeft opgesteld het beoordelingsformulier voor gezien en
zijn eventuele kanttekeningen voor akkoord.5eBeoordeling door naasthogere leidinggevendeLid 1Bij verschil van mening tussen de medewerker en de leidinggevende
over de beoordeling kan de medewerker binnen 14 dagen nadat de
leidinggevende de definitieve beoordeling heeft opgesteld verzoeken
om een beoordeling van de naasthogere leidinggevende.Lid 2De naasthogere leidinggevende stelt na informatie-inwinning bij de
medewerker en de leidinggevende een nieuwe voorlopige beoordeling
op.Lid 3Op basis van deze nieuwe voorlopige beoordeling vindt binnen 14
dagen na het verzoek van de medewerker opnieuw een
beoordelingsgesprek plaats als bedoeld in artikel 5c. Deze keer in
aanwezigheid van de naasthogere leidinggevende.Lid 4Op basis van deze nieuwe voorlopige beoordeling en het nieuwe
beoordelingsgesprek wordt door de naasthogere leidinggevende een
definitieve beoordeling opgesteld als bedoeld in artikel 5d.6Vaststelling door bevoegd gezagLid 1De beoordeling wordt door de leidinggevende ter vaststelling
voorgelegd aan het bevoegd gezag (clustercommandant en
diensthoofden), binnen vier weken na ondertekening door de
medewerker.Lid 2Het bevoegd gezag stelt de beoordeling al dan niet gewijzigd
vast.Lid 3De medewerker ontvangt een afschrift van dit beoordelingsbesluit. In
dit besluit wordt gewezen op de bezwaar- en beroepsmogelijkheden die
de medewerker heeft.Lid 4De medewerker die zich niet kan verenigen met een besluit als
bedoeld in lid b, kan op grond van de Awb een gemotiveerd
bezwaarschrift indienen conform de daarvoor geldende procedure.7Inzage beoordelingsstukkenLid 1Het beoordelingsformulier en alle andere daarop betrekking hebbende
stukken worden strikt vertrouwelijk behandeld en opgeborgen in het
digitale personeelsdossier van de medewerker.Lid 2Toegang tot de beoordeling is geregeld via een geautoriseerde
toegangsprocedure.Lid 3De bewaartermijn voor het beoordelingsformulier is vijf jaar, daarna
zal dit worden vernietigd.8SlotbepalingenLid 1In die gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid
voorziet, beslist het bevoegd gezag.Lid 2Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling
functioneringsmanagement VR MWB”.Lid 3Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.Regeling functioneringsmanagementInhoudsopgaveArtikel 1 BegripsbepalingArtikel 2 De jaarcyclusArtikel 3 StartgesprekArtikel 4 FunctioneringsgesprekArtikel 5a Beoordeling algemeenArtikel 5b Opstellen van een beoordelingArtikel 5c Het beoordelingsgesprekArtikel 5d De definitieve beoordelingArtikel 5e Beoordeling door naasthogere leidinggevendeArtikel 6 Vaststelling door bevoegd gezagArtikel 7 Inzage beoordelingsstukkenArtikel 8 Slotbepalingen