CVDR367989_1Financiële Verordening RUD Zeeland 2015nlregelingRegionale uitvoeringsdienst Zeeland2018-09-25ZeelandMiddelburgHulstVlissingenVeereBorseleNoord-BevelandReimerswaalKapelleTholenGoesSchouwen-DuivelandSluisTerneuzenWaterschap ScheldestromenElektronisch publicatiebladFinanciële Verordening RUD Zeeland 2015artikel 35 lid 3 en de artikelen 44 tot en met 50 van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zeelandartikel 57 van de Wet gemeenschappelijke regelingenartikelen 216, 217 en 217a van de Provinciewethet Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeentenhet Besluit accountantscontrole decentrale overhedenalgemeen bestuurfinanciën en economie2015-04-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-06-172018-09-26Nieuwe regelingOnbekendde organisatie van de financiënGeenGeenFinanciële Verordening RUD Zeeland 2015Het Algemeen Bestuur van de Regionale uitvoeringsdienst ZeelandGelet op

artikel 35 lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zeeland;

artikelen 44 tot en met 50 van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zeeland;

artikel 57 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

artikelen 216,217 en 217a van de Provinciewet;

het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Besluitvast te stellen: De Financiële Verordening RUD Zeeland 2015Hoofdstuk1:Algemene BepalingenArtikel1:BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:

RUD: de Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland;

Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling RUD;

Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur van de RUD als bedoeld in artikel 22 van de regeling;

Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de RUD als bedoeld in artikel 23 van de regeling;

Directeur: de directeur van de RUD, tevens secretaris van de RUD, bedoeld in art 26 van de regeling;

Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de RUD en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

Doeltreffendheid: mate waarin de RUD erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen te bereiken;

Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de RUD;

Investering: een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar;

Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving en eigen verordeningen van de RUD;

Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de RUD kan beschikken om niet begrote kosten te dekken;

Weerstandsvermogen: de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s die de RUD loopt;

Accountant: een door het Algemeen Bestuur benoemde:

registeraccountant of;

organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarstukken;

Accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarstukken uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:

het getrouwe beeld van de in de jaarstukken gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarstukken met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 190 Provinciewet;

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen;

Hoofdstuk2:Financieel beleid : begroten en verantwoordenArtikel2:Inrichting begroting en jaarstukken1.Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling van de begroting vast.2.Het Dagelijks Bestuur zendt vóór 1 april voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar de ontwerpbegroting toe aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten van Zeeland en aan het bestuur van het Waterschap Scheldestromen.3.Het Algemeen Bestuur stelt de begroting uiterlijk 1 juli voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar vast en zendt deze begroting vóór 1 augustus voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar naar de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten van Zeeland, bestuur waterschap Scheldestromen en naar de minister van BZK als financieel toezichthouder.4.In de begroting wordt van nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven;5.Het Dagelijks Bestuur biedt vóór 15 juni volgend op het uitvoeringsjaar de jaarstukken ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur.6.Het Algemeen Bestuur stelt de jaarstukken uiterlijk 1 juli volgend op het uitvoeringsjaar vast.7.Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde jaarstukken vóór 1 augustus volgend op het uitvoeringsjaar aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten van Zeeland en het bestuur van Waterschap Scheldestromen en naar de minister van BZK als financieel toezichthouder.Artikel3:Autorisatie begroting, investeringen en begrotingswijzigingen

Het Algemeen Bestuur geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het Dagelijks Bestuur om de doelstellingen te realiseren en de diensten te verlenen zoals opgenomen in de begroting.

Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten evenals de stortingen en onttrekkingen aan reserves.

Nieuwe investeringen worden bij het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar noodzakelijk zijn en welke nog niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor aan het Algemeen Bestuur.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de geraamde lasten per programma zoals geautoriseerd in de begroting niet worden overschreden en dat de geautoriseerde geraamde baten worden gerealiseerd.

Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat de geautoriseerde lasten van een programma of investering dreigt te worden overschreden of geautoriseerde baten per programma niet worden gerealiseerd, wordt dit door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur gemeld. Het Dagelijks Bestuur voegt hierbij een voorstel tot wijziging van de begroting (begrotingswijziging) of doet een voorstel voor bijstelling van het beleid en legt dit aan het Algemeen Bestuur ter autorisatie voor.

Het Dagelijks Bestuur kan zonder voorafgaande toestemming van het Algemeen Bestuur beschikken over de post onvoorzien zoals die is opgenomen in de programmabegroting van het lopende jaar onder de volgende voorwaarden:

per individueel besluit van het Dagelijks Bestuur mag maximaal € 25.000,00 ten laste van de post onvoorzien worden besteed;

de beschikkingen in de loop van het jaar samen mogen als totaal het bij de oorspronkelijke begroting vastgestelde bedrag van de post onvoorzien zonder voorafgaande toestemming van het Algemeen Bestuur niet te boven gaan;

beschikking over de post onvoorzien vindt uitsluitend plaats nadat en voor zover zorgvuldig is vastgesteld dat binnen de vastgestelde raming van het begrotingsprogramma waarop de desbetreffende lasten betrekking hebben hiervoor geen middelen beschikbaar zijn;

de beschikking over onvoorzien mag uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die onuitstelbaar of onvermijdbaar zijn, dan wel moet aantoonbaar vaststaan dat het in het kader van een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de begroting wenselijk is de uitgave te verrichten;

het Dagelijks Bestuur doet zonder voorafgaande toestemming van het Algemeen Bestuur ten laste van de post onvoorzien geen uitgaven waarvan bekend is of verondersteld mag worden datdaaromtrent belangrijke politieke gevoeligheid bestaat;

door verwerking hiervan in de begrotingswijzigingen legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over de bestedingen ten laste van de post onvoorzien. Ten minste eenmaal per twee maanden wordt aan het Algemeen Bestuur een overzicht verstrekt waaruit blijkt welke lasten in het opende begrotingsjaar ten laste van de post onvoorzien zijn gebracht en wat het resterende saldo van de post onvoorzien is.

Artikel4:Tussentijdse rapportage1.Het Dagelijkse Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages tenminste twee keer per jaar over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zonodig voorstellen ter actualisering van de begroting.2.De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.Hoofdstuk3:Financieel Beleid : overigenArtikel5:Waarderen en afschrijven investeringen1.Investeringen worden annuitair afgeschreven op basis van historische kostprijs en economische levensduur.2.Aankopen van < € 10.000 met een meerjarig nut worden in principe niet gezien als een investering.Artikel6:Reserves en voorzieningen1.Het Algemeen Bestuur besluit over de vorming en besteding van de algemene reserve.2.De algemene reserve is maximaal 5 procent van de totale omvang van de begroting. 3.In de begroting kan het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur een voorstel doen voor het instellen van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen. Bij genoemd voorstel wordt minimaal aangegeven:

het doel van de reserve;

de voeding van de reserve;

de maximale hoogte van de reserve;

de maximale looptijd van de reserve.

4.Indien een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, dan valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.Artikel7:Weerstandsvermogen en Risicobeheersing1.De kaders voor de financiële risicobeheersing, het opvangen van risico’s door verzekeringen of, voorzieningen, het weerstandsvermogen en de gewenste weerstandscapaciteit worden vastgelegd in de nota over het weerstandsvermogen en risicobeheersing.2.Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarrekening de risico’s van financieel materieel belang weer waarbij een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen wordt weergegeven.3.Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en van de jaarrekening het weerstandsvermogen weer.Artikel8:Financiering (treasury)1.Het Dagelijks Bestuur biedt een treasurystatuut aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan;2.Het Dagelijks Bestuur neemt in het treasurystatuut regels op voor het sturen, beheersen, verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.3.Het treasurystatuut wordt tenminste eenmaal in de vier jaar geëvalueerd.Artikel9:Bedrijfsvoering1.Het Dagelijks Bestuur biedt een nota bedrijfsvoering aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.2.De nota bedrijfsvoering wordt tenminste eenmaal in de vier jaar geëvalueerd.Artikel10:Kostprijsberekening1.Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe en indirecte kosten betrokken.2.Het systeem van kostentoerekening wordt tenminste eenmaal in de vier jaar geëvalueerd.Hoofdstuk4:Financieel beheer : Administratie en interne controleArtikel11:AdministratieDe administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

Het sturen en beheersen van activiteiten en processen;

Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van vaste activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

Het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen.

Artikel12:Interne ControleHet Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.Hoofdstuk5:Financiële organisatieArtikel13:Budgethoudersregeling1.Het Dagelijks Bestuur stelt een budgethoudersregeling vast.2.In de budgethoudersregeling is opgenomen:a.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan;b.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.Artikel14:Inkoop en aanbestedingHet Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, diensten en werken met inachtneming van geldende regels terzake van de Europese Unie.Hoofdstuk6:AccountantscontroleArtikel15:Opdrachtverlening accountantscontrole1.Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de programma van eisen vast, waaronder:a.de gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;b.de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarverslaggeving;c.de apart te controleren deelverantwoordingen;d.de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;e.eventuele uit te voeren tussentijdse controles;f.de periode van benoeming van de accountant.2.Het Dagelijks Bestuur bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.3.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant.4.Het Algemeen Bestuur legt jaarlijks de uitvoering van de controle in een opdrachtbrief vast.Artikel16:Informatieverstrekking1.Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarstukken conform de geldende wetgeving en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarstukken ten grondslag liggende documenten, besluiten en administraties voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn.3.Bij de jaarstukken bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bekende informatie die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarstukken in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op de jaarstukken wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.Artikel17:Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, de secretaris en de controller.Artikel18:Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, en de afwijkingen leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift van deze melding aan het Dagelijks Bestuur.2.Gedurende het uitvoeringsjaar voert de accountant een interimcontrole uit. Na het uitvoeren van de interimcontrole brengt de accountant een managementletter uit.3.De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.4.Voor 1 mei na afloop van het uitvoeringsjaar worden de gecontroleerde jaarstukken (inclusief accountantsverklaring), het rapport van bevindingen alsmede de reactie van het Dagelijks Bestuur hierop aan het Algemeen Bestuur ter beschikking gesteld.Hoofdstuk9:SlotbepalingenArtikel19:CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als: Financiële Verordening RUD Zeeland 2015. Artikel20:Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking in het elektronisch publicatieblad van RUD Zeeland.

Op die datum wordt de Financiële Verordening RUD Zeeland 2014 ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van RUD Zeeland op 13 april 2015.De voorzitter, A.van der Maas De secretaris,ing. A. van Leeuwen MPA