Hoofdstuk 2: Financieel beleid : begroten en verantwoorden
Artikel 2: Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling van de begroting
vast.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur zendt vóór 1 april voorafgaande aan het
volgend begrotingsjaar de ontwerpbegroting toe aan de gemeenteraden
van de deelnemende gemeenten, provinciale staten van Zeeland en aan
het bestuur van het Waterschap Scheldestromen.
- 3.
Het Algemeen Bestuur stelt de begroting uiterlijk 1 juli
voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar vast en zendt deze
begroting vóór 1 augustus voorafgaande aan het volgend
begrotingsjaar naar de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten,
provinciale staten van Zeeland, bestuur waterschap Scheldestromen en
naar de minister van BZK als financieel toezichthouder.
- 4.
In de begroting wordt van nieuwe investeringen het benodigde
investeringskrediet weergegeven;
- 5.
Het Dagelijks Bestuur biedt vóór 15 juni volgend op het
uitvoeringsjaar de jaarstukken ter vaststelling aan het Algemeen
Bestuur.
- 6.
Het Algemeen Bestuur stelt de jaarstukken uiterlijk 1 juli volgend
op het uitvoeringsjaar vast.
- 7.
Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde jaarstukken vóór 1
augustus volgend op het uitvoeringsjaar aan de gemeenteraden van de
deelnemende gemeenten, provinciale staten van Zeeland en het bestuur
van Waterschap Scheldestromen en naar de minister van BZK als
financieel toezichthouder.
Artikel 3: Autorisatie begroting, investeringen en
begrotingswijzigingen
- 1.
Het Algemeen Bestuur geeft met het vaststellen van de begroting
opdracht aan het Dagelijks Bestuur om de doelstellingen te
realiseren en de diensten te verlenen zoals opgenomen in de
begroting.
- 2.
Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de
begroting de totale lasten en de totale baten evenals de
stortingen en onttrekkingen aan reserves.
- 3.
Nieuwe investeringen worden bij het vaststellen van de begroting
geautoriseerd.
- 4.
Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar
noodzakelijk zijn en welke nog niet in de begroting zijn
opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het
aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor aan het
Algemeen Bestuur.
- 5.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de geraamde lasten
per programma zoals geautoriseerd in de begroting niet worden
overschreden en dat de geautoriseerde geraamde baten worden
gerealiseerd.
- 6.
Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat de geautoriseerde
lasten van een programma of investering dreigt te worden
overschreden of geautoriseerde baten per programma niet worden
gerealiseerd, wordt dit door het Dagelijks Bestuur aan het
Algemeen Bestuur gemeld. Het Dagelijks Bestuur voegt hierbij een
voorstel tot wijziging van de begroting (begrotingswijziging) of
doet een voorstel voor bijstelling van het beleid en legt dit
aan het Algemeen Bestuur ter autorisatie voor.
- 7.
Het Dagelijks Bestuur kan zonder voorafgaande toestemming van
het Algemeen Bestuur beschikken over de post onvoorzien zoals
die is opgenomen in de programmabegroting van het lopende jaar
onder de volgende voorwaarden:
- a.
per individueel besluit van het Dagelijks Bestuur mag
maximaal € 25.000,00 ten laste van de post onvoorzien
worden besteed;
- b.
de beschikkingen in de loop van het jaar samen mogen als
totaal het bij de oorspronkelijke begroting vastgestelde
bedrag van de post onvoorzien zonder voorafgaande
toestemming van het Algemeen Bestuur niet te boven
gaan;
- c.
beschikking over de post onvoorzien vindt uitsluitend
plaats nadat en voor zover zorgvuldig is vastgesteld dat
binnen de vastgestelde raming van het
begrotingsprogramma waarop de desbetreffende lasten
betrekking hebben hiervoor geen middelen beschikbaar
zijn;
- d.
de beschikking over onvoorzien mag uitsluitend
betrekking hebben op uitgaven die onuitstelbaar of
onvermijdbaar zijn, dan wel moet aantoonbaar vaststaan
dat het in het kader van een doelmatige en doeltreffende
uitvoering van de begroting wenselijk is de uitgave te
verrichten;
- e.
het Dagelijks Bestuur doet zonder voorafgaande
toestemming van het Algemeen Bestuur ten laste van de
post onvoorzien geen uitgaven waarvan bekend is of
verondersteld mag worden datdaaromtrent belangrijke
politieke gevoeligheid bestaat;
- f.
door verwerking hiervan in de begrotingswijzigingen legt
het Dagelijks Bestuur verantwoording af aan het Algemeen
Bestuur over de bestedingen ten laste van de post
onvoorzien. Ten minste eenmaal per twee maanden wordt
aan het Algemeen Bestuur een overzicht verstrekt waaruit
blijkt welke lasten in het opende begrotingsjaar ten
laste van de post onvoorzien zijn gebracht en wat het
resterende saldo van de post onvoorzien is.
Artikel 4: Tussentijdse rapportage
- 1.
Het Dagelijkse Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel
van tussentijdse rapportages tenminste twee keer per jaar over de
realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zonodig
voorstellen ter actualisering van de begroting.
- 2.
De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de
indeling van de begroting.
Hoofdstuk 3: Financieel Beleid : overigen
Artikel 5: Waarderen en afschrijven investeringen
- 1.
Investeringen worden annuitair afgeschreven op basis van historische
kostprijs en economische levensduur.
- 2.
Aankopen van < € 10.000 met een meerjarig nut worden in principe
niet gezien als een investering.
Artikel 6: Reserves en voorzieningen
- 1.
Het Algemeen Bestuur besluit over de vorming en besteding van de
algemene reserve.
- 2.
De algemene reserve is maximaal 5 procent van de totale omvang van
de begroting.
- 3.
In de begroting kan het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur
een voorstel doen voor het instellen van een bestemmingsreserve voor
een investeringsvoornemen. Bij genoemd voorstel wordt minimaal
aangegeven:
- a.
- b.
de voeding van de reserve;
- c.
de maximale hoogte van de reserve;
- d.
de maximale looptijd van de reserve.
- 4.
Indien een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd
niet heeft geleid tot een investering, dan valt de
bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve
toegevoegd.
Artikel 7: Weerstandsvermogen en Risicobeheersing
- 1.
De kaders voor de financiële risicobeheersing, het opvangen van
risico’s door verzekeringen of, voorzieningen, het
weerstandsvermogen en de gewenste weerstandscapaciteit worden
vastgelegd in de nota over het weerstandsvermogen en
risicobeheersing.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en
risicobeheersing van de begroting en van de jaarrekening de risico’s
van financieel materieel belang weer waarbij een inschatting van de
kans dat deze risico’s zich voordoen wordt weergegeven.
- 3.
Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en
risicobeheersing van de begroting en van de jaarrekening het
weerstandsvermogen weer.
Artikel 8: Financiering (treasury)
- 1.
Het Dagelijks Bestuur biedt een treasurystatuut aan het Algemeen
Bestuur ter vaststelling aan;
- 2.
Het Dagelijks Bestuur neemt in het treasurystatuut regels op voor
het sturen, beheersen, verantwoorden over en het toezicht houden op
de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de
financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.
- 3.
Het treasurystatuut wordt tenminste eenmaal in de vier jaar
geëvalueerd.
Artikel 9: Bedrijfsvoering
- 1.
Het Dagelijks Bestuur biedt een nota bedrijfsvoering aan het
Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.
- 2.
De nota bedrijfsvoering wordt tenminste eenmaal in de vier jaar
geëvalueerd.
Artikel 10: Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden de directe en indirecte kosten
betrokken.
- 2.
Het systeem van kostentoerekening wordt tenminste eenmaal in de vier
jaar geëvalueerd.
Hoofdstuk 4: Financieel beheer : Administratie en interne controle
Artikel 11: Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is
voor:
- 1.
Het sturen en beheersen van activiteiten en processen;
- 2.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van vaste activa, voorraden, vorderingen en schulden,
enzovoorts;
- 3.
Het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het
maken van kostencalculaties;
- 4.
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet-
en regelgeving;
- 5.
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen.
Artikel 12: Interne Controle
Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de
jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de
balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid
van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van
beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur
maatregelen tot herstel.
Hoofdstuk 5: Financiële organisatie
Artikel 13: Budgethoudersregeling
- 1.
Het Dagelijks Bestuur stelt een budgethoudersregeling vast.
- 2.
In de budgethoudersregeling is opgenomen:
- a.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt
voldaan;
- b.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten.
Artikel 14: Inkoop en aanbesteding
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de interne regels voor de
inkoop en de aanbesteding van leveringen, diensten en werken met
inachtneming van geldende regels terzake van de Europese Unie.
Hoofdstuk 6: Accountantscontrole
Artikel 15: Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de
accountantscontrole de programma van eisen vast, waaronder:
- a.
de gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;
- b.
de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle
van de jaarverslaggeving;
- c.
de apart te controleren deelverantwoordingen;
- d.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- e.
eventuele uit te voeren tussentijdse controles;
- f.
de periode van benoeming van de accountant.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur bereidt de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.
- 3.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen
Bestuur te benoemen accountant.
- 4.
Het Algemeen Bestuur legt jaarlijks de uitvoering van de controle in
een opdrachtbrief vast.
Artikel 16: Informatieverstrekking
- 1.
Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de volledige, juiste
en toereikende samenstelling van de jaarstukken conform de geldende
wetgeving en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor
controle.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de
jaarstukken ten grondslag liggende documenten, besluiten en
administraties voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk
zijn.
- 3.
Bij de jaarstukken bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan
de accountant, dat alle bekende informatie die van belang is voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarstukken in het Algemeen Bestuur beschikbaar
komt en die van invloed is op de jaarstukken wordt terstond door het
Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant
gemeld.
Artikel 17: Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard
en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
- 2.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende
accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats
tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Algemeen
Bestuur en het Dagelijks Bestuur, de secretaris en de
controller.
Artikel 18: Rapportering
- 1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert,
waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, en de
afwijkingen leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende
verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en
zendt een afschrift van deze melding aan het Dagelijks Bestuur.
- 2.
Gedurende het uitvoeringsjaar voert de accountant een
interimcontrole uit. Na het uitvoeren van de interimcontrole brengt
de accountant een managementletter uit.
- 3.
De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden door
de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de
mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te
reageren.
- 4.
Voor 1 mei na afloop van het uitvoeringsjaar worden de
gecontroleerde jaarstukken (inclusief accountantsverklaring), het
rapport van bevindingen alsmede de reactie van het Dagelijks Bestuur
hierop aan het Algemeen Bestuur ter beschikking gesteld.