| Organisatie | Terneuzen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen Terneuzen 2014 |
| Citeertitel | Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen Terneuzen 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-01-2014 | 06-01-2014 | Nieuwe regeling | 18-12-2014 Elektronisch Gemeenteblad Bekendmakingen.Overheid.nl | 76030 |
vergadering van: 18 december 2014
onderwerp: Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen Terneuzen 2014
voorstel van: College van Burgemeester en Wethouders
datum voorstel: 11 november 2014
De raad van de gemeente Terneuzen;
gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders;
de volgende verordening vast te stellen:
Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen Terneuzen 2014
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de Brp
Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 3.8 van de Wet Brp, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in bijlage 1 vermelde afdeling, de in de tabel aangegeven gegevens verstrekt, ten behoeve van de aan hen opgedragen taken.
Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd:
Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
Met inachtneming van artikel 3.9, vierde lid Wet Brp kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 3.3 en 3.6 Wet Brp, aan in bijlage 4 vermelde instanties de gegevens, zoals vermeldt in artikel 3.9, lid 4, van de Wet Brp op verzoek aan de in bijlage 4 vermelde instanties worden verstrekt voorzover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De Brp heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
informatie te leveren aan het team Burgerzaken ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze dienst moeten worden gevoerd;
de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers;
Artikel 11 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de Brp worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren burgerzaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.
Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Terneuzen op
18 december 2014.
griffier, voorzitter,
mr. J.H.P. de Jong J.A.H. Lonink
Bijlage 1 Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen
Verbanden met andere gemeentelijke registraties (automatische gegevensstroom)
Bijlage 2 Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen
Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente is het van essentieel belang dat de Brp kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de Brp te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke Brp-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden.
Bovenvermelde teams zijn voor wat in onderstaande tabel vermelde functies betreft geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de Brp (kijkfuncties).
Bijlage 2a Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen
Overzicht van wettelijke taken gerelateerd aan de gemeentelijke organisatie.
Door het ministerie van Binnenlandse Zaken is aan de gemeente een GABA-autorisatie verleend voor het verkrijgen van GBA-gegevens uit een andere gemeente. Deze autorisatie is ook als leidraad gebruikt voor het raadplegen en verstrekken van GBA-gegevens aan andere afdelingen. De autorisatie is gestoeld op de wettelijk uit te voeren taken.
Bijlage 2b Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen
Overzicht van wettelijke taken en de rubrieken die voor die taak verstrekt mogen worden.
Dit overzicht is eveneens gebaseerd op de autorisatie die door het ministerie van Binnenlandse Zaken aan de gemeente is verleend.
Bijlage 3 Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen
Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
Aan het team: 1. Vergunningen en Handhaving
kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de Brp plaatsvinden (Papierenverstrekkingen/mutaties).
Bijlage 4 Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen
Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan
wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties.
Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Aan de volgende instanties kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties:
Doel van de verstrekking: cliëntenadministratie en werkzaamheden ter bevordering van het algemeen welzijn van ouderen in de samenleving.
2.Woningbouwverenigingen/woningcorporaties werkzaam in de gemeente Terneuzen:
Doel van de verstrekking: wederzijdse uitwisseling van gegevens noodzakelijk voor eventuele onderzoeken naar de verblijfplaats van personen en het tegengaan van woonfraude.
3.Nutsbedrijf Delta in Middelburg:
Doel van de verstrekking: wederzijdse uitwisseling van gegevens noodzakelijk voor eventuele onderzoeken naar de verblijfplaats van personen en het gezamenlijk aanpakken van hennepkwekerijen.
4.Arbeidsintegratiebedrijven/organisaties ten behoeve van werkvoorziening.
Doel van de verstrekking: uitvoering geven aan de Wet sociale werkvoorziening
5.Buitenlandse EU-overheden (inclusief ambassades/consulaten van die landen in Nederland).
Doel van de verstrekking: gegevens die noodzakelijk zijn in verband met een Nederlands publiek belang/het belang van de ingeschrevene. De burger moet hiervoor uitdrukkelijke toestemming verlenen. Uitdrukkelijke toestemming van de burger is niet vereist indien gegevens gevraagd worden op grond van een verdrag of internationale overeenkomst.
6.Belgische mutualiteiten (ziekenfondsen).
Doel van de verstrekking: het verstrekken van uitkeringen aan inwoners van de gemeente Terneuzen.
7.De Gemeentelijke Gezondheidsdiensten in Nederland
Doel van de verstrekking: uitwisseling van gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak.
8.SCOOP (Zeeuws Instituut voor Sociale & Culturele ontwikkeling)
Doel van de verstrekking: uitwisseling van gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak.
9.Niet-gemeentelijke begraafplaatsen en crematoria.
Doel van de verstrekking: het ingevolge de Wet op de lijkbezorging opsporen van rechthebbenden op
een graf om verlenging van het grafrecht mogelijk te maken.
Doel van de verstrekking: gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de aan hen specifiek
Bijlage 5 Verordening Gemeentelijke Basisregistratie personen
Overzicht van aangehaakte gegevens
Artikel 1. - Begripsbepalingen
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de Brp.
Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer.
Meestal zal het hoofd van de afdeling of dienst Burgerzaken belast zijn met de dagelijkse zorg over
de Brp. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit.
Artikel 3. - Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de Brp aan andere
binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het
gemeentelijk informatiebeleid. De Wet Brp verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de
gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk
verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht
beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden
gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
In artikel 4 tot en met 6 wordt de rechtstreekse toegang tot de Brp inzichtelijk gemaakt, aan wie
gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden
verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
Artikel 4. - Rechtstreekse toegang tot de Brp
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on line verbinding’ kunnen raadplegen of
muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang
van de beheerder en de ambtenaren burgerzaken/publiekszaken tot de Brp. Onderdeel c is alleen
nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker. Onderdeel d regelt de toegang, het doel
van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.
Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van deze verordening.
Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond
van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken
valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang
tot de Brp te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.
Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de Brp. Ze komen dan ook niet voor in deze modelverordening. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de Brp. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet Brp.
Artikel 5. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt
zonder hun rechtstreekse toegang tot de Brp te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet Brp. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet Brp. Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken. Overeenkomstig artikel 3.8 van de Wet Brp dient de regiopolitie aangemerkt te worden als een binnengemeentelijke afnemer.
Artikel 6. - Overige verstrekkingen
In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 3.9 Wet Brp, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 3.9 Wet Brp stelt. Deze voorwaarden zijn:
– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.
– In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.
– Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de
bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.
– Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.
– Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.
– Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp).
– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn:
– door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen;
– stichtingen met een maatschappelijk doel.
Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’.
Artikel 7. -Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.
In artikel 8 tot en met 14 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.
De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.
Artikel 11. - Verbanden, toegang en verstrekkingen
Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.
Artikel 13. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens
Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.
Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.
Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
bevatten bepalingen over beveiliging, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de ter inzage legging.
Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de Brp moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt.
Artikel 6 Besluit Brp stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de Brp vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;
– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;
– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.
Artikel 7 Besluit Brp is van toepassing indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:
– dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 7 Besluit Brp.
Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog wat in paragraaf 7.3.5 van het LO GBA staat:
– het transport van alternatieve media met Brp-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.
In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de Brp gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling burgerzaken. Om de Brp zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan burgerzaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen.
De verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking.
In dit artikel is de citeertitel opgenomen en de ter inzage legging geregeld.