| Organisatie | Etten-Leur |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Organisatieverordening griffie 2015 |
| Citeertitel | Organisatieverordening griffie 2015 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-04-2015 | 26-02-2019 | Onbekend | 24-03-2015 | Onbekend |
ORGANISATIEVERORDENING GRIFFIE GEMEENTE ETTEN-LEUR
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. griffie: de organisatorische eenheid die is belast met de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad, de info- en de opiniebijeenkomst, de raadscommissies, de voorzitter van de gemeenteraad, de voorzitters van de raadscommissies, het presidium, het seniorenconvent, de raadsfracties en de individuele raadsleden.
b. griffier: de door de raad benoemde griffier of diens vervanger.
c. seniorenconvent: het seniorenconvent als bedoeld in artikel 2 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur, vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Etten-Leur d.d. 12 mei 2014.
d. presidium: het presidium als bedoeld in artikel 3c van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur, vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Etten-Leur d.d. 12 mei 2014.
e. Infobijeenkomst: een bijeenkomst als bedoeld in artikel 1a van de verordening op de info- en de opiniebijeenkomst 2014, vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Etten-Leur d.d. 12 mei 2014
f. Opiniebijeenkomst: een bijeenkomst als bedoeld in artikel 1b van de verordening op de info- en de opiniebijeenkomst 2014, vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Etten-Leur d.d. 12 mei 2014
g. ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie als bedoeld in de Organisatiebesluit gemeente Etten-Leur 2014, vastgesteld bij besluit van de het college van burgemeester en wethouders d.d. 28 januari 2014.
h. gemeentelijke rechtspositie: de rechtspositie van de ambtenaren van de ambtelijke organisatie.
De bestaande gemeentelijke rechtspositie en de toekomstige wijzigingen daarvan zijn van overeenkomstige toepassing op de griffier en het overige griffiepersoneel.
Voorzover er in het overleg met de ondernemingsraad als bedoeld in artikel 23 van de WOR (hierna: de overlegvergadering) onderwerpen worden besproken die de griffie en/of het griffiepersoneel rechtstreeks of middellijk aangaan, vindt er voorafgaand aan de overlegvergadering overleg plaats tussen de griffier en de gemeentesecretaris directeur. Indien dat door de griffier wenselijk wordt geacht, is de gemeentesecretaris directeur gehouden om het standpunt van de griffier in de overlegvergadering kenbaar te maken.
Aldus besloten in de openbare raadsvergadering
Van 24 maart 2015
De raad voornoemd.
De voorzitter, De griffier,
Mw. H. Van Rijnbach-de Groot. W.C.M. Voeten.
TOELICHTING Organisatieverordening griffie gemeente Etten-Leur
Ingevolge artikel 107e,eerste lid, van de Gemeentewet, kan de raad regels stellen over de organisatie van de griffie. De raad is daarom bevoegd om een organisatieverordening ten aanzien van de griffie vast te stellen.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 2 Inrichting van de griffie
Naast de (wettelijk verplichte) functie van griffier zijn op de griffie de in het eerste lid van dit artikel genoemde functies aanwezig. Op grond van het tweede lid van dit artikel is de raadsvoorzitter, gehoord het seniorenconvent, belast met de invulling van het raadswerkgeverschap, bevoegd om de structuur van de griffie en de formatieomvang van de op de griffie aanwezige functies vast te stellen. Zie ook de toelichting bij artikel 4.
Artikel 3 Ondersteunende faciliteiten
Het gegeven dat de raad bevoegd gezag is over de medewerkers van de griffie neemt niet weg dat het voor de hand ligt dat door de griffie gebruik wordt gemaakt van binnen de ambtelijke organisatie bestaande ondersteunende faciliteiten, zoals de salarisadministratie en personeelsadviseurs, de financiële administratie, facilitaire zaken en automatisering (PIOFAH-functies).
Aangezien het vanwege de schaalgrootte van de gemeente Etten-Leur inefficiënt is om de ondersteunende faciliteiten onder te brengen bij de griffie, dienen de met de ondersteuning belaste ambtenaren in ieder geval bij de uitvoering van werkzaamheden ten behoeve van de griffie overeenkomstig de aanwijzigen van de griffier te handelen. Dit laat onverlet dat het college de ondersteunende ambtenaren kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren vervullen.
Om een goed inzicht te krijgen in de kosten van de griffie is het belangrijk dat de gemaakte ondersteuningkosten aan het griffiebudget worden doorberekend.
Artikel 4 Algemeen en dagelijks beheer
In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur is niet vastgelegd wie belast is met de invulling en uitvoering van het raadswerkgeverschap. In dit artikel wordt in dit kader het algemeen beheer van de griffie in handen gesteld van de raadsvoorzitter gehoord het seniorenconvent.
Op grond van artikel 2, tweede lid, van deze verordening, is de raadsvoorzitter gehoord het seniorenconvent reeds bevoegd om de structuur van de griffie en de formatieomvang van de op de griffie aanwezige functies vast te stellen. Op grond van artikel 2 derde lid, van deze verordening, voert de raadsvoorzitter samen met twee raadsleden de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier. Ook andere raadswerkgeversaspecten worden op grond van artikel 4 uitgevoerd door de raadsvoorzitter gehoord het seniorenconvent. Naast de aansturing van de griffier gaat het daarbij bijvoorbeeld om het vaststellen en waarderen van de op de griffie aanwezige functies, het overeenkomen van detacheringsregelingen met het college en het aanwijzen van een vertegenwoordiger voor overleg met de vakorganisaties ingeval er ingrijpende organisatiewijzigingen van de griffie aan de orde zijn.
Artikel 5 Benoeming van griffiepersoneel
Ingevolge artikel 107 van de Gemeentewet wordt de griffier benoemd door de raad. Hij is tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan. Op basis van artikel 107e, tweede lid,van de Gemeentewet, is de raad eveneens bevoegd de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
De gemeenteraad dient daarom de griffier en de griffiemedewerkers bij afzonderlijk besluit te benoemen.
Ingevolge artikel 107d van de Gemeentewet, regelt de raad de vervanging van de griffier. Ook de plaatsvervangend griffier wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de raad.
In het kader van de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de griffie opgedragen taken, daarbij rekening houdend met het klimaat, de werksfeer en de cultuur van de griffie, dient periodiek overleg plaats te vinden tussen de griffier en het griffiepersoneel. De frequentie van dit griffieoverleg is gesteld op minimaal eenmaal per maand. Vanwege het feit dat de raadsvoorzitter gehoord het seniorenconvent is belast met het algemeen beheer van de griffie en de aansturing van de griffier (zie artikel 4), worden de verslagen van de griffieoverleggen ter kennis gebracht van het seniorenconvent.
Omwille van een goede afstemming van de agenda’s tussen raad en burgemeester en wethouders wordt wekelijks het Bestuurlijk Ambtelijk Driehoeksoverleg gehouden tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris directeur en de griffier. De griffier is secretaris van dit overleg. Ter bevordering van de afstemming tussen de griffie en de ambtelijke organisatie heeft de griffier wekelijks overleg met de gemeentesecretaris directeur. Tijdens dit overleg vindt een terugkoppeling plaats van de B&W vergadering, de vergaderingen van de info- en de opiniebijeenkomsten en de raadsvergaderingen.
De raad is bevoegd gezag over de griffier en het griffiepersoneel. Daarmee is de raad tevens bevoegd om de rechtspositie van deze ambtenaren vast te stellen. In de toelichting op de Wet dualisering gemeentebestuur wordt aangegeven dat de CAR als verplichte rechtspositie voor de sector gemeenten ook op deze ambtenaren van toepassing is. Aangezien Etten-Leur een UWO-gemeente betreft, geldt dat ook de UWO verplicht de rechtspositie van de griffier en het griffiepersoneel bepaalt.
Het LOGA (brief Lbr. 02/78 CvA/LOGA 02/11) adviseert om de overige rechtspositionele voorschriften zoals die binnen de gemeente gelden en toekomstige wijzigingen daarin, van toepassing te verklaren op de griffier en het griffiepersoneel.
De ambtelijke organisatie en de griffie vormen twee aparte ondernemingen in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De rechtspersoon gemeente is de (enige) ondernemer. De griffiemedewerkers hebben geen actief en passief kiesrecht voor de ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie. V.w.b. de griffie is niet de gemeentesecretaris directeur maar de griffier bestuurder in de zin van de WOR.
De WOR biedt de ondernemer met meer dan één onderneming de mogelijkheid om de medezeggenschap binnen de ondernemingen te combineren. Als er in de ondernemingen samen ten minste 50 personen werkzaam zijn, kan een gemeenschappelijke OR worden ingesteld (artikel 3 WOR). De ondernemingen worden dan beschouwd als één onderneming in de zin van de WOR. Dit is wenselijk wanneer de ondernemingen zo sterk met elkaar samenhangen dat de instelling van aparte ondernemingsraden minder effectief is of een van de ondernemingen te klein is voor de instelling van een eigen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (PVT). Ook is e.e.a. als wenselijk aan te merken wanneer er zaken aan de orde zijn die alle ondernemingen betreffen, zoals belangrijke investeringen (bijv. ingrijpende verbouwingen, milieuvoorzieningen, technologische voorzieningen). Tenslotte kunnen aangelegenheden aan de orde zijn die het personeelsbeleid of de arbeidsomstandigheden in alle ondernemingen betreffen.
In dit artikel wordt een gemeenschappelijke OR ingesteld. Burgemeester en wethouders dienen hiertoe afzonderlijk te besluiten.
Om praktische redenen is ervoor gekozen om de gemeentesecretaris directeur ook v.w.b. de griffie als bestuurder in de zin van de WOR aan te merken. Om ingeval van bespreking van onderwerpen m.b.t. de griffie in de overlegvergadering de inbreng van de griffier te waarborgen, is bepaald dat de gemeentesecretaris directeur en de griffier voorafgaand aan de overlegvergadering overleg voeren. Dit overleg is in beginsel op overeenstemming gericht. Voor het geval er in het vooroverleg tussen de gemeentesecretaris directeur en de griffier niet tot overeenstemming wordt gekomen, is bepaald dat de gemeentesecretaris directeur in voorkomende gevallen gehouden is het standpunt van de griffier kenbaar te maken.
Artikel 9 Georganiseerd overleg griffiepersoneel
Het commissiebestel in ten gevolge van de Wet dualisering gemeentebestuur gewijzigd. Er is geen sprake meer van gemengde commissies, bestaande uit raadsleden en collegeleden, e.e.a. met uitzondering van de bezwaarschriftencommissie en de klachtencommissie. In het nieuwe stelstel stelt ieder bestuursorgaan eigen commissies in. De wet spreekt van "bestuurscommissies" en "andere commissies". Aangezien het Georganiseerd Overleg (GO) geen overgedragen bevoegdheden uitoefent, moet het GO worden beschouwd als een "andere commissie" in de zin van artikel 84 van de Gemeentewet.
Aangezien het college bevoegd is de rechtspositie van ambtenaren vast te stellen, geldt het GO als een door het college ingestelde commissie; raadsleden kunnen daarin volgens de wet geen zitting hebben.
De raad is bevoegd om de rechtspositie van de griffie vast te stellen, maar kan geen deel meer uitmaken van het bestaande GO. Voorzover op het griffiepersoneel de gemeentelijke rechtspositie geheel van toepassing is vormt dit geen probleem; de vertegenwoordiger uit het college vertegenwoordigt het gemeentebestuur in zijn algemeenheid. Anders ligt het bij toekomstige ingrijpende organisatieveranderingen op de griffie. De organisatie van de griffie is geen zaak van het college. Voor overleg daaromtrent zal een vertegenwoordiger door de raad moeten worden aangewezen om overleg met de vakorganisaties te voeren. In dit artikel wordt bepaald dat de aanwijzing geschiedt door en uit het seniorenconvent.