CVDR367293_2Verordening op de info- en de opiniebijeenkomst 2014nlregelingEtten-Leur2018-12-11Etten-LeurGemeenteblad 2016, nr. 144658Verordening op de info- en de opiniebijeenkomst 2014Gemeentewet, art. 82Gemeentewet, art. 147gemeenteraadbestuur en recht2016-10-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2016-10-202016-10-112017-02-07Artikel 4GRIFGeenGeenVERORDENING OP DE INFO- EN DE OPINIEBIJEENKOMST 2014De raad van de gemeente Etten-Leur, in vergadering bijeen op 12 mei
2014gezien het voorstel van de griffier d.d. 1 mei 2014; gelet op de artikelen 82 en 147 van de Gemeentewet;BESLUIT: Vast te stellen de Verordening op de info- en de opiniebijeenkomst
2014;1ALGEMENE BEPALINGEN1BegripsbepalingenIn deze regeling wordt verstaan onder:
infobijeenkomst: een bijeenkomst op basis van artikel 82
Gemeentewet voorafgaande aan de opiniebijeenkomst waarin de
geagendeerde onderwerpen in het algemeen op informerende wijze
worden besproken;
opiniebijeenkomst: een bijeenkomst op basis van artikel 82
Gemeentewet voorafgaande aan de raad, waarin over de
geagendeerde onderwerpen in het algemeen argumenten worden
uitgewisseld en meningen worden gevormd, hierin wordt gevraagd
of voorstellen tot hamerstuk c.q. besluitstuk kunnen worden
verklaard;
raad: een bijeenkomst waarbij aansluitend aan de
opiniebijeenkomst een raadsvergadering wordt gehouden over de
als hamerstuk c.q. besluitstuk aangemerkte voorstellen;
deelnemers: raadsleden, burgerleden, collegeleden, ambtenaren,
vertegenwoordigers van de 5 O’s: Onze inwoners, maatschappelijke
Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden;
fractiedeelnemers: raadsleden en burgerleden die namens een
raadsfractie deelnemen;
presidium: presidium zoals bepaald in artikel 3 van het
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden
van de raad;
voorzitter: voorzitter of diens vervanger;
griffier: griffier of diens vervanger;
2DoelInfobijeenkomst
Het doel van een infobijeenkomst is: het bieden van ruimte aan
burgers en (vertegenwoordigers van) de 5 O’s (Onze inwoners,
maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en
(andere) Overheden) over de geagendeerde onderwerpen zoveel
mogelijk informatie uit te wisselen.
Het gaat er om een goed inzicht in een situatie, een onderwerp
of een voorstel te krijgen, zodat men in de opiniebijeenkomst
een goede mening kan vormen. College en ambtelijke organisatie
hebben de mogelijkheid tijdens een infobijeenkomst van belang
zijnde informatie over te dragen aan de deelnemers.
Opiniebijeenkomst
Het doel van de opiniebijeenkomst is: het bieden van ruimte aan
fractiedeelnemers om hun meningen en ideeën te geven en hierover
met elkaar van gedachten te wisselen.
Het gaat erom een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of
een voorstel te krijgen, zodat in de raad tot een gewogen
oordeel gekomen kan worden.
Raad
Het doel van de raad is om aansluitend aan de opiniebijeenkomst
middels een vergadering van de raad de stukken waarover de
opiniebijeenkomst geen debat wenst en als hamerstuk c.q.
besluitstuk heeft aangemerkt, een besluit te nemen. Op de raad
is het reglement van orde voor vergaderingen en andere
werkzaamheden van de raad van toepassing.
3Taken en rollen deelnemersInfobijeenkomst
het uitbrengen van advies aan de raad, inhoudende of alle
benodigde informatie beschikbaar is, over door het presidium dan
wel door de deelnemers aan de infobijeenkomst op de agenda
geplaatste voorstellen.
voeren van overleg met het college of de burgemeester over in
ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte
inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van door het
presidium dan wel door de deelnemers aan de infobijeenkomst op
de agenda geplaatste voorstellen.
Het bijdragen aan een zo volledig mogelijk beeld van een
onderwerp en het stellen van in het algemeen informatieve
vragen.
Het laten blijken aan het eind van de behandeling van een
onderwerp of zij voldoende geïnformeerd zijn.
Opiniebijeenkomst
het uitbrengen door de raadsleden van advies aan de raad over
door het presidium dan wel door de deelnemers aan de
opiniebijeenkomst op de agenda geplaatste voorstellen.
voeren van overleg met het college of de burgemeester over in
ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte
inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van door het
presidium dan wel door de deelnemers aan de opiniebijeenkomst op
de agenda geplaatste voorstellen.
het inventariseren van onderlinge meningen, ideeën, voor- en
nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of
voorstel en het met elkaar hierover van gedachten wisselen. De
fractiedeelnemers dragen bij aan een zo volledig mogelijk
inzicht in voor- en nadelen van een onderwerp of voorstel.
Aan het eind van de behandeling van een onderwerp kunnen de
raadsleden laten blijken naar welk standpunt zij neigen.
De voorzitter zal hierbij inventariseren of de raadsleden het
voorstel als hamerstuk c.q. besluitstuk in de aansluitende raad
wil vaststellen of dat de raadsleden op een later moment een
politiek debat in de raad wil.
Raad
De leden van de raad stellen in de raad aansluitend op de
opiniebijeenkomst de hamer- c.q. besluitstukken vast.
Voor benoeming door de raad van fractiedeelnemers, niet zijnde
raadsleden, komen uitsluitend in aanmerking personen die door de
fracties zijn voorgedragen. Zij worden benoemd als burgerlid en
kunnen zowel aan de infobijeenkomst als opiniebijeenkomst
deelnemen.
Een fractiedeelnemer als bedoeld in het voorgaande lid 1 van dit
artikel dient, voorafgaand aan zijn benoeming, een schriftelijke
en ondertekende verklaring af te leggen waarin hij o.a.
verklaart zich volledig te conformeren aan de rechten en
plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid
zijn of worden gesteld. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de
Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een
fractiedeelnemer als bedoeld in lid 1 van dit artikel.
Een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 1 van dit artikel dient
voordat hij zijn functie kan uitoefenen de volgende eed of
belofte af te leggen:«Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot burgerlid benoemd te worden,
rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk
voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets als burgerlid te
doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of
enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de
Grondwet, dat ik de wetten zal
nakomen en dat ik mijn plichten als burgerlid naar eer en
geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!» («Dat verklaar en beloof ik!»)
De raad kan maximaal drie fractiedeelnemers niet zijnde
raadsleden per in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie
benoemen.
Bij wisseling van een onderwerp c.q. van een cluster onderwerpen
kunnen de fractiedeelnemers wisselen, onderwerpen worden door
het presidium per programma zoals opgenomen in de
programmabegroting geclusterd.
Infobijeenkomst
Aan de vergadertafel nemen plaats de voorzitter, de griffier en
de fractiedeelnemers. Namens elke in de raad vertegenwoordigde
fractie neemt één fractiedeelnemer plaats aan de vergadertafel.
De portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s) nemen
plaats aan de tafel van de collegeleden.
Opiniebijeenkomst
Aan de vergadertafel nemen plaats de voorzitter, de griffier en
de fractiedeelnemers. Fracties met minder dan 4 raadsleden
krijgen maximaal 2 zetels. Fracties met 4 of 5 raadsleden
krijgen maximaal 3 zetels, en fracties met meer dan 5 raadsleden
krijgen maximaal 4 zetels. De portefeuillehouder(s) en
(ambtelijke) adviseur(s) nemen plaats aan de tafel van de
collegeleden.
Vanuit elke fractie als bedoeld in artikel 7 lid 1 van het
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden
van de raad neemt altijd ten minste één raadslid plaats aan de
vergadertafel.
Raad
Aan de raad nemen uitsluitend leden van de raad deel.
Voorzitter
De voorzitters en plaatsvervangende voorzitters van de
infobijeenkomst en opiniebijeenkomst worden door de raad uit
zijn midden benoemd.
De voorzitter is geen deelnemer. Ook de plaatsvervangend
voorzitter is, wanneer deze als voorzitter fungeert, geen
deelnemer.
De voorzitter van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst is
belast met:
het leiden van de bijeenkomst;
het uitnodigen van aanwezigen omdeel te nemen;
het verlenen van het woord aan de deelnemers;
het formuleren van nog openstaande vragen;
het vastleggen van de toezeggingen;
het concluderen dat het onderwerp:
is afgedaan;
nogmaals wordt geagendeerd voor een volgende
bijeenkomst;
kan worden geagendeerd voor de raad als
hamerstuk c.q. als debatstuk;
in handen wordt gesteld van het college.
het handhaven van de orde. De voorzitter bewaakt de orde
van de vergadering, maar ook de deelnemers dragen hun
verantwoordelijkheid;
het doen naleven van deze regeling, in gevallen waarin
deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter.
De raad wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad
respectievelijk zijn plaatsvervanger.
5Zittingsduur en vacatures1.De zittingsperiode van een fractiedeelnemer, de voorzitter en hun
plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de
zittingsperiode van de raad. 2.Een fractiedeelnemer en zijn plaatsvervanger houden op lid te zijn
van de infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst indien zij
niet meer voldoen aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.
3.De raad kan een fractiedeelnemer niet zijnde raadslid ontslaan op
voorstel van de fractie op wiens voordracht de fractiedeelnemer is
benoemd. Het ontslag gaat in op de dag na de datum waarop de
gemeenteraad het ontslag heeft verleend4.Een fractiedeelnemer kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet
daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een
maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun
opvolger is benoemd. 5.Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de
raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming
van artikel 4. 6.Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de
voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad,
vervalt het lidmaatschap van de fractiedeelnemer die op voordracht
van die fractie is benoemd, van rechtswege. 6GriffierTer ondersteuning van iedere bijeenkomst fungeert de griffier, de
waarnemend griffier en/of een griffiemedewerker.2Vergaderingen1Voorbereidingen7Plaats en tijdstip vergadering1.De infobijeenkomsten vinden in de regel plaats, op een maandag
en/of dinsdag, volgens een door het presidium vastgesteld
schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude
Raadhuis/Raadzaal of zo mogelijk op locatie. 2.De opiniebijeenkomsten en de raadsvergaderingen vinden in de
regel plaats, op maandag en/of dinsdag, volgens een door het
presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30
uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal. 3.Indien er een extra bijeenkomst wordt gehouden vindt deze zoveel
als mogelijk een dag later plaats op hetzelfde tijdstip.8Oproep en ter inzage liggende stukken1.De voorzitter, c.q. de griffier namens de voorzitter, roept via
het RaadsInformatieSysteem (RIS) alle raads- en burgerleden, ten
minste tien dagen voor het houden van de bijeenkomst op, onder
vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de
vergadering. 2.Voorafgaande aan de infobijeenkomst zal de griffier in overleg
met de voorzitter nagaan welke overige deelnemers worden
uitgenodigd.3.De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met
uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de
Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de
schriftelijke oproep aan de raads- en burgerleden toegezonden,
ter inzage gelegd in de leeskamer in het Stadskantoor en op
Internet geplaatst.4.Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten
het Stadskantoor gebracht. 5.Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede
lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze
stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de
griffier en verleent de griffier een fractiedeelnemer inzage.
6.Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in
artikel 9, derde lid, worden deze agenda en de daarop vermelde
voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk toegezonden en
ter inzage gelegd.9De agenda1.Voordat de oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda
van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst voorlopig
vast.2.Het presidium kan bij de voorlopige vaststelling van de agenda
van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst bepalen dat een
voorstel rechtstreeks wordt behandeld in de opiniebijeenkomst en
dus niet wordt geplaatst op de voorlopige agenda van de
infobijeenkomst.3.In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van
de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van
een vergadering een aanvullende voorlopige agenda
opstellen.4.Fractiedeelnemers kunnen voorafgaande aan de infobijeenkomst
verzoeken het woord te mogen voeren over niet geagendeerde
onderwerpen indien dit 24 uur voorafgaande aan de
infobijeenkomst bij de griffier is gemeld en geen
uitvoeringszaken betreft, dit ter beoordeling van de
voorzitter.5.Aan het einde van elke vergadering van de opiniebijeenkomst
wordt de mogelijkheid geboden tot het houden van een rondvraag.
Indien de verantwoordelijk portefeuillehouder niet aanwezig is
tijdens de opiniebijeenkomst vindt beantwoording van de gestelde
vraag plaats tijdens de raadsvergadering volgend op de
opiniebijeenkomst.6.Bij aanvang van de vergadering stellen de fractiedeelnemers de
agenda vast.7.Wanneer de info- respectievelijk de opiniebijeenkomst een
onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging
voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester
nadere inlichtingen of advies vragen. Het presidium bepaalt in
welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd
wordt8.Op voorstel van een fractiedeelnemer kan de voorzitter de
volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.10Openbare kennisgeving1.De vergadering wordt tegelijkertijd met de oproep, door
aankondiging in de Etten-Leurse Bode en door plaatsing op de
gemeentelijke website openbaar gemaakt. 2.De openbare kennisgeving vermeldt:
de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige
agenda van de vergadering;
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en
de daarbij behorende stukken kan inzien;
de mogelijkheid tot het deelnemen als bedoeld in artikel
16 lid 1.
2Ter vergadering11Presentielijst Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent iedere fractiedeelnemer
die daadwerkelijk aan de vergadering deelneemt onmiddellijk de
presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst
door de (plv.) griffier door ondertekening vastgesteld. 12Opening vergadering en quorum1.Een info- dan wel opiniebijeenkomst wordt niet geopend voordat
blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal
zitting hebbende fractiedeelnemers tegenwoordig is.2.Als ingevolge het eerste lid de info- dan wel opiniebijeenkomst
niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een info-
dan wel opiniebijeenkomst tegen een tijdstip dat ten minste
vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is
gelegen.3.Op een info- dan wel opiniebijeenkomst als bedoeld in het tweede
lid is het eerste lid niet van toepassing. Een info- dan wel
opiniebijeenkomst kan echter over andere aangelegenheden dan die
waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering
was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de
presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende
fractiedeelnemers tegenwoordig is.13Verslaglegging1.Van een infobijeenkomst, de opiniebijeenkomst en de raad
aansluitend aan de opiniebijeenkomst worden korte en zakelijke
verslagen gemaakt2.Het verslag maakt in ieder geval melding van: a. aanwezige fractiedeelnemers; b. besproken onderwerpen en voorstellen; c. door de portefeuillehouder(s) gedane toezeggingen; d. bij de infobijeenkomst: conclusies over de
informatieverstrekking van de onderwerpen; e. bij de opiniebijeenkomst: de meningen van de fracties en
conclusies; f. bij de raad aansluitend aan de opiniebijeenkomst: de genomen
besluitn.3.Het (concept)verslag van de infobijeenkomst wordt verzonden aan
de insprekers die het woord hebben gevoerd in de vergadering
waarop het betrekking heeft.4.Het verslag van de infobijeenkomst en van de opiniebijeenkomst
wordt indien mogelijk ter vaststelling voorgelegd aan de eerste
raadsvergadering na de raadsvergadering aansluitend aan de
opiniebijeenkomst en na vaststelling door de raadsvoorzitter en
de griffier ondertekend.5.Het verslag van de infobijeenkomst en van de opiniebijeenkomst
wordt op de website van de gemeente geplaatst.14Aantal spreektermijnen1.Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten
hoogste twee termijnen, tenzij de opiniebijeenkomst anders
beslist.2.Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.3.Fractiedeelnemers mogen in een termijn niet meer dan eenmaal het
woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.4.Bij de bepaling hoeveel malen een fractiedeelnemer over
hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt
niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.15Deelname aan de beraadslaging door anderen1.De fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst kunnen bepalen dat
anderen dan de in de vergadering aanwezige fractiedeelnemers, de
wethouder, de griffier en de voorzitter deelnemen aan de
beraadslaging.2.Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of
één der fractiedeelnemers genomen alvorens met de beraadslaging
ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang
wordt genomen.3.Het eerste lid van dit artikel is alleen van toepassing indien
een voorstel rechtstreeks, dus zonder behandeling in de
infobijeenkomst, in de opiniebijeenkomst wordt behandeld.16Spreekrecht1.Burgers en (vertegenwoordigers van) de 5 O’s (Onze inwoners,
maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en
(andere) Overheden) kunnen in een infobijeenkomst het woord
voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.2.De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit
verleend. De voorzitter kan de fractiedeelnemers aan de
vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende
vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een
inspreker en fractiedeelnemers aan de vergadering.17Handhaving orde en schorsing1.De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de info-
en opiniebijeenkomst.2.Hij kan de info- dan wel opiniebijeenkomst voorstellen aan een
fractiedeelnemer dat door zijn gedragingen de geregelde gang van
zaken belemmert, het verdere verblijf in de info- dan wel
opiniebijeenkomst te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet
beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat de fractiedeelnemer
de info- dan wel opiniebijeenkomst onmiddellijk. Zo nodig doet
de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan
de fractiedeelnemer bovendien voor ten hoogste drie maanden de
toegang tot de info- dan wel opiniebijeenkomst worden
ontzegd.3.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de info- dan wel
opiniebijeenkomst voor een door hem te bepalen tijd schorsen en,
als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de info-
dan wel opiniebijeenkomst sluiten.4.De voorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in
beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken
van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers
herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde
verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door
hem het woord ontnomen worden over het aanhangige
onderwerp.18Voorstellen van ordeFractiedeelnemers kunnen tijdens een info- dan wel opiniebijeenkomst
mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De
info- dan wel opiniebijeenkomst beslist hier terstond over.3Besloten vergaderingen19Algemeen Op een besloten info- dan wel opiniebijeenkomst zijn de bepalingen
van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze
bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de
vergadering. 20Besluitenlijst1.De besluitenlijst van een besloten info- dan wel
opiniebijeenkomst wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend
voor de fractiedeelnemers ter inzage bij de griffier. 2.Deze besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten
info- dan wel opiniebijeenkomst ter vaststelling aangeboden.
Tijdens deze vergadering nemen de in de voornoemde
besluitenlijst aanwezige fractiedeelnemers aan de
infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst een beslissing over het
al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst. De
vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de
(plv.)griffier/griffiemedewerker die voor de ondersteuning
tijdens de vergadering zorg heeft gedragen ondertekend. 21Geheimhouding1.Voor de afloop van de besloten vergadering beslissen de
fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de
opiniebijeenkomst overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de
Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het
verhandelde geheimhouding zal gelden. 2.De geheimhouding dient in acht te worden genomen door een ieder
die bij de vergadering aanwezig is en door een ieder die op een
andere wijze kennis heeft van de stukken.3.De fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de
opiniebijeenkomst kunnen besluiten de geheimhouding op te
heffen. 22Opheffing geheimhouding Indien de fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk
de opiniebijeenkomst op grond van artikel 25, derde en vierde lid,
artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid,
van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen
wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat
geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het
desbetreffende orgaan overleg gevoerd.4Toehoorders en pers23Toehoorders en pers1.De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen
uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare
vergaderingen bijwonen. 2.Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere
wijze verstoren van de orde is verboden. 3.De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de
orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken.
Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering
verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot
de vergadering ontzeggen. 24Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan
wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de
voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze
aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers
aantasten. 3SLOTBEPALINGEN25Aanhalingstitel en inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op de
Info- en Opiniebijeenkomst 2014".
De Verordening treedt in werking op 13 mei 2014.
De "Verordening op Info- en Opiniebijeenkomst 2012", vastgesteld
bij raadsbesluit van 24 april 2012, wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente
Etten-Leur van12 mei 2014.De raad voornoemd,De griffier, de voorzitter,Drs. W.C.M. Voeten MBA. Mw. H. van Rijnbach-de Groot.Toelichting op de “Verordening op de Info- en Opiniebijeenkomst
2014".AlgemeenIn de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies,
bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84
Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en
voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn
commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester
worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken
hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en
wijkraden. De in deze verordening opgenomen infobijeenkomst en opiniebijeenkomst
zijn raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet. Op grond van
artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij
wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en
werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een
raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt.
De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van
raadscommissies.In 2011 is geëxperimenteerd met verschillende manieren om de infobijeenkomsten
van de gemeenteraad in te vullen en de rol van deze bijeenkomsten voor de
inwoners helderder te maken. Er is gekeken hoe mensen het ervaren wanneer
zwaarwegende onderwerpen eerst gepresenteerd worden en vervolgens een week later
de gelegenheid wordt geboden om aan de raad te vertellen wat de gevolgen van het
voorstel voor de betrokken inwoners zijn. Deze werkwijze is uiteraard
geëvalueerd. Mede op basis van de resultaten van een evaluatie bij betrokken
burgers is voor een nieuw format gekozen voor de infobijeenkomsten. Elk van de
onderwerpen die door het presidium voor de infobijeenkomst worden geagendeerd,
doorlopen in beginsel op één avond de volgende stappen:
Toelichten van het voorstel
Gelegenheid voor betrokkenen (inwoners, bedrijven, organisaties) om aan
de gemeenteraad te vertellen wat men van de voorstellen vindt
Gelegenheid voor de raad om verduidelijkende vragen te stellen
Hoofdstuk 1 ALGEMENbepalingenArtikel 1 Begripsbepalingen Om te voorkomen dat de omschrijving van
terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze
bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd. Voor de goede orde wordt
opgemerkt dat de term raad zoals in deze verordening genoemd enkel gebruikt
wordt voor de raadsvergadering direct volgend op de opiniebijeenkomst, tijdens
welke de zogeheten ‘hamerstukken’ worden vastgesteld.Artikel 2 Doel De infobijeenkomstDe infobijeenkomst heeft tot doel om zo veel mogelijk informatie uit te wisselen
over de geagendeerde onderwerpen. Het gaat hierbij zowel om
informatie-uitwisseling tussen fractiedeelnemers en de 5 O’s: Onze inwoners,
maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden als
om informatie-uitwisseling tussen de fractiedeelnemers onderling als om
informatie-uitwisseling tussen de fractiedeelnemers en het college
respectievelijk de ambtelijke organisatie. Het gemeentebestuur heeft de burgerparticipatie hoog in het vaandel staan. Om
daadwerkelijk in het besluitvormingsproces burgerparticipatie een maximale
meerwaarde te geven is het zaak de burgers zo vroeg mogelijk in het proces hun
inbreng te laten leveren, bij de infobijeenkomst dus. Immers de invloed is
groter naarmate we nog verder van het uiteindelijke besluit af staan.
Afhankelijk van het voorstel dat voorligt, zal de burgerparticipatie anders
worden ingevuld in de infobijeenkomst. Onderstaand worden de verschillende
vormen beschreven:
Wanneer sprake is van een raadsopdracht, wordt aan de burgers met name
gevraagd of het overzicht van de te behandelen onderwerpen volledig is.
Wanneer sprake is van een voorstel met verschillende te kiezen varianten
worden burgers gevraagd aan te geven welke argumenten voor
respectievelijk tegen de verschillende varianten zij hebben. Het gaat
dan uiteraard met name om argumenten die nog niet in het voorstel van
het college verwerkt zijn.
Daar waar sprake is van een voorstel (bijvoorbeeld een bestemmingsplan),
waaraan een intensief interactief traject is voorafgegaan, zal de
informatie die de raad van de burgers vraagt met name zijn om aan te
geven of het proces goed verlopen is en om vragen te stellen wanneer er
nog geen volledige duidelijkheid bij de raad is naar de argumenten (van
het college) om op basis van een zienswijze al dan niet een wijzing aan
te brengen in het definitieve voorstel. Voorkomen moet worden dat in de
Infobijeenkomst het werk van het college wordt overgedaan, waardoor de
burger met verkeerde verwachtingen naar de Infobijeenkomst komt. Immers
inhoudelijke weging van argumenten heeft plaatsgevonden in het
interactieve proces (werkgroep of klankbordgroep) en de formele
inspraakprocedure die vooraf gaat aan het aanbieden van het voorstel
door het college aan de raad
Wanneer sprake is van voorstellen zonder keuzemogelijkheden,
bijvoorbeeld omdat de wet geen vrijheid laat aan de gemeente, zal de
inbreng van burgers naar verwachting beperkt zijn. In dit geval zal het
presidium bij de voorlopige vaststelling van de agenda van de
infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst waarschijnlijk bepalen dat een
voorstel rechtstreeks wordt behandeld in de opiniebijeenkomst en dus
niet wordt geplaatst op de voorlopige agenda van de
infobijeenkomst.
Burgerparticipatie wordt toegepast om ervoor te zorgen dat niet alleen
informatie uit het college maar ook informatie van de burgers ten grondslag ligt
aan de besluitvorming van de raad. Besloten is daarom inwoners mee te laten
praten in de Infobijeenkomsten. Inwoners krijgen tijdens een vergadering van de
Infobijeenkomst dan ook als eerste het woord. Vervolgens kunnen raads- en burgerleden mede op basis daarvan informerende
vragen stellen. Door aan de voorkant veel meer te investeren in contacten tussen
raadsleden en burgers, is aan de achterkant geen formeel inspreekrecht in
Opiniebijeenkomst of de raad meer nodig. Om burgers ook de gelegenheid te bieden om informeel met de raads- of
burgerleden te spreken over zaken die wel maar ook over zaken die niet
geagendeerd zijn, vindt voorafgaand aan zowel de Infobijeenkomst als de
Opiniebijeenkomst een inloophalfuur plaats. Daarnaast geldt uiteraard dat in het kader van het beleid zoals dat wordt
weergegeven in de nota Overheids- en burgerparticipatie ook door het college
vooraf met burgers wordt gecommuniceerd. Afhankelijk van het onderwerp zal
hierbij sprake zijn van meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen of
informeren. Voor een nadere uitwerking van de burgerparticipatie wordt
kortheidshalve verwezen naar de op 11 juni 2013 door de raad vastgestelde nota
‘Overheids- en burgerparticipatie “Ruimte voor initiatieven in Etten-Leur”OpiniebijeenkomstTijdens de opiniebijeenkomst kunnen fractiedeelnemers hun meningen en ideeën
geven en hierover met elkaar van gedachten wisselen. Zij kunnen hiertoe ook met
elkaar en met de verantwoordelijk portefeuillehouder in discussie treden. Indien
een voorstel rechtstreeks in de opiniebijeenkomst wordt behandeld en dus geen
behandeling in een infobijeenkomst heeft plaatsgehad, is door het toevoegen van
artikel 15 de mogelijkheid geboden dat op voorstel van een fractiedeelnemer
burgers toch het woord kunnen voeren.RaadDe raad die aansluitend aan de opiniebijeenkomst plaatsvindt, heeft als doel een
besluit te nemen over de zogeheten ‘hamerstukken’. Hamerstukken zijn stukken
waarvan tijdens de opiniebijeenkomst door de voorzitter op advies van de
raadsleden is vastgesteld dat geen nadere discussie tijdens de raadsvergadering
hoeft plaats te vinden. Er is geen nadere discussie nodig indien:
Alle fracties van mening zijn dat overeenkomstig het voorstel besloten
moet worden
Één of meer fracties van mening zijn dat niet conform het voorstel kan
worden besloten én niet voornemens zijn een amendement of motie in te
dienen én enkel willen volstaan met een stemverklaring
Voorstellen waarover nog wel discussie in de raadsvergadering moet plaatsvinden,
komen niet aan de orde in de raadsvergadering die direct volgt op de
opiniebijeenkomst maar worden behandeld in de raadsvergadering die in de regel
twee weken na de opiniebijeenkomst plaatsvindt. Artikel 3 Taken en rollen deelnemersInfobijeenkomstDe deelnemers, dus zowel burgers als maatschappelijke organisaties als raads- en
burgerleden, dragen bij aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en
stellen in het algemeen informatieve vragen. Aan het eind van de behandeling van
een onderwerp kunnen fractiedeelnemers (de raads- en burgerleden) kort laten
blijken of zij voldoende geïnformeerd zijn. Indien de fractiedeelnemers
voldoende geïnformeerd zijn, wordt een voorstel geagendeerd voor de
eerstvolgende opiniebijeenkomst volgend op de infobijeenkomst. Indien de fractiedeelnemers niet voldoende geïnformeerd zijn bestaan de volgende
mogelijkheden:
Het college wordt gevraagd voor de eerstvolgende opiniebijeenkomst
volgend op de infobijeenkomst de ontbrekende informatie aan te dragen.
Tijdens de eerstvolgende opiniebijeenkomst volgend op de infobijeenkomst
wordt dan bepaald of de informatie voldoende is om tot oordeelsvorming
te komen
Het college wordt gevraagd de ontbrekende informatie aan te dragen.
Zodra de ontbrekende informatie is ontvangen wordt het voorstel door het
presidium opnieuw geagendeerd voor een infobijeenkomst
Het is ook mogelijk dat een onderwerp alleen ter informatie wordt geagendeerd
voor de infobijeenkomst. Aan het einde van de behandeling van het onderwerp
wordt dan geconcludeerd of de informatie voldoende is of dat nadere informatie
nodig is. Indien nadere informatie nodig is, wordt afgesproken wanneer deze door
het college wordt aangeleverd en of op basis van de aanvullende informatie
nogmaals in de infobijeenkomst moet worden gesproken over het onderwerp. Onderwerpen die alleen ter informatie worden behandeld, komen in de regel niet
meer aan de orde in de opiniebijeenkomst respectievelijk de raad. De enige
uitzondering hierop geldt wanneer een raadslid een motie wil inbrengen in de
raad over het onderwerp waarover alleen informatief is gesproken. Een motie komt
dan, al dan niet na discussie in de opiniebijeenkomst, aan de orde in de
raadsvergadering.OpiniebijeenkomstDit onderdeel behoeft geen nadere toelichting.RaadDit onderdeel behoeft geen nadere toelichting.Artikel 4 Samenstelling en voorzitterDe raad bepaalt de samenstelling van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst.
Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet
zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad
vertegenwoordigde politieke groeperingen. Omdat de infobijeenkomst geen advies
geeft aan de raad maar een advies formuleert aan de opiniebijeenkomst is er voor
gekozen om aan de opiniebijeenkomst maar één fractiedeelnemer per in de raad
vertegenwoordigde fractie aan de vergadertafel te laten plaatsnemen. Dit ook
omdat tijdens de infobijeenkomsten de drempel voor deelname door inwoners en
maatschappelijke organisaties zo laag mogelijk moet zijn.Om de evenwichtige vertegenwoordiging waarover artikel 82 lid 3 van de
Gemeentewet spreekt te bewerkstelligen is in het zevende lid van artikel 4 voor
de opiniebijeenkomst bepaald dat fracties met 4 en meer leden in de gemeenteraad
maximaal drie fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst mogen laten deelnemen
en fracties met 3 en minder leden in de gemeenteraad maximaal drie
fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst mogen laten deelnemen. De term
maximaal is toegevoegd om fracties de mogelijkheid te bieden met minder dan het
maximaal toegestane aantal leden aan de vergaderingen deel te nemen. Het is
overigens wel noodzakelijk dat het quorum aanwezig is. Het bepaalde in artikel
12 van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van
de gemeenteraad is in deze van overeenkomstige toepassing.De verhoudingen in de info- en opiniebijeenkomst hoeven overigens blijkens
jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om
tot een evenwichtige verdeling te komen, is gekozen voor een minimum en een
maximum aantal leden. Sommige gemeenten kiezen voor een maximum van twee leden
per fractie. Zoals ook uit het eerste lid blijkt, hoeven de fractiedeelnemers van een
infobijeenkomst en een opiniebijeenkomst geen raadslid te zijn. Wel is er in de
modelbepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het
eerste lid bedoelde fractiedeelnemers voordragen. Daarnaast heeft de raad ervoor
gekozen dat het niet noodzakelijk is dat de in het eerste lid bedoelde
fractiedeelnemers op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Hiermee
is de mogelijkheid geopend om burgers te benoemen die niet op de kandidatenlijst
van een fractie hebben gestaan, maar bijvoorbeeld op basis van hun deskundigheid
tot lid van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst worden benoemd. Over het
aantal fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden dat de raad wil benoemen zijn
afspraken gemaakt in het raadsprogramma 2014-2018, inhoudende dat elke fractie
maximaal 3 niet raadsleden kan voordragen als fractiedeelnemer en is in deze
verordening opgenomen. Op grond van het tweede lid moeten fractiedeelnemers niet
zijnde raadsleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de
artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat
zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten
beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in
artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. In
lid 2 is bepaald dat fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden zich moeten
conformeren aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan
een raadslid zijn of worden gesteld. Hierbij wordt opgemerkt dat het bepaalde in
hoofdstuk IV (voorzieningen van commissieleden) van de verordening rechtspositie
raads- en commissieleden onverkort van toepassing is en blijft op
fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden.Omdat fractiedeelnemers ook te maken kunnen krijgen met vertrouwelijke of
geheime informatie is ervoor gekozen om ook hen een eed of belofte te laten
afleggen alvorens zij hun werkzaamheden mogen vervullen. De tekst van de
eed/belofte is opgesteld op basis van artikel 14 van de Gemeentewet. De fracties kunnen zelf bepalen welke fractiedeelnemers aan welk onderdeel van
de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst deelnemen met dien
verstande dat aan de opiniebijeenkomsten altijd minimaal één raadslid per
fractie deel dient te nemen. Voor een toelichting op de onderdelen wordt
verwezen naar de toelichting op artikel 12.VoorzitterArtikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van
de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst raadslid moet zijn. Om die reden
bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun
plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen
om de voorzitters van de infobijeenkomst en opiniebijeenkomst door de raad te
laten benoemen. Om praktische redenen wordt voorgesteld alle leden van het
presidium als (plaatsvervangend) voorzitter te laten benoemen van zowel de
infobijeenkomst als de opiniebijeenkomst. Immers bij de infobijeenkomsten kan
het presidium bepalen dat gewerkt gaat worden met parallelle sessies. Er zijn
dan op hetzelfde moment meerdere (plaatsvervangend) voorzitters nodig. Wanneer de presidiumleden die zijn aangewezen door de in de raad
vertegenwoordigde fracties allemaal worden benoemd als (plaatsvervangend)
voorzitter zal tijdens de presidiumvergaderingen worden bepaald wie welk
(onderdeel van) een infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst zal
voorzitten. In de uitnodiging zal worden aangegeven wie per onderdeel zal
optreden als voorzitter.Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend
voorzitter) geen lid van de infobijeenkomst respectievelijk de
opiniebijeenkomst. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter
zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en
energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de infobijeenkomst
respectievelijk de opiniebijeenkomst. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de
inbreng van zijn fractie in de infobijeenkomst respectievelijk de
opiniebijeenkomst. Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de
fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst in de
eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien
de zittingsperiode van de voorzitters en de fractiedeelnemers aan het einde van
de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 5, eerste lid). Aangezien het
echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen
te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 4, tiende lid, op te
nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, eerste lid. Artikel 5 Zittingsduur en vacaturesDe zittingsperiode van de fractiedeelnemers, de voorzitters en hun
plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in
principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad
hoeft hen niet te ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap
van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst eveneens van rechtswege indien
een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen en
indien een fractiedeelnemer is benoemd op voordracht van een fractie die
blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer
vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid). De raad kan een fractiedeelnemer niet zijnde raadslid op voorstel van de fractie
die de fractiedeelnemer niet zijnde raadslid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze
situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De
ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid,
recht op eigen fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden. Er is in deze bepaling
niet voorzien in een ontslagregeling voor fractiedeelnemers, deze hebben in
principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4,
tweede lid, gestelde eisen, voor ontslag worden voorgedragen, ontslag nemen of
overlijden.Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature,
hetzij door ontslag het zij door overlijden. Artikel 6 GriffierDit artikel behoeft geen nadere toelichting.HOOFDSTUK 2 VERGADERINGENParagraaf 1 VoorbereidingenArtikel 7 Plaats en tijdstip vergaderingDe infobijeenkomsten vinden in de regel plaats, op een maandag en/of dinsdag,
volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang
19.30 uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal. De inloop tussen 19.00 uur en 19.30
uur is bedoeld voor laagdrempelig informeel contact tussen fractiedeelnemers en
inwoners. Ook bestaat de mogelijkheid dat inwoners dit moment gebruiken om zaken
te presenteren aan de fractiedeelnemers. Indien inwoners van deze gelegenheid
gebruik willen maken, melden zij dit bij de griffie. De griffie bespreekt het
verzoek in het presidium. Het presidium besluit of en zo ja wanneer er
gelegenheid is tot presentatie. Wanneer de gemeenteraad op bezoek gaat in een
wijk (wijkbijeenkomst) zal de bijeenkomst daar waar mogelijk op locatie worden
gehouden.De leden twee en drie behoeven geen nadere toelichting.Artikel 8 Oproep en ter inzage liggende stukkenDe fractiedeelnemers ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een
vergadering en de stukken tenminste tien dagen voor de vergadering. Indien in
spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze
termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere
termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat
de fractiedeelnemers in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten
aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen
bij de griffier worden ingezien (vierde lid). Naast de voorlopige agenda en de
daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen
of voorstellen op de agenda in de leeskamer in het Stadskantoor voor de
fractiedeelnemers ter inzage gelegd. Originele stukken moeten uiteraard bij de
gemeente blijven berusten. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken digitaal te vinden
zijn. Voor belangstellenden worden exemplaren van de agenda in de publiekshal
van het Stadskantoor gelegd.Artikel 9 AgendaDe fracties bepalen zelf welke fractiedeelnemers deelnemen aan (een onderdeel
van) een infobijeenkomst respectievelijk een opiniebijeenkomst. Bij de
infobijeenkomst bestaat de mogelijkheid te werken met parallelle sessies. Zowel
de infobijeenkomst als de opiniebijeenkomst worden door het presidium ingedeeld
op basis van de programma’s in de begroting. Op deze wijze is ook aansluiting
gevonden bij de keuze die het college van burgemeester en wethouders heeft
gemaakt voor het werken met programmawethouders.Deze verdeling in programma’s is gemaakt om de fracties de gelegenheid te bieden
desgewenst de blokken te verdelen onder hun (fractie)specialisten.Voor het verzenden van de oproep, stelt het presidium de agenda van de
infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst voorlopig vast (lid 1). Het versturen
van de agenda is geregeld in artikel 8. In dit artikel is allereerst een
procedure voor spoedeisende zaken geregeld. Uiteindelijk bepaalt de
infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst zijn eigen agenda. De
agenderende rol van een raadscommissie ex artikel 82 Gemeentewet komt tot
uitdrukking in het zevende en achtste lid. Dit betekent onder andere dat de
infobijeenkomst kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid
en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. De
infobijeenkomst bepaalt vervolgens op voorstel van het presidium in welke
vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het
college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het
college of de secretaris. Aan het einde van elke vergadering van de opiniebijeenkomst wordt de
mogelijkheid geboden tot het houden van een rondvraag (lid 5).Artikel 10 Openbare kennisgevingOp grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van
de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst tegelijkertijd met de
oproep, de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis
brengen. Openbare bekendmaking vindt plaats door middel van publicatie in de
Etten-Leurse Bode en via diverse social media. Alle openbare vergaderstukken
voor een info- respectievelijk opiniebijeenkomst worden op Internet geplaatst. Paragraaf 2 Ter vergaderingArtikel 11 PresentielijstDe presentielijst en de ondertekening door de (plv.) griffier zijn bedoeld om
formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de
presentielijst van belang om de vergoedingen voor de fractiedeelnemers niet
zijnde raadsleden te kunnen vaststellen. Omdat in het verleden onduidelijkheid is gerezen welke fractiedeelnemers voor
vergoeding in aanmerking komen, is ervoor gekozen een passage toe te voegen
waarin wordt aangegeven dat alleen de fractiedeelnemers die aanzitten aan de
vergadertafel de presentielijst moeten tekenen en daarmee voor (in geval van
fractiedeelnemers die geen raadslid zijn) voor de vergoeding per bijgewoonde
vergadering in aanmerking komen.Artikel 12 Opening vergadering en quorumArtikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de
info- en opiniebijeenkomsten ontbreekt een dergelijke bepaling in de
Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het
aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend,
kan worden vergaderd.Het derde lid voorzit in en een regeling voor een nieuwe vergadering indien het
quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een info-
respectievelijk opiniebijeenkomst de voortgang van werkzaamheden kunnen
belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke
datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de oproep uitgaat.Indien er enkele dagen tussen de twee vergadering zitten, mag er vanuit worden
gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een oproep te versturen.
Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de info- dan wel
opiniebijeenkomst over de datum van een nieuwe vergadering.Artikel 13 VerslagleggingDit artikel behoeft geen nadere toelichting.Artikel 14 Aantal spreektermijnenHet stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een
spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te
veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng
van de fractiedeelnemers in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een
fractiedeelnemer na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te
geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de opiniebijeenkomst van
mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan deze
daartoe uitdrukkelijk besluiten.Artikel 15 Deelname aan de beraadslaging door anderenDeze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de
Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vrijde lid, van de
Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op fractiedeelnemers
aan de opiniebijeenkomst en andere personen die aan de beraadslagingen
deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een opiniebijeenkomst bepaalt dat
een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag
deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de fractiedeelnemers, de
voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel
82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen
deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden.
Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een
andere spreker heeft onder meer geen recht op een voorstel over de spreektijd of
over de orde van de vergaderingArtikel 16 SpreekrechtHet geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken
bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk van
het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie,
college, info-/opiniebijeenkomst) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen
in deze verordening. Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te
vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder
effectief (‘schijnspreekrecht’).Het spreekrecht geldt allen voor onderwerpen die op de agenda van de
infobijeenkomst staan. In veel gemeenten is er een mogelijkheid voor een
burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om
onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden
kunnen op deze manier geagendeerd worden.In het tweede lid is er voor gekozen om een burger slechtst eenmaal het woord te
geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Op basis van artikel 13, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers
die hebben ingesproken.Artikel 17 Handhaving orde en schorsingArtikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij een raadsvergadering
bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de info- dan wel opiniebijeenkomsten
ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van
het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot
de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het
woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij
herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste
geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem de toegang tot de
vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is
overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze
uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de
handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van
deze verordening.Om te bevorderen dat fractiedeelnemers aan een info- dan wel opiniebijeenkomst
zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid
van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van
overeenkomstige toepassing is op fractiedeelnemers. Hierdoor zijn
fractiedeelnemers aan een info- dan wel opiniebijeenkomst niet in rechte te
vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij
in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel
raadsleden als burgerleden. Artikel 18 Voorstellen van ordeFractiedeelnemers hebben te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen.
De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de
info- respectievelijk opiniebijeenkomst. Over een voorstel van orde wordt
direct, zonder beraadslaging, besloten door de info- dan wel opiniebijeenkomst.
Bij het stak van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde
lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde
betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg)
pauze.Paragraaf 3 Besloten vergaderingenHOOFDSTUK 5 ORDE DER VERGADERING Artikel 19 Algemeen Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht
worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het
vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn
echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig
is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen
beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten
aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het
behandelde zal een info- dan wel opiniebijeenkomst moeten besluiten of
geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan
wel opgeheven. Artikel 20 BesluitenlijstOp grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van
overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet
schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt
opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de
infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst anders beslist. In
aanvulling hierop bepaalt het tweede lid dat het verslag van een besloten
vergadering ter inzage liggen bij de griffier. Uiteraard kan ook voor inzage bij
de plaatsvervangend griffier of griffiemedewerker worden gekozen, indien deze
(vrijwel) voortdurend aanwezig is. De infobijeenkomst respectievelijk de
opiniebijeenkomst beslist over het openbaar maken van dit verslag. Artikel
21 Geheimhouding Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering,
valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing
van de procedure volgens artikel 25 jo artikel 55 van de Gemeentewet nodig. Niet
alleen de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst kan geheimhouding
opleggen, ook de voorzitter van de infobijeenkomst respectievelijk de
opiniebijeenkomst, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan de
infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst opleggen. Overigens kan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst ook
geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die
zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55,
tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een
ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van
stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat
het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft. Artikel 22 Opheffing geheimhouding Zoals uit de toelichting op artikel 21 blijkt kan de raad de geheimhouding die
de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst aan de raad oplegt,
opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht
wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Paragraaf 4 Toehoorders en persArtikel 23 Toehoorders en persArtikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter
van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij
volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor de infobijeenkomst
respectievelijk de opiniebijeenkomst ontbreekt een dergelijke bepaling in de
Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin. Artikel 24 Geluid- en beeldregistraties Aangezien de vergaderingen van de infobijeenkomst respectievelijk de
opiniebijeenkomst in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations
geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een
besloten vergadering betreft. HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGENArtikel 25 Aanhalingstitel en inwerkingtredingDit artikel behoeft geen toelichting.