| Overheidsorganisatie | Gemeente Etten-Leur |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de info- en de opiniebijeenkomst 2014 |
| Citeertitel | Verordening op de info- en de opiniebijeenkomst 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-03-2015 | 13-05-2014 | 11-10-2016 | Nieuwe regeling | 12-05-2014 | GRIF |
De raad van de gemeente Etten-Leur, in vergadering bijeen op 12 mei 2014
gezien het voorstel van de griffier d.d. 1 mei 2014;
gelet op de artikelen 82 en 147 van de Gemeentewet;
BESLUIT:
Vast te stellen de Verordening op de info- en de opiniebijeenkomst 2014;
In deze regeling wordt verstaan onder:
infobijeenkomst: een bijeenkomst op basis van artikel 82 Gemeentewet voorafgaande aan de opiniebijeenkomst waarin de geagendeerde onderwerpen in het algemeen op informerende wijze worden besproken;
opiniebijeenkomst: een bijeenkomst op basis van artikel 82 Gemeentewet voorafgaande aan de raad, waarin over de geagendeerde onderwerpen in het algemeen argumenten worden uitgewisseld en meningen worden gevormd, hierin wordt gevraagd of voorstellen tot hamerstuk c.q. besluitstuk kunnen worden verklaard;
raad: een bijeenkomst waarbij aansluitend aan de opiniebijeenkomst een raadsvergadering wordt gehouden over de als hamerstuk c.q. besluitstuk aangemerkte voorstellen;
deelnemers: raadsleden, burgerleden, collegeleden, ambtenaren, vertegenwoordigers van de 5 O’s: Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden;
fractiedeelnemers: raadsleden en burgerleden die namens een raadsfractie deelnemen;
presidium: presidium zoals bepaald in artikel 3 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad;
voorzitter: voorzitter of diens vervanger;
griffier: griffier of diens vervanger;
Infobijeenkomst
Het doel van een infobijeenkomst is: het bieden van ruimte aan burgers en (vertegenwoordigers van) de 5 O’s (Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden) over de geagendeerde onderwerpen zoveel mogelijk informatie uit te wisselen.
Het gaat er om een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat men in de opiniebijeenkomst een goede mening kan vormen. College en ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid tijdens een infobijeenkomst van belang zijnde informatie over te dragen aan de deelnemers.
Opiniebijeenkomst
Het doel van de opiniebijeenkomst is: het bieden van ruimte aan fractiedeelnemers om hun meningen en ideeën te geven en hierover met elkaar van gedachten te wisselen.
Het gaat erom een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat in de raad tot een gewogen oordeel gekomen kan worden.
Raad
Het doel van de raad is om aansluitend aan de opiniebijeenkomst middels een vergadering van de raad de stukken waarover de opiniebijeenkomst geen debat wenst en als hamerstuk c.q. besluitstuk heeft aangemerkt, een besluit te nemen. Op de raad is het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van toepassing.
Infobijeenkomst
het uitbrengen van advies aan de raad, inhoudende of alle benodigde informatie beschikbaar is, over door het presidium dan wel door de deelnemers aan de infobijeenkomst op de agenda geplaatste voorstellen.
voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van door het presidium dan wel door de deelnemers aan de infobijeenkomst op de agenda geplaatste voorstellen.
Het bijdragen aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en het stellen van in het algemeen informatieve vragen.
Het laten blijken aan het eind van de behandeling van een onderwerp of zij voldoende geïnformeerd zijn.
Opiniebijeenkomst
het uitbrengen door de raadsleden van advies aan de raad over door het presidium dan wel door de deelnemers aan de opiniebijeenkomst op de agenda geplaatste voorstellen.
voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van door het presidium dan wel door de deelnemers aan de opiniebijeenkomst op de agenda geplaatste voorstellen.
het inventariseren van onderlinge meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of voorstel en het met elkaar hierover van gedachten wisselen. De fractiedeelnemers dragen bij aan een zo volledig mogelijk inzicht in voor- en nadelen van een onderwerp of voorstel.
Aan het eind van de behandeling van een onderwerp kunnen de raadsleden laten blijken naar welk standpunt zij neigen.
De voorzitter zal hierbij inventariseren of de raadsleden het voorstel als hamerstuk c.q. besluitstuk in de aansluitende raad wil vaststellen of dat de raadsleden op een later moment een politiek debat in de raad wil.
Raad
De leden van de raad stellen in de raad aansluitend op de opiniebijeenkomst de hamer- c.q. besluitstukken vast.
Algemeen
Voor benoeming door de raad van fractiedeelnemers, niet zijnde raadsleden, komen uitsluitend in aanmerking personen die door de fracties zijn voorgedragen. Zij worden benoemd als burgerlid en kunnen zowel aan de infobijeenkomst als opiniebijeenkomst deelnemen.
Een fractiedeelnemer als bedoeld in het voorgaande lid dient, voorafgaand aan zijn benoeming, een schriftelijke en ondertekende verklaring af te leggen waarin hij o.a. verklaart zich volledig te conformeren aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid zijn of worden gesteld. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 1 van dit artikel.
Een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 1 van dit artikel dient voordat hij zijn functie kan uitoefenen de volgende eed of belofte af te leggen:
«Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot burgerlid benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.
Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets als burgerlid te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.
Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als burgerlid naar eer en geweten zal vervullen.
Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!»
(«Dat verklaar en beloof ik!»)
De raad kan maximaal drie fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden per in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie benoemen.
Bij wisseling van een onderwerp c.q. van een cluster onderwerpen kunnen de fractiedeelnemers wisselen, onderwerpen worden door het presidium per programma zoals opgenomen in de programmabegroting geclusterd.
Infobijeenkomst
Aan de vergadertafel nemen plaats de voorzitter, de griffier en de fractiedeelnemers. Namens elke in de raad vertegenwoordigde fractie neemt één fractiedeelnemer plaats aan de vergadertafel. De portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s) nemen plaats aan de tafel van de collegeleden.
Opiniebijeenkomst
Aan de vergadertafel nemen plaats de voorzitter, de griffier en de fractiedeelnemers. Fracties met minder dan 4 raadsleden krijgen maximaal 2 zetels. Fracties met 4 of 5 raadsleden krijgen maximaal 3 zetels, en fracties met meer dan 5 raadsleden krijgen maximaal 4 zetels. De portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s) nemen plaats aan de tafel van de collegeleden.
Vanuit elke fractie als bedoeld in artikel 7 lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad neemt altijd ten minste één raadslid plaats aan de vergadertafel.
Raad
Aan de raad nemen uitsluitend leden van de raad deel.
Voorzitter
De voorzitters en plaatsvervangende voorzitters van de infobijeenkomst en opiniebijeenkomst worden door de raad uit zijn midden benoemd.
De voorzitter is geen deelnemer. Ook de plaatsvervangend voorzitter is, wanneer deze als voorzitter fungeert, geen deelnemer.
De voorzitter van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst is belast met:
het leiden van de bijeenkomst;
het uitnodigen van aanwezigen omdeel te nemen;
het verlenen van het woord aan de deelnemers;
het formuleren van nog openstaande vragen;
het vastleggen van de toezeggingen;
het concluderen dat het onderwerp:
is afgedaan;
nogmaals wordt geagendeerd voor een volgende bijeenkomst;
kan worden geagendeerd voor de raad als hamerstuk c.q. als debatstuk;
in handen wordt gesteld van het college.
het handhaven van de orde. De voorzitter bewaakt de orde van de vergadering,
maar ook de deelnemers dragen hun verantwoordelijkheid;
het doen naleven van deze regeling, in gevallen waarin deze verordening niet
voorziet beslist de voorzitter.
De raad wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad respectievelijk zijn plaatsvervanger.
1. De zittingsperiode van een fractiedeelnemer, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
2. Een fractiedeelnemer en zijn plaatsvervanger houden op lid te zijn van de infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.
3. De raad kan een fractiedeelnemer niet zijnde raadslid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht de fractiedeelnemer is benoemd. Het ontslag gaat in op de dag na de datum waarop de gemeenteraad het ontslag heeft verleend
4. Een fractiedeelnemer kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
5. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4.
6. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van de fractiedeelnemer die op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.
Ter ondersteuning van iedere bijeenkomst fungeert de griffier, de waarnemend griffier en/of een griffiemedewerker.
1. De infobijeenkomsten vinden in de regel plaats, op een maandag en/of dinsdag, volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal of zo mogelijk op locatie.
2. De opiniebijeenkomsten en de raadsvergaderingen vinden in de regel plaats, op maandag en/of dinsdag, volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal.
3. Indien er een extra bijeenkomst wordt gehouden vindt deze zoveel als mogelijk een dag later plaats op hetzelfde tijdstip.
1. De voorzitter, c.q. de griffier namens de voorzitter, roept via het RaadsInformatieSysteem (RIS) alle raads- en burgerleden, ten minste tien dagen voor het houden van de bijeenkomst op, onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
2. Voorafgaande aan de infobijeenkomst zal de griffier in overleg met de voorzitter nagaan welke overige deelnemers worden uitgenodigd.
3. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de raads- en burgerleden toegezonden, ter inzage gelegd in de leeskamer in het Stadskantoor en op Internet geplaatst.
4. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het Stadskantoor gebracht.
5. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een fractiedeelnemer inzage.
6. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 9, derde lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk toegezonden en ter inzage gelegd.
1. Voordat de oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst voorlopig vast.
2. Het presidium kan bij de voorlopige vaststelling van de agenda van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst bepalen dat een voorstel rechtstreeks wordt behandeld in de opiniebijeenkomst en dus niet wordt geplaatst op de voorlopige agenda van de infobijeenkomst.
3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende voorlopige agenda opstellen.
4. Fractiedeelnemers kunnen voorafgaande aan de infobijeenkomst verzoeken het woord te mogen voeren over niet geagendeerde onderwerpen indien dit 24 uur voorafgaande aan de infobijeenkomst bij de griffier is gemeld en geen uitvoeringszaken betreft, dit ter beoordeling van de voorzitter.
5. Aan het einde van elke vergadering van de opiniebijeenkomst wordt de mogelijkheid geboden tot het houden van een rondvraag. Indien de verantwoordelijk portefeuillehouder niet aanwezig is tijdens de opiniebijeenkomst vindt beantwoording van de gestelde vraag plaats tijdens de raadsvergadering volgend op de opiniebijeenkomst.
6. Bij aanvang van de vergadering stellen de fractiedeelnemers de agenda vast.
7. Wanneer de info- respectievelijk de opiniebijeenkomst een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. Het presidium bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt
8. Op voorstel van een fractiedeelnemer kan de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
1. De vergadering wordt tegelijkertijd met de oproep, door aankondiging in de Etten-Leurse Bode en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
2. De openbare kennisgeving vermeldt:
de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
de mogelijkheid tot het deelnemen als bedoeld in artikel 16 lid 1.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent iedere fractiedeelnemer die daadwerkelijk aan de vergadering deelneemt onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de (plv.) griffier door ondertekening vastgesteld.
1. Een info- dan wel opiniebijeenkomst wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fractiedeelnemers tegenwoordig is.
2. Als ingevolge het eerste lid de info- dan wel opiniebijeenkomst niet kan worden geopend, belegt de voorzitter opnieuw een info- dan wel opiniebijeenkomst tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.
3. Op een info- dan wel opiniebijeenkomst als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een info- dan wel opiniebijeenkomst kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fractiedeelnemers tegenwoordig is.
1. Van een infobijeenkomst, de opiniebijeenkomst en de raad aansluitend aan de opiniebijeenkomst worden korte en zakelijke verslagen gemaakt
2. Het verslag maakt in ieder geval melding van:
a. aanwezige fractiedeelnemers;
b. besproken onderwerpen en voorstellen;
c. door de portefeuillehouder(s) gedane toezeggingen;
d. bij de infobijeenkomst: conclusies over de informatieverstrekking van de onderwerpen;
e. bij de opiniebijeenkomst: de meningen van de fracties en conclusies;
f. bij de raad aansluitend aan de opiniebijeenkomst: de genomen besluitn.
3. Het (concept)verslag van de infobijeenkomst wordt verzonden aan de insprekers die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.
4. Het verslag van de infobijeenkomst en van de opiniebijeenkomst wordt indien mogelijk ter vaststelling voorgelegd aan de eerste raadsvergadering na de raadsvergadering aansluitend aan de opiniebijeenkomst en na vaststelling door de raadsvoorzitter en de griffier ondertekend.
5. Het verslag van de infobijeenkomst en van de opiniebijeenkomst wordt op de website van de gemeente geplaatst.
1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de opiniebijeenkomst anders beslist.
2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
3. Fractiedeelnemers mogen in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4. Bij de bepaling hoeveel malen een fractiedeelnemer over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
1. De fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst kunnen bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige fractiedeelnemers, de wethouder, de griffier en de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging.
2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der fractiedeelnemers genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.
3. Het eerste lid van dit artikel is alleen van toepassing indien een voorstel rechtstreeks, dus zonder behandeling in de infobijeenkomst, in de opiniebijeenkomst wordt behandeld.
1. Burgers en (vertegenwoordigers van) de 5 O’s (Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden) kunnen in een infobijeenkomst het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.
2. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit verleend. De voorzitter kan de fractiedeelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en fractiedeelnemers aan de vergadering.
1. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de info- en opiniebijeenkomst.
2. Hij kan de info- dan wel opiniebijeenkomst voorstellen aan een fractiedeelnemer dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de info- dan wel opiniebijeenkomst te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat de fractiedeelnemer de info- dan wel opiniebijeenkomst onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan de fractiedeelnemer bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de info- dan wel opiniebijeenkomst worden ontzegd.
3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de info- dan wel opiniebijeenkomst voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de info- dan wel opiniebijeenkomst sluiten.
4. De voorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.
Fractiedeelnemers kunnen tijdens een info- dan wel opiniebijeenkomst mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De info- dan wel opiniebijeenkomst beslist hier terstond over.
Op een besloten info- dan wel opiniebijeenkomst zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
1. De besluitenlijst van een besloten info- dan wel opiniebijeenkomst wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de fractiedeelnemers ter inzage bij de griffier.
2. Deze besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten info- dan wel opiniebijeenkomst ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering nemen de in de voornoemde besluitenlijst aanwezige fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de (plv.)griffier/griffiemedewerker die voor de ondersteuning tijdens de vergadering zorg heeft gedragen ondertekend.
1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslissen de fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.
2. De geheimhouding dient in acht te worden genomen door een ieder die bij de vergadering aanwezig is en door een ieder die op een andere wijze kennis heeft van de stukken.
3. De fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst kunnen besluiten de geheimhouding op te heffen.
Indien de fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.
2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op de Info- en Opiniebijeenkomst 2014".
De Verordening treedt in werking op 13 mei 2014.
De "Verordening op Info- en Opiniebijeenkomst 2012", vastgesteld bij raadsbesluit van 24 april 2012, wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Etten-Leur van12 mei 2014.
De raad voornoemd,
De griffier, de voorzitter,
Drs. W.C.M. Voeten MBA. Mw. H. van Rijnbach-de Groot.
In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden. De in deze verordening opgenomen infobijeenkomst en opiniebijeenkomst zijn raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet. Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies.
In 2011 is geëxperimenteerd met verschillende manieren om de infobijeenkomsten van de gemeenteraad in te vullen en de rol van deze bijeenkomsten voor de inwoners helderder te maken. Er is gekeken hoe mensen het ervaren wanneer zwaarwegende onderwerpen eerst gepresenteerd worden en vervolgens een week later de gelegenheid wordt geboden om aan de raad te vertellen wat de gevolgen van het voorstel voor de betrokken inwoners zijn. Deze werkwijze is uiteraard geëvalueerd. Mede op basis van de resultaten van een evaluatie bij betrokken burgers is voor een nieuw format gekozen voor de infobijeenkomsten. Elk van de onderwerpen die door het presidium voor de infobijeenkomst worden geagendeerd, doorlopen in beginsel op één avond de volgende stappen:
Toelichten van het voorstel
Gelegenheid voor betrokkenen (inwoners, bedrijven, organisaties) om aan de gemeenteraad te vertellen wat men van de voorstellen vindt
Gelegenheid voor de raad om verduidelijkende vragen te stellen
Hoofdstuk 1 ALGEMENbepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat de term raad zoals in deze verordening genoemd enkel gebruikt wordt voor de raadsvergadering direct volgend op de opiniebijeenkomst, tijdens welke de zogeheten ‘hamerstukken’ worden vastgesteld.
Artikel 2 Doel
De infobijeenkomst
De infobijeenkomst heeft tot doel om zo veel mogelijk informatie uit te wisselen over de geagendeerde onderwerpen. Het gaat hierbij zowel om informatie-uitwisseling tussen fractiedeelnemers en de 5 O’s: Onze inwoners, maatschappelijke Organisaties, Ondernemers, Onderwijs en (andere) Overheden als om informatie-uitwisseling tussen de fractiedeelnemers onderling als om informatie-uitwisseling tussen de fractiedeelnemers en het college respectievelijk de ambtelijke organisatie.
Het gemeentebestuur heeft de burgerparticipatie hoog in het vaandel staan. Om daadwerkelijk in het besluitvormingsproces burgerparticipatie een maximale meerwaarde te geven is het zaak de burgers zo vroeg mogelijk in het proces hun inbreng te laten leveren, bij de infobijeenkomst dus. Immers de invloed is groter naarmate we nog verder van het uiteindelijke besluit af staan. Afhankelijk van het voorstel dat voorligt, zal de burgerparticipatie anders worden ingevuld in de infobijeenkomst. Onderstaand worden de verschillende vormen beschreven:
Wanneer sprake is van een raadsopdracht, wordt aan de burgers met name gevraagd of het overzicht van de te behandelen onderwerpen volledig is.
Wanneer sprake is van een voorstel met verschillende te kiezen varianten worden burgers gevraagd aan te geven welke argumenten voor respectievelijk tegen de verschillende varianten zij hebben. Het gaat dan uiteraard met name om argumenten die nog niet in het voorstel van het college verwerkt zijn.
Daar waar sprake is van een voorstel (bijvoorbeeld een bestemmingsplan), waaraan een intensief interactief traject is voorafgegaan, zal de informatie die de raad van de burgers vraagt met name zijn om aan te geven of het proces goed verlopen is en om vragen te stellen wanneer er nog geen volledige duidelijkheid bij de raad is naar de argumenten (van het college) om op basis van een zienswijze al dan niet een wijzing aan te brengen in het definitieve voorstel. Voorkomen moet worden dat in de Infobijeenkomst het werk van het college wordt overgedaan, waardoor de burger met verkeerde verwachtingen naar de Infobijeenkomst komt. Immers inhoudelijke weging van argumenten heeft plaatsgevonden in het interactieve proces (werkgroep of klankbordgroep) en de formele inspraakprocedure die vooraf gaat aan het aanbieden van het voorstel door het college aan de raad
Wanneer sprake is van voorstellen zonder keuzemogelijkheden, bijvoorbeeld omdat de wet geen vrijheid laat aan de gemeente, zal de inbreng van burgers naar verwachting beperkt zijn. In dit geval zal het presidium bij de voorlopige vaststelling van de agenda van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst waarschijnlijk bepalen dat een voorstel rechtstreeks wordt behandeld in de opiniebijeenkomst en dus niet wordt geplaatst op de voorlopige agenda van de infobijeenkomst.
Burgerparticipatie wordt toegepast om ervoor te zorgen dat niet alleen informatie uit het college maar ook informatie van de burgers ten grondslag ligt aan de besluitvorming van de raad. Besloten is daarom inwoners mee te laten praten in de Infobijeenkomsten. Inwoners krijgen tijdens een vergadering van de Infobijeenkomst dan ook als eerste het woord.
Vervolgens kunnen raads- en burgerleden mede op basis daarvan informerende vragen stellen. Door aan de voorkant veel meer te investeren in contacten tussen raadsleden en burgers, is aan de achterkant geen formeel inspreekrecht in Opiniebijeenkomst of de raad meer nodig.
Om burgers ook de gelegenheid te bieden om informeel met de raads- of burgerleden te spreken over zaken die wel maar ook over zaken die niet geagendeerd zijn, vindt voorafgaand aan zowel de Infobijeenkomst als de Opiniebijeenkomst een inloophalfuur plaats.
Daarnaast geldt uiteraard dat in het kader van het beleid zoals dat wordt weergegeven in de nota Overheids- en burgerparticipatie ook door het college vooraf met burgers wordt gecommuniceerd. Afhankelijk van het onderwerp zal hierbij sprake zijn van meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen of informeren. Voor een nadere uitwerking van de burgerparticipatie wordt kortheidshalve verwezen naar de op 11 juni 2013 door de raad vastgestelde nota ‘Overheids- en burgerparticipatie “Ruimte voor initiatieven in Etten-Leur”
Opiniebijeenkomst
Tijdens de opiniebijeenkomst kunnen fractiedeelnemers hun meningen en ideeën geven en hierover met elkaar van gedachten wisselen. Zij kunnen hiertoe ook met elkaar en met de verantwoordelijk portefeuillehouder in discussie treden. Indien een voorstel rechtstreeks in de opiniebijeenkomst wordt behandeld en dus geen behandeling in een infobijeenkomst heeft plaatsgehad, is door het toevoegen van artikel 15 de mogelijkheid geboden dat op voorstel van een fractiedeelnemer burgers toch het woord kunnen voeren.
Raad
De raad die aansluitend aan de opiniebijeenkomst plaatsvindt, heeft als doel een besluit te nemen over de zogeheten ‘hamerstukken’. Hamerstukken zijn stukken waarvan tijdens de opiniebijeenkomst door de voorzitter op advies van de raadsleden is vastgesteld dat geen nadere discussie tijdens de raadsvergadering hoeft plaats te vinden. Er is geen nadere discussie nodig indien:
Alle fracties van mening zijn dat overeenkomstig het voorstel besloten moet worden
Één of meer fracties van mening zijn dat niet conform het voorstel kan worden besloten én niet voornemens zijn een amendement of motie in te dienen én enkel willen volstaan met een stemverklaring
Voorstellen waarover nog wel discussie in de raadsvergadering moet plaatsvinden, komen niet aan de orde in de raadsvergadering die direct volgt op de opiniebijeenkomst maar worden behandeld in de raadsvergadering die in de regel twee weken na de opiniebijeenkomst plaatsvindt.
Artikel 3 Taken en rollen deelnemers
Infobijeenkomst
De deelnemers, dus zowel burgers als maatschappelijke organisaties als raads- en burgerleden, dragen bij aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en stellen in het algemeen informatieve vragen. Aan het eind van de behandeling van een onderwerp kunnen fractiedeelnemers (de raads- en burgerleden) kort laten blijken of zij voldoende geïnformeerd zijn. Indien de fractiedeelnemers voldoende geïnformeerd zijn, wordt een voorstel geagendeerd voor de eerstvolgende opiniebijeenkomst volgend op de infobijeenkomst.
Indien de fractiedeelnemers niet voldoende geïnformeerd zijn bestaan de volgende mogelijkheden:
Het college wordt gevraagd voor de eerstvolgende opiniebijeenkomst volgend op de infobijeenkomst de ontbrekende informatie aan te dragen. Tijdens de eerstvolgende opiniebijeenkomst volgend op de infobijeenkomst wordt dan bepaald of de informatie voldoende is om tot oordeelsvorming te komen
Het college wordt gevraagd de ontbrekende informatie aan te dragen. Zodra de ontbrekende informatie is ontvangen wordt het voorstel door het presidium opnieuw geagendeerd voor een infobijeenkomst
Het is ook mogelijk dat een onderwerp alleen ter informatie wordt geagendeerd voor de infobijeenkomst. Aan het einde van de behandeling van het onderwerp wordt dan geconcludeerd of de informatie voldoende is of dat nadere informatie nodig is. Indien nadere informatie nodig is, wordt afgesproken wanneer deze door het college wordt aangeleverd en of op basis van de aanvullende informatie nogmaals in de infobijeenkomst moet worden gesproken over het onderwerp.
Onderwerpen die alleen ter informatie worden behandeld, komen in de regel niet meer aan de orde in de opiniebijeenkomst respectievelijk de raad. De enige uitzondering hierop geldt wanneer een raadslid een motie wil inbrengen in de raad over het onderwerp waarover alleen informatief is gesproken. Een motie komt dan, al dan niet na discussie in de opiniebijeenkomst, aan de orde in de raadsvergadering.
Opiniebijeenkomst
Dit onderdeel behoeft geen nadere toelichting.
Raad
Dit onderdeel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 4 Samenstelling en voorzitter
De raad bepaalt de samenstelling van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Omdat de infobijeenkomst geen advies geeft aan de raad maar een advies formuleert aan de opiniebijeenkomst is er voor gekozen om aan de opiniebijeenkomst maar één fractiedeelnemer per in de raad vertegenwoordigde fractie aan de vergadertafel te laten plaatsnemen. Dit ook omdat tijdens de infobijeenkomsten de drempel voor deelname door inwoners en maatschappelijke organisaties zo laag mogelijk moet zijn.
Om de evenwichtige vertegenwoordiging waarover artikel 82 lid 3 van de Gemeentewet spreekt te bewerkstelligen is in het zevende lid van artikel 4 voor de opiniebijeenkomst bepaald dat fracties met 4 en meer leden in de gemeenteraad maximaal drie fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst mogen laten deelnemen en fracties met 3 en minder leden in de gemeenteraad maximaal drie fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst mogen laten deelnemen. De term maximaal is toegevoegd om fracties de mogelijkheid te bieden met minder dan het maximaal toegestane aantal leden aan de vergaderingen deel te nemen. Het is overigens wel noodzakelijk dat het quorum aanwezig is. Het bepaalde in artikel 12 van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad is in deze van overeenkomstige toepassing.
De verhoudingen in de info- en opiniebijeenkomst hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen, is gekozen voor een minimum en een maximum aantal leden. Sommige gemeenten kiezen voor een maximum van twee leden per fractie.
Zoals ook uit het eerste lid blijkt, hoeven de fractiedeelnemers van een infobijeenkomst en een opiniebijeenkomst geen raadslid te zijn. Wel is er in de modelbepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde fractiedeelnemers voordragen. Daarnaast heeft de raad ervoor gekozen dat het niet noodzakelijk is dat de in het eerste lid bedoelde fractiedeelnemers op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Hiermee is de mogelijkheid geopend om burgers te benoemen die niet op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan, maar bijvoorbeeld op basis van hun deskundigheid tot lid van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst worden benoemd. Over het aantal fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden dat de raad wil benoemen zijn afspraken gemaakt in het raadsprogramma 2014-2018, inhoudende dat elke fractie maximaal 3 niet raadsleden kan voordragen als fractiedeelnemer en is in deze verordening opgenomen. Op grond van het tweede lid moeten fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. In lid 2 is bepaald dat fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden zich moeten conformeren aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid zijn of worden gesteld. Hierbij wordt opgemerkt dat het bepaalde in hoofdstuk IV (voorzieningen van commissieleden) van de verordening rechtspositie raads- en commissieleden onverkort van toepassing is en blijft op fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden.
Omdat fractiedeelnemers ook te maken kunnen krijgen met vertrouwelijke of geheime informatie is ervoor gekozen om ook hen een eed of belofte te laten afleggen alvorens zij hun werkzaamheden mogen vervullen. De tekst van de eed/belofte is opgesteld op basis van artikel 14 van de Gemeentewet.
De fracties kunnen zelf bepalen welke fractiedeelnemers aan welk onderdeel van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst deelnemen met dien verstande dat aan de opiniebijeenkomsten altijd minimaal één raadslid per fractie deel dient te nemen. Voor een toelichting op de onderdelen wordt verwezen naar de toelichting op artikel 12.
Voorzitter
Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de infobijeenkomst en opiniebijeenkomst door de raad te laten benoemen. Om praktische redenen wordt voorgesteld alle leden van het presidium als (plaatsvervangend) voorzitter te laten benoemen van zowel de infobijeenkomst als de opiniebijeenkomst. Immers bij de infobijeenkomsten kan het presidium bepalen dat gewerkt gaat worden met parallelle sessies. Er zijn dan op hetzelfde moment meerdere (plaatsvervangend) voorzitters nodig.
Wanneer de presidiumleden die zijn aangewezen door de in de raad vertegenwoordigde fracties allemaal worden benoemd als (plaatsvervangend) voorzitter zal tijdens de presidiumvergaderingen worden bepaald wie welk (onderdeel van) een infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst zal voorzitten. In de uitnodiging zal worden aangegeven wie per onderdeel zal optreden als voorzitter.
Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter) geen lid van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst.
Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de fractiedeelnemers aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 5, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 4, tiende lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, eerste lid.
Artikel 5 Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de fractiedeelnemers, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen en indien een fractiedeelnemer is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid).
De raad kan een fractiedeelnemer niet zijnde raadslid op voorstel van de fractie die de fractiedeelnemer niet zijnde raadslid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op eigen fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden. Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor fractiedeelnemers, deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen, voor ontslag worden voorgedragen, ontslag nemen of overlijden.
Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.
Artikel 6 Griffier
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
HOOFDSTUK 2 VERGADERINGEN
Paragraaf 1 Voorbereidingen
Artikel 7 Plaats en tijdstip vergadering
De infobijeenkomsten vinden in de regel plaats, op een maandag en/of dinsdag, volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal. De inloop tussen 19.00 uur en 19.30 uur is bedoeld voor laagdrempelig informeel contact tussen fractiedeelnemers en inwoners. Ook bestaat de mogelijkheid dat inwoners dit moment gebruiken om zaken te presenteren aan de fractiedeelnemers. Indien inwoners van deze gelegenheid gebruik willen maken, melden zij dit bij de griffie. De griffie bespreekt het verzoek in het presidium. Het presidium besluit of en zo ja wanneer er gelegenheid is tot presentatie. Wanneer de gemeenteraad op bezoek gaat in een wijk (wijkbijeenkomst) zal de bijeenkomst daar waar mogelijk op locatie worden gehouden.
De leden twee en drie behoeven geen nadere toelichting.
Artikel 8 Oproep en ter inzage liggende stukken
De fractiedeelnemers ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste tien dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de fractiedeelnemers in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (vierde lid). Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda in de leeskamer in het Stadskantoor voor de fractiedeelnemers ter inzage gelegd. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten.
In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken digitaal te vinden zijn. Voor belangstellenden worden exemplaren van de agenda in de publiekshal van het Stadskantoor gelegd.
Artikel 9 Agenda
De fracties bepalen zelf welke fractiedeelnemers deelnemen aan (een onderdeel van) een infobijeenkomst respectievelijk een opiniebijeenkomst. Bij de infobijeenkomst bestaat de mogelijkheid te werken met parallelle sessies. Zowel de infobijeenkomst als de opiniebijeenkomst worden door het presidium ingedeeld op basis van de programma’s in de begroting. Op deze wijze is ook aansluiting gevonden bij de keuze die het college van burgemeester en wethouders heeft gemaakt voor het werken met programmawethouders.
Deze verdeling in programma’s is gemaakt om de fracties de gelegenheid te bieden desgewenst de blokken te verdelen onder hun (fractie)specialisten.
Voor het verzenden van de oproep, stelt het presidium de agenda van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst voorlopig vast (lid 1). Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 8. In dit artikel is allereerst een procedure voor spoedeisende zaken geregeld. Uiteindelijk bepaalt de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie ex artikel 82 Gemeentewet komt tot uitdrukking in het zevende en achtste lid. Dit betekent onder andere dat de infobijeenkomst kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. De infobijeenkomst bepaalt vervolgens op voorstel van het presidium in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.
Aan het einde van elke vergadering van de opiniebijeenkomst wordt de mogelijkheid geboden tot het houden van een rondvraag (lid 5).
Artikel 10 Openbare kennisgeving
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst tegelijkertijd met de oproep, de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. Openbare bekendmaking vindt plaats door middel van publicatie in de Etten-Leurse Bode en via diverse social media. Alle openbare vergaderstukken voor een info- respectievelijk opiniebijeenkomst worden op Internet geplaatst.
Paragraaf 2 Ter vergadering
Artikel 11 Presentielijst
De presentielijst en de ondertekening door de (plv.) griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden te kunnen vaststellen.
Omdat in het verleden onduidelijkheid is gerezen welke fractiedeelnemers voor vergoeding in aanmerking komen, is ervoor gekozen een passage toe te voegen waarin wordt aangegeven dat alleen de fractiedeelnemers die aanzitten aan de vergadertafel de presentielijst moeten tekenen en daarmee voor (in geval van fractiedeelnemers die geen raadslid zijn) voor de vergoeding per bijgewoonde vergadering in aanmerking komen.
Artikel 12 Opening vergadering en quorum
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de info- en opiniebijeenkomsten ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.
Het derde lid voorzit in en een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een info- respectievelijk opiniebijeenkomst de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de oproep uitgaat.
Indien er enkele dagen tussen de twee vergadering zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de info- dan wel opiniebijeenkomst over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 13 Verslaglegging
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 14 Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de fractiedeelnemers in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een fractiedeelnemer na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de opiniebijeenkomst van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan deze daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Artikel 15 Deelname aan de beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vrijde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een opiniebijeenkomst bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de fractiedeelnemers, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen.
Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht op een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering
Artikel 16 Spreekrecht
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, info-/opiniebijeenkomst) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in deze verordening. Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).
Het spreekrecht geldt allen voor onderwerpen die op de agenda van de infobijeenkomst staan. In veel gemeenten is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.
In het tweede lid is er voor gekozen om een burger slechtst eenmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden.
Op basis van artikel 13, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.
Artikel 17 Handhaving orde en schorsing
Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij een raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de info- dan wel opiniebijeenkomsten ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 23 van deze verordening.
Om te bevorderen dat fractiedeelnemers aan een info- dan wel opiniebijeenkomst zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op fractiedeelnemers. Hierdoor zijn fractiedeelnemers aan een info- dan wel opiniebijeenkomst niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als burgerleden.
Artikel 18 Voorstellen van orde
Fractiedeelnemers hebben te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de info- respectievelijk opiniebijeenkomst. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de info- dan wel opiniebijeenkomst. Bij het stak van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.
Paragraaf 3 Besloten vergaderingen
HOOFDSTUK 5 ORDE DER VERGADERING
Artikel 19 Algemeen
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een info- dan wel opiniebijeenkomst moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 20 Besluitenlijst
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de griffier. Uiteraard kan ook voor inzage bij de plaatsvervangend griffier of griffiemedewerker worden gekozen, indien deze (vrijwel) voortdurend aanwezig is. De infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst beslist over het openbaar maken van dit verslag. Artikel 21 Geheimhouding Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 jo artikel 55 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst opleggen.
Overigens kan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.
Artikel 22 Opheffing geheimhouding
Zoals uit de toelichting op artikel 21 blijkt kan de raad de geheimhouding die de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Paragraaf 4 Toehoorders en pers
Artikel 23 Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 24 Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN
Artikel 25 Aanhalingstitel en inwerkingtreding
Dit artikel behoeft geen toelichting.