Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen;

• 2.

  product: een als zodanig in de programmabegroting omschreven programmaonderdeel met daarbij omschreven activiteiten en prestaties.

• 3.

  budget: Op geld gewaardeerde middelen die op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting, inclusief begrotingswijzigingen, beschikbaar zijn voor een programma, product of investering.

• 4.

  hoofdbudgethouder: de door het college aangewezen gemeentesecretaris, die eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de organisatie.

• 5.

  budgethouder: directielid, eenheidsmanagers en concerncontroller die door de hoofdbudgethouder op basis van submandaat, bevoegd is verklaard voor de realisering van de aan de budgetten verbonden taakstellingen die door de hoofdbudgethouder aan hem zijn toegewezen. Hij/ zij verzorgt de tweede akkoordverklaring binnen de aan hem toegewezen financiële kaders conform het vastgestelde mandaatstatuut.

• 6.

  Budgetbeheerder: degene die door de hoofdbudgethouder of budgethouder is aangewezen om namens deze één of meerdere budgetten te beheren en het plaatsen van de eerste (prestatie) akkoordverklaring. De budgetbeheerder kan ten laste van de toegewezen budgetten, binnen de afgesproken kaders, namens de gemeente financiële verplichtingen aangaan dan wel bestedingen doen;

• 7.

  directie: de hoofdbudgethouder en de adjunct gemeentesecretaris tezamen.

Artikel 2 Aanwijzing

Het college wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder.

Artikel 3 (Sub)mandateren

• 1.

  Jaarlijks worden, voor aanvang van het begrotingsjaar maar na vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad, de (hoofd)budgethouder(s) en budgetbeheerders vastgelegd in het financieel systeem. Hierbij wordt de hiërarchische lijn gevolgd en wordt systeemtechnische functiescheiding toegepast.

• 2.

  Bij de inrichting van het financieel systeem kan doormandatering van de budgetbevoegdheid aan budgethouders en/ of budgetbeheerders van toepassing zijn.;

• 3.

  De mandaatgever kan een verleend (sub)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Deze intrekking wordt in het financieel systeem verwerkt door de eenheid Bedrijfsvoering. Ook andere tussentijdse wijzigingen worden op gelijke wijze verwerkt.

• 4.

  De functie van (hoofd) budgethouder of budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van kassier of met de registrerende functie binnen de eenheid Bedrijfsvoering.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

• 1.

  De directie, de budgethouder en -beheerder zijn namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven volgens de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in:

  • a.

    exploitatiebudgetten, de hoogte van deze budgetten is opgenomen in de programmabegroting;

  • b.

    voorzieningen, de hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening;

  • c.

    investeringsbudget, het investeringsbudget is opgenomen in het investeringsplan behorende bij de Programmabegroting of is apart toegekend door de gemeenteraad;

• 2.

  De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen en het paraferen van facturen is gelimiteerd tot de vrije budgetruimte waar de verplichting / factuur verantwoord wordt;

• 3.

  Voor de budgetbeheerder gelden de volgende randvoorwaarden, voor het aangaan van financiële verplichtingen en het paraferen van facturen:

  • a.

    tot € 100.000 op eigen titel;

  • b.

    van € 100.000 tot € 500.000: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de budgethouder;

  • c.

    vanaf € 500.000: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de hoofdbudgethouder;

• 4.

  Voor de budgethouder gelden de volgende randvoorwaarden, voor het aangaan van financiële verplichtingen en het paraferen van facturen:

  • a.

    tot € 500.000 op eigen titel;

  • b.

    vanaf € 500.000: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de hoofdbudgethouder;

• 5.

  Inkoop en / of aanbesteding van diensten, goederen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting en het mandaatstatuut alsmede conform het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Artikel 5 Bevoegdheden en verplichtingen

Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn verschillende bevoegdheden van toepassing:

• a.

  De budgethouder kan binnen producten budget verschuiven van het ene subproduct naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten van alle betrokken subproducten uitgevoerd worden;

• b.

  Het college, na geadviseerd te zijn door de hoofdbudgethouder, is bevoegd om binnen een programma te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden;

• c.

  Voor budgetverschuivingen op kostenplaatsen zijn dezelfde bevoegdheden van toepassing als de hierboven bij sub a) vermelde bevoegdheden.

Artikel 6 Registratie

• 1.

  De (hoofd) budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende betalingen op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds gedane betalingen ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is.

• 2.

  De (hoofd) budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende ontvangsten op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds ontvangen bedragen ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is.

• 3.

  De (hoofd) budgethouder / budgetbeheerder is in staat inzicht te geven in de ten laste van het budget aangegane verplichtingen en / of op het budget betrekking hebbende vorderingen.

• 4.

  De (hoofd) budgethouder / budgetbeheerder maakt voor de registratie van de betalingen en ontvangsten gebruik van de diensten van de eenheid Bedrijfsvoering.

Artikel 7 Verantwoording

• 1.

  De budgethouder legt aan de directie verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling;

• 2.

  Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning en afspraken in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing.

Artikel 8 Slotbepaling

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2015;

• 2.

  Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregelingen van eerdere datum ingetrokken;

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald met "Budgethoudersregeling".

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen in haarvergadering van 23 december 2014.

Het college voornoemd,

de burgemeester, de gemeentesecretaris,

drs. H.C.P. Noten drs. J.H.J. Berends

Artikelen 4 en 5 leggen de grens van de bestedingsmogelijkheden vast.

Een verplichting mag niet meer bedragen dan het nog beschikbare budget waarop de verplichting / besteding wordt verantwoord. Wanneer de aan te gane verplichting / besteding meer bedraagt dan het beschikbare budget dan dient de budgethouder / budgetbeheerder voorafgaand aan de opdracht / bestelling een budgetverhoging te realiseren.

Uitzonderingen tekenbevoegdheid

Organisatiebreed worden facturen eerst de organisatie ingezet, waarbij de budgethouder alleen akkoord hoeft te geven en het grootboeknummer waar het betrekking op heeft. Door de financiële administratie (eenheid Bedrijfsvoering) worden er volgens een omschrijving, bedrag en kostensoort aan de facturen wordt gehangen.

Er zijn twee uitzonderingen op de tekenbevoegdheid.

Ten eerste zijn dit boekingen, die door (automatische) koppelingen op budgetten worden geboekt. De autorisatie voor deze betalingen moet vastgelegd zijn binnen het desbetreffende softwarepakket. Het betreft boekingen zoals:

• -

  de doorboeking van de salariskosten;

• -

  de doorbelasting van uren naar projecten;

• -

  de toerekening van kapitaallasten;

• -

  de boeking van de belastingkohieren;

• -

  en de boekingen vanuit de administratie van sociale zaken.

De tweede uitzondering betreft de boeking van facturen die over dusdanig veel kostenplaatsen worden verdeeld dat individuele parafering door alle betrokken (eerste) budgethouders / -beheerders te omslachtig en tijdrovend is. Dergelijke facturen worden gecontroleerd en gecodeerd door de eenheid Bedrijfsvoering. Voorbeelden van dergelijke boekingen zijn, boekingen van:

• -

  verzekeringspremies;

• -

  gemeentelijke belastingen en voorschotnota’s voor gemeentelijke eigendommen.

Mocht blijken dat bovenstaande boekingen ten onrechte op een budget geboekt zijn dan ligt het initiatief voor de correctie bij de budgethouder / budgetbeheerder.

In dit artikel staan de bevoegdheden om te schuiven met budgetten. Het betreffen hier de

De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om extra budget toe te kennen en om over de programmagrenzen heen te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij moeten ook de benoemde (maatschappelijke) effecten betrokken worden.

Voor het verkrijgen van budget voor nieuw beleid of het vinden van dekking voor onvoorziene uitgaven, waarbij de voorwaarden van deze laatste zijn dat een uitgave onvoorzien, onvermijdelijk én onuitstelbaar moet zijn, is dus besluitvorming van de raad nodig.