Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van zijn verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag, op een in onderling overleg vast te stellen tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en draagt hij zorg voor zijn vervanging.

Artikel 4 Vergaderstukken

• 1.

  Voor elke vergadering worden de vergaderstukken digitaal beschikbaar gesteld aan de leden van het college, als regel vier maal 24 uur tevoren.

• 2.

  Tevens worden de vergaderstukken fysiek in map(pen) in de bestuursvleugel van het gemeentehuis gelegd voor parafering, waarbij de stukken eerst aan de portefeuillehouder worden voorgelegd.

• 3.

  De agenda wordt als regel 24 uur voor aanvang van de vergadering digitaal beschikbaar gesteld.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

  • d.

    De voorzitter is belast met de stemopneming, de secretaris houdt aantekening van de uitgebrachte stemmen.

Artikel 8 Parafenbesluit

• 1.

  Een besluit komt buiten de vergadering van het college tot stand indien alle leden van het college het voorstel voor akkoord hebben geparafeerd.

• 2.

  De datum van een besluit als bedoeld in het eerste lid, is de datum waarop de laatste paraaf op het collegevoorstel is gezet.

• 3.

  De secretaris parafeert het collegevoorstel.

• 4.

  Het college maakt besluiten als bedoeld in het eerste lid op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar.

• 5.

  Indien geheimhouding of vertrouwelijkheid gewenst is, worden besluiten vastgelegd op een vertrouwelijke besluitenlijst, die slechts voor collegeleden, gemeenteraadsleden en betrokken ambtenaren beschikbaar is.

Artikel 9 Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de leden die aan de parafenronde hebben deelgenomen;

  • c.

    de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • d.

    een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld voor de leden van de raad.

Artikel 10 Inwerkingtreding en intrekking

• 1.

  Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van 7 september 2004 wordt ingetrokken.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na die waarop het is bekendgemaakt.

Artikel 11 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als: Rvo college Beemster 2015.