Organisatie | De Ronde Venen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgetbeheer |
Citeertitel | Regeling budgetbeheer |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-05-2015 | 01-04-2015 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 31-03-2015 Gemeenteblad nr. 42859, 18 mei 2015 | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen;
Gelet op de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV),
de verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet, het Organisatiebesluit en het Algemeen
Overwegende dat de gemeente streeft naar een transparante bedrijfsvoering die zich richt op
kwalitatieve dienstverlening en een doelmatige en doeltreffende inzet van mensen en middelen;
Het college is belast met de uitvoering van de programmabegroting. Het college heeft deze programmabudgetten verder onderverdeeld naar productbudgetten. Deze budgetten staan in de productenraming en kostenverdeelstaat. Het college heeft de budgetten via het Algemeen mandaatbesluit gemandateerd aan de gemeentesecretaris, zijnde het hoofd van de ambtelijke organisatie.
Vóór aanvang van het begrotingsjaar worden lijsten vastgesteld waarmee budgetten worden toegedeeld. Op de lijsten worden tevens plaatsvervangers vermeld. De lijsten worden voorzien van parafen van de betreffende functionarissen. Bij ongeplande langdurige afwezigheid is de administrateur bevoegd, op aangeven van de leidinggevende van de desbetreffende functionaris, de plaatsvervanger van die functionaris op de lijst in het financiële systeem in te regelen.
Aangezien budgetbeheer uitgaat van de totale planning & control-cyclus, geldt als uitgangspunt dat een functionaris de totale cyclus zijn rol blijft uitvoeren, zoals deze in deze regeling is beschreven. In uitzonderlijke gevallen kan de mandatering gedurende het begrotingsjaar worden gewijzigd. De mandateringen kunnen één maal per kwartaal worden aangepast door de budgethouder.
De budgethouder is uitsluitend onder de volgende voorwaarden bevoegd budgetten te mandateren aan een extern medewerker:
De gemeentesecretaris heeft vooraf toestemming verleend aan de budgethouder.
De looptijd van de overeenkomst met de externe medewerker is langer dan zes maanden.
De extern medewerker heeft een integriteitsverklaring ondertekend. Bij budgetten groter dan € 50.000 heeft hij eveneens een Verklaring Omtrent Gedrag overgelegd.
Risico’s worden beperkt door een strikte toepassing van het vier-ogen-principe.
Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder
Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico's. Hiertoe wordt gerekend het benoemen van risico's, het waar mogelijk bepalen van de omvang van het risico en het nemen van maatregelen ter beperking van de risico's. De budgethouder is verantwoordelijk voor de analyse van afwijkingen in de jaarrekening.
Artikel 5 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder
Onverlet de verantwoordelijkheid van de budgetcoördinator of budgethouder is de budgetbeheerder gehouden de budgethouder of budgetcoördinator onmiddellijk te informeren omtrent de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden (zowel in hoeveelheden als in tijd) en kostendekkingspercentages, kengetallen en risico’s.
Artikel 6 Financiële administratie
De budgethouder, budgetcoördinator en budgetbeheerder dienen zich te houden aan het Besluit Begroting en Verantwoording en alle verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen, en alle overige interne en externe voorschriften. Dit betekent dat we binnen 30 dagen de facturen betalen