Verordening auditcommissie gemeente Leek 2015

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  De commissie: de auditcommissie.

• b.

  De raad: de gemeenteraad.

• c.

  Het college: het college van burgemeester en wethouders.

• d.

  Fractie: de leden van de gemeenteraad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard.

• e.

  Plv. commissieleden: de mensen, niet zijnde de raadsleden, die namens een fractie deelnemen aan commissievergaderingen.

• f.

  De accountant: de in het controleprotocol van de gemeente bedoelde accountant die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• g.

  De rekenkamercommissie: Een door de raad ingestelde commissie voor het doen van onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur.

• h.

  De voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

• i.

  De secretaris: de secretaris van de auditcommissie.

• j.

  Het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

• k.

  De verordening: de Financiële verordening gemeente Leek 2015.

• l.

  De wet: de Gemeentewet.

Artikel 2 Doel van de commissie

• 1.

  De commissie treedt op als vertegenwoordiger van de raad en draagt zorg voor het mogelijk maken van een open communicatie en afstemming tussen onder andere de accountant, de rekenkamercommissie, de raad, het college van burgemeester en wethouders en het management en derden die betrokken zijn bij de werkzaamheden van de commissie.

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken van de commissie

• 1.

  De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

  • b.

    het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c.

    een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook beschreven in het controleprotocol;

  • d.

    een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e.

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f.

    het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;

  • g.

    een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

  • h.

    het namens de raad overleggen met de rekenkamercommissie over de door deze commissie uit te voeren onderzoeken;

  • i.

    het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

• 3.

  De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie telt maximaal één lid per fractie.

• 2.

  Het presidium benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  De teamcoördinator Financiële Zaken is een vaste adviseur van de commissie.

• 4.

  Op uitnodiging van de commissie kunnen derden zoals de accountant, een lid van de rekenkamercommissie, het college van burgemeester en wethouders en vertegenwoordigers vanuit de organisatie deelnemen aan de vergaderingen van de commissie.

• 5.

  De griffier of zijn plaatsvervanger is adviseur en secretaris van de commissie.

Artikel 5 Vergaderingen van de commissie

• 1.

  De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval tweemaal per jaar.

• 2.

  De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

• 3.

  De voorzitter roept de leden schriftelijk op.

• 4.

  De oproepingen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste een week voor de aanvang van de vergadering bezorgd.

• 5.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 6.

  De secretaris maakt van het verhandelde in de vergaderingen een kort verslag en zendt dit toe aan de leden van de commissie, en de overige deelnemers als genoemd in artikel 4 voor zover zij hebben deelgenomen aan de vergadering.

Artikel 6 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 7 Slotbepalingen

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan.

• 2.

  Deze verordening kan aangehaald worden als Verordening auditcommissie gemeente Leek 2015.