| Organisatie | Nieuwkoop |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gedragscode voor e-mail- en internetgebruik |
| Citeertitel | Gedragscode voor e-mail- en internetgebruik |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Gedragscode voor e-mail- en internetgebruik |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-03-2009 | Onbekend | 24-03-2009 Onbekend | Onbekend |
E-mail en internetverkeer vanuit de gemeente Nieuwkoop wordt niet versleuteld. Versleuteling zorgt ervoor dat gegevens onleesbaar zijn, dit om ongeoorloofd gebruik of inzage door buitenstaanders te voorkomen. Een sluitende beveiliging van, over het internet verstuurde informatie, dus ook e-mail, is voorlopig nog niet mogelijk. Verstuur daarom bij voorkeur geen vertrouwelijke of privacygevoelige informatie per e-mail.
In de dagelijkse omgang met je collega’s en burgers let je op de correcte omgangsvormen. Ondanks het vluchtige en meer anonieme karakter van e-mail en internet gelden hier dezelfde regels. Het is daarom niet toegestaan kettingbrieven en pornografisch materiaal te versturen en anderszins aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken.
Hetzelfde geldt voor het bezoeken van websites die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd.
Het opvragen, beschikbaar stellen en versturen van illegale software en bestanden per e-mail of via het internet evenals het online gokken is niet toegestaan.
Ongewenst internet- en e-mailgebruik kan de gemeente schade berokkenen. Niet alleen in financiële zin maar denk ook aan imagoschade. Het is daarom niet toegestaan op naam van de gemeente of via de mailadressen van de gemeente financiële transacties te doen zoals aankopen of bestellingen op ‘internetwinkelsites’ of anderszins. De gemeentesecretaris / algemeen directeur kan van deze bepaling ontheffing verlenen. Ook privé transacties zoals het bieden op internet veilingsites en online bankieren zijn taboe. Doe je dit wel dan kan de gemeente hierop aangesproken worden.
Wat verboden is bij wet is dat ook binnen de gemeente Nieuwkoop. Het illegaal downloaden of verspreiden van afbeeldingen, programma´s en muziekbestanden zijn daar voorbeelden van. Zelfs het bezoeken van websites met voor Nederland strafbare informatie of afbeeldingen kan leiden tot het ongemerkt op de eigen PC laden van niet wenselijke informatie.
Al het e-mail- en internetverkeer gaat over de gemeentelijke netwerken. De betrouwbaarheid en de snelheid van het netwerk mag niet in gevaar worden gebracht door ondoordacht gebruik van internet en e-mail. Stuur dus niet zonder goede reden een e-mail aan alle of grote groepen medewerkers van de gemeente. Wees terughoudend bij het versturen van grote bijlagen bij een e-mailbericht. Het is niet toegestaan multimedia bestanden voor privédoeleinden te verzenden of op te vragen dan wel te downloaden. Verder is het niet toegestaan om multimedia bestanden te streamen. En laat je gemeentelijke e-mailadres niet achter op het internet anders dan voor functionele doeleinden. Voordat je het weet wordt je achtervolgd door spam.
Organisatiebreed wordt dezelfde ondertekening van e-mailverkeer gehanteerd. Deze standaard kun je vinden op pagina 5 .
Conform landelijke beleid is besloten dat rijk, gemeenten, provincies en waterschappen geen disclaimer gebruiken op overheidwebsites en in hun e-mailverkeer.
De e-mail boxen worden erg vervuild door e-mails aan allen waarin onder andere concertkaarten worden aangeboden, traktaties worden aangekondigd, brandende autolichten e.d. Gebruik voor het te koop aanbieden het prikbord op intranet. De direct leidinggevende bepaalt of het noodzakelijk is een mail aan allen te sturen.
Inkomende en uitgaande e-mail kan informatie bevatten waaraan rechten ontleend kunnen worden en daarmee juridische, bestuurlijke, financiële of andere gevolgen voor de gemeente kan hebben. Als er rechten aan de e-mail ontleend kunnen worden is er sprake van formele e-mail en deze e-mail dient geregistreerd te worden.
Bij informeel e-mail verkeer kunnen er geen rechten ontleend worden aan de inhoud van de e-mail en is de inhoud vaak van kortstondige betekenis. Informeel e-mail verkeer hoeft niet geregistreerd te worden.
Voor het inkomend e-mail verkeer heeft de gemeente Nieuwkoop de mailbox info@nieuwkoop.nl ingesteld. Contact met externe partijen dient zoveel mogelijk via deze mailbox te lopen. Inkomende e-mail zal vanuit deze mailbox doorgestuurd worden naar de behandelde afdelingen.
Van inkomende e-mail die via andere kanalen binnenkomt, zal de behandeld ambtenaar de status van de e-mail moeten bepalen en eventueel ter registratie aanbieden bij DIV.
Uitgaand e-mail verkeer dient zoveel mogelijk via de mailbox info@nieuwkoop.nl verzonden te worden. Alle correspondentie betreffende burgervragen of die betrekking heeft op de dienstverlening verloopt via deze mailbox. Informeel zakelijke mail verkeer kan eventueel ook via de afdelings- of persoonlijke mailbox verlopen.
Formeel uitgaand e-mail verkeer is nog niet mogelijk door het ontbreken van bepaalde voorzieningen zoals een elektronisch handtekening. Alle formele correspondentie moet ter registratie worden aangeboden in analoge, lees papieren, vorm. Uitgaande e-mail kan dus geen officiële status hebben. Via de e-mail kan wel een reactie gegeven worden op een formeel inkomend e-mail maar dit heeft geen formele waarde en zal bevestigd moeten worden via een officiële brief.
Van uitgaande e-mail die via andere kanalen verstuurd wordt, zal de behandeld ambtenaar de status van de e-mail moeten bepalen en eventueel ter registratie aanbieden bij DIV.
Het is mogelijk om bepaalde producten via de website van de Gemeente Nieuwkoop af te nemen. Hiervoor zijn diverse e-formulieren beschikbaar waar de burger gebruik van kan maken. Deze e-formulieren worden automatisch doorgestuurd naar de juiste mailbox. Voor het gebruik van deze e-formulieren is een regeling Nadere eisen met betrekking tot het verkeer langs elektronische weg in de gemeente Nieuwkoopopgesteld.
Externe mail is in eerste instantie bedoeld voor zakelijk informeel berichtenverkeer, zoals het bevestigen van een afspraak of het beantwoorden van algemene vragen van burgers. Houd er rekening mee dat door het uitwisselen van zakelijke berichten een persoon of een bedrijf hieraan rechten kan ontlenen.
Overige formele berichten mogen ook niet per e-mail worden verzonden, tenzij gelijktijdig hetzelfde bericht schriftelijk wordt verstuurd. Het e-mailbericht heeft dan de status van (informele) aankondiging, het schriftelijke bericht is het formele stuk dat geregistreerd wordt. Zorg wel dat het duidelijk is dat het bericht een informele status heeft en dat de eventuele afspraken schriftelijk bevestigd worden.
Gezien het snelle karakter van e-mail is het aan te raden de afzender ten minste binnen 24 uur een reactie te geven. Dit kan zijn in de vorm van een antwoord, een ontvangstbevestiging of een bericht dat de mail in behandeling is genomen. Om de voortgang inzichtelijk te houden is het wenselijk om een tussenbericht te versturen.
Door de e-mail na binnenkomst door te sturen naar een afdelingspostbus wordt voorkomen dat er bij ziekte of vakantie, niet gereageerd wordt op e-mail. Het afdelingssecretariaat kan de e-mail doorzetten naar de behandelend ambtenaar of diens vervanger.
Bij gebruik van de persoonlijk e-mail box moet afwezigheid duidelijk aangegeven worden door het inschakelen van de afwezigheidassistent in outlook. Bij ziekte moeten er per afdeling afspraken zijn over het beheer van de persoonlijke e-mailboxen.
Om beter grip te houden op ontvangen en te behandelen formele e-mail is het zaak deze te laten registreren bij DIV. Eenmaal geregistreerd is goed zicht op de voortgang, behandelstatus en tijdige afdoening mogelijk.
Formele e-mail moet ter archivering aan DIV worden aangeboden. Digitaal archiveren van formele e-mail is nog niet mogelijk vandaar dat deze e-mailberichten, inclusief eventuele bijlagen, in papieren vorm en voorzien van een paraaf voor de authenticiteit, aangeboden worden bij DIV.
In sommige wettelijke regelingen staat dat bepaalde ingekomen documenten schriftelijk moeten worden ingediend en voorzien moeten zijn van een handtekening, bijvoorbeeld bezwaarschriften. Deze categorie documenten worden inhoudelijk niet in behandeling genomen. De e-mail wordt wel beantwoord waarbij de afzender wordt verzocht alsnog het document schriftelijk en ondertekend in te dienen of deze in te dienen via het e-loket.
Het is via het e-loket wel mogelijk bepaalde digitale documenten met ondertekening in te dienen. De voorwaarden hiervoor zijn terug te vinden in de regeling Nadere eisen met betrekking tot het verkeer langs elektronische weg in de gemeente Nieuwkoop.
Als je een e-mailbericht ontvangt dat niet voor jou is bestemd, kun je het bericht (digitaal) doorsturen. Denk eraan dat je de afzender van het foutief geadresseerde mailtje hiervan een bericht stuurt. Zo weet de afzender van wie hij of zij een antwoord kan verwachten. Wanneer je niet weet aan wie je het mailtje zou moeten doorsturen stuur je het digitaal door naar de postbus van de DIV. Hier zorgt men in dit geval voor de juiste doorzending en een terugkoppeling naar de afzender.
Het formele gebruik van e-mail vereist dat de redactionele vorm aansluit bij de regels die de gemeente heeft gesteld voor het schrijven van brieven. Dit is vastgelegd in de schrijfwijzer gemeente Nieuwkoop.
De belangrijkste afspraken zijn:
E-mail: info @nieuwkoop.nl ( bij niet formele mail kan eventueel het persoonlijke e-mailadres worden gebruikt)