CVDR365825_1Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van niet-overgebrachte archieven en het beheer van de overgebrachte archievennlregelingBaarle-Nassau2015-04-29Baarle-NassauGVOP, 01-05-2015Archiefverordening Gemeente Baarle-Nassau 2015Archiefwet 1995, art. 30Archiefwet 1995, art. 31Archiefwet 1995, art. 32gemeenteraadbestuur en recht2015-03-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-05-092020-03-12nieuwe regelingBRD1500015GeenMet ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archiefverordening van de gemeente Baarle-Nassau 2007, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 juni 2007.Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van niet-overgebrachte archieven en het beheer van de overgebrachte archievenDe gemeenteraad van de gemeente Baarle-Nassaugelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 3 maart 2015gelet op artikelen 30, 31 en 32 van de Archiefwet 1995 besluit vast te stellen de:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor
archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer
van archiefbescheiden van niet-overgebrachte archieven en het beheer van de
overgebrachte archieven.I.Algemene bepalingen1Deze verordening verstaat onder:
de wet: Archiefwet 1995;
besluit: Archiefbesluit 1995;
archiefregeling: Archiefregeling, zoals gepubliceerd in de
Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 en van 17 december
2012, nr. 26238;
archiefbescheiden: de in de Archiefwet in artikel 1, onder c,
bedoelde archiefbescheiden;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, sub b 1e , van de wet, voor zover behorende tot de
gemeente, alsmede andere beheerseenheden;
zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de
uitvoering van de Archiefwet 1995
college: het college van burgemeester en wethouders van de
gemeente Baarle-Nassau;
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering
van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en
toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen bewaarplaats(en);
archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van
archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de
archiefbewaarplaats;
e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en
procedures, financieel beheer, personeel, databeheer,
databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam
beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris; belast met het beheer van de
archiefbewaarplaatsen en het onder de bevelen van het college
van burgemeester en wethouders uit te oefenen toezicht op het
beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
beheerder: het hoofd van een beheerseenheid;
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie,
adviesraden en commissies;
stichting: stichting Mommerskwartier, gevestigd te Tilburg
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan
worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard,
geordend en geraadpleegd;
informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de
informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen
en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden.2Het college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als
de overgebrachte archiefbescheiden.3Het college benoemt de archivaris.4Het college draagt zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden
van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet,
hierbij tevens begrepen een e-depot. Hij draagt zorg voor voldoende en
doelmatige archiefruimten en voor een veilige digitale beheeromgeving
waarin de digitale archiefbescheiden duurzaam worden bewaard.5Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd
personeel c.q. voor voldoende middelen voor de werkzaamheden verbonden
aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden.6Het college draagt zorg voor het jaarlijks ramen van voldoende middelen
op de gemeentebegroting ter dekking van de kosten, die aan de zorg voor
en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop,
zijn verbonden.71.Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden
voorschriften vast;2.Het college ziet er op toe dat bij deelname in, of oprichting van
specifieke (privaatrechtelijke) rechtspersonen, of samenwerking
binnen andere beheerseenheden het beheer van archiefbescheiden
overeenkomstig de bepalingen van de wet gebeurt;3.Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring
van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het
behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke bewaartermijn is
gewaarborgd;4.Het college draagt er zorg voor, dat de archiefbescheiden in
geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard zodanig,
dat het behoud van deze bescheiden gedurende de wettelijke
bewaartermijn is gewaarborgd.8Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek
Toezicht en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad
omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente. Hij
overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn
uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsen.III.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden,
die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.9De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de
bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of te laten bijstaan. 111.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens
hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die
voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en
verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin
archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht, hieronder begrepen zowel archiefruimten als
informatiesystemen.12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke
voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten
worden getroffen.13De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
tot:
Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere
(privaatrechtelijke) beheerseenheid, overheidsorgaan of
rechtspersoon;
Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
Voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen;
Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
14Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte en/of archiefbewaarplaats
inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden behoeft de
goedkeuring van de archivaris.15De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college betreffende de
uitoefening van het toezicht over de niet-overgebrachte
archiefbescheiden. IV.Beheer van de archivaris van de overgebrachte
archiefbescheiden.16De archivaris is belast met het beheer van de overgebrachte
archiefbescheiden.17De archivaris doet tweejaarlijks verslag aan het college over het beheer
van de overgebrachte archiefbescheiden. V.Overgangs- en slotbepalingen18Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening
vervalt de Archiefverordening van de gemeente Baarle-Nassau 2007,
vastgesteld bij raadsbesluit van 28 juni 2007.19Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening gemeente
Baarle-Nassau 2015.OndertekeningAldus besloten in de openbare vergadering van 25 maart 2015De griffier, De voorzitter,H.H. Dame drs. V.T.M. Braam ToelichtingDe archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit
1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de
aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. In 2007 is Archiefverordening
gemeente Baarle-Nassau naar aanleiding van de dualisering aangepast. In 2015
spelen andere fundamentele veranderingen een rol: digitalisering,
ketensamenwerking en veranderingen in het toezicht. De archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de
regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt
voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer
van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals de Archiefwet en Archiefbesluit, niet alleen van
toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn,
is geregeld in art. 3 van het Archiefbesluit 1995.Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid
van de wet.Artikelsgewijze toelichting:Artikel 1Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening
een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 4Het college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en
als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een
archiefbewaarplaats. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats wordt in een
collegebesluit vastgelegd. De ministeriële regeling stelt op grond van artikel
13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en
inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 5Het aanwijzen van een beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer van de
gemeente Baarle-Nassau. Artikel 8Door de grotere nadruk op horizontaal toezicht dient het college te rapporteren
aan de Raad. Tweejaarlijkse rapportages over de staat van de
informatiehuishouding en het beheer van de archiefbewaarplaats krijgen daarmee
meer belang in het geheel van het beheer van informatie. Artikel 9De archivaris voert het toezicht (de inspectie) uit over de nog niet
overgebrachte bestanden.Artikel 10De archivaris kan zich laten vertegenwoordigen door een of meerdere
archiefinspecteur(s). Dit kan een interne of externe functionaris zijn. De
gemeentearchivaris blijft eindverantwoordelijk. Artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in
de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De
wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden –
bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te
begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan
worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met
de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een
andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een
term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine
leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is
verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend
aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet
Persoonsregistraties. Artikel 12Op basis van de uitgevoerde inspectie wordt door de archivaris een rapport
opgesteld. Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot
gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden.Artikel 14Dit artikel komt voort uit de verdergaande digitalisering. Voor analoge en
digitale archiefbescheiden gelden verschillende eisen ten aanzien van de opslag.
De rol van de archivaris is om die reden niet (meer) beperkt tot het passief
kennis nemen van voornemens tot bouw, verbouw, verandering van inrichting of
ingebruikneming. Hij dient zijn goedkeuring te hechten aan plannen om zodoende
een duurzame (digitale) opslag te garanderen. Artikel 15Dit artikel sluit aan bij de verantwoordelijkheid van het college te rapporteren
aan de raad over de staat van de informatiehuishouding. Dat is eerst mogelijk,
wanneer de archivaris daartoe het onderliggende rapport aanlevert. Artikel 16Dit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995.Artikel 17Het college doet ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en
van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad over het beheer van
de archiefbewaarplaatsen. Het college overlegt daarbij het verslag, dat door de
archivaris aan hen is uitgebracht over het beheer van de
archiefbewaarplaats.