CVDR365322_1Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015nlregelingHeerhugowaard2017-11-07HeerhugowaardPublicatie via www.officielebekendmakingen.nl d.d. 23-4-2015Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015Art. 33 lid 3 Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2015-03-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-05-012015-01-012016-09-21Nieuwe verordeningRB2014096verordeningGeen.Geen.Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
2015Nr.RB2014096de Raad van de gemeente Heerhugowaard;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 januari
2015;gelet op artikel 33 lid 3 Gemeentewet;b e s l u i tvast te stellen Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning1:Ambtelijke bijstand11.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en
moties of andere bijstand.
2.De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt
door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de
griffier door een ambtenaar gegeven.3.Als de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de
secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.4.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend
door de griffier of een medewerker van de griffie. Als de gevraagde
bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan
worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer
ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig
mogelijk verlenen.2Verlenen van ambtelijke bijstand1.Ambtelijke bijstand wordt aan een raadslid verleend, tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
3Weigering verzoek om ambtelijke bijstand1.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van artikel
2 wordt geweigerd.2.Als de gemeentesecretaris de bijstand op grond van artikel 2 weigert
deelt hij zijn besluit gemotiveerd mee aan de voorzitter van de
raad, de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft
ingediend.4Geschil over ambtelijke bijstand1.Als het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan het betrokken raadslid via de griffier het
verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo
spoedig mogelijk over het verzoek.2.Als een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende
bijstand kan het betrokken raadslid via de griffier hierover in
overleg treden met de secretaris.3.Als overleg met de secretaris als bedoeld in lid 2 niet leidt tot
een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak
voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk over de zaak.4.Als het college of leden van het college informatie wensen over een
verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies
wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken
raadslid.2:Fractieondersteuning5Recht op financiële vergoeding1.De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde
voor de gemeenteraad van Heerhugowaard, ontvangen jaarlijks een
financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het
functioneren van de fractie.2.Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1215,-- voor elke
fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 365,-- per
raadszetel.6Besteding financiële vergoeding1.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken.2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen
verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan
ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen)
geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een
gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen
die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en
commissieleden toekomen;
opleidingen voor individuele raadsleden
7Voorschot bijdrage fractieondersteuning1.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van een
kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot
verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen
plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste
vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het
voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.8Gevolgen splitsen fractie1.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen
verandert, wijzigt de bijdrage
bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de
maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw
gekozen raad plaatsvindt.
bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de
maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad
plaatsvindt.
2.Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6,
tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie
verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het
aantal bij de splitsing betrokken leden.3.Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke
fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling
die volgt uit artikel 6, tweede lid.9Verantwoording en controle1.Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een
kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de
bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag
aan de griffier conform het bij deze verordening behorende
"Verslagformulier fractievergoeding" met onderliggende
betalingsbewijzen.2.De auditcommissie zal de controle over de rechtmatigheid van de
fractievergoedingen en de daarbij behorende betalingsbewijzen
voorbereiden voor de raad en de raad daarbij van een advies
voorzien.3.De raad stelt de bedragen vast van de uitgaven van een fractie die
in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn en stelt
de door de fracties terug te storten bedragen vast.3Slotbepalingen10Vervallen oude verordeningDe Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, vastgesteld
op 7 maart 2003 vervalt.11InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking de dag na die van bekendmaking en
werkt terug tot en met 1 januari 2015.12CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als 'Verordening ambtelijke bijstand
en fractieondersteuning Heerhugowaard'Bijlage: Verslagformulier fractievergoeding
Verantwoording over het jaar:Fractie:Overzicht van inkomsten en uitgavenOntvangen fractievergoeding:Uitgaven:*)Omschrijving1.2.3.4.5.6.7.8.Totaal uitgaven € - Saldo inkomsten/uitgaven € - *) Kopie nota's en betaalbewijzen bijvoegen.Toelichting uitgaven:1.2.3.4.5.6.7.8.Formulier verklaring fractievergoedingOndertekendena.naam:Handtekening:b.naam:Handtekening:Verklaren hierbij in hun hoedanigheid van voorzitter,
respectievelijk lid van de fractie van: dat het verslag over
de besteding van de fractievergoeding over het kalenderjaar
naar waarheid is gedaan.Datum: Dit formulier voorzien van handtekeningen en met bijvoeging
van genummerde kopieën van declaratieformulieren, nota's en
betaalbewijzen inleveren bij de griffie.
Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Ambtelijke bijstandDe verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het
verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van
openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het
verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke
organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis
die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld
openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare
documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de
Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor
de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de
raadscommissies. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de
griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de
secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De bijstand
wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening
hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en
omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er
voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet
griffiemedewerkers bedoeld. Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris
weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het
eerste lid, onderdeel a en b betreft. Artikelen 2 en 3 Verlenen / weigeren ambtelijke bijstand Beoordeling of een van de in artikel 2 en 3 genoemde weigeringgronden zich
voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. Wat verstaan moet worden onder art. 2 lid 1b "het belang van de gemeente" is
niet te definiëren. Het is een ruim begrip dat per situatie en dan ook in
combinatie met het woord "schaden" moet worden beoordeeld. Wordt een verzoek om
ambtelijke bijstand om reden van art. 2 lid 1b geweigerd, dan zal dat
nadrukkelijk gemotiveerd worden. Die motivering kan desgewenst betwist worden
via de geschillenregeling, genoemd in artikel 4. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet
verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt
in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en
indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de
gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen
(artikel 180 Gemeentewet). Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie
worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in
het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren
met de secretaris. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet
om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het
tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het
betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt
bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek
om ambtelijke bijstand. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn
taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college
dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 5 Recht op financiële vergoedingFractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte
van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten
worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning
bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke
fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat
grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat
zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Artikel 6 Besteding financiële vergoedingDe fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke
besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage
besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd
waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere
voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat
raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de
artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor
fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden moeten bekostigd
worden uit de gemeentekas en daarom ook niet uit de bijdrage voor
fractieondersteuning. Omdat de bestedingsmogelijkheden van de fractievergoeding moeilijk af te bakenen
zijn, volgt hierna (met hun toestemming) een deel van de veel geraadpleegde
uitleg uit het boek "Ik Raadslid" van Necker van Naem, gevolgd door een veel
gebruikte tabel over de wel/niet bestedingsmogelijkheden van de
fractievergoeding.Fractieondersteuning begint dus met een vastgestelde fractievergoeding
die de raad in zijn begroting afspreekt. Deze fractievergoeding kan de
fractie gebruiken voor het aanstellen van fractiemedewerkers die
secretariële organisatorische of inhoudelijke ondersteuning geven.
Fractiemedewerkers houden bijvoorbeeld de eigen partijwebsite bij, schrijven
persberichten en organiseren bijeenkomsten voor burgers. Maar zij kunnen ook
amendementen of moties schrijven of de fractie voorzien van inhoudelijk
advies over de behandeling van een agendapunt. De wet staat
niet toe dat een fractie een arbeidsverhouding aangaat.
Een stichting, die de fractie speciaal hiervoor opzet, kan dat wel en die
stichting betaalt de fractieassistenten. Bij een fractie die behoort tot een
landelijke partij is dat soms het landelijke partijbureau. Stichtingskosten
van een raadsfractie kunnen hiermee wel uit het fractiebudget worden
gedeclareerd. De verordening waarin de fractieondersteuning is geregeld moet de regels
voorschrijven voor de fractie-uitgaven. Wat valt wel en niet onder de
fractieondersteuning? Het is van belang dat gemeenten heldere criteria hanteren.
Het is verboden om het geld te gebruiken voor partijbelangen, zoals kosten voor
campagnes of verkiezingen. Tevens dient er terughoudend worden omgegaan met
verzoeken rondom contra-expertise: daarvoor bestaat het onderzoeksbudget van de
raad. Het geld mag ook niet gebruikt worden voor de opleiding van raadsleden,
daarvoor is de individuele onkostenvergoeding en het algemene scholingsbudget
van de gemeenteraad. Om de fracties enige houvast te geven bij de besteding van het fractiebudget, is
in de onderstaande tabel aangegeven aan welke uitgaven het budget wel/niet
besteed mag worden:
WELNIETRaadswerkzaamheden Uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige
regelingenPersonele ondersteuning (secretarieel, organisatorisch,
inhoudelijk, onderzoek, coaching)Betalingen aan politieke partijen, daarmee verbonden
instellingen of natuurlijke personen geen
verkiezingscampagnes of partijbelangenInhuren van (externe of ambtelijke) adviseursGiftenOpzetten en onderhouden van een deel van een websiteUitgaven welke dienen bestreden te worden uit de
Raadsvergoedingen (geen aanvulling op
Raadsvergoedingen)Financiële en facilitaire ondersteuning bij uitwerken van
initiatieven volksvertegenwoordigende rolIndividuele/persoonlijke onkosten Raadsleden (cursussen,
congressen, opleidingen)Organiseren bijeenkomsten (zaalhuur, organisatie,
publiciteit)Controle of contra-expertise (= onderzoek door een expert
van de tegenpartij)Fractie excursies, werkbezoeken e.d.Individuele administratiekostenOpleidingen gericht op functioneren v.d. fractie als
geheelPresentjes/bloemen/kaarten e.d. t.b.v. relatiesAdministratiekosten t.b.v. gehele fractieLief en leed Fractievergaderingen op locatieOntvangst andere Raads- en/of statenfractiesOpleidingen, cursussen en seminars die tot doel hebben de
kwaliteit van het fractiewerk
te verhogen en daarmee verband houdende reiskosten en
koffie- en theeverstrekking.Bestedingen aan Raadsleden of bedrijven van Raadsleden voor
werkzaamheden die zij als (beleids) medewerker of anderszins
in opdracht van een fractie verrichtenOnkosten steunfractieleden(her)verkiezing van RaadsledenInformatieverstrekking door de fractie, bijv. een
fractienieuwsbriefReiskosten
Artikel 7 Voorschot bijdrage fractieondersteuning De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het
voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt
aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Als blijkt dat het geld onrechtmatig is
besteed zal dat moeten worden terugbetaald.Artikel 8 Gevolgen splitsen fractieHet spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde
verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner
worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad
voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden
(of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat
de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger
uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct
verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de
oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere
deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog
verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct
te laten plaatsvinden. Artikel 9 Verantwoording en controle De verantwoording van de besteding van de fractiebijdragen van de fracties zijn
openbare stukken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur. Het is een
verantwoording van de fracties hoe zij om gaan met de hun ter beschikking
gestelde publieke gelden. In dat kader is het niet vreemd dat er in den lande
nogal eens media-aandacht voor de bestedingen hebben geleid tot discussies. In
Heerhugowaard heeft de raad er voor gekozen de rechtmatigheidcontrole van de
besteding van de fractievergoedingen in eerste instantie te laten uitvoeren door
de auditcommissie. De auditcommissie zal de verantwoording en de bijbehorende
betalingsbewijzen controleren op rechtmatigheid. Vervolgens brengt de
auditcommissie een verslag en advies uit aan de gemeenteraad. De gemeenteraad
stelt uiteindelijk de verantwoording van de fractievergoedingen vast en bepaald
daarmee of de verantwoording akkoord is of dat er terug moet worden betaald. Om het indienen van de verantwoording en de controle daarvan inzichtelijk en
eenduidig te laten plaatsvinden, moet de verantwoording ingediend worden met
gebruikmaking van een vastgesteld formulier. Op de raadswebsite is het formulier
ook als spreadsheet te downloaden.Heerhugowaard, 24 maart 2015De Raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,