| Organisatie | Reusel-De Mierden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders |
| Citeertitel | Reglement van orde college |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur en recht |
Het Reglement is op 12 oktober 2009 aan de gemeenteraad toegezonden.
Gemeentewet, art. 52
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-10-2009 | 01-10-2009 | nieuwe regeling | 29-09-2009 D'n Uitkijk, 09-10-2009 | B&W 09-374 |
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige aanlevering zoals vastgelegd in “routing b&w-stukken” niet is gebeurd, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, worden door de betreffende portefeuillehouder, na overleg met de secretaris, ter vergadering ingebracht. Ten aanzien van spoedeisende zaken geldt dat deze wel moeten zijn beoordeeld door zowel juridische als financial control, hetgeen moet blijken uit de daartoe gestelde parafen van de betreffende functionarissen.
Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering om tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van twee werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste 2 leden van het college voor akkoord is geparafeerd.
Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes; b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot; c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Aldus besloten in de vergadering van 29 september 2009.
Burgemeester en wethouders van Reusel–De Mierden,
de secretaris, de burgemeester,
drs. L.J.M. Bertens H.A.J. Tuerlings
Dit reglement van orde college is op 12 oktober 2009 aan de gemeenteraad toegezonden.
Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders
Algemeen
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld.
Artikel 2 Dag en plaats van vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Artikel 3Verhindering
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Artikel 4 Agenda
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de vergaderstukken aan de collegeleden. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd.
Artikel 5 Parafenbesluit
Het nieuwe artikel 5 regelt het parafenbesluit. Gelet op bestendige jurisprudentie (ABRS 16 juli 2003, JB 2003, 237) is het mogelijk om door middel van een parafenbesluit buiten een vergadering een besluit te nemen mits dit transparant gebeurt. Het werken met parafenbesluiten moet bekend zijn gemaakt in een reglement van orde. Tevens moet hierbij expliciet worden aangegeven dat het altijd mogelijk is om behandeling in een collegevergadering te vragen. Tot slot is het van belang dat duidelijk wordt vastgelegd hoe en wanneer het besluit is genomen en hoe en wanneer het is bekendgemaakt. Een dergelijk besluit moet wel middels een vermelding op een besluitenlijst worden vastgelegd.
Artikel 6 en 7 Ambtelijke ondersteuning en deelname derden aan vergadering
Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer. Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 8 Stemmingen
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Artikel 9 Verslag en besluitenlijst
Dit uitgebreide artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag en de besluitenlijst(en) worden vastgesteld. Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergaderingen van het college met gesloten deuren plaatsvinden. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Het college maakt de besluitenlijst(en) van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar, maar laat openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Het college hanteert drie verschillende besluitenlijsten: een openbare besluitenlijst met hetzij directe of uitgestelde openbaarheid en een niet-openbare besluitenlijst. De openbare besluitenlijst met directe openbaarheid wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering en de openbare besluitenlijst met uitgestelde openbaarheid wordt na bekendmaking aan betrokkenen ter kennisneming toegezonden aan de raad en openbaar gemaakt door toezending aan de pers en een publicatie in D’n Uitkijk. Voor de niet-openbare besluitenlijst geldt (tijdelijke) geheimhouding als bedoeld in artikel 55 Gemeentewet. Op grond van artikel 55 Gemeentewet kan het college namelijk op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) tijdens de vergadering (dus niet achteraf!) geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen. Als door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van dit onderwerp een afzonderlijke niet-openbare besluitenlijst moeten worden opgesteld. Deze zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. Van de geheimhouding dient melding gemaakt te worden op de stukken. Stukken waarvoor geheimhouding geldt, hoeven uiteraard niet ter inzage te worden gelegd. De specifieke bepalingen uit de Gemeentewet gaan voor op de algemene bepalingen in het kader van de Wob. De betekenis van het opleggen van geheimhouding door een bestuursorgaan overeenkomstig de Gemeentewet betekent niets meer en niets minder dan dat bij geheimhouding een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur kan worden afgewezen.
Artikel 10 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Artikel 11 Inwerkingtreding
Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.