CVDR36485_1Organisatiebesluit gemeente Vlissingen 2009nlregelingVlissingen2018-05-29VlissingenGemeenteblad, 2010, I.22Organisatiebesluit gemeente Vlissingen 2009Gemeentewet, art. 160, lid 1, sub c.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2010-01-14De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-02-242009-04-012018-04-04nieuwe regelingGeen.Directiestatuut gemeente Vlissingen 2009Vervangt het ´Organisatiebesluit gemeente Vlissingen´, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 13 februari 2007Organisatiebesluit gemeente Vlissingen 2009Artikel1BegripsbepalingIn dit besluit wordt verstaan onder:a.college burgemeester en wethouders van Vlissingen;b.algemeen directeurde hoogste ambtenaar in de organisatie die eindverantwoordelijk is voor het functioneren daarvan;c.afdelingiedere organisatie-eenheid onder leiding van een afdelingsmanager binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de algemeen directeur/secretaris heeft;d.concernstafde organisatorische eenheid onder leiding van een hoofd Concernstaf die de directeur en het bestuur ondersteunt op het gebied van communicatie, bestuursondersteuning en secretariële zaken;e.managementoverlegwekelijks overleg tussen de afdelingsmanagers onder leiding van de algemeen directeur;f.concernde gehele ambtelijke organisatie van de gemeente Vlissingen;g.concernplaneen jaarlijks door het college, op voorstel van de algemeen directeur, vast te stellen plan waarin de ambities van de programmabegroting in ambtelijke prestaties in concernproducten en de daarbij door de gemeenteraad ter beschikking gestelde middelen zijn vertaald; h.middelenbeheerhet middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:-het personeelsbeleid;-het financiële beleid;-het organisatiebeleid;-het informatiebeleid;-het juridische beleid;-het automatiseringsbeleid;-het huisvestingsbeleid van de gemeentelijke organisatie, alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer;i.bestuurssecretarisde functionaris die een aansturende rol heeft in het logistieke en administratieve proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming. Deze rol is gekoppeld aan de functie van hoofd Concernstaf;j.afdelingsmanagerde integrale leidinggevende die verantwoordelijk is voor zowel de productie van de output (primaire proces) als voor het inzet van de daarvoor benodigde productiemiddelen (PIOFAHJ);k.clusteriedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de manager van de desbetreffende afdeling heeft.§1De besturingsfilosofie van de gemeente VlissingenArtikel2Besturingsfilosofie1.De algemeen directeur is eerste opdrachtnemer van opdrachten van het college en bevordert mede vanuit die verantwoordelijkheid de eenheid van het beleid. De algemeen directeur stuurt op processen, vanuit de één-concerngedachte aan de hand van een concernplan en is de strategische partner van het bestuur. 2.De organisatie staat onder leiding van de algemeen directeur. 3.De afdelingsmanagers en het hoofd Concernstaf zijn verantwoordelijk voor de resultaten van hun organisatorische eenheid. De afspraken met de algemeen directeur liggen vast in een afdelingsplan, dat een afgeleide is van het concernplan. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur zijn de afdelingsmanagers en het hoofd van de Concernstaf als lid van het managementoverleg mede verantwoordelijk voor de aansturing van de organisatie als geheel.§2De ambtelijke organisatieArtikel3Organisatie-eenheden.1.De gemeentelijke organisatie is ingedeeld in afdelingen en een concernstaf. Afdelingen kunnen clusters bevatten.2.Het college stelt, op advies van de algemeen directeur, het aantal, de naamgeving en de taken van de afdelingen vast voor zover dit een gevolg is van een organisatieverandering die meerdere eenheden betreft.3.Als de organisatieverandering een afzonderlijke eenheid betreft kan de algemeen directeur op advies van de afdelingsmanager de interne structuur van de afdeling wijzigen. Artikel4SecretarisDe algemeen directeur wordt met toepassing van artikel 2 van de Gemeentewet aangewezen als secretaris. De bestuurssecretaris wordt aangewezen als 1^e loco-secretaris. Artikel5Leiding1.De algemeen directeur legt aan het college, op een door het college te bepalen wijze, verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks en middelenbeheer van de ambtelijke organisatie.2.Het is aan de algemeen directeur om zijn vervanging te regelen. Hiertoe worden één of meerdere afdelingsmanagers inclusief de daarbij te hanteren volgorde door hem aangewezen.3.De algemeen directeur kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan het hoofd van de concernstaf en de afdelingsmanagers en hun plaatsvervangers om de kwaliteit en samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren. 4.De algemeen directeur laat zich in zijn verantwoordelijkheid voor het middelenbeheer bijstaan door de manager Bedrijfsvoering en het hoofd Concernstaf. De Algemeen directeur kan daarvoor nadere regels stellen.§3Algemeen directeur, afdelingsmanagers- en operationeel leidinggevendenArtikel6Algemeen directeur.De algemeen directeur heeft in ieder geval als taken:

Het bevorderen van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie;

de coördinatie en kwaliteitsbewaking en -bevordering van de advisering over door het bestuur te nemen besluiten; de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording. Daartoe stelt de algemeen directeur jaarlijks een concernplan op ter uitvoering van het collegeprogramma, het uitvoeringsprogramma en de strategische agenda;

het ondersteunen van het college bij het strategisch positioneren van Vlissingen;

het verlenen en beschikbaar stellen van overige ondersteuning van de bestuursorganen bij de voorbereiding en uitvoering van en besluitvorming over de taken en verantwoordelijkheden van de bestuursorganen.

Artikel7ManagementoverlegOnder leiding van de algemeen directeur worden in het managementoverleg concernbrede zaken worden besproken. Het doel van het overleg is door inhoudelijke afstemming de kwaliteit van besluitvorming (bestuurlijk en ambtelijk) te bevorderen en voorts de integrale aansturing van de organisatie. Artikel8Afdelingsmanagers1.De afdelingsmanagers en het hoofd Concernstaf zijn met in achtneming van de gemeentebrede kaders bevoegd tot en verantwoordelijk voor:

de realisatie van het afdelingsplan en de aan hen toegewezen concernproducten, afdelingsproducten en projecten;

het middelenbeheer van de afdeling;

het in stand houden en bijhouden van de administratieve organisatie en interne controle van de afdeling en van de aan zijn afdeling toegewezen administraties;

het tijdig en volledig aanleveren van de juiste management- en bestuurlijke informatie.

2.De afdelingsmanagers regelen binnen de afdeling (verticale vervanging) hun vervanging bij verwachte of feitelijke afwezigheid van minder dan zes weken. Alsdan treedt de vervanger die de manager vervangt, in de bevoegdheden en verantwoordelijkhedenvan het afdelingsmanager. De eerste vervanger van de manager is een operationeel leidinggevende dan wel een coördinator. Bij verwachte of feitelijke afwezigheid van meer dan zes weken regelt de directeur de vervanging. 3.De algemeen directeur regelt de vervanging van het hoofd Concernstaf.4.De afdelingsmanager kan binnen de door de algemeen directeur vastgestelde concernkaders nadere regels stellen voor de verdeling van taken en werkwijze binnen zijn eenheid. Artikel9Operationeel leidinggevendenDe operationeel leidinggevende is onder de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager en met in achtneming van de gemeentebrede kaders verantwoordelijk voor:

de realisatie van de op een cluster van toepassing zijnde delen van het afdelingsplan en de aan hem toegewezen concernproducten, afdelingsproducten en projecten;

het middelenbeheer van het cluster, voor zover door de afdelingsmanager aan hem is opgedragen inclusief binnen het kader van integrale verantwoordelijkheid de zorg voor de medewerkers binnen het cluster;

het in stand houden en bijhouden van de administratieve organisatie en interne controle van het cluster en van de aan zijn cluster toegewezen administraties;

het tijdig en volledig aanleveren van de juiste management en bestuurlijke informatie.

§4Vaststelling en ingangsdatumArtikel12Slotbepalingen

Het “Organisatiebesluit gemeente Vlissingen”, vastgesteld door het college op 13 februari 2007 wordt ingetrokken.

Dit Organisatiebesluit treedt in werking met ingang van heden en werkt terug tot 1 april 2009.

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Organisatiebesluit gemeente Vlissingen 2009’.

Vlissingen, 14 januari 2010.Burgemeester en wethouders van Vlissingen,de secretaris, de burgemeester, dr.ir .J.J. van Houdt drs. W.J.A. Dijkstra