Verordening met betrekking tot methodische personeelsbeoordeling

Artikel 1  

In deze verordening wordt verstaan onder:

Ambtenaar : Degene op wie het algemeen ambtenarenreglement en arbeidsovereenkomstverordening

                    voor de gemeente IJsselstein van toepassing is.

Functie :            Het samenstel van werkzaamheden waarmee de ambtenaar krachtens de hem door of

vanwege het bevoegd gezag gegeven opdracht in het beoordelingstijdvak in feite was belast.

Beoordelaar :             De directe chef van de te beoordelen ambtenaar, zoals bedoeld in de organieke

funktiebeschrijving.

Naasthogere chef:             De naasthogere chef van de te beoordelen ambtenaar, zijnde de direkte chef van de beoordelaar.

Beoordelingsadviseur:            De functionaris die belast is met het toezicht op een juiste interpretatie en hantering van de systematische personeelsbeoordeling en die beoordelaars en beoordeelde van advies dient in de beoordelingsprocedure.

Hoofd van dienst:             De gemeentesecretaris.

Artikel 2  

• 1.

  Ten minste een maal per jaar wordt door de directe chef met de ambtenaar een functioneringsgesprek gehouden over elkaars functioneren in het algemeen en met betrekking tot de opgedragen werkzaamheden aan de ambtenaar in het bij zonder.

• 2.

  Indien bijzondere omstandigheden dit naar het oordeel van betrokkenen wenselijk maken, kan op verzoek van de ambtenaar of de directe chef vaker een functioneringsgesprek worden gehouden. Met de ambtenaar die in tijdelijke dienst is heeft in de regel een maal per drie maanden een functioneringsgesprek plaats.

• 3.

  Op verzoek van de ambtenaar en/of de directe chef kan een door hen aan te wijzen persoon bij het gesprek aanwezig zijn.

• 4.

  Het functioneringsgesprek wordt schriftelijk vastgelegd op een gespreksformulier. Burgemeester en wethouders stellen het model van dit formulier vast. (Bijlage 1A).

• 5.

  Het gespreksformulier wordt zodanig ingevuld, dat bij de daarop vermelde punten een omschrijving van het besprokene wordt aangegeven, alsmede gemaakte afspraken en standpunten.

• 6.

  Binnen twee weken na het gesprek wordt het gespreksformulieer door de directe chef opgemaakt en ondertekend en vervolgens voor gezien getekend door de ambtenaar. Indien een van beide betrokkenen zich niet met het opgemaakte gespreksformulier kan verenigen, kan met toepassing van artikel 4 van deze verordening om een beoordeling worden verzocht.

• 7.

  Nadat het gespreksformulier overeenkomstig lid 6 is ondertekend, wordt dit voorgelegd aan de naasthogere chef(s), die het formulier eveneens voor gezien ondertekenen. Indien een naasthogere chef daartoe aanleiding vindt, kan al of niet na verkregen nadere informatie worden ver zocht/bepaald een beoordelingsprocedure overeenkomstig artikel 4 te beginnen.

Artikel 3  

De beoordeling van een ambtenaar betreft de wijze waarop deze zijn funktie gedurende het beoordelingstijdvak heeft vervuld, met inbegrip van zijn gedragingen in dat tijdvak tijdens de uitoefening van die funktie. Zij geschiedt met inachtneming van de aan een doelmatige funktievervulling redelijkerwijs te stellen eisen.

Artikel 4  

• 1.

  Met toepassing van deze verordening wordt in het algemeen eenmaal per 3 jaar, en uiterlijk 2 maanden voordat een besluit met rechtspositionele gevolgen moet worden genomen, over de ambtenaar een beoordeling uitgebracht. Indien bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken, kan door het hoofd van dienst het beoordelingstijdvak korter worden gesteld, met dien verstande dat ten minste in de volgende gevallen een beoordeling over de ambtenaar wordt uitgebracht:

  A. Indien de ambtenaar bij wijze van proef tijdelijk is aangesteld en beoordeeld moet gaan worden of dit dienstverband verlengd moet worden danwel omgezet moet worden in een vast dienstverband;

  B. Indien de functie van de ambtenaar een ingrijpende wijziging heeft ondergaan, danwel dat hij met een nieuwe functie is belast.

  C. Indien de ambtenaar hierom schriftelijk verzoekt bij het hoofd van dienst;

  D. Indien de chef of de naasthogere chef van de ambtenaar hierom schriftelijk verzoekt bij het hoofd van dienst;

  E. Indien het sectorhoofd of het hoofd van dienst een beoordeling wenst.

• 2.

  Indien een ambtenaar met een (nieuwe) functie die, dit ter beoordeling van het hoofd van dienst, een ingrijpende wijziging heeft ondergaan, geldt gedurende de nieuwe inwerkperiode een beoordelingstijdvak van ten minste een j aar.

• 3.

  Indien de omstandigheden dit wenselijk c.q. noodzakelijk maken, dit ter beoordeling van het hoofd van dienst, kan het uitbrengen van een beoordeling achterwege blijven. De ambtenaar wordt hiervan in kennis gesteld.

Artikel 5  

• 1.

  De beoordeling vindt plaats in aanwezigheid van een beoordelingsadviseur, door de beoordelaar.

• 2.

  In het belang van een zo juist mogelijke oordeelsvorming kunnen op verzoek van de ambtenaar en/of de directe chef, naast de in het vorig lid genoemde functionarissen een of meer andere functionarissen aan het beoordelingsoverleg deelnemen.

Artikel 6  

• 1.

  Een beoordeling wordt door de beoordelaar vastgelegd op een beoordelingsformulier. Burgemeester en wethouders stellen het model van dit formulier vast (Bijlage 1B).

• 2.

  Het beoordelingsformulier wordt zodanig ingevuld, dat over de daarop vermelde punten een omschrijving van het oordeel wordt aangegeven.

• 3.

  Het beoordelingsformulier wordt ondertekend door de bij de beoordeling betrokken beoordelaar, diens chef, de beboodelingsadviseur en eventueel de informant.

• 4.

  Indien de beoordelingsadviseur van mening is dat de beoordeling niet in voldoende mate door verklaringen of feiten wordt gesteund, maakt hij daarvan gemotiveerd, schriftelijk melding aan het hoofd van dienst.

Artikel 7  

• 1.

  Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk twee weken nadat de beoordeling heeft plaatsgevonden, wordt de ambtenaar door de directe chef en de beoordelingsadviseur mondeling in kennis gesteld van de wijze waarop hij naar de mening van de beoordelaar in het beoordelingstijdvak zijn functie heeft vervuld, en hij zich tijdens de uitoefening van zijn functie heeft gedragen, alsmede van de gronden waarop dit oordeel berust. Hierbij wordt een copie van het beoordelingsformulier uitgereikt.

• 2.

  Binnen twee weken na de onder lid 1 bedoelde mededeling wordt de ambtenaar tijdens een beoordelingsgesprek in de gelegenheid gesteld zijn mening omtrent de beoordeling kenbaar te maken.

• 3.

  In dit gesprek wordt de ambtenaar tevens gelegenheid geboden zijn mening kenbaar te maken omtrent zijn werk en werkomgeving, omtrent mogelijke toekomstplannen e.d., welke gegevens ten dienst van het personeelsbeheer wordt vastgelegd op een daartoe strekkend gespreksformulier. Burgemeester en wethouders stellen het model van dit formulier vast. (Bijlage 1C).

• 4.

  Het beoordelingsgesprek met de ambtenaar wordt gevoerd door de beoordelaar in aanwezigheid van de beoordelingsadviseur. In voorkomende gevallen kan het hoofd van dienst bepalen dat het gesprek door een beoordelaar, diens directe chef en de beoordelingsadviseur wordt gevoerd.

• 5.

  Na afloop van het gesprek tekent de ambtenaar het beoordelings- en het gespreksformulier voor gezien.

• 6.

  Wijziging van de beoordeling naar aanleiding van door de ambtenaar naar voren gebrachte bezwaren kan slechts geschieden in overleg tussen de beoordelaar, diens chef en de beoordelingsadviseur.

• 7.

  Aan de ambtenaar wordt een exemplaar van het beoordelings- en het gespreksformulier verstrekt, nadat de beoordeling is vastgesteld door het hoofd van dienst.

Artikel 8  

• 1.

  Het hoofd van dienst stelt de beoordeling binnen 3 weken nadat het beoordelingsgesprek heeft plaatsgevonden vast.

• 2.

  Indien het hoofd van dienst van oordeel is, dat de beoordeling niet strookt met hem bekende feiten of omstandigheden, bespreekt hij de beoordeling met de beoordelaars, de beoordeelde en de beoordelingsadviseur. Het hoofd van dienst stelt vervolgens de beoordeling al dan niet gewijzigd vast.

• 3.

  Het hoofd van dienst kan, dit ter beoordeling van burgemeester en wethouders, zijn bevoegdheid tot vaststelling van beoordelingen schriftelijk overdragen aan de rechtstreeks onder hem ressorterende hoofden.

Artikel 9  

• 1.

  De ambtenaar is bevoegd binnen vier weken, nadat hem een exemplaar van het beoordelings- en gespreksformulier is uitgereikt, aan het hoofd van dienst schriftelijk en gemotiveerd zijn bezwaren kenbaar maken tegen de over hem uitgebrachte beoordeling. Indien de ambtenaar van deze bevoegdheden gebruik maakt, stelt hij hiervan de beoordelaar op de hoogte.

• 2.

  Het hoofd van dienst hoort de bij de beoordeling betrokken beoordelaar en de beoordelingsadviseur en stelt de ambtenaar in de gelegenheid zijn bewaren toe te lichten.

• 3.

  Het hoofd van dienst deelt binnen vier weken, nadat de ambtenaar zijn bezwaren tegen de over hem uitgebrachte beoordeling heeft kenbaar gemaakt, schriftelijk aan deze mede, of en op welke punten tot wijziging van de beoordeling, is overgegaan. Van deze mededeling wordt een afschrift bij de beoordeling gevoegd.

Artikel 10  

Indien de ambtenaar van mening is, dat de mededeling, als bedoeld in artikel 9, lid 3, niet of in onvoldoende mate tegemoet komt aan zijn bezwaren, kan hij binnen twee weken na ontvangst van deze mededeling schriftelijk en met redenen omkleed zijn bezwaren kenbaar maken aan burgemeester en wethouders. Indien de ambtenaar van deze bevoegdheid gebruik maakt, brengt hij hiervan de beoordelaar en het hoofd van dienst op de hoogte.

Artikel 11  

• 1.

  Burgemeester en wethouders nemen, naar aanleiding van een bezwaarschrift, als bedoeld in artikel 10, eerst een beslissing, nadat daaromtrent advies is uitgebracht door een commissie, als bedoeld in artikel 12.

• 2.

  Burgemeester en wethouders doen het bezwaarschrift binnen drie weken na ontvangst aan de in artikel 12 bedoelde adviescommissie toekomen.

• 3.

  De commissie neemt het bezwaarschrift in behandeling en brengt binnen acht weken advies uit aan burgemeester en wethouders.

• 4.

  De commissie roept klager op om door haar te worden ge hoord. Deze oproep vindt plaats binnen twee weken nadat de commissie het bezwaarschrift heeft ontvangen.

• 5.

  De commissie hoort voorts de bij de totstandkoming van de beoordeling betrokken functionarissen.

Artikel 12  

• 1.

  De adviescommissie wordt als volgt samengesteld:

  a. 1 lid, aan te wijzen door het college van burgemeester en wethouders;

  b. 1 lid, in onderling overleg aan te wijzen door de vak organisaties;

  c. 1 lid, tevens voorzitter, een door de onder a. en b. genoemde personen aan te wijzen derde.

• 2.

  De leden als bedoeld in lid 1 zijn geen lid van de raad en/of het college respectievelijk geen ambtenaar in de zin van de verordening. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het leveren van eventueel benodigde plaatsvervangers.

• 3.

  De commissie wijst, in overleg met Burgemeester en Wethouders, een secretaris aan.

Artikel 13  

• 1.

  De leiding van het onderzoek berust bij de voorzitter.

• 2.

  De commissie stelt haar advies met meerderheid van stemmen vast.

• 3.

  De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 4.

  De leden van de commissie zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit de stukken of beraadslagingen bekend is geworden.

• 5.

  De commissie brengt haar advies schriftelijk en met redenen omkleed uit aan burgemeester en wethouders.

Artikel 14  

• 1.

  Binnen vier weken na ontvangst van het advies van de commissie beslissen burgemeester en wethouders op het bezwaarschrift. Zij doen hun beslissing onverwijld in afschrift toekomen aan klager en aan het hoofd van dienst.

• 2.

  Beslissen burgemeester en wethouders, dat de bezwaren van klager geheel of ten dele gegrond zijn, dan wordt de beoordeling dienstovereenkomstig gewijzigd.

• 3.

  Een afschrift van de beslissing, als bedoeld in het eerste lid, wordt bij de beoordeling gevoegd.

Artikel 15  

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening methodische personeelsbeoordeling 1993” en treedt in werking op 01 december 1993.

Hiermee komen te vervallen de “Regeling Personeelsbeoordeling” en de “Richtlijnen Funktioneringsgesprekken” vastgesteld op 21-12-1989.