Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Raad de gemeenteraad van Vlissingen;

• b.

  Griffier de griffier als bedoeld in Hoofdstuk VII § 3 van de Gemeentewet;

• c.

  College het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen;

• d.

  Directieteam het directieteam bestaat uit de secretaris en de directeuren van directies;

• e.

  Secretaris de gemeentesecretaris als bedoeld in Hoofdstuk VII § 2 van de Gemeentewet;

• f.

  Directie een verzameling van organisatorische eenheden aangestuurd door een directeur;

• g.

  Programma door de raad benoemde en mogelijk afdeling en/of directie overstijgende samenhangende activiteiten die zijn opgenomen in de programmabegroting;

• h.

  Producten door het college vastgestelde producten die noodzakelijk zijn om invulling te geven aan de programma's en ook voor de bedrijfsvoering noodzakelijke interne producten(kostenplaatsen);

• i.

  Manager leidinggevende van een organisatorische eenheid (afdeling)

• j.

  Concerncontroller de afdeling Financiën & Control;

• k.

  Projectleider verantwoordelijke van een met name genoemd project met de daarbij behorende budgetten;

• l.

  Economische categorie groepering van soorten kosten in de begroting ( zoals o.a. salarissen/ diensten van derden / overige goederen en diensten / inkomensoverdrachten en kapitaallasten);

• m.

  Budget samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en de daarvoor toegekende middelen;

• n.

  Beheersing het zo doeltreffend en doelmatig mogelijk handelen op het geheel aan inkomsten en uitgaven en de beleidsmatige kant van een programma, product of subproduct.

Artikel 2 De aanwijzing van hoofdbudgethouder, budgethouders en subbudgethouders

• 1.

  Het directieteam is hoofdbudgethouder.

• 2.

  Het directieteam kan, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, de griffier, managers en projectleiders, aanwijzen als budgethouder.

• 3.

  De budgethouder kan, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, een onder zijn hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid werkende ambtenaar aanwijzen als subbudgethouder.

• 4.

  De aanwijzing van een subbudgethouder wordt met vermelding van de desbetreffende budgetten schriftelijk gedaan en ter informatie verzonden aan de directeur. De budgethouder tekent, na advies van de concerncontroller; een afschrift van de geparafeerde aanwijzing die ter beschikking wordt gesteld van de financiële administratie.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

• 1.

  De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de productenraming voor het college en de tussentijdse wijzigingen daarvan.

• 2.

  De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen – na advies van de concerncontroller – instructies geven aan de budgethouders en subbudgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering van die budgetten waarvoor hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd op basis van de jaarlijkse productbladen en specifieke projectopdrachten.

• 2.

  De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven van de budgetten waartoe hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd en voor zover deze niet zijn doorgemandateerd aan een subbudgethouder.

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijkheid voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten.

• 1.

  De subbudgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van die budgetten waarvoor hij door de budgethouder is gemachtigd.

• 2.

  De subbudgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven van de budgetten en het realiseren van de inkomsten waartoe hij door de budgethouder is gemachtigd.

• 3.

  Bij afwezigheid is het de hiërarchisch naast hogere die de subbudgethouder vervangt.

Artikel 6 Bevoegdheden

• 1.

  De hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders zijn namens het college, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

  • a.

    tot maximaal het desbetreffende product- respectievelijk subproductbudget en kostenplaatsenbudget, waarover hem een machtiging is verstrekt;

  • b.

    tot maximaal het saldo van de voorziening waarover hem een machtiging is verstrekt, met inachtneming van de geldende nota reserves en voorzieningen.

  • c.

    tot maximaal het bedrag van (dat deel van) het door de raad vastgestelde en door het college beschikbaar gestelde investeringskrediet waarover hem een machtiging is verstrekt.

• 2.

  Bij het aangaan van betalingsverplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot de administratieve organisatie, interne advisering, (Europese) aanbestedingen, inkoop en personele inzet gevolgd.

• 3.

  Als sprake is van een verplichting die een meerjarig beslag legt op het budget (contracten) moet vooraf toestemming worden verkregen van het college.

• 4.

  Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn met in achtneming van artikel 9 verschillende bevoegdheden van toepassing:

  • a.

    De budgethouder kan binnen producten budget verschuiven van het ene subproduct naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten van alle betrokken subproducten uitgevoerd worden.

  • b.

    Het college is bevoegd om binnen een programma te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden. Het advies van de hoofdbudgethouder is hier onontbeerlijk.

  • c.

    De raad is bevoegd om uit de post onvoorzien extra budget toe te kennen.

  • d.

    De raad is bevoegd om over de programmagrenzen heen te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij moeten ook de benoemde (maatschappelijke) effecten betrokken worden. Dit wordt tussentijds twee maal per jaar aangeboden met de bestuursrapportages.

  • e.

    Voor budgetverschuivingen op kostenplaatsen zijn dezelfde bevoegdheden van toepassing als de hierboven bij sub b) en c) vermelde bevoegdheden.

• 5.

  Het realiseren van budget voor nieuw beleid of het doen van uitgaven ten laste van de post onvoorzien waarbij de voorwaarden van deze laatste zijn dat een uitgave onvoorzien én onvermijdelijk én onuitstelbaar moet zijn, is besluitvorming van de raad benodigd.

• 1.

  De directeuren zijn gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van de kostenplaatsbudgetten die binnen de hoofdkostenplaatsen van de directies vallen, voor zover deze overheveling niet plaatsvindt tussen verschillende economische categorieën.

• 2.

  De hoofdbudgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van de kostenplaatsbudgetten over de aan directies gebonden hoofdkostenplaatsen heen, die behoren tot de kostenverdeelstaat, voor zover deze overheveling niet plaatsvindt tussen verschillende economische categorieën.

De budgethouder is verplicht van alle inkomsten die niet begroot zijn, vooraf het college te laten besluiten, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.

De budgethouder mag budgetten binnen een tot zijn machtiging behorende product overhevelen indien het volume van de bij het product behorende lasten en baten niet wijzigt en voor zover geen overheveling plaatsvindt tussen de verschillende economische categorieën.

Artikel 10 Planning, rapportage en verantwoording

De budgethouder adviseert het college door middel van beleidsnotities en hij bereidt via zijn bijdragen mede de gemeentelijke begroting voor; hij doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.

• 1.

  Door vaststelling van de programmabegroting door de raad heeft het college de verplichting om de productenraming in te richten. Na vaststelling van de productenraming in het college krijgt de hoofdbudgethouder de verantwoordelijkheid tot uitvoer daarvan.

• 2.

  Tussentijds legt het college verantwoording af aan de raad middels bestuursrapportages op programmaniveau.

• 3.

  Met de jaarrekening legt de hoofdbudgethouder verantwoording af van het gevoerde beleid, zowel inhoudelijk als financieel.

• 4.

  Het college verleent aan de hoofdbudgethouder decharge door het aanbieden van de jaarstukken aan de raad.

• 5.

  Door vaststelling van de jaarrekening door de raad wordt ook het college decharge verleend.

• 1.

  De hoofdbudgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de budgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de budgethouder opgedragen taken. Hiermee rapporteert de hoofdbudgethouder tweewekelijks aan de leden van het college die meer in het bijzonder zijn belast met de portefeuilles Financiën en Bedrijfsvoering en maandelijks aan het college. Te denken valt aan afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten – zowel lasten als baten – die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

• 2.

  De budgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de subbudgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de subbudgethouder opgedragen taken. Te denken valt aan afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten – zowel lasten als baten – die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

• 3.

  De hoofdbudgethouder brengt in verband met het gestelde in artikel 7 van de Financiële verordening artikel 212 Gemeentewet, waarin geregeld wordt hoe het college de raad tussentijds informeert, tussentijdse rapportage uit aan het college over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten.

Artikel 13 Informatieverstrekking

• 1.

  De verantwoordelijk manager voor de gemeentelijke administratie(s) draagt er zorg voor dat de hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders beschikken over tijdige en volledige informatie over budgetten waartoe zij gemachtigd zijn.

• 2.

  De hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders zijn bevoegd alle in de financiële administratie over hun budgetten vastgelegde gegevens te raadplegen.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2006.

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen”

Vlissingen, 17 januari 2006.

Burgemeester en wethouders van Vlissingen,

de secretaris, de burgemeester,

mr. A.L. Pronk A. van Dok- van Weele