Organisatie | Vlissingen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen |
Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Financiële verordening gemeente Vlissingen
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
24-01-2006 | 01-01-2006 | 28-07-2013 | nieuwe regeling | 17-01-2006 Gemeenteblad 2006, IX.06 | Geen. |
Artikel 2 De aanwijzing van hoofdbudgethouder, budgethouders en subbudgethouders
De aanwijzing van een subbudgethouder wordt met vermelding van de desbetreffende budgetten schriftelijk gedaan en ter informatie verzonden aan de directeur. De budgethouder tekent, na advies van de concerncontroller; een afschrift van de geparafeerde aanwijzing die ter beschikking wordt gesteld van de financiële administratie.
De budgethouder is verplicht van alle inkomsten die niet begroot zijn, vooraf het college te laten besluiten, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.
De budgethouder mag budgetten binnen een tot zijn machtiging behorende product overhevelen indien het volume van de bij het product behorende lasten en baten niet wijzigt en voor zover geen overheveling plaatsvindt tussen de verschillende economische categorieën.
Artikel 10 Planning, rapportage en verantwoording
De budgethouder adviseert het college door middel van beleidsnotities en hij bereidt via zijn bijdragen mede de gemeentelijke begroting voor; hij doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.
De hoofdbudgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de budgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de budgethouder opgedragen taken. Hiermee rapporteert de hoofdbudgethouder tweewekelijks aan de leden van het college die meer in het bijzonder zijn belast met de portefeuilles Financiën en Bedrijfsvoering en maandelijks aan het college. Te denken valt aan afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten – zowel lasten als baten – die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
De budgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de subbudgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de subbudgethouder opgedragen taken. Te denken valt aan afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten – zowel lasten als baten – die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
De hoofdbudgethouder brengt in verband met het gestelde in artikel 7 van de Financiële verordening artikel 212 Gemeentewet, waarin geregeld wordt hoe het college de raad tussentijds informeert, tussentijdse rapportage uit aan het college over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten.
TOELICHTING BIJ DE REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE VLISSINGEN
In het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit is vastgelegd hoe het college haar bevoegdheden in organisatie heeft belegd. Hierbij is de in onze organisatie gehanteerde besturingsfilosofie van integraal management van toepassing. Deze Budgethoudersregeling is bedoeld als leidraad om taken, bevoegdheden en omgangsregels voor elke actor in de gemeentelijke organisatie duidelijk te maken en met name voor de uitleg van het financiële mandaat.
De programmabegroting en daarvan afgeleide productenraming is leidend voor het benoemen van de bevoegden en verantwoordelijken. Wijzigingen op deze twee begrotingen moeten dus worden vertaald in de verantwoordelijkheden om zo de rapportage door middel van de documenten uit de budgetcyclus en de betalingen blijvend te kunnen realiseren.
In deze Budgethoudersregeling is het algemene uitgangspunt gehanteerd dat voorafgaand aan enig begrotingsjaar het bij budgethouders duidelijk is welke activiteiten moeten worden uitgevoerd voor het beschikbaar gestelde budget.
De uitgangspunten zijn eenvoudig. Er is een hoofdverantwoordelijke voor het geheel, het directieteam. Daaronder is een verdeling mogelijk naar hiërarchische of functionele structuur. Per budget is altijd maar één persoon bevoegd en verantwoordelijk. Het directieteam is programmaverantwoordelijk omdat de programma's afdeling en/of directieoverstijgend kunnen zijn. Managers zijn budgethouders voor de producten uit de productenraming en kunnen subbudgethouders aanwijzen. Voor vervanging geldt dat in projecten waarin onder een budgethouder functionele subbudgethouders van een andere afdeling benoemd zijn, de hiërarchisch naast hogere van de subbudgethouder deze rol overneemt. Voor de verwezenlijking van de programma's worden door het college producten benoemd en opgenomen in de productenraming. De activiteiten die plaatsvinden om een product te realiseren worden deze vastgelegd op de productbladen. Artikel 4 geeft aan dat de in de productbladen benoemde activiteiten/prestaties tot het beheersingsspectrum van de budgethouder behoren.
Verplichtingen kunnen alleen worden aangegaan als de budgethouder zichzelf ervan overtuigd heeft dat er budget aanwezig is. Als dit niet het geval is, zal er als door de nieuwe verplichting, invloeden van buitenaf of het uitvoeren van een activiteit die leidt tot meerkosten en daardoor de budgetoverschrijding productoverstijgend wordt, middels een collegevoorstel vooraf aan het college toestemming gevraagd moeten worden. Is de overschrijding ook programmaoverstijgend zal vooraf de raad er in moeten toestemmen.
Bij de beoordeling of er voldoende budget is bij het aangaan van een verplichting, de beoordeling van een van buiten komend signaal (bijv. verhoogde energie- of assurantieprijzen) of het uitvoeren van een activiteit die leidt tot meerkosten, moet altijd het budget op jaarbasis worden bezien in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten waarvoor in begin van het boekjaar het budget voor beschikbaar was gesteld.
Voor nieuw beleid of gebruikmaking van het budget voor “onvoorzien” is te allen tijde toestemming van de raad vooraf noodzakelijk. De vragen “wat willen we bereiken?”, “wat gaan we daarvoor doen?” en “wat mag dat kosten?”, komen zo op alle producten en zelfs op subproducten in beeld. Daar waar een verplichting meerjarig op de budgetten drukt, ligt de beslissingbevoegdheid bij het college. De budgethouder is verplicht om de beschikbare interne diensten af te nemen, het college kan hier afwijkend op besluiten. Voor het afhandelen van facturen worden deze digitaal aangeboden aan de budgethouders of subbudgethouders, die deze ten laste van het juiste aan hem toegekende budget brengt. Hierin verklaart de budgethouder ook dat de factuur conform bestelling is geleverd en juist berekend is. Hierdoor wordt voldaan aan een aantal rechtmatigheideisen
Het zijn de directeuren die over de kostenplaatsen van de afdelingen heen maar binnen de directies vallen kunnen schuiven. Moet er over directiegrenzen heen geschoven worden is de hoofdbudgethouder de aangewezen bevoegde. Dit alles als het budgettair neutraal uitgevoerd wordt. Voor extra budget op kostenplaatsen geldt dezelfde bevoegdheid als bij programma/product-overschrijding.
Hier wordt bedoeld dat extra inkomsten op (begrote) producten en subproducten gemeld moeten worden aan het college. Daarnaast moet vastgesteld worden dat het aanvragen van niet begrote subsidies of inkomsten namens de gemeente een bevoegdheid van het college is. De uitkomsten hiervan beïnvloeden het programmatotaal en zullen met de bestuursrapportage ook aan de raad worden aangeboden.
Een budgethouder mag schuiven met budgetten zolang dit binnen het product blijft én de grenzen van de economische categorieën niet worden overschreden. Is dit niet het geval dan is toestemming van het college nodig. Mocht er zelfs het totaal van het programmabudget worden overschreden, is toestemming van de raad noodzakelijk. De inzet van personeel ligt complexer. Er worden uren begroot op producten en subproducten. Echter in de praktijk kan er verschil zijn tussen de begrootte en werkelijke uren. We zijn nog niet toe aan het sturen op “outcome” (lees resultaat). Om dit te bereiken zal in de toekomst bij elk product en subproduct de vraagstelling betrokken moeten worden : “Wat wilden we bereiken?”, “wat gaan we daar voor doen?” en “wat mocht het kosten?”.
Budgethouderschap is in een moderne organisatie geen puur financiële aangelegenheid meer. Het is het totaal van uitgaven, inkomsten en daardoor ook het realiseren van de beleidsdoelen. De budgethouder is daardoor ook verantwoordelijk voor de beleidsinhoudelijke kant.
In deze artikelen wordt het algemene, (voor raad, college en hoofdbudgethouder) en specifieke (voor budgethouder en subbudgethouder) geldende verantwoordingproces in grote lijnen neergezet. Ook hier wordt weer duidelijk dat de verantwoording begint bij de subbudgethouder op zijn subproducten. Met de informatie van de subbudgethouder kan de budgethouder verantwoording afleggen over de producten. De hoofdbudgethouder wordt met de productinformatie in staat gesteld om over de programma's verantwoording af te leggen.