CVDR363389_1Protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop 2012nlregelingNieuwkoop2015-03-31NieuwkoopOnbekendProtocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop 2012Onbekendgemeenteraadbestuur en recht2012-05-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-02-012020-01-01OnbekendOnbekendProtocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop 2012GeenGeenProtocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop 2012
Dit protocol geldt voor medewerkers die ambtenaar zijn in de zin van artikel 1:1, lid 1 sub a van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst.
Van iedere (voormalige) medewerker is één personeelsdossier aanwezig. Het dossier is zowel digitaal als analoog toegankelijk.
Onder personeelsdossier wordt verstaan het geheel van stukken die zijn ontstaan als gevolg van rechtspositionele handelingen met betrekking tot de (voormalige) medewerker.
Het (digitale) personeelsdossier is voorzien van een inhoudsopgave, die onderdeel uitmaakt van het “Protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop”.
De personeelsdossiers worden bewaard op één locatie.
Archiveren vindt plaats door het team P&O van de afdeling Bedrijfsondersteuning.
Archivering vindt plaats per subonderdeel. De stukken worden chronologisch opgeborgen van oud naar nieuw.
Op de afdelingen mogen geen schaduwdossiers worden bijgehouden.
Uitermatig gevoelige informatie wordt bewaard in een gesloten enveloppe. Op de enveloppe wordt aangegeven wie er toegang heeft tot de informatie en voor hoelang de informatie geheim moet blijven. Met het bewaren in gesloten enveloppen wordt terughoudend omgegaan. Het team Personeel en Organisatie bepaalt of er sprake is van uitermate gevoelige informatie. In het digitale dossier wordt een verwijzing aangebracht.
Alle medewerkers die vanwege hun werkzaamheden recht hebben op toegang tot de personeelsdossiers (medewerkers archief, medewerkers digitaal informatiebeheer, medewerkers P&O, direct leidinggevenden) dienen geheimhouding te bewaren, en de informatie die zij opdoen alleen te gebruiken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Dit is vastgelegd door het afleggen van de eed/belofte.
Bij indiensttreding ontvangt de medewerker een exemplaar van het “protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop” alsmede de folder “Rechten van betrokkene” van het college bescherming persoonsgegevens.
1.Het digitale personeelsdossier is toegankelijk voor de daartoe geautoriseerde medewerkers van P&O, de medewerkers van het team Documentaire informatievoorziening van de afdeling Facilitaire Zaken, de afdelingsmanager en de teamleider van betrokken medewerker.2.De digitale personeelsdossiers worden beveiligd door middel van toegangsbeveiliging.1.Complete personeelsdossiers worden vernietigd in het 81ste levensjaar van de voormalige medewerker, met uitzondering van personeelsdossiers van medewerkers die in aanraking zijn geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen. Deze worden vernietigd 40 jaar na einde dienstverband, pensionering of overlijden. Uitzonderingen vinden plaats in overleg tussen het team Documentaire Informatievoorziening en het team Personeel en Organisatie. 2.Delen van personeelsdossiers worden vernietigd op grond van de vastgestelde vernietigings- en selectielijst van de provinciale archiefdienst op grond van de Archiefwet, en op grond van de regels zoals die gesteld worden in de Wet bescherming persoonsgegevens.
De volgende personen hebben recht op inzage in een personeelsdossier:
betrokken (voormalige) medewerker;
alle hiërarchisch leidinggevenden van de medewerker;
medewerkers van het team Personeel en Organisatie;
vertegenwoordigers van controlerende instanties die terzake inspectierecht hebben.
Het inzien van een analoog personeelsdossier gebeurt, met uitzondering van categorie b bij het team Personeel en Organisatie in aanwezigheid van een medewerker van het team Personeel en Organisatie.
Als de medewerker zijn/haar digitale personeelsdossier wil inzien wordt door het team P&O van de afdeling Bedrijfsondersteuning een tijdelijke vertrouwelijkheidscode toegekend, zodat de medewerker het dossier op de eigen werplek kan inzien.
Analoge dossiers worden niet uitgeleend.
Op basis van de inzage in zijn/haar gegevens kan de betrokken (voormalig medewerker) de organisatie verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dit kan als de gegevens die gebruikt worden feitelijk onjuist, onvolledig of niet terzake dienend zijn voor het doel van de personeelsdossiers.
Er dient binnen 4 weken schriftelijk gereageerd te zijn op een verzoek tot correctie.
Jaarlijks vindt een steekproefgewijze controle plaats.
Gecontroleerd worden de volgende zaken:Correcte toepassing van het “protocol personeeldossiers”:Correcte indeling van de personeelsdossiers aan de hand van de vastgestelde inhoudsopgaveCorrecte toepassing van de bewaartermijnen
Van de controle wordt een kort rapport (met eventuele verbeteringsvoorstellen) opgesteld, hetgeen ter kennisname aan MT en OR wordt gestuurd.
Dit protocol wordt vastgesteld onder intrekking van eerdere regelingen met betrekking tot personeelsdossiers en treedt in werking op 1 februari 2012.
Soort gegevensBewaartermijn indien afwijkend van 81-ste levensjaarInstroom 1SollicitatiebriefLijst persoonlijke gegevensKopie identiteitsbewijsVerklaring omtrent gedragEventuele medische keuringAssessmentonderzoek Aanstellingsbrief (tijdelijke + vaste aanstelling)Checklist bij indiensttreding nieuw medewerker2 jaar na indiensttreding2 jaar na indiensttreding/2 jaar na start nieuwe functie. Wordt bewaard in gesloten enveloppe. Niet toegankelijk door direct leidinggevende, tenzij medewerker schriftelijk toestemming heeft gegeven.Doorstroom 2a.Wijziging aanstelling (functieverandering, wijziging aantal uren e.d.)b.FunctiewaarderingAlleen gegevens meest recente functie worden bewaard.Opleiding/personeelsontwikkeling 3-Afspraken met betrekking tot opleidingen-Afspraken met betrekking tot loopbaan-Kopie diploma’sTot afronding of beëindiging terugbetalingsverplichting (5 jaar)Tot realisatie afspraken (5 jaar)Functioneren 4-Persoonlijke ontwikkelingsplannen-Verslagen functioneringsgesprekken-Verslagen beoordelingsgesprekken-Bijzonderheden, zoals een disciplinaire straf.5 jaar5 jaar5 jaar5 jaar na besluit, tenzij in geval van negatieve sanctie er nog sprake is van een probleemsituatie, hetgeen blijkt uit functionerings- en beoordelingsgesprekverslagen (ter beoordeling P&O)Secundaire arbeidsvoorwaarden 5-Toelagen/vergoedingen (woon-werk, BHV, persoonlijke toelagen e.d.)-Gratificaties-Verlof (ouderschapsverlof)10 jaar10 jaarWAZO, Arbo, ziek 6-Arbo-aangelegenheden zoals werkplekaanpassingen, werkplekonderzoeken-Ziekteverzuim m.u.v. medische gegevens(plan van aanpak, verslagen evaluatiegesprekken)-WIA-aangelegenheden-UWV-correspondentie-aanvragen kortdurend zorgverlof, bijzonder verlof7 jaar na aanvang ziekte7 jaar na aanvang ziekte7 jaar na aanvang ziekte7 jaar na jaar opname verlofUitstroom 7-Ontslag (FPU/Abp)-Exit-gesprek5 jaar na uitdiensttredingBezwaar/beroep 8Op de zaak betrekking hebbende stukken3 jaar na onherroepelijk worden Diversen 9-Nevenfuncties-SchadegevallenWordt verwijderd zodra nevenfunctie is beëindigd10 jaar na afronding/uitbetaling
Naast de individuele dossiers worden documenten niet in het eigenlijke personeelsdossier bewaard. Het betreft dan hulpadministraties ten behoeve van de salarisbetalingen. Deze worden op onderwerp en daarbinnen vaak alfabetisch of op boekjaar in ordners bewaard tot het moment dat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Op deze manier blijft het personeelsdossier hanteerbaar qua omvang en vervuilt het niet. Voorbeelden van dergelijke documenten zijn:
Declaraties
Stukken met betrekking tot de uitvoering van het cafetariamodel
Collectieve dossiers kunnen niet vernietigd worden als er in individuele personeelsdossiers een verwijzing naar deze dossiers plaatsvindt, en de regelgeving nog van toepassing is voor medewerkers (al dan niet sprake van overgangsrecht).De belastingwetgeving schrijft voor dat fiscaal relevante gegevens gedurende 7 jaar bewaard moeten worden. De bewaartermijn van hulpadministraties is derhalve 7 jaar.