Organisatie | Nieuwkoop |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop 2012 |
Citeertitel | Protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop 2012 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop 2012 |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2012 | 01-01-2020 | Onbekend | 15-05-2012 Onbekend | Onbekend |
Uitermatig gevoelige informatie wordt bewaard in een gesloten enveloppe. Op de enveloppe wordt aangegeven wie er toegang heeft tot de informatie en voor hoelang de informatie geheim moet blijven. Met het bewaren in gesloten enveloppen wordt terughoudend omgegaan. Het team Personeel en Organisatie bepaalt of er sprake is van uitermate gevoelige informatie. In het digitale dossier wordt een verwijzing aangebracht.
Alle medewerkers die vanwege hun werkzaamheden recht hebben op toegang tot de personeelsdossiers (medewerkers archief, medewerkers digitaal informatiebeheer, medewerkers P&O, direct leidinggevenden) dienen geheimhouding te bewaren, en de informatie die zij opdoen alleen te gebruiken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Dit is vastgelegd door het afleggen van de eed/belofte.
Complete personeelsdossiers worden vernietigd in het 81ste levensjaar van de voormalige medewerker, met uitzondering van personeelsdossiers van medewerkers die in aanraking zijn geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen. Deze worden vernietigd 40 jaar na einde dienstverband, pensionering of overlijden. Uitzonderingen vinden plaats in overleg tussen het team Documentaire Informatievoorziening en het team Personeel en Organisatie.
Op basis van de inzage in zijn/haar gegevens kan de betrokken (voormalig medewerker) de organisatie verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dit kan als de gegevens die gebruikt worden feitelijk onjuist, onvolledig of niet terzake dienend zijn voor het doel van de personeelsdossiers.
Naast de individuele dossiers worden documenten niet in het eigenlijke personeelsdossier bewaard. Het betreft dan hulpadministraties ten behoeve van de salarisbetalingen. Deze worden op onderwerp en daarbinnen vaak alfabetisch of op boekjaar in ordners bewaard tot het moment dat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Op deze manier blijft het personeelsdossier hanteerbaar qua omvang en vervuilt het niet. Voorbeelden van dergelijke documenten zijn: