CVDR363349_1Financiële verordening Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Rijk van Nijmegen 2015nlregelingNijmegen2018-06-08NijmegenGemeenteblad Nr. 27717Financiële verordening MGR Rijk van Nijmegenart. 212 Gemeentewet en art. 28 MGR Rijk van Nijmegengedelegeerde functionarisfinanciën en economie2015-02-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-02-112016-11-28OnbekendOnbekendFinanciële verordeningGeenDeze verordening wordt bekend gemaakt namens de Modulaire gemeenschappelijke regeling Rijk van Nijmegen (MGR RvN)Financiële verordening Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Rijk van Nijmegen 2015 Het algemeen bestuur van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Rijk van
Nijmegen gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, zoals luidend vanaf de
inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur; gelet op artikel 28 van de MGR
Rijk van Nijmegen; besluit vast te stellen: de verordening op de uitgangspunten voor het
financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de
financiële organisatie van de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Rijk van
Nijmegen.1.Algemene bepalingen1.BegripsbepalingIn deze verordening wordt verstaan onder:
Modulaire Gemeenschappelijke Regeling: het openbaar lichaam als
bedoeld in artikel 2 van de MGR Rijk van Nijmegen (hierna
genoemd: ‘MGR’).
module: iedere organisatorische eenheid binnen de MGR met een
eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks
bestuur.
inkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves.
overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke
rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met
rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke
rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere
publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te
bepalen of een onderneming in de vorm van een
personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke
rechtspersoon deelneemt.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen,
verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van)
de organisatie van de MGR en ten behoeve van de verantwoording
die daarover moet worden afgelegd.
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat
omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen
betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de
MGR, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische
maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand
houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke
informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordeijke
leiding.
financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht
op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de
MGR.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en
regelgeving.
doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde
maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt
mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo
veel mogelijk resultaat wordt bereikt.
doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en
beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk
worden behaald.
2.Begroting en verantwoording2.Inrichting begroting en jaarstukken1.Bij de begroting worden onder elk van de modules de lasten en baten
per module weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de
modules de gerealiseerde lasten en baten per module
weergegeven.2.Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt
van de nieuwe investeringen per investering het benodigde
investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende
investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming
van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar
weergegeven.3.Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in
aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht
gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de
begroting, de meerjarenraming en de investeringen.4.In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige
projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten
en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.3.Kaders begroting1.Het dagelijks bestuur biedt overeenkomstig artikel 29 van de MGR
Rijk van Nijmegen een ontwerpbegroting (waarin is opgenomen een
investeringsbegroting) aan over de kaders voor het volgende
begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. In deze
ontwerpbegroting worden de bevindingen betrokken uit de tussentijdse
rapportages bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in
artikel 8.2.De raden van de deelnemende gemeenten kunnen, overeenkomstig artikel
29 van de MGR Rijk van Nijmegen, bij het dagelijks bestuur hun
zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het
dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de gevoelens van de
raden zijn vervat, bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het
algemeen bestuur wordt aangeboden.3.Het algemeen bestuur stelt overeenkomstig artikel 29 van de MGR Rijk
van Nijmegen de begroting vast.4.Autorisatie begroting en investeringskredieten1.Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de
begroting de baten en de lasten per module (zoals het Werkbedrijf en
ICT Rijk van Nijmegen).2.Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van
welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart
voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.
De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling
met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.3.Bij de begrotingsvaststelling wordt ook het bulkkrediet van de
bedrijfsvoeringinvesteringen van de regiogemeenten, gebaseerd op het
ideaalcomplex (zie Bedrijfsplan ICT Rijk van Nijmegen) vastgesteld.
De invulling van de kredieten wordt door het hoofd van de module
gemaakt door middel van (meer-) jarige uitvoeringsprogramma’s.
Inhoudelijk en financieel wordt bij de jaarrekening verantwoording
afgelegd. Onder- of overschrijding op deze investeringen tot een
bandbreedte van 20% van het jaarkrediet komen ten gunste / ten laste
van het krediet van het volgend jaar.4.Investeringen met eigen dekking leggen geen beslag op de middelen
van toekomstige begrotingen. Dat kan doordat een investering ineens
gedekt wordt door een reserve. Ook kunnen de toekomstige
kapitaallasten gedekt worden door jaarlijkse opbrengsten. Ook deze
investeringen worden opgenomen in de investeringsplanning en door
het algemeen bestuur vastgesteld. Het moment van besluitvorming is
niet per se de begroting.5.Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als ze
verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de
investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen
te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te
onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of hij
hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een
voorstel voor bijstelling van het beleid.6.Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur
doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de
geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het
bijstellen van het beleid, het algemeen bestuur stelt deze
vast.7.Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het
vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks
bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een
investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een
investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. Bij investeringen
groter dan €250.000 informeert het dagelijks bestuur het algemeen
bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de
schuldpositie van de MGR.5.Uitvoering begroting1.Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering
van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend
verloopt.2.Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de financiële raming er
zorg voor dat:
de lasten en baten, eenduidig zijn toegewezen;
de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen
de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de
uiteenzetting van de financiële positie;
de lasten niet dusdanig worden overschreden dat realisatie
van andere taken binnen de begroting onder druk komt.
Het dagelijks bestuur stelt richtlijnen voor de sturing,
beheersing en verantwoording van de loonsom, de formatie en
de inhuur vast. Deze richtlijnen worden ter kennis van het
algemeen bestuur gebracht.
3.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de taakstellingen
zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden
overschreden.6.Tussentijdse rapportage1.Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door
middel van tussentijdse rapportages over de realisatie ten opzichte
van de begroting van de MGR over de eerste drie maanden, de eerste
zes maanden en de eerste negen maanden.2.Deze rapportages worden aan het algemeen bestuur aangeboden
uiterlijk 1 maand na afloop van de in lid 1 genoemde
informatiemomenten.3.De inrichting van de rapportage sluit aan bij de indeling van de
begroting.4.De rapportage gaat in op relevante afwijkingen in de lasten en baten
en geplande prestaties.7.Jaarstukken1.Het dagelijks bestuur legt in het jaarverslagverantwoording af over
de uitvoering van de begroting en het financiële meerjarenplan. In
de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:
wat is bereikt;
wat de kosten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting
gestelde doelen.
2.Het dagelijks bestuur stelt de jaarstukken op overeenkomstig artikel
31 van de MGR Rijk van Nijmegen.3.Financieel beleid8.Waardering en afschrijving vaste
activa
Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of
vervaardigingsprijs of zo nodig aangepast door duurzame
waardeverminderingen.
De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van
het boekjaar.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten
laste van de exploitatie gebracht.
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in
maximaal:
25 jaar: voorzieningen aan terreinen;
40 jaar: gebouwen;
15 jaar: machines, apparaten en installaties;
15 jaar: inventarissen;
5 jaar: vervoermiddelen;
3 jaar: ICT-investeringen
10 jaar: overige activa;
niet: gronden.
Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan €5.000 worden
niet geactiveerd maar rechtstreeks ten laste van het
jaarresultaat gebracht, uitgezonderd gronden en terreinen, deze
laatst genoemden worden altijd geactiveerd.
Het dagelijks bestuur stelt richtlijnen voor de activering en
afschrijving van materiele vaste activa vast. Deze richtlijnen
worden ter kennis van het algemeen bestuur gebracht.
9.Voorziening voor oninbare vorderingenVoor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een
voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele
beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.10.Reserves en voorzieningen1.Het dagelijks bestuur geeft jaarlijks bij de jaarrekening een
overzicht van de reserves en voorzieningen.2.Het dagelijks bestuur neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn
vastgelegd in de nota “Reserves en voorzieningen”. Daarin is
opgenomen:
de vorming en besteding van reserves alsmede de minimale
en/of maximale hoogte daarvan;
de vorming en besteding van voorzieningen;
de toerekening en verwerking van de rente over de reserves
en voorzieningen.
3.De nota “Reserves en voorzieningen” wordt elke vijf jaar
geactualiseerd en aan het algemeen bestuur ter vaststelling
aangeboden.11. KostprijsberekeningVoor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en
diensten wordt uitgegaan van een integrale kostprijs. Bij de
kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten
betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de MGR verleende
diensten.12.FinancieringsfunctieIn het door het algemeen bestuur vastgestelde Treasurystatuut zijn
regels en richtlijnen opgenomen met betrekking tot de
financieringsfunctie. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitvoeren van
de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals opgenomen in het
Treasurystatuut.4.Paragrafen13.FinancieringIn de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt
het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van
artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten in ieder geval op:
de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het
verschuldigde rentepercentage;
de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het
verschuldigde rentepercentage;
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de
komende vier jaar;
de rentevisie voor de komende vier jaar.
14.Weerstandsvermogen & risicobeheersing1.Het dagelijks bestuur biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een
(bijgestelde) nota aan, waarin wordt ingegaan op het
risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen,
voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota
wordt tevens de wijze waarop de gewenste weerstandscapaciteit wordt
bepaald vastgelegd. Het algemeen bestuur stelt de nota vast binnen
drie maanden na aanbieding.2.In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de
begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur
overeenkomstig artikel 11 van het Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;
een inventarisatie van de risico’s;
het beleid omtrent de weestandscapaciteit en de
risico’s.
15.Onderhoud kapitaalgoederenOp grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording
provincies en gemeenten neemt het dagelijks bestuur bij de begroting en
de jaarstukken in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ieder geval
op:
het beleidskader;
de uit het beleidskader voortvloeiende consequenties;
de vertaling van de financiële consequenties in de
begroting.
16.BedrijfsvoeringIn de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt
het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van
artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten in ieder geval op:
de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en
de loonkosten;
de kosten van inhuur derden;
de huisvestingskosten;
de automatiseringskosten;
de budgetten voor het algemeen bestuur en de accountant.
5.Financiële organisatie en financieel beheer17.Administratie1.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder
geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in
MGR als geheel en in de modules;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de
omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen,
schulden, contracten, enzovoort;
het verschaffen van informatie over uitputting van de
toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het
maken van kostencalculaties;
het verschaffen van informatie over de geformuleerde
doelstellingen;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de
begroting en relevante wet- en regelgeving; en
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en
van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de
controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de
gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en
regelgeving.
18.Financiële administratieHet dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:
De inrichting en de werking van de financiële administratie
voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
De vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de
provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen
die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan
gemeenten.
19.Financiële organisatieHet dagelijks bestuur draagt zorgt voor en legt vast:
een eenduidige indeling van de MGR en een eenduidige toewijzing
van de taken aan de modules;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle
wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van
verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
investeringskredieten;
de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties
en de bijbehorende informatievoorziening van de
financieringsfunctie;
de te maken afspraken met de modules over de te leveren
prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en
frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten
en uitputting van middelen;
de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de
lasten en baten aan de producten van de productenraming en de
productenrealisatie;
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de
aanbesteding van goederen, werken en diensten;
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de
toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;
en
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik
en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en
eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en
verantwoording wordt voldaan.
20.Interne controleHet dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de
jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de
Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de
balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de
Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van
de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de
beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur
maatregelen tot herstel.6.Gemeentelijke bijdragen21.Bijdragen van de gemeenten1.In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage elke afzonderlijke
gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting
betrekking heeft.2.Voor de berekening van deze bijdrage wordt rekening gehouden met
bijdragen van het Rijk en van anderen.3.De deelnemers betalen bij wijze van voorschot jaarlijks vóór 16
januari, vóór 16 april, vóór 16 juli en vóór 16 oktober telkens een
kwart van de in lid 1 bedoelde bijdrage.4.De deelnemers dragen er zorg voor dat het samenwerkingsverband te
allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar
verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.5.De kosten die resteren na afrekening per module worden verdeeld op
basis van artikel 31 uit de MGR.7.Doelmatig- en doeltreffendheid22.Onderzoeksplan1.Het dagelijks bestuur zendt ieder jaar als onderdeel van de
begroting een onderzoeksplan naar het algemeen bestuur voor de in
het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de
doelmatigheid en de doeltreffendheid.2.In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal
aangegeven:
het object van onderzoek
de reikwijdte van het onderzoek
de onderzoeksmethode
doorlooptijd van het onderzoek
de wijze van uitvoering
3.In het jaarplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting
zijn opgenomen voor de uitvoering van onderzoeken.23.Voortgang onderzoekenHet dagelijks bestuur rapporteert in de bedrijfsvoering paragraaf van de
begroting, tussentijdse rapportages en jaarstukken over de voortgang van
de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de
uitputting van de bijbehorende budgetten.24.Rapportage en gevolgtrekking1.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage.
Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de
onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor
verbeteringen.2.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het dagelijks
bestuur indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en
het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen
bestuur aangeboden. Het dagelijks bestuur kan op basis van het plan
van verbetering organisatorische maatregelen treffen.8.Slotbepalingen25.Inwerkingtreding en citeertitel
Deze verordening treedt in werking op 11 februari 2015.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening
MGR Rijk van Nijmegen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 11
februari 2015, De Secretaris,drs. W.G.R.J. van der LindenDe Voorzitter, drs. H.M.F. Bruls