| Organisatie | Druten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Druten 2015 |
| Citeertitel | Archiefverordening gemeente Druten 2015 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is ter vervanging van de Archiefverordening gemeente Druten 2008
Besluit Informatiebeheer gemeente Druten 2015
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-04-2015 | 01-01-2015 | 06-04-2018 | Nieuwe regeling | 26-03-2015 Publicatie in elektronisch gemeenteblad op 8 april 2015 | n.v.t. |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. De wet – de archiefwet 1995;
b. Het besluit – het archiefbesluit 1995;
c. Gemeentelijke organen – de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de Gemeente;
d. Archiefbescheiden – bescheiden, zoals omschreven in artikel 1 c van de wet, waaronder ook wordt volstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvraag, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van die activiteit te dien;
e. Documentaire verzamelingen – bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die door beheereenheden zijn bijeengebracht en die voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht;
f. De archiefbewaarplaats – de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;
g. De archivaris – de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
h. Beheerder – degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
i. Archiefruimte – een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging’;
j. Beheereenheid – een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
k. Informatiesysteem – systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanstellen van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Burgemeester en wethouders doen tenminste één maal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die door een goede invulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
a) Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b) Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikname van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
c) Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d) Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e) Voorgenomen conversie of migratie van documenten en informatiebestanden;
f) Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Vastgesteld door de raad van de gemeente Druten in zijn openbare vergadering van 26 maart 2015
de griffier, de voorzitter,
mw. E.E.M. Dreier-Haefkens MSc. drs. L.J.E.M. van Riswijk
Toelichting 1 Nieuwe Toelichting
Toelichting Archiefverordening gemeente Druten 2014
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren, archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
De verordening is aangepast aan de wettelijke regelingen t.a.v. de dualisering van de medebewindsbevoegdheden die met ingang van 8 maart 2006 in werking zijn getreden. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten sindsdien bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer gemeente Druten 2014.
Met de Wet revitalisering generiek toezicht wijzigt het sturende provinciale toezicht vooraf in meer terughoudend toezicht achteraf. Daardoor wordt een goede interne inrichting en kwaliteitsborging van het archiefbeheer belangrijker.
De Archiefverordening bestaat uit hoofdzaak uit twee gedeelten. Het eerste deel betreft de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, maar wel wordt verduidelijkt in de Memorie van toelichting bij die wet. Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersregels en voldoende financiën.
Het tweede deel betreft het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere regels zijn gedefinieerd, genoemd. In deze Memorie van toelichting worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard.
Ten aan zien van het begrip archiefbescheiden kan ter verduidelijking het volgende worden opgemerkt. Hoewel voor archiefbescheiden geen vormvereiste geldt, legt het woord bescheiden onbewust een relatie met papieren documenten. Maar naast de ‘klassieke’ papieren archiefbescheiden vallen nadrukkelijk ook digitale archiefbescheiden onder de werking van de wet. Daarom is in deze verordening, zonder overigens de definitief uit de Archiefwet te ontkrachten, aansluiting gezocht bij de door de International Council on Archives (ICA) gehanteerde definitie.
Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen in de archiefbewaarplaats worden opgenomen.
De Archiefregeling stelt op grond van art. 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen regels: het Besluit Informatiebeheer gemeente Druten 2014.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent slechts de in dit artikel bedoelde verplichting ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in hetzelfde artikel bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Druten 2014.
Het gaat hier bij de instelling van of deelname aan rechtspersonen, die krachtens privaatrecht zijn ingesteld en die, zoals de Archiefwet zegt, met enig openbaar gezag zijn bekleed. Hierbij kan gedacht worden aan organisaties die zich volledig bezighouden met een overheidstaak, maar ook organisaties, die primair commercieel opereren en slechts voor een klein deel van hun werkzaamheden met openbaar gezag zijn bekleed. De kern van het begrip ‘openbaar gezag’ is dat men eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de rechtspositie van natuurlijke of rechtspersonen. Het uitoefenen van een publieke taak door privaatrechtelijke rechtspersonen – zoals het ophalen van huisvuil, het vervoer van personen of de levering van elektriciteit – maakt deze organisatie nog niet tot een overheidsorgaan in de zin van de wet. Overigens kunnen lagere overheden geen openbaar gezag overdragen buiten de delegatiekaders van organieke wetten.
Is eenmaal duidelijk dat – en in hoeverre – een privaatrechtelijke organisatie kan worden aangemerkt als overheidsorgaan, dan dient dit orgaan te voldoen aan alle verplichtingen van de Archiefwet, voor zover de archiefbescheiden verband houden met het openbaar gezag.
De gemeenteraad verneemt aldus tenminste eenmaal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden, als bedoeld in dit artikel en artikel 14.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term ‘archiefbescheiden’. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via ICT opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van ‘archiefbescheiden’ kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als ‘beheer’. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
De verslaglegging door de gemeentearchivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 9.