| Organisatie | Goeree-Overflakkee |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van de gemeente Goeree-Overflakkee |
| Citeertitel | Reglement van orde van burgemeester en wethouders Goeree-Overflakkee |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-07-2014 | nieuwe regeling | 24-06-2014 | Z-14-27024 |
Burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee;
overwegende dat het verplicht en gewenst is een reglement vast te stellen voor hun vergaderingen en andere werkzaamheden;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van de gemeente Goeree-Overflakkee.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk vierentwintig uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van burgemeester en wethouders wordt toegezonden.
Voor elke vergadering wordt, als regel ten minste achttien uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van burgemeester en wethouders een agenda met bespreekstukken toegezonden. Voor zover de bespreekstukken niet langs elektronische weg kunnen worden aangeleverd, liggen deze voor de leden bij de secretaris ter inzage.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van burgemeester en wethouders.
Artikel 6 Deelname derden aan de vergadering
Burgemeester en wethouders kunnen besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een nadere toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 10 Intrekking oude reglement van orde
Het Reglement van orde van de orde voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Middelharnis op 22 september 1981, wordt ingetrokken.
Aldus vastgesteld op 24 juni 2014
door burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee.
Burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee,
secretaris, burgemeester,
drs. B. Marinussen mr. A. Grootenboer-Dubbelman
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stellen burgemeester en wethouders een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de onderlinge vervanging tussen de wethouders.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van burgemeester en wethouders direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat burgemeester en wethouders als collegiaal bestuursorgaan de verantwoordelijkheid dragen voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van burgemeester en wethouders).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van burgemeester en wethouders (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van dit bestuursorgaan ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.
Het eerste lid van dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de secretaris bij de vergaderingen van burgemeester en wethouders wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement, maar ook in de instructie voor de secretaris.
In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda met bespreekstukken aan de leden van burgemeester en wethouders. Uitgangspunt is dat deze stukken digitaal worden verstrekt. Indien dit niet mogelijk is, dan liggen de desbetreffende stukken voor de leden bij de secretaris ter inzage.
Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan de vergadering
Artikel 5 geeft allereerst de rol van de secretaris weer. Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van burgemeester en wethouders en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor alle aanwezigen bij de vergadering geldt.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot vergaderquorum ten aanzien van de vergaderingen van burgemeester en wethouders. Artikel 58 van de Gemeentewet verwijst naar de artikelen 28, eerste tot en met derde lid, 29 en 30 van de Gemeentewet. Deze artikelen, in onderlinge samenhang gelezen, bevatten een regeling met betrekking tot het strem- en besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van burgemeester en wethouders. Artikel 31 van de Gemeentewet is van toepassing op de vergaderingen van de raad en regelt de wijze waarop de stemming over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen dient plaats te vinden. Opvallend is dat artikel 31 van de Gemeentewet niet van overeenkomstige toepassing is verklaard op de vergaderingen van burgemeester en wethouders. Om die reden is in het derde, vierde en vijfde lid geregeld op welke wijze de stemming plaatsvindt ten aanzien van besluiten over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen.
In dit artikel is vastgelegd dat de besluiten van burgemeester en wethouders worden opgenomen in een besluitenlijst. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door burgemeester en wethouders een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en het eventueel besluit over dit onderwerp een afzonderlijk document moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van burgemeester en wethouders de raad op de hoogte gesteld wil worden. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt langs elektronische weg.
Artikel 9 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Burgemeester en wethouders kunnen daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan burgemeester en wethouders overgelaten. Indien een vergadering van burgemeester en wethouders openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Artikel 10 Intrekking oude reglement van orde
Van belang is in eerste instantie het bepaalde in artikel 36, tweede lid, van de Wet algemene regels herindeling. Voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders is van kracht het reglement van orde van de gemeente die daartoe specifiek in de desbetreffende herindelingswet is aangewezen, totdat dit reglement door een andere is vervangen.
Uit artikel 3 van de Wet van 5 juli 2012 tot samenvoeging van de gemeenten Dirksland, Goedereede, Middelharnis en Oostflakkee volgt dat tot het moment van inwerkingtreding van het Reglement van orde van burgemeester en wethouders Goeree-Overflakkee, het reglement van de voormalige gemeente Middelharnis van kracht is.
Op grond van deze wettelijke bepalingen, in onderlinge samenhang bezien, wordt het reglement van de voormalige gemeente Middelharnis ingetrokken. De reglementen van de opgeheven gemeenten Dirksland, Goedereede en Oostflakkee zijn van rechtswege vervallen.