Regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag decentrale overheid gemeente Nieuwkoop 2012

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. bevoegd gezag:

het orgaan dat in eerste instantie dan wel daartoe gemandateerd bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag.

b. commissie:

de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid;

c. decentrale overheid:

de gemeente, de provincie, het waterschap of een door deze overheden ingestelde instelling die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag;

d. aangesloten organisatie:

de decentrale overheid die is aangesloten bij de regeling van de commissie, dan wel een andere organisatie die deze regeling van toepassing heeft verklaard;

e. ongewenst gedrag:

gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie, geweld en pesten zoals bedoeld in de Arbowet artikel 3 lid 2 jo. artikel 1 lid 3 sub en en f;

f. klacht:

een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven, behoudens een klacht op grond van artikel 11;

g. klager:

een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en een klacht over ongewenst gedrag indient;

h. aangeklaagde:

een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en over wiens gedrag geklaagd wordt;

i. informant:

degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie.

j. getuigen:

andere dan onder h genoemde personen die door de commissie worden verzocht informatie te verstrekken;

k. college: het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze klachtencommissie heeft ingesteld;

l. vertrouwenspersoon: een persoon die als zodanig is aangewezen en is opgeleid om de klager te ondersteunen bij klachten over ongewenste omgangsvormen.

• 1.

  Wanneer de aanklager er met de aangeklaagde van het ongewenste gedrag in onderling overleg niet uit komt, of het niet mogelijk is voor de aanklager om de klacht met de aangeklaagde te bespreken, wendt de aanklager zich, indien mogelijk, tot zijn leidinggevende met zijn klacht.

• 2.

  Heeft de aanklager reden zich niet tot zijn leidinggevende te wenden, of slaagt de bemiddelingspoging van de leidinggevende niet, dan kan hij zich wenden tot de vertrouwenspersoon.

• 3.

  In afwijking van het bepaalde in artikel 1 sub e kan een klacht bij de leidinggevende en / of de vertrouwenspersoon ook mondeling worden ingediend.

• 4.

  De leidinggevende en / of de vertrouwenspersoon stuurt van een schriftelijke klacht een ontvangstbevestiging aan de aanklager.

• 5.

  De aanklager kan zich bij het indienen van de klacht en wanneer hij gehoord wordt, laten bijstaandoor een zelfgekozen raadsvrouw of -man. Het laatste geldt ook voor de aangeklaagde.

Een leidinggevende heeft als taken:

• -

  de aanklager op te vangen met klachten als bedoeld in artikel 1, lid d.

• -

  indien de aanklager daarin toestemt, door bemiddeling te trachten tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen;

• -

  de aanklager te wijzen op de mogelijkheid van dan wel door te verwijzen naar de vertrouwenspersoon

• -

  de aanklager te ondersteunen, op zijn verzoek, bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en de begeleiding in het traject dat daarop volgt;

• -

  voor zover nodig en gewenst, de aanklager of aangeklaagde te verwijzen naar gespecialiseerdehulpverleningsinstanties;

• 1.

  Het college stelt één of meer personen aan als vertrouwenspersoon, in het kader van de uitvoering van deze regeling.

• 2.

  Het Managementteam en de Ondernemingsraad dragen één of meer personen als vertrouwenspersoon voor aan het college.

• 3.

  Vertrouwenspersonen die taken op basis van deze regeling verrichten mogen om deze reden niet worden ontslagen of anderszins in hun positie binnen de gemeente Nieuwkoop benadeeld worden.

Een vertrouwenspersoon heeft als taken:

• -

  de aanklager op te vangen met klachten als bedoeld in artikel 1, lid d.

• -

  indien de aanklager daarin toestemt, door bemiddeling te trachten tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen;

• -

  de aanklager te ondersteunen, op zijn verzoek, bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en de begeleiding in het traject dat daarop volgt;

• -

  voor zover nodig en gewenst, de aanklager of aangeklaagde te verwijzen naar gespecialiseerdhulpverleningsinstanties;

• -

  het registreren van de aard en de omvang van de klachten;

• -

  het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college over het beleid inzake seksuele intimidatie, discriminatie, pesterij, agressie en/of geweld;

• -

  het signaleren van de behoefte aan voorlichting over seksuele intimidatie, discriminatie, pesterij, agressie en/of geweld.

• 1.

  De vertrouwenspersoon hoort zowel de aanklager als de aangeklaagde.

• 2.

  De vertrouwenspersoon probeert met aanklager en de aangeklaagde tot een oplossing te komen.

• 3.

  De vertrouwenspersoon onderneemt met een klacht alleen actie indien de aanklager daarmee instemt.

• 4.

  De vertrouwenspersoon is bevoegd informatie in te winnen bij de betrokkenen en/of getuigen (na toestemming van de aanklager). De vertrouwenspersoon neemt daartoe de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht ter bescherming van de privacy en andere belangen van de betrokkenen.

• 5.

  In voorkomende gevallen kan de vertrouwenspersoon externe deskundigen raadplegen.

• 1.

  De leidinggevende en / of de vertrouwenspersoon nemen de klacht in behandeling voor zover het gaat om ongewenst gedrag als bedoeld in artikel 1, sub d van deze regeling of als het om ongewenst gedrag gaat dat door de aanklager als zodanig ervaren wordt.

• 2.

  Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen, maar kunnen ondersteuning bieden aan (een) andere niet-anonieme klacht(en).

• 3.

  Een klacht hoeft niet in behandeling genomen te worden als er sprake is van het bepaalde in artikel 9:8 eerste en tweede lid als bedoeld in de Algemene Wet Bestuursrecht.

• 1.

  Een klacht is afgehandeld als de aanklager daarmee instemt. Als de klager vindt dat de klacht niet naar tevredenheid behandeld is dan kan hij zich wenden tot de landelijke Klachtencommissie.

• 2.

  Een klacht wordt afgehandeld binnen zes weken na ontvangst daarvan.

• 3.

  Indien behandeling van de klacht aanleiding geeft tot het nemen van verdere (disciplinaire) maatregelen dan adviseert de vertrouwenspersoon het college hierover.

• 1.

  De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van hetgeen in verband met de werkzaamheden in de functie van vertrouwenspersoon ter kennis wordt gebracht.

• 2.

  Personen die met betrekking tot een klacht als bedoeld in deze regeling door de vertrouwenspersoon worden benaderd, zijn verplicht tot geheimhouding en worden hierop gewezen door de vertrouwenspersoon.

Iedere medewerker heeft het recht om zich met een klacht tot de klachtencommissie te wenden na het doorlopen van de interne klachtenprocedure.

Het bevoegd gezag kan in afwijking van artikel 1 onder h. de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht, die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie jegens klager.

• 1.

  De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag.

• 2.

  Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie drie leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter.

• 3.

  Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 4.

  Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

• 5.

  Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het college.

• 6.

  De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar.

• 7.

  De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

• 1.

  De voorzitter van het college wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een of meer plaatsvervangend secretarissen aan.

• 2.

  De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het college.

• 1.

  De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij het bevoegd gezag.

• 2.

  De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die klager reeds heeft ondernomen.

• 3.

  Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die het bevoegd gezag over de afhandeling van de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

• 4.

  De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie het bevoegd gezag binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan het bevoegd gezag geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen.

• • 1.

    Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek van de commissie alle op de klacht betrekking hebbende gegevens waaronder de klachtenregeling van de aangesloten organisatie, de contact- en functiegegevens van de klager en de aangeklaagde, en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht.

     

  • 2.

    De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de klachtenprocedure van de betreffende organisatie niet zijn doorlopen.

     

  • 3.

    De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1, onder c,e,f,g en h van deze regeling.

     

  • 4.

    Ingeval lid 2 van toepassing is brengt de commissie klager en ingeval lid 3 van toepassing is klager en het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte van het niet in behandeling nemen (lid 2) of de niet ontvankelijkheid (lid 3) van de klacht.

     

  • 5.

    De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien: a. de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden aan de commissie is voorgelegd;

    b. er sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8, lid 1 en 2 van de Algemene wet bestuursrecht.

    c. wanneer niet in voldoende mate is voldaan aan het bepaalde in artikel 4 lid 2.

• 1.

  Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in.

• 2.

  Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

• 3.

  Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de aangesloten organisatie in de gelegenheid te worden gehoord.

• 4.

  Personen als bedoeld in lid 3 die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen.

• 5.

  De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

• 6.

  De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten.

• 1.

  Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en zonodig de informant in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden.

• 2.

  Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.

• 3.

  De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 4.

  Van het horen wordt een verslag gemaakt.

• 5.

  De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.

• 6.

  De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

• 7.

  De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijze, alsmede van de inhoud van de hoorgesprekken met de informant en/of de getuigen kennis te nemen en daarop te reageren.

• 8.

  De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon.

• 9.

  De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

• 1.

  De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

• 2.

  Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

• 3.

  De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt.

• 1.

  De commissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht door de commissie advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden.

• 2.

  De commissie kan het bevoegd gezag verzoeken de in eerste lid genoemde termijn met 4 weken te verdagen.

• 3.

  Met schriftelijke instemming van de klager kan de commissie het bevoegd gezag op basis van artikel 9:11 lid 3 Algemene wet bestuursrecht verzoeken om verder uitstel.

• 4.

  In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen.

• 1.

  Het bevoegd gezag handelt de klacht binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift af.

• 2.

  Het bevoegd gezag kan op verzoek van de commissie de afdoening voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde.

• 3.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 9 lid 2 en 3, stelt het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie als bedoeld in artikel 9, lid 1 klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

• 4.

   Het bevoegd gezag zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

• 1.

  Ingeval een klager of het bevoegd gezag een klacht heeft over enig handelen of nalaten van de commissie betreffende de uitvoering van haar taak, wordt deze klacht behandeld door tenminste twee leden uit de commissie die niet aan het betreffende onderzoek hebben deelgenomen.

• 2.

  Voornoemde leden doen binnen vier weken na ontvangst van de klacht, bedoeld in lid 1 uitspraak over de (on)gegrondheid daarvan.

• 1.

  Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.

• 2.

  In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de terzake geldende wettelijke bepalingen vermeld:

  a. het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

  b. het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

  c. de aard van de klachten;

  d. statistische gegevens over klagers en aangeklaagden;

  e. de doorlooptijd van de adviezen;

  f. aanbevelingen en tendensen.

• 3.

  Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG.

   

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag decentrale overheid gemeente Nieuwkoop 2012”.

• 2.

  De regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag op het werk gemeente Nieuwkoop 2010 wordt ingetrokken op 24 april 2012.

   

  Deze regeling treedt in werking op 24 april 2012.

   

  Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 24 april 2012.