Organisatie | Westland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit tot vervanging van archiefbescheiden inzake cliënten samenleving, personeel gemeente Westland, projecten planontwikkeling en werkprocessen ruimtelijke ordening en volkshuisvesting (2015-01) |
Citeertitel | Besluit tot vervanging van archiefbescheiden inzake cliënten samenleving, personeel gemeente Westland, projecten planontwikkeling en werkprocessen ruimtelijke ordening en volkshuisvesting (2015-01) |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-01-2015 | nieuwe regeling | 19-01-2015 Gemeenteblad Westland, 22-01-2015 | Gbw 2015, 4 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Westland;
gelet op artikel 7 van de Archiefwet;
gelet op de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
gelet op het Mandaatbesluit tot vervanging (substitutie) van 16 juni 2014 over archiefverzamelingen of archiefbescheiden uit werkprocessen van de gemeente Westland;
Artikel 1 Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden en wijze van reproductie
Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de navolgende analoge archiefbescheiden die op grond van de gemeentelijke selectielijst 2005 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd:
Archiefbescheiden uit werkprocessen op het sociale domein m.b.t. cliënten (cliëntendossiers), daterend vanaf juni 2013.
Het betreft met name archiefbescheiden (zoals intake, aanvragen, algemene informatie, bewijsstukken, correspondentie, besluiten, controle, handhaving, meldingen, verslagen) over:
Betrokken organisatieonderdelen: Team Zorg, Team Inkomen en Team Participatie van afdeling Samenleving.
Archiefbescheiden uit werkprocessen op het personeelsdomein met betrekking tot personeel in dienst van de gemeente Westland (personeelsdossiers), daterend vanaf 8 augustus 2013.
Ofwel archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt op grond van uitvoering van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO) en daarop gebaseerde lokale regelingen, alsmede archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt op grond van uitvoering van werknemersverzekeringen op basis van de Werkloosheidswet (WW), Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), Ziektewet (ZW), Wet arbeid en zorg (WAZO).
Het betreft met name archiefbescheiden over:
Betrokken organisatieonderdeel: Team Financiële Administratie en Informatievoorziening, cluster Personeel en Salaris Administratie van afdeling Bedrijfsvoering Advies en Services.
Archiefbescheiden van projecten over planontwikkeling, daterend vanaf 1 januari 2004.
Betreft ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden van projecten met betrekking tot de ontwikkeling van woningbouw, wegenbouw en centrumplannen.
Betrokken organisatieonderdeel: Team Projecten van afdeling Planontwikkeling.
Archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van ruimtelijke ordening en volkshuisvesting.
Ofwel archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt op grond van uitvoering van het Bouwbesluit 2012, Asbestverwijderingsbesluit, Verordening huisnummerbesluiten, Drank- en Horecawet (DHW), Wet op de kansspelen (WOK), Marktverordening Westland 2005, de Algemene Plaatselijke Verordening Westland 2010 (APV), Regionale Huisvestingsverordening Stadsgewest Haaglanden 2012, vooroverleggen en quick scans.
Het betreft archiefbescheiden over:
Betrokken organisatieonderdeel:
Team Bedrijven en Omgevingscontact Centrum van afdeling Dienstverlening.
Betrokken organisatieonderdeel:
Team Omgevingsvergunningen en Erfgoed van afdeling Ruimte Omgeving en Veiligheid.
Betrokken organisatieonderdeel:
Team Openbare Orde en Veiligheid van afdeling Ruimte Omgeving en Veiligheid.
Betrokken organisatieonderdeel:
Team Ruimte, Economie en Duurzaamheid van afdeling Ruimte Omgeving en Veiligheid.
Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt geen gebruik gemaakt voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
Aldus besloten op 19 januari 2015
Burgemeester en wethouders van Westland,
namens deze,
Teamleider Documentaire Informatievoorziening
A.E. van Harling
Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland hebben op 16 februari 2012 een algemene machtiging verleend aan de gemeente Westland voor het vervangen van de te bewaren analoge archiefbescheiden door digitale reproducties. Daarbij is aangegeven dat de machtiging tevens gebruikt kan worden voor de vervanging van alle op grond van de gemeentelijke selectielijst (op termijn) te vernietigen analoge archiefbescheiden.
Op 13 maart 2012 heeft het college van burgemeester en wethouders besloten om deze algemene machtiging toe te passen op de vervanging van Wabo-documenten en milieudocumenten door het nemen van een vervangingsbesluit.
Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de inwerkingtreding van de Wet revitali-sering generiek toezicht. Vanaf dat moment kunnen zorgdragers zonder machtiging van Gedeputeerde Staten een besluit over vervanging nemen van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden.
De wetgever stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van te bewaren archief-bescheiden moet voldoen en waar achteraf op kan worden getoetst (artikelen 26a en 26b in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling).
Met dit vervangingsbesluit worden de volgende analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties:
‘Archiefbescheiden inzake cliënten samenleving, personeel gemeente Westland, projecten planontwikkeling en werkprocessen op het domein van ruimtelijke ordening en volkshuisvesting’.
Het vervangingsbesluit heeft betrekking op routinematige vervanging van informatie in de dynamische fase. Het gaat om het doorlopend vervangen van de beschreven categorieën archiefbescheiden in genoemde werkprocessen.
De inrichting van het vervangingsproces borgt dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Verantwoording over het proces van vervanging en waarborging van belangen
Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen:
de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is.
Reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken (uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en digitalisering van de samenleving als geheel), een efficiënte informatievoorziening en ruimtebesparing.
Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het op 13 maart 2012 vastgestelde en bekend gemaakte ‘Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties)’. Het handboek geeft een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de resultaten van de inrichting.
In het handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en
de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
Het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ staan kwaliteitsprocedures beschreven, opgesplitst in kwaliteitsborging op het vervangingsproces, de technische inrichting en de algemene IT-beheersmaatregelen. Ook zijn er zowel technische als procedurele kwaliteitseisen en criteria voor interne controles in het handboek opgenomen om continue kwaliteit van het vervangingsproces te borgen.
Zo worden conform het handboek de juiste archiefbescheiden geselecteerd die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd zodat er geen verlies van gegevens voor komt. Er worden er steekproeven gehouden op gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Daarnaast wordt jaarlijks getoetst op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden aan het daarvoor vastgestelde interne Normenkader.
Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd:
In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Daarbij wordt voor een overzicht van cultureel erfgoed verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland.