Organisatie | Waterschap De Dommel |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling waterschap De Dommel 2015 |
Citeertitel | Organisatieregeling waterschap De Dommel 2015 |
Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en waterschappen |
ORGANISATIEREGELING WATERSCHAP DE DOMMEL 2015
Het dagelijks bestuur van Waterschap De Dommel te Boxtel,
Overwegende dat:
-een organisatieregeling wordt vastgesteld om aan te geven hoe de organisatie van Waterschap De
Dommel is vormgegeven;
-met ingang van 1 januari 2015 de bedrijfsvoering mede wordt vormgegeven in programma’s die
worden aangestuurd door programmaeigenaren. De functie van proceseigenaar dientengevolge is
vervallen. De functie van programmaeigenaar is ingevoerd; - hierover afstemming heeft plaatsgevonden met de Ondernemingsraad.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
25-03-2015 | 01-01-2015 | 21-12-2017 | nieuwe regeling | 03-03-2015 | Onbekend |
II Structuur van bestuur en organisatie
Artikel 2 Organisatorische indeling
Het dagelijks bestuur regelt in een uitvoeringsbesluit horende bij deze organisatieregeling, de indeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie. 1
In aanvulling op het in lid 3 genoemde uitvoeringsbesluit wordt voor de indeling van en de taakverdeling binnen de organisatie uitgegaan van de in artikel 3 lid 1 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling 2009 genoemde functies en de nadere uitwerking daarvan in het Bevoegdhedenregister van die regeling.
Uit het algemeen bestuur worden vaste commissies van advies benoemd die adviseren aan het dagelijks bestuur. De instelling, samenstelling, werkwijze en aandachtsgebieden van de vaste commissies zijn geregeld in het Reglement van orde voor de vaste commissies 2009, het Reglement voor de Rekeningcommissie 2014 en het Reglement voor de auditcommissie 2009 c.q. in wijzigingen en aanvullingen van die reglementen.
De portefeuillehouder geeft vanuit zijn portefeuille sturing aan de inhoud van bestuursvoorstellen. Dit doet hij in de voorbereidende fase in overleg met de ambtelijke organisatie en in het portefeuillehouderoverleg. In de besluitvormende fase doet hij dit in het dagelijks bestuur, de vaste commissies en het algemeen bestuur.
Artikel 8 Secretaris-directeur
De aan de secretaris-directeur in zijn functie als secretaris toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in hoofdstuk VIII van de Waterschapswet. In de “Instructie voor de secretaris” stelt het algemeen bestuur nadere regels over de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretaris-directeur in zijn functie als secretaris.
De secretaris-directeur wordt in zijn functie als secretaris en als algemeen directeur bij tijdelijke afwezigheid vervangen door de directeur bedrijfsvoering. Bij afwezigheid van laatstgenoemde wordt deze vervangen door een ander door het dagelijks bestuur schriftelijk aangewezen functionaris.2
Artikelsgewijze toelichting behorend bij de Organisatieregeling
De organisatieregeling beschrijft de organisatorische indeling en de bedrijfsvoering van Waterschap De Dommel. De basis van de bedrijfsvoering zijn de bedrijfsprocessen. De procesresultaten dragen bij aan de realisatie van doelen binnen programma’s. De verantwoording over de realisatie van doelen en middelen geschiedt via de programma’s.
De bevoegdhedenregeling beschrijft per functie de daarbij behorende bevoegdheden uitgaande van de daarbij behorende taken en processen.
In deze toelichting volgt, indien nodig, een nadere uitleg per artikel.
Artikel 2 Organisatorische indeling
Het dagelijks bestuur regelt bij uitvoeringsbesluit de indeling van en de taakverdeling binnen de ambtelijke organisatie. Een uitzondering hierop zijn de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris. Deze worden op grond van artikel 17, Reglement voor het Waterschap de Dommel 2008, geregeld in een door het algemeen bestuur opgestelde instructie: “Instructie voor de secretaris”.
De voor de taken van de ambtelijke organisatie benodigde bevoegdheden worden, voor zover dit niet geregeld is in deze verordening, geregeld in de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.
Artikel 3 Algemeen bestuur5
De taken van het algemeen bestuur zijn in de Waterschapswet geregeld. Het voert te ver om in deze regeling al deze taken specifiek te benoemen. De Waterschapswet hanteert het systeem dat alle taken m.b.t. regeling en bestuur bij het algemeen bestuur zijn weggelegd. Hiervan zijn uitgezonderd de expliciet bij/ krachtens de wet aan het dagelijks bestuur c.q. watergraaf opgedragen taken; waarbij wordt opgemerkt dat op grond van de wet de dagelijkse aangelegenheden bij het dagelijks bestuur berusten. Het algemeen bestuur heeft voorts een aantal taken gedelegeerd c.q. gemandateerd aan het dagelijks bestuur.
Bij Waterschap De Dommel gaat het bestuursmodel er van uit dat het algemeen bestuur in hoofdzaak belast is met:
Uitwerking van deze taakbelasting brengt met zich mede dat het algemeen bestuur o.a. de volgende besluiten neemt:
• het vaststellen van de in het Waterbeheerplan en het Beleidsplan opgenomen (strategische)
• het beschikbaar stellen van de hiervoor benodigde middelen in de Beleidsbegroting;
• het toezicht houden op de bereikte resultaten aan de hand van de bestuursrapportages;
• het vaststellen van de voorjaarsnota en beleidsbegroting;
• het vaststellen van de tarieven;
• het vaststellen van de formatie.
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 8 geregeld dat het algemeen bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt.
De taken van het dagelijks bestuur zijn in de Waterschapswet geregeld. Hiertoe behoren in ieder geval de dagelijkse aangelegenheden. Naast de wettelijke taken houdt ons dagelijks bestuur zich specifiek ook bezig met:
• het overleggen met de geledingen over de bestuurlijke agenda;
• de formulering van het Beleidsplan en de Voorjaarsnota en de daaraan ten grondslag liggende omgevingsscan;
• de formulering van de beleidsbegroting en de daarin opgenomen (tactische) doelstellingen en het beschikbaar stellen van de hiervoor benodigde middelen;
• het toezicht houden op de bereikte resultaten aan de hand van de bestuursrapportages
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 14 geregeld dat het dagelijks bestuur voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vaststelt dat aan het algemeen bestuur wordt toegezonden.
In de Ambtelijke bevoegdhedenregeling mandateert het dagelijks bestuur bevoegdheden aan de Secretaris directeur en worden bevoegdheden onder gemandateerd aan ambtelijke functionarissen. Door middel van de bestuursrapportage legt het dagelijks bestuur (tussentijds) het algemeen bestuur verantwoording af over de realisatie en afwijkingen van het beleid dat in de begroting is opgenomen en de uitvoering daarvan.
De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille een signalerende, afstemmende en initiërende functie. Deze rollen komen ook in het portefeuillehoudersoverleg (PHO) tot uiting. Het PHO is een afstemmingsoverleg tussen de portefeuillehouder en vertegenwoordigers uit de ambtelijk organisatie over (de voortgang van) bestuurlijke doelen en de inhoud van bestuursvoorstellen. Het PHO heeft geen besluitvormende functie.
Portefeuillehouders bepalen de onderwerpen die op de bestuurlijke agenda worden geplaatst. Zij zijn verantwoordelijk voor de inhoud van bestuursvoorstellen. De portefeuillehouder bepaalt wanneer een voorstel ter besluitvorming aan het DB wordt voorgelegd.
De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille de volgende taken:
• het voorzitten van de vergaderingen van de vaste commissies;
• het toelichten van bestuursvoorstellen aan de vaste commissies en het algemeen bestuur;
• het in overleg met de watergraaf samen vertegenwoordigen van het waterschap in externe contacten;
• het deelnemen aan externe overleggremia en – samenwerkingsverbanden; vertegenwoordiging van het waterschap indien en voor zover daartoe mandaat/ volmacht is verleend;
• het sturen met het oog op de in Beleidsplan, de Voorjaarsnota en Beleidsbegroting opgenomen doelen en het afleggen van verantwoording hierover aan het dagelijks bestuur.
De watergraaf is voorzitter en lid van het dagelijks bestuur en voorzitter (en geen lid) van het algemeen bestuur. De taken van de watergraaf zijn o.a. geregeld in de Waterschapswet. De watergraaf voert daarnaast de volgende taken uit:
De functie van secretarisdirecteur is een gecombineerde functie. Enerzijds is hij algemeen directeur en daarmee eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. Anderzijds is hij secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur.
In zijn rol als algemeen directeur vervult de secretarisdirecteur de volgende taken:
In het Reglement voor het Waterschap De Dommel 2008 is in artikel 17 geregeld dat het algemeen bestuur in een instructie nadere regels stelt over de taken van en de uitoefening van bevoegdheden door de secretaris.
Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris. Het vervangen ziet zowel op de beslis- als de tekenbevoegdheid. De basis hiervoor is gelegd in artikel 55.a Waterschapswet. De vervanging van de SD is geregistreerd in de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.
De directie bestaat uit de secretarisdirecteur en de directeur bedrijfsvoering.
De directie bepaalt de strategische koers van de ambtelijke organisatie (zowel op het gebied van de
organisatieontwikkeling als op de uitvoering van de reglementaire taken).
De directie vertaalt in de rol van programmadirecteur de strategische koers naar programma’s, geeft integraal sturing aan die programma’s, stelt middelen beschikbaar en legt hierover verantwoording af aan het dagelijks bestuur. De programma’s zijn voor de sturing van de programma’s verdeeld over de twee directeuren.
De directie stelt een directieplan op. In dit directieplan geeft de directie de programmaeigenaren de opdracht om de programma’s verder door te vertalen naar de ambtelijke organisatie en stelt de hiervoor benodigde middelen beschikbaar en zijn tevens de gemaakte afspraken met de HR-managers over de ontwikkeling van de organisatie en de medewerkers opgenomen.
De middelen voor de ontwikkeling van de organisatie en de medewerkers worden via het programma Mens & Organisatie verdeeld over de HR-managers/medewerkers
De directie voert overleg met partners op strategisch niveau en gaat allianties aan en onderhoudt contacten met de externe omgeving. In dit kader participeert de directie in overleggremia binnen de Unie van Waterschappen en de Vereniging Directeuren Waterschappen.
Daarnaast is de directie sparringpartner en adviseur van het dagelijks bestuur, portefeuillehouders en collega-directie(team)leden en HR-managers en programmaeigenaren.
Binnen de directie wordt het principe van eenhoofdige leiding gehanteerd, dit wil zeggen dat de secretarisdirecteur altijd de beslissende stem heeft. Een aantal specifieke taken zijn aan de directeur bedrijfsvoering toebedeeld. Dit is het als programmadirecteur sturing geven aan hem toegewezen programma’s en sturing geven aan de effectiviteit en efficiency van de processen. Tevens is hij HR-manager van de procesmanagers.
In artikel 8, derde lid en artikel 9, achtste lid is geregeld wie respectievelijk de secretaris-directeur in zijn functie van algemeen directeur, en de directeur bedrijfsvoering bij tijdelijke afwezigheid vervangt. Het vervangen ziet zowel op de beslis- als de tekenbevoegdheid. De vervanging van de directeur Bedrijfsvoering is geregistreerd in de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling.
Artikel 10 De concerncontroller
De concern controller is adviseur van de directie en van het management en bestuur. De concern-controller ondersteunt de directie bij haar sturende, richtinggevende en kaderstellende rol. De concerncontroller is bevoegd om het bestuur rechtsreeks te adviseren ter waarborging van de goede invulling van de controlefunctie.
Een programmaeigenaar is verantwoordelijk voor de realisatie van programma’s waarin de doelen en middelen ( geld en uren) met de directie zijn overeengekomen. Binnen de strategische kaders van de directie vertaalt hij samen met de procesmanagers en opdrachtgevers die doelen naar resultaten, maakt daarover met de procesmanagers en opdrachtgevers afspraken en stelt de benodigde middelen beschikbaar.
De programmaeigenaar kan als opdrachtgever voor projecten optreden. Echter ook een procesmanager kan als opdrachtgever voor binnen zijn proces vallende projecten optreden. Ook kan gebruik gemaakt worden van een gemandateerd opdrachtgever(zie ook artikel 13).
De programmaeigenaar legt aan de directie verantwoording af over de realisatie van de doelen en de inzet van middelen door middel van zogenaamde managementrapportages. Hij is eindverantwoordelijk voor planning en control op programmaniveau.
De programmaeigenaar is gesprekspartner voor de leden van het dagelijks bestuur over bestuurlijke issues.
De programmaeigenaren vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.
De functie van Programmaeigenaar wordt gecombineerd met die van HRmanager voor medewerkers. Dit zijn niet noodzakelijkerwijs medewerkers die binnen zijn programma werken.
De Programmaeigenaren bepalen de inzet van de uren naar de producten en de HRmanagers
bepalen de verdeling van de uren naar de medewerkers.
Afstemming van programmaoverstijgende zaken vindt plaats in het overleg van het managementteam bestaande uit de Directie, Programmaeigenaren en manager SEO.
De HR-manager zorgt voor het welzijn de ontwikkeling en de beoordeling van aan hem toegewezen medewerkers. In overleg met programmaeigenaren en procesmanagers zorgt hij voor de beschikbaarheid en inzetbaarheid (kwaliteit en capaciteit) van medewerkers. Hij voert ontwikkel- en beoordelingsgesprekken, stelt scholings/ontwikkelplannen op en zorgt voor aanstelling en vervanging.
Voor de beoordeling en ontwikkelplannen consulteert hij de procesmanager en projectleider.
Voor scholing, ontwikkeling en vervanging beschikt hij over een budget waarover hij binnen het HRMbeleid gestelde kaders kan beschikken.
Binnen Waterschap De Dommel is er voor gekozen om de HRtaak maar bij een beperkt aantal managementfunctionarissen te beleggen. Dit zijn de leden van de directie, programmaeigenaren en de Manager Samenwerking en Externe Ontwikkelingen ( SEO)
Afstemming over strategisch HRbeleid met effecten op de bedrijfsvoering vinden plaats in het overleg van het managementteam bestaande uit de Directie, Programmaeigenaren en HR-managers.
De HRmanagers vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.
Afhankelijk van de omvang en samenhang van de processen kan de procesmanager meerdere
processen aansturen. De procesmanager is verantwoordelijk voor de resultaten van het aan hem
toebedeelde proces(sen). Hij maakt hierover afspraken met programmaeigenaren. De resultaten van één proces kunnen bijdragen aan het realiseren van meerdere doelen in meerdere programma’s.
De procesmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control: sturen op de resultaten en ingezette middelen op procesniveau. Hij geeft functioneel (staat in Fuwater) leiding aan de medewerkers binnen het proces en treedt op als informant voor de Resultaat & Ontwikkelings- gesprekken die de HR-manager met deze medewerkers voert.
De procesmanagers vervangen elkaar bij afwezigheid conform een op grond van de in artikel 7 lid 4 van de Ambtelijke bevoegdhedenregeling bedoelde vervangingsregeling.
Artikel 14 Gemandateerd opdrachtgever van projecten
De rol van gemandateerd opdrachtgever kan hetzij structureel worden uitgevoerd op basis van een functie van gemandateerd opdrachtgever hetzij incidenteel op basis van een incidentele/ bepaalde opdracht van een programmaeigenaar of procesmanager. De reikwijdte van de functie is afhankelijk van de functiebeschrijving dan wel de incidentele opdracht.
Een gemandateerd opdrachtgever kan rechtstreeks onder een directeur, een programmaeigenaar of onder een procesmanager vallen.
Artikel 24, eerste lid, onder a van de “Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap De Dommel” regelt dat het dagelijks bestuur in een besluit vastlegt een eenduidige indeling van de ambtelijke organisatie van het waterschap en een eenduidige toewijzing van de taken van het waterschap aan organisatorische eenheden.
In het Uitvoeringsbesluit, horende bij deze organisatieregeling, wordt de indeling van de ambtelijke organisatie in programma’s en processen beschreven en de taken die ieder proces heeft.
Op grond van artikel 55a, eerste lid van de Waterschapswet wordt de tijdelijke vervanging van de secretarisdirecteur in zijn functie als secretaris geregeld door het dagelijks bestuur. Omdat de functie van secretaris en algemeen directeur is verenigd in één persoon, is de vervanger van de functie van secretaris dezelfde als de vervanger van de functie van algemeen directeur.