Organisatie | Steenwijkerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland |
Citeertitel | Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het mandaatbesluit van 15 februari 2011 en de nadien vastgestelde wijzigingen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2017 | 01-07-2017 | Wijziging t.a.v. toegang jeugdhulp | 13-12-2016 Gemeenteblad 2016, nr. 181636 | - | |
17-03-2015 | 01-01-2017 | Nieuwe regeling | 10-03-2015 Gemeenteblad 2015, nr. 22164 | Geen |
Besluit, regelende het verlenen van mandaat en ondermandaat met betrekking tot de uitoefening van bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders d.d. 10 maart 2015, bekendgemaakt in het Gemeenteblad 2015.
Onderwerp: mandaat en ondermandaat
Het college van burgemeester en wethouders van Steenwijkerland, onderscheidenlijk de burgemeester van Steenwijkerland, ieder voor zover het de uitoefening van zijn bevoegdheid betreft;
overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de uitoefening van de hen toekomende bevoegdheden op te dragen aan een of meer leden van het college, de Algemeen directeur/gemeentesecretaris dan wel aan managers van afdelingen en hen wordt toegestaan ondermandaat te verlenen;
dat het ten aanzien van een aantal in de bijlagen van dit besluit nader omschreven bevoegdheden gewenst is mandaat te verlenen aan niet – ondergeschikten;
dat het voorts gewenst is instructies te geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden;
gelet op de wettelijke voorschriften, in het bijzonder de bepalingen van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 168 en 171 van de Gemeentewet;
de uitoefening van de bevoegdheden, zoals vermeld in het bij dit besluit behorendemandaatregister (opgenomen in bijlagen I en II), met inbegrip van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de onderscheidenlijke leden van het college van burgemeester en wethouders, de Algemeen directeur/gemeentesecretaris, de managers van de gemeentelijke afdelingen, alsmede aan de in genoemd mandaatregister nader vermelde functionarissen;
Burgemeester en wethouders van Steenwijkerland,
de secretaris, drs. S.S. Weistra
de burgemeester, M.A.J. van der Tas
Algemene mandaatregeling gemeente Steenwijkerland
MANDAATREGISTER, behorende bij de mandaatregeling gemeente Steenwijkerland.
Mandaat Niet ondergeschikte functionarissen
Mandaat Algemeen directeur/gemeentesecretaris – Stafafdeling
Mandaat manager afdeling ondersteuning (OS)
Mandaat manager afdeling openbare werken (OW)
Mandaat manager afdeling ruimtelijke en economische ontwikkeling (REO)
Mandaat manager afdeling inwoners en ondernemers (IO)
Mandaat manager afdeling maatschappelijke ontwikkeling (MO)
Bijlage II: mandaat m.b.t. inkopen en aanbesteden
Tabel 1: Mandaat m.b.t. inkopen/aanbesteden leveringen, werken en diensten
m.u.v. inhuur tijdelijk personeel
Tabel 2: Mandaat m.b.t. inhuur tijdelijk personeel
MANDAATREGELING GEMEENTE STEENWIJKERLAND, inhoudende instructies ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.
Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland
MANDAATREGISTER, behorende bij de mandaatregeling gemeente Steenwijkerland
Tabel 1: Mandaat m.b.t. inkopen/aanbesteden leveringen, werken en diensten m.u.v. inhuur tijdelijk personeel
Tabel 2: Mandaat m.b.t. inhuur tijdelijk personeel
Deze mandaatregeling is van toepassing op het mandaatregister. Het mandaatregister maakt onlosmakelijk onderdeel uit van deze mandaatregeling.
Ingeval van afwezigheid van de gemandateerde worden de aan hem opgedragen bevoegdheden uitgeoefend door zijn (horizontale) plaatsvervanger die hem op grond van bestaande werkafspraken in zijn functie vervangt.
Indien zowel de gemandateerde als zijn plaatsvervanger(s) afwezig zijn, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door de direct leidinggevende van de gemandateerde.
De Algemeen directeur / gemeentesecretaris wordt vervangen door de loco- secretaris. De afdelingsmanagers worden vervangen door hun horizontale plaatsvervanger, zoals door hen is bepaald.
De gemandateerde is niet bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het mandaatregister indien:
De (onder)gemandateerde bevoegdheden mogen door de (onder)gemandateerde niet ten aanzien van zichzelf of een hiërarchisch boven dan wel onder hem geplaatste functionaris worden uitgeoefend. In dat geval wordt beslist door het ter zake bevoegde bestuursorgaan of op een door dat bestuursorgaan nader bepaalde wijze.
TOELICHTING OP DE MANDAATREGELING GEMEENTE STEENWIJKERLAND
Met betrekking tot het nemen van mandaat- en ondermandaatbesluiten vervult de afdeling Ondersteuning, team Beleid en Advies, een coördinerende en adviserende rol. Zij beheert de algemene mandaatregeling.
Periodiek –om de twee tot drie jaar – verzorgt het team Beleid en Advies een algehele herziening van de mandaatregeling en het mandaatregister.
In 2011 heeft de laatste algehele herziening van de mandaatregeling en het mandaatregister plaatsgehad. Wel is het mandaatregister een aantal malen nadien gewijzigd.
Door wetswijzigingen en organisatorische wijzigingen bestaat er aanleiding om wederom een algehele actualisering van de mandaatregeling en bijbehorend mandaatregister door te voeren. Dit heeft geleid tot de “Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland ”
Alle mandaat- en ondermandaatbesluiten die buiten deze periodieke herziening moeten worden vastgesteld worden door de afdelingen zelf opgepakt. Dit gaat in overleg met het team Beleid en Advies.
Deze afzonderlijk verleende (onder)mandaatbesluiten worden door het team Beleid en Advies bekendgemaakt en opgenomen in het mandaatregister.
De algemene mandaatregeling bestaat uit twee gedeelten.
Allereerst het “mandaatregister” (bijlagen I en II). Hierin zijn alle verleende mandaten opgenomen.
In bijlage I zijn de gemandateerde bevoegdheden omschreven en is aangegeven aan welke functionaris het mandaat is verleend. In bijlage II van het mandaatregister zijn de gemandateerde bevoegdheden omschreven die specifiek betrekking hebben op “inkoop en aanbesteding”, alsmede op “inhuur tijdelijk personeel”.
Het tweede deel van de algemene mandaatregeling wordt gevormd door de “Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland. Deze regeling geeft aan onder welke voorwaarden de bevoegdheden mogen worden uitgeoefend.
Onderscheid mandaat, volmacht, machtiging
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester kunnen verschillende handelingen verrichten: publiekrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de soort (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch is er sprake van respectievelijk mandaat, volmacht en machtiging. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) zijn volmacht en machtiging door middel van een schakelbepaling onder de werking van de bepalingen over mandaat gebracht (artikel 10: 12 Awb). Wat geldt voor de mandaten, geldt ook voor de volmachten en de machtigingen. Voor zover aan de orde, zijn deze dan ook samen met de mandaten, opgenomen in het mandaatregister dat behoort bij deze Mandaatregeling.
Onder “mandaat” moet volgens de Awb worden verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Onder “besluit” wordt verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Voorbeelden hiervan zijn: de burgemeester verleent een vergunning of het college verstrekt een subsidie.
Als mandaat is verleend wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend namens het bestuursorgaan.
Verschil met delegatie is dat het bestuursorgaan bij mandaat de bevoegdheid niet verliest. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan. Hierbij mag het bestuursorgaan op elk moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere instructies geven aan de gemandateerde over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend.
Het ontbreken van een rechtsgeldige mandaatverlening, dan wel overschrijding van de grenzen van de mandaatverlening, heeft tot gevolg dat het in mandaat genomen besluit onbevoegd is genomen. Het gevolg hiervan kan zijn dat de bestuursrechter een zodanig besluit vernietigt.
De gemeente kan ook als “gewoon” rechtspersoon deelnemen aan het rechtsverkeer en zij voert in die hoedanigheid privaatrechtelijke rechthandelingen uit. Voorbeelden hiervan zijn: het aan- en verkopen van grond, het verlenen van een opdracht of het aanschaffen van een product. Onder “volmacht” wordt verstaan het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens het college dan wel de burgemeester.
Naast publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht de gemeente ook feitelijke handelingen. Dit zijn de gewone dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben. Voorbeelden daarvan zijn: het planten van een boom, het uitoefenen van toezicht of het aanleggen van een inrit. Een machtiging wordt verleend als er sprake is van het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
Mandaat en budgethoudersregeling
De gemeenteraad stelt budgetten beschikbaar door de begroting vast te stellen ( budgetrecht artikel 191 Gemeentewet). Burgemeester en wethouders voeren de begroting uit (taak van het college op grond van artikel 160 Gemeentewet). In de “Regeling budgethouders begroting en kredieten 2013” is geregeld weke functionaris op welke wijze over bepaalde budgetten kan beschikken. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke of privaatrechtelijke rechtshandelingen worden verricht. Er moet bijvoorbeeld een overeenkomst met een leverancier worden gesloten. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige rechtshandelingen mag verrichten, maar hiervoor een apart mandaat of volmacht nodig heeft van het ter zake bevoegde bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister.
Deze bepaling spreekt voor zich.
Artikel 3 ondermandaat, plaatsvervanging, volmacht, machtiging
In het mandaatregister is de uitoefening van een groot aantal bevoegdheden gemandateerd aan:
Op grond van artikel 3, eerste lid, is de gemandateerde bevoegd ondermandaat te verlenen.
Uit een oogpunt van efficiënte uitoefening van bevoegdheden is het in een groot aantal gevallen gewenst van de mogelijkheid tot ondermandaat aan ambtenaren gebruik te maken.
In het mandaatregister zijn reeds de ondermandaten opgenomen zoals die door collegeleden, gemeentesecretaris en managers van afdelingen zijn of zullen worden genomen.
In het vierde lid is de schakelbepaling opgenomen dat de bepalingen over mandaat van overeenkomstige toepassing zijn op ondermandaat, volmacht en machtiging.
In het tweede lid wordt verwezen naar specifieke opmerkingen/beperkingen/voorwaarden/instructies die
in het mandaatregister bij bepaalde bevoegdheden staan vermeld. Deze dienen in acht te worden genomen bij gebruikmaking van het mandaat bij die concrete bevoegdheid. Voorbeeld: bij de mandaten m.b.t. inkoop c.a. staat dat binnen de grenzen van het aanbestedingsbeleid moet worden gehandeld.
In de mandaatregeling worden grenzen gesteld aan de omvang van de mandaatverlening, in die zin dat er situaties zijn waarin het mandaat niet geldt en het besluit door het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan wordt genomen. Als regel wordt bijvoorbeeld gesteld dat besluiten geen afwijking van het bestaande beleid tot gevolg mogen hebben. Besluiten die afwijken van het beleid moeten aan het bestuursorgaan worden voorgelegd. Alvorens een van het beleid afwijkend besluit wordt genomen, heeft het bestuursorgaan op deze wijze de gelegenheid het onderliggende beleid nog eens te heroverwegen.
In de oude mandaatregeling was als randvoorwaarde opgenomen dat bij politiek gevoelige zaken geen gebruik kon worden gemaakt van het mandaat. Als gevolg van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak (LJN AI0781) is deze uitzondering niet meer opgenomen omdat de rechter van oordeel is dat een zodanige voorwaarde voor velerlei uitleg vatbaar is, onduidelijk is en daardoor in strijd met de rechtszekerheid.
Dat neemt niet weg dat van gemandateerden in zijn algemeenheid mag worden verwacht dat zij het nodige inzicht in en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen hebben. In “gevoelige” zaken – of bij twijfel- kan vooraf contact worden opgenomen met de portefeuillehouder die vervolgens kan bepalen dat de zaak aan de mandaatgever moet worden voorgelegd (artikel 5 onder g). Ook de mandaatgever (het college of de burgemeester) kan vooraf te kennen geven zelf te willen beslissen (artikel 5 onder f).
Als algemeen uitgangspunt geldt dat degene die een besluit neemt het besluit ook ondertekent; afdoening en ondertekening dienen had in hand te gaan: degene die beslist, ondertekent. Dit principe is neergelegd in het eerste lid.
Dus als “ik” ben gemandateerd, beslis “ik” en onderteken “ik”.
Naar buiten moet kenbaar zijn door wie het besluit is genomen. Het is dan ook gewenst de beslisbevoegdheid in het besluit/ de brief tot uitdrukking te brengen door middel van het gebruik van de “ik-vorm”. Hiermee wordt ook de individuele ambtelijke aanspreekbaarheid beter tot uitdrukking gebracht.
Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen (art. 10:10 Awb). Dit dient dus expliciet tot uitdrukking te worden gebracht in de ondertekening van het besluit. In gewichtiger zaken kan het van belang zijn, dat het ter zake bevoegde bestuursorgaan zelf ondertekent.
Derde lid, ondertekening stukken bij privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals overeenkomsten
Het is van belang om onderscheid te maken tussen het aangaan van een overeenkomst en de ondertekening ervan.
Het college is bevoegd om tot privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals een overeenkomst of een convenant, te besluiten (artikel 160 Gemeentewet).
Maar de burgemeester moet –als formele vertegenwoordiger van de rechtspersoon “gemeente” – een overeenkomst vervolgens ondertekenen (artikel 171 Gemeentewet).
De bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan (of andere privaatrechtelijke rechtshandelingen)is in een aantal gevallen door het college gemandateerd (volmacht) aan de portefeuillehouder of de afdelingsmanager.
De overeenkomst wordt dan uiteraard niet in het college behandeld.
In het derde lid is bepaald dat degene aan wie de bevoegdheid tot het aangaan van een overeenkomst is overgedragen die overeenkomst ook mag ondertekenen. Dit stond ook reeds in de “oude” mandaatregeling maar is thans explicieter geformuleerd.
Artikel 7 bevoegdheidsbeperking