Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Heerenveen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Accountant

  een door de raad benoemde: registeraccountant of

  accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole

  de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • -

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • -

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • -

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet

  • -

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole

  het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• d.

  deelverantwoording

  een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1)

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet,wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2)

  Het college draagt in overleg met de raad zorg voor de aanbesteding van de accountantscontrole.

  • a.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

  • b.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectie- en gunningcriteria vast met daarbij per criterium de bijbehorende weging.

Artikel 2a Protocol accountantscontrole

Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt de raad in een ‘controleprotocol’ vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidtraject is en wat de rol van de accountant ten aanzien van rechtmatigheid is. In het protocol bedoeld in het eerste lid wordt in ieder geval ingegaanop de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidtraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader);

• –

  de rechtmatigheidscriteria die in beschouwing worden genomen;

• –

  de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;

• –

  de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;

• –

  de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;

• –

  de looptijd van het controleprotocol;

• –

  de eventuele posten van de jaarrekening, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1)

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2)

  Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3)

  Het college bevestigt bij de jaarrekening schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4)

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk in de maand juni van het jaar daaropvolgend aan de raad.

• 5)

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1)

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2)

  De accountant maakt binnen het kader van de opdrachtverlening jaarlijks een plan voor de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1)

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2)

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3)

  Het college draagt er zorg voor dat alle organisatieonderdelen van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1)

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2)

  Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3)

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

• 1)

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2)

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3)

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4)

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarrekening het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2014. Alsdan vervalt de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heerenveen’, vastgesteld bij raadsbesluit van 6 februari 2012.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Controleverordening gemeente Heerenveen 2014’.