Organisatie | Bloemendaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2005 |
Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bloemendaal 2005 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
1.Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
18-11-2005 | 01-01-2011 | nieuwe regeling | 10-11-2005 Bloemendaals Weekblad, 17-11-2005 | 2005015039 |
Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand
Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens deze verordening.
De griffier of een medewerker van de griffie verleent de bijstand bedoeld in het derde lid. Als de griffier of een medewerker van de griffie de gevraagde bijstand niet verlenen kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Als de secretaris een verzoek om bijstand van een ambtenaar weigert kan de griffier of het betrokken raadslid het betreffende verzoek aan het Presidium voorleggen. Het Presidium beslist vervolgens zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Paragraaf 2: Fractieondersteuning
Ingeval een kalenderjaar een verkiezingsjaar is heeft de in het eerste lid bedoelde bevoorschotting alleen betrekking op de maanden tot en met de maand, waarin de verkiezingen plaatsvinden. De bevoorschotting van de bijdrage voor de overige maanden van dit kalenderjaar heeft plaats in de eerste maand na de datum, waarop de nieuw gekozen raad voor het eerst vergadert.
Bij splitsing van een fractie heeft de verdeling van de reserve van deze fractie plaats over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage, die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.
Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan een door de raad benoemde rekeningcommissie, die voor de duur van een raadsperiode door de raad wordt benoemd en uit twee raadsleden of schaduwleden bestaat, verantwoording af over de besteding over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.
TOELICHTING VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING 2005
Paragraaf: Ambtelijke ondersteuning
Uitgangspunt van deze verordening is het recht van ieder raadslid op ambtelijke bijstand. De verordening heeft tot doel het afhandelen van verzoeken om bijstand doelmatig en doeltreffend te behandelen en niet om formele barrières op te werpen, die het verlenen van bijstand aan raadsleden moeilijker maken.
Als het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten kan een raadslid contact opnemen met de griffier, die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. In deze gevallen kan het raadslid ook rechtstreeks een ambtenaar benaderen. De verordening verstaat onder het begrip document in de betekenis, die het in de Wet openbaarheid bestuur daaraan geeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten bevat de Gemeentewet in de artikelen 25, 55 en 86 een regeling. De bestuursorganen hebben deze regeling uitgewerkt in de reglementen van orde voor de raad en het college alsmede de verordening op de raadscommissies.
De griffier is voor de uitvoering van deze verordening de centrale functionaris. Het bestaan van de griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag kreeg, heeft tot een ontvlechting van de ambtelijke organisatie geleid, die daaraan parallel loopt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De ambtelijke organisatie verleent de bijstand zo spoedig mogelijk. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
De verordening maakt onderscheid tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. De verordening verstaat onder ambtenaren de ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie, die onder gezag van het college staan en dus niet de medewerkers van de griffie. Overigens zijn de medewerkers wel ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het derde lid beslist de gemeentesecretaris bij twijfel over verzoeken als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b.
In eerste instantie beoordeelt de gemeentesecretaris als hoofd van de ambtelijke organisatie of zich ten aanzien van een verzoek om informatie of inzage weigeringsgronden genoemd in artikel 3 genoemde voordoen. Artikel 4 bepaalt, dat het Presidium uiteindelijk over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand beslist.
Als naar de mening van een raadslid de ambtelijke organisatie op onvoldoende wijze gehoor geeft aan zijn of haar verzoek om bijstand dan kan hij het verzoek aan het Presidium voorleggen. Tijdschrijven is een instrument, dat de omvang het beroep om ambtelijke bijstand inzichtelijk kan maken. Voor alsnog bestaat er geen behoefte aan het tijdschrijven van ambtelijke bijstand.
Een raadslid moet er bij een verzoek om ambtelijke er van kunnen uitgaan, dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De verordening voorziet in de mogelijkheid voor een raadslid om aan te geven dat voor een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheimhouding geldt. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent behoort tot de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Paragraaf 2: Fractieondersteuning
Fractieondersteuning heeft plaats in de vorm van een financiële ondersteuning. De raad stelt het bedrag van het budget voor fractieondersteuning bij de gemeentebegroting vast en neemt het in deze begroting op. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert, dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat de lasten op facilitair gebied afhankelijk zijn van de grootte van een fractie is het logisch, dat het deel van de daarvoor bestemde vergoeding ook van de fractiegrootte afhankelijk is.
De fracties hebben een grote vrijheid voor wat betreft de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. De besteding van de bijdrage moet plaats hebben voor raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de fracties de bijdrage niet mogen gebruiken. De regeling voorkomt dat fracties met de bijdrage verkiezingscampagnes financieren en raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. De fractiebijdrage is niet bestemd voor opleidingen voor raads- en schaduwleden. De voorzieningen op grond van de Verordening secundaire voorzieningen wethouders, raads- en schaduwleden dienen voor de bekostiging van deze opleidingen.
Omdat het om politieke ondersteuning gaat, kan deze regeling niet gedetailleerd zijn. De verordening regelt niet het ter beschikking stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties vanwege dit politieke karakter van die ondersteuning. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
De verstrekking van de bijdrage heeft plaats door middel van voorschotten. In een verkiezingsjaar vindt deze bevoorschotting in twee gedeelten plaatst. Het is logisch dat de bijdrage in dat jaar aangepast is aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Verrekening van de fractiebijdrage heeft plaats als blijkt van een onrechtmatig besteding door middel van verrekening aan het eind van het jaar.
Wijziging van de bijdrage heeft plaats bij veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg, dat de bijdrage bij veranderde verhouding met ingang van de eerst dag van de maand, waarop de nieuw gekozen raad voor het eerst vergadert overeenkomstig deze verhoudingen zich wijzigt.
Bij splitsing van een fractie heeft direct verrekening van het al eerder verstrekte voorschot plaats. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou in dat geval dan alsnog verrekening plaatsvinden. Het is billijker, dat de verrekening in dit geval direct plaatsheeft.
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag mag niet eindeloos groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Wij gaan er voorts van uit dat de reserve niet negatief mag worden, met andere woorden: dat in enig jaar niet reeds beschikt kan worden over gelden bestemd voor het volgend jaar.
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het vijfde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.
Deze verordening bevat niet het vijfde lid van een oudere modelverordening, dat ludit: "Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere" hebben wij niet overgenomen, omdat dit praktisch gezien moeilijk uitvoerbaar is.
De accountant kan de controle op het verslag betrekken bij de controle op de jaarrekening. Het verslag en de accountantsverklaring kan tot een verrekening met het verstrekte voorschot aanleiding geven.
Gekozen is voor jaarlijkse advisering door de accountant aan de rekeningcommissie, die op haar beurt de raad adviseert.