CVDR359563_1BELASTINGSAMENWERKING WEST-BRABANT - Archiefverordening 2014nlregelingDongen2017-09-12DongenOnbekendArchiefregeling BWB 2014Archiefwet 1995, artikel 40, lid 1 en 2Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant, artikel 40college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2014-10-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2015-02-28OnbekendOnbekendbelastingenGeenGeen BELASTINGSAMENWERKING WEST-BRABANT - Archiefverordening 2014Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant;gelezen:het voorstel van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling belastingsamenwerking West-Brabant d.d. 10 oktober 2014;gezien:de beraadslagingen op voornoemde datum;gelet op:artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 40 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant;Besluit:vast te stellen de navolgende ‘Archiefregeling BWB 2014’ betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1In deze regeling en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet benoemde archivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

HoofdstukII.Het aanwijzen van de archiefbewaarplaatsArtikel2Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief West-Brabant.HoofdstukIII.De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheidenArtikel3Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel4Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel5Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.Artikel61.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel9Het dagelijks bestuur doet eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIV.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel10De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.Artikel11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel121.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel14De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel15De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.HoofdstukV.SlotbepalingenArtikel16De ‘Archiefverordening BWB 2012’, wordt ingetrokken.Artikel17Deze regeling treedt één dag na de bekendmaking in werking.Artikel18Deze regeling wordt aangehaald als ‘Archiefregeling BWB 2014’.Aldus vastgesteld op 31 oktober 2014.Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabantsecretaris, voorzitter, drs. M.M.M.F. de Schwartz, drs. Th.J.J.M. Schots