Organisatiebesluit gemeente Winterswijk 2014

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  college: college van burgemeester en wethouders;

• b.

  middelen: personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting (PIOFAH);

• c.

  werkdoel: een op een in de begroting geformuleerde doelstelling gebaseerde taakstelling op basis waarvan de sturing en verantwoording binnen de gemeentelijke organisatie, van de raad tot aan de medewerkers, plaatsvindt;

• d.

  werkdoelhouder: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de inhoudelijke en financiële realisatie van een werkdoel;

• e.

  budget: een taakstelling tot uitdrukking komend in inkomsten respectievelijk uitgaven verbonden aan één of meer programma’s, producten, en/of (hulp) kostenplaatsen in de begroting, dan wel aan een investering. Tot het budget worden tevens gerekend het realiseren van de in de programmabegroting en productenraming dan wel bij de investering opgenomen kwaliteit, prestaties, kengetallen en voorschriften;

• f.

  budgethouder: de manager die verantwoordelijk is voor de realisering van de aan de budgetten verbonden taakstellingen en die bevoegd is bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten;

• g.

  deelbudgethouder: de ambtenaar die door de budgethouder is aangewezen namens hem of haar een deel van de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren met de bevoegdheid bestedingen te verrichten ten laste van de aan de budgethouder toegekende budgetten en investeringskredieten;

• h.

  juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en Europese wet- en regelgeving;

• i.

  financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

• 1.

  De organisatie is ingedeeld in teams. Aan het hoofd van de organisatie staat de directeur / secretaris. Onder zijn eindverantwoordelijkheid fungeert een aantal managers die elk meerdere teams leiden.

• 2.

  Een medewerker van het team kan worden aangewezen als teamcoördinator.

• 3.

  De teams worden gegroepeerd in clusters die elk door een manager worden aangestuurd.

• 4.

  De directeur en de managers vormen tezamen het managementteam.

• 5.

  De directiestaf bestaat uit de concerncontroller en de bestuursadviseur .

• 6.

  Gelet op het uitgangspunt van een flexibele organisatie wordt de verdere inrichting van de organisatie, zoals vastgelegd in het Organisatiedocument ‘Wij’ 2013-2018, niet vastgelegd in dit besluit. Deze verdere inrichting van de organisatie, waaronder de indeling in teams en de clustering daarvan, kan door de directeur, in overleg met het managementteam en de ondernemingsraad en met goedkeuring van burgemeester en wethouders, worden gewijzigd.

• 1.

  De directeur / secretaris staat als secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde, zoals nader is geregeld in de instructie voor de secretaris (§ 2 van dit besluit).

• 2.

  De directeur / secretaris is eindverantwoordelijk voor de externe prestaties van de ambtelijke organisatie, binnen de door het bestuur gestelde kaders en verstrekte middelen, en het interne functioneren (doelmatigheid).

• 3.

  De directeur/ secretaris is direct verantwoordelijk

  • -

    voor de verbinding tussen het college en de ambtelijke organisatie;

  • -

    de adequate bemensing van de managementfuncties;

  • -

    het zorgen voor een optimaal werkklimaat;

  • -

    een correcte en tijdige rapportage aan het college;

  • -

    een optimaal functioneren van het managementteam.

• 4.

  De directeur/ secretaris

  • -

    geeft directe leiding aan de managers en de leden van de directiestaf;

  • -

    houdt functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken met de managers doet hiervan verslag aan het college;

  • -

    is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering in zijn totaliteit;

  • -

    is voorzitter van het managementteam.

• 5.

  Aan de directeur / secretaris wordt het mandaat verleend om personele besluiten te nemen.

• 6.

  De directeur / secretaris draagt zorg voor een goede afstemming tussen de beleidsvelden van de teams onderling en tussen de (meerjaren)beleidsplanning en het (meerjaren)middelenbeleid.

• 7.

  De directeur / secretaris vertegenwoordigt, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college, de gemeente naar buiten en draagt zorg voor een goede behartiging van het algemeen gemeentelijk belang.

• 1.

  De manager is verantwoordelijk voor de juiste inrichting van de bedrijfsvoering van het team in samenhang met de bedrijfsvoering van de andere teams.

• 2.

  De manager is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de beleidsinhoudelijke inbreng van het team en de afstemming daarvan op andere teams.

• 3.

  De manager heeft de volgende kerntaken:

  • -

    vertalen van de bestuursdoelen in gewenst concreet handelen van de individuele medewerker, ofwel het geven van een missie aan elke medewerker;

  • -

    beoordelen en accorderen van de jaarplanningen van medewerkers;

  • -

    optimaal vormgeven aan de manier van werken van de medewerkers (werkprocessen) en scheppen van een optimaal werkklimaat;

  • -

    zorgen dat het team over voldoende en de juiste middelen beschikt en dat deze op een zo efficiënt mogelijke manier worden ingezet;

  • -

    zorgen dat de medewerkers over de noodzakelijke informatie kunnen beschikken om hun werk goed te kunnen doen;

  • -

    zorgen dat jaarlijks de juiste gegevens ten behoeve van de P&C-cyclus worden aangeleverd;

  • -

    zorgen dat de uitvoering van de werkzaamheden binnen de P&C-cyclus plaatsvindt;

  • -

    signaleren en bijsturen als planningen (inhoudelijk en financieel) niet gehaald worden;

  • -

    de werklast van het team in kaart brengen en het inplannen van de individuele taakstellingen van medewerkers (planningsgesprekken) en dit bewaken door middel van de gesprekkencyclus;

  • -

    eventuele over- en ondercapaciteit ter sprake brengen in het managementteam zodat er een organisatiebrede afweging kan worden gemaakt over de inzet van middelen;

  • -

    het optimaal inzetten van de medewerkers in relatie met hun capaciteiten (loopbaanplanning);

  • -

    zorgen dat de beschikbare formatie adequaat bezet is;

  • -

    ontwikkelen van de professionaliteit van de medewerkers, waarbij de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker een belangrijke rol speelt (het houden van functioneringsgesprekken, opstellen ontwikkelplannen, mobiliteit/employability etc.).

• 4.

  De manager is verantwoordelijk budgethouder voor de hem toegewezen budgetten.

• 5.

  De manager is verantwoordelijk voor een doelmatige en doelgerichte inrichting (inclusief een adequate beschrijving) van de bedrijfsvoeringsprocessen, zoals bedoeld in de door de raad op grond van artikel 213a Gemeentewet vastgestelde Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Winterswijk.

• 6.

  De manager zorgt voor een goede communicatie over de aangelegenheden die zijn teams betreffen.

• 7.

  De manager heeft periodiek overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden die het gebied van zijn teams betreffen. Essentiële punten worden door de manager aan de directeur gemeld.

• 8.

  De manager rapporteert aan de directeur.

• 9.

  De manager draagt er zorg voor dat de voorstellen die in opdracht van de directeur voor het college worden voorbereid, voldoen aan de eisen van:

  • -

    tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie;

  • -

    juridische rechtmatigheid, financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

• 10.

  De managers dragen onder de eindverantwoordelijkheid van de directeur / secretaris de zorg voor:

  • a.

    de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn teams vallende ambtenaren;

  • b.

    een juridisch deugdelijke behandeling van verzoeken en aanvragen, bezwaar- en beroepschriften;

  • c.

    het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures.

• 11.

  De manager houdt periodiek werkoverleg met de medewerkers.

• 1.

  Het managementteam heeft de volgende kerntaken

  • -

    advisering op beleidsinhoudelijk strategisch terrein over zaken waar een groot gedeelte van de organisatie bij betrokken is;

  • -

    besluiten ten aanzien van de bedrijfsvoering (verdeling van de PIOFAH-middelen, bewaking gelijkvormigheid in de uitvoering van personeelsbeleid , prioritering en doelmatigheid e.d.);

  • -

    verhoging van de in- en externe dienstverlening van de organisatie;

  • -

    het zorgen voor een goed werkklimaat.

• 2.

  In het managementteam vindt afstemming plaats over de bedrijfsvoering in de gemeentelijke organisatie als geheel en over de centrale beleidscoördinatie en integratie.

• 3.

  Het managementteam is collectief verantwoordelijk voor de uitvoering van zijn taken en streeft naar unanieme besluitvorming. Wanneer deze uniformiteit niet wordt bereikt ligt de beslissing bij de directeur als eindverantwoordelijke functionaris.

• 1.

  Alle mede aan de hand van de gestelde werkdoelen binnen een team uit te voeren activiteiten/werkzaamheden worden gerelateerd aan een primair proces. De uitkomst van een primair proces is altijd een product of dienst. Beleidsmatig gelijksoortige producten/diensten worden gegroepeerd in clusters, deze worden vastgesteld door het college. Het team draagt integrale verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de te leveren producten, ook indien andere teams daaraan bijdragen.

• 2.

  De precisering van de toedeling van taken en verantwoordelijkheden aan de teams geschiedt door de directeur / secretaris (als eindverantwoordelijke voor de bedrijfsvoering in zijn totaliteit.

De teamcoördinator

• -

  regelt de dagelijkse gang van zaken in het team;

• -

  coördineert en stuurt de werkverdeling onder de medewerkers en bewaakt de voortgang. De teamcoördinator en manager maken samen aanvullende afspraken over de invulling van de rol van teamcoördinator. Deze ‘maatwerkafspraken’ worden vastgelegd in het personeelsdossier en jaarlijks geëvalueerd;

• -

  bewaakt de inhoudelijke kwaliteit van de diensten en de daarmee samenhangende werkprocessen en past deze zo nodig aan. De teamcoördinator rapporteert hierover aan de manager en doet zo nodig voorstellen;

• -

  signaleert knelpunten en mogelijke oplossingsrichtingen i.o.m. de betrokken medewerkers;

• -

  treedt op als aanspreekpunt voor het team, bijvoorbeeld voor directeur, portefeuillehouder, MT-leden en andere medewerkers;

• -

  treedt op als schakel tussen manager en leden van het team; stuurt in het kader van de P&C cyclus op het realiseren van de teamdoelstellingen;

• -

  stemt waar nodig inhoudelijk af met andere teamcoördinatoren;

• -

  treedt bij de gesprekken in het kader van de gesprekkencyclus op als belangrijkste informant.

Het werkveld van de directiestaf omvat een viertal aspecten:

• a.

  het ambtelijk-bestuurlijk proces: de zorg voor een adequaat ingerichte wederzijdse communicatie tussen bestuur en ambtelijke organisatie gericht op een deskundige en dienstbare ondersteuning van het bestuurlijke beleids- en besluitvormingsproces;

• b.

  de zorg voor een adequate financiële en inhoudelijke verantwoording en het tijdig en correct aanbieden van de gemeentebegroting en rekening;

• c.

  de effectiviteit, efficiency en rechtmatigheid van de bedrijfsvoering.

De concerncontroller

• -

  bewaakt de rechtmatigheid van de bedrijfsvoering;

• -

  bewaakt de juridische control;

• -

  bewaakt de efficiëncy en effectiviteit van de bedrijfsvoering(sprocessen);

• -

  ondersteunt het management in de bedrijfsvoering;

• -

  zorgt voor een adequate financiële en inhoudelijke verantwoording;

• -

  biedt tijdig en correct de gemeentebegroting en rekening aan;

waarbij zijn rol binnen de financiële organisatie nader is geregeld in artikel 18.

De bestuursadviseur

• -

  ondersteunt en adviseert het college bij zijn beleids- en besluitvorming;

• -

  ondersteunt en adviseert het college bij het onderhouden van externe contacten, die niet via de reguliere kanalen van de teams/beleidsmedewerkers worden onderhouden;

• -

  ondersteunt en adviseert het college bij regionale en eurregionale samenwerking;

• -

  bereidt werkbezoeken voor ten behoeve van de ontvangst van gasten en vergaderingen

• -

  vergaart achtergrondinformatie ten behoeve van werkbezoeken en ontvangst van gasten;

• -

  coördineert de ondersteuning van bestuurders bij de verschillende bestuursfuncties;

• -

  screent, in samenwerking met de communicatieadviseur, collegebesluiten op zaken die voor de pers van belang zijn;

• -

  bewaakt de voortgang van het proces tussen college en griffie met betrekking tot toezeggingen aan en afspraken met de raad en de raadscommissies;

• -

  bewaakt de integraliteit en volledigheid van adviezen aan het college;

• -

  doet voorstellen voor bestuurlijke vernieuwing en ondersteunt de organisatie bij het verder ontwikkelen van interactieve samenwerking en beleidsvorming;

• -

  zorgt voor de inhoud en de werking van het Bestuurs Informatie Systeem;

• 1.

  De directeur wordt bij afwezigheid vervangen door achtereenvolgens:

  • -

    de manager van het cluster Beleid, eerste vervanger;

  • -

    de manager van het cluster Externe Dienstverlening, tweede vervanger;

  • -

    de manager van het cluster Uitvoering, derde vervanger;

  • -

    een andere door de directeur aan te wijzen manager.

• 2.

  Een manager wordt bij afwezigheid vervangen door een andere manager op basis van in het managementteam te maken afspraken welke worden vastgelegd in een door de directeur te nemen besluit.

• 1.

  De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2.

  De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3.

  De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

• 4.

  De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

• 5.

  De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

• 6.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

• 7.

  Als loco-secretaris worden benoemd:

  • -

    de bestuursadviseur, eerste loco-secretaris;

  • -

    de manager van het cluster Beleid, tweede loco-secretaris;

  • -

    de manager van het cluster Externe Dienstverlening, derde loco-secretaris;

  • -

    de manager van het cluster Uitvoering, vierde loco-secretaris;

• 1.

  Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • c.

    de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake vastgestelde beleid;

  • d.

    de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

  • e.

    de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • f.

    de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid;

  • g.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

• 2.

  Het college houdt jaarlijks een beoordelingsgesprek met de secretaris.

De secretaris draagt er zorg voor dat de managers schriftelijk tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun teams zijn verbonden.

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijkse beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris, zoals nader is geregeld in artikel 3.

• 1.

  Taken en bevoegdheden worden in het kader van integraal management op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn.

• 2.

  Mandatering dient (binnen de geldende rechtsregels) schriftelijk te geschieden door het bevoegde orgaan.

• 3.

  Het college en de burgemeester regelen de mandatering in een door hen gezamenlijk vast te stellen Mandaatbesluit.

• 1.

  In de financiële organisatie worden onderscheiden de functies Concerncontroller, (tevens manager Planning en Organisatie en manager van de teams Financieel Beheer en Belastingen), teamcoördinator Financieel Beheer, comptabele en kassier.

• 2.

  De Beleidsmedewerker Financieel Beheer is aangewezen als comptabele.

• 3.

  Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

• 4.

  De functie van concerncontroller/manager Planning en Organisatie en de functies van teamcoördinator Financieel Beheer en comptabele zijn onverenigbaar met de functie van kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie.

• 5.

  De functie van teamcoördinator Financieel Beheer, de functie van comptabele en de functie van kassier zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de directeur draagt de Concerncontroller de zorg voor:

• a.

  de bewaking van de voortgang en de inhoudelijk-beleidsmatige kwaliteit van de gemeentelijke planning & controlcyclus inclusief het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende jaarplannen en het opstellen van de financiële prognoses en de jaarrekening en het jaarverslag voor de gemeente als geheel;

• b.

  voorbereiding en uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. De concerncontroller neemt hierbij de kaders uit de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Winterswijk” in acht;

• c.

  de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. De concerncontroller treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier die hiervoor eindverantwoordelijk is namens de raad. De concerncontroller draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de “Controleverordening gemeente Winterswijk” in acht en ziet er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen;

• d.

  de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet de concerncontroller voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de directeur draagt de manager team Financieel Beheer de zorg voor:

  • a.

    het financiële beheer en het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie vastgelegd in procedurebeschrijvingen.;

  • b.

    het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema.

  • c.

    het voeren van de financiële administratie van de gemeente overeenkomstig het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten” en de “Financiële verordening gemeente Winterswijk”;

  • d.

    de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie.

• 2.

  Onder de eindverantwoordelijkheid van de directeur draagt de manager team Financieel Beheer de zorg voor de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS en andere externe overheidsorganen.

• 1.

  De comptabele is verantwoordelijk voor het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort.

• 2.

  De comptabele voert zijn taken uit onder toezicht van de manager team Financieel Beheer en binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden (inclusief het verplicht schatkistbankieren), de Wet houdbare overheidsfinanciën, de Financiële verordening gemeente Winterswijk 2011 (met name artikel 12 inzake de financieringsfunctie) en het Treasurystatuut gemeente Winterswijk 2014.

• 3.

  De teamcoördinator Financieel Beheer is verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren.

• 4.

  Onder de verantwoordelijkheid van de teamcoördinator Financieel Beheer berust de zorg voor het chartale kasbeheer inzake debiteurenbetalingen bij de kassiers. De kassiers zijn belast met alleen de inning van debiteurenbetalingen in contant geld en dienen zorg te dragen voor minimaal wekelijkse afstorting van overtollige kasgelden en een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten.

• 5.

  De financiële overeenkomsten die worden gesloten door de comptabele worden jaarlijks integraal getoetst in het kader van de jaarrekeningcontrole door de externe accountant.

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de directeur / secretaris.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De directeur (secretaris) draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

• a.

  de kaderstelling;

• b.

  de begroting inclusief het investeringsplan;

• c.

  de financiële prognoses met peildatum 1 april, 1 juli en 1 oktober;

• d.

  de jaarrekening en het jaarverslag.

• 1.

  Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan staan de budgetten en kredieten per werkdoel vast.

• 2.

  Op basis van de begroting, de vastgestelde investeringskredieten en de onderliggende budgetten en kredieten per werkdoel van de gemeente, maken de managers de jaarplanning per individuele medewerker.

• 3.

  Met de vaststelling van de begroting en het investeringsplan worden de budgetten en investeringskredieten per werkdoel toegewezen aan de managers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

• 4.

  Een budgethouder kan zijn budgetten doormandateren aan een andere medewerker van de gemeente (de deelbudgethouder).

• 5.

  Betalingsstukken en ontvangsten worden voor akkoord gefiatteerd door de verantwoordelijke (deel)budgethouder.

• 6.

  Bij afwezigheid van de manager/budgethouder kunnen zijn bevoegdheden worden uitgeoefend door de manager die op grond van artikel 11, tweede lid als zijn vervanger is aangewezen.

• 7.

  Bij afwezigheid van de deelbudgethouder kunnen zijn bevoegdheden worden uitgeoefend door de manager/budgethouder, door een door laatstgenoemde aan te wijzen medewerker/deelbudgethouder of door de secretaris /directeur.

• 8.

  Voor het fiatteren voor akkoord van betalingsstukken en ontvangsten die voortvloeien uit de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet kan worden afgeweken van lid 5. De desbetreffende betalingsstukken en ontvangsten worden dan niet voor akkoord gefiatteerd door de verantwoordelijke (deel)budgethouder maar door een specialist B Financiën/Personeel/Publiek van het Team Backoffice of door een medewerker uitvoering B Administratie/Secretariaat van de afdeling Financieel Beheer.

Artikel 24 Budgetbevoegdheden en plichten

• 1.

  Een manager informeert de directeur tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  Het college kan bij specifieke verplichtingen aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen genoemd in het vijfde en het zesde lid van artikel 7 van de “Financiële verordening gemeente Winterswijk 2011” en verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college.

• 3.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het werkdoel.

• 4.

  De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het werkdoel van zijn team, het verleende mandaat en het inkoopbeleidsplan van de gemeente.

• 1.

  De door het college vastgestelde product(cluster)raming, die gebaseerd is op de door de raad vastgestelde programmabegroting, mag niet zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden.

• 2.

  De door het college vastgestelde werkdoelbudgetten in de product(cluster)raming mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, indien daar voldoende compensatie binnen het desbetreffende product (cluster) van de Programmabegroting tegenover staat.

• 3.

  Onderschrijdingen van door het college toegewezen werkdoelbudgetten voor uitgaven mogen niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen maar kunnen worden aangewend ter compensatie van overschrijdingen binnen het desbetreffende product(cluster) van een programma, indien en voor zover de Programmabegroting daarvoor ruimte biedt.

• 4.

  Het college kan, binnen de door de raad gestelde kaders, waaronder de Programmabegroting, nadere regels vaststellen over de begrotingsdiscipline binnen de ambtelijke organisatie.

• 5.

  De begrotingswijzigingen worden drie maal per jaar bij het indienen van de financiële prognoses aan het college voorgelegd. 

• 1.

  Iedere budgethouder legt door middel van de financiële prognoses en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering/realisatie van het werkdoel en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

• 3.

  Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor het werkdoel of de ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

• 1.

  De managers zijn verantwoordelijk voor de juridische rechtmatigheid zoals nader is bepaald in artikel 4, negende en tiende lid.

• 2.

  Ten dienste van de gehele organisatie is er een juridisch controller die tot taak heeft de juridische rechtmatigheid te bewaken. Deze taak houdt onder meer in:

  • a.

    het zo nodig juridisch ondersteunen van de managers en hun medewerkers;

  • b.

    het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan bestuur, management en medewerkers;

  • c.

    het bevorderen van een juiste toepassing door de gemeentelijke medewerkers van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving;

  • d.

    het zorgdragen voor en het beheer van gemeentelijke regelgeving en mandaatbesluiten;

  • e.

    het voeren van overleg met de andere juridisch medewerkers (‘juridisch beraad’) over alle voor de gemeente en de gemeentelijke organisatie van belang zijnde ontwikkelingen van juridische aard;

  • f.

    het zonodig uitvoeren van ‘juridisch control’, bijvoorbeeld het (doen) uitvoeren van audits in de organisatie.

  • g.

    het in voorkomende gevallen behandelen van bezwaar- en beroepschriften en het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures.

• 1.

  Het Organisatiebesluit Winterswijk 2008, alsmede het besluit van 6 november 2012 inzake aanwijzing 2e loco-secretaris en vervangingsregeling algemeen directeur, worden ingetrokken.

• 2.

  Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2014.

Dit besluit kan worden aangehaald als 'Organisatiebesluit gemeente Winterswijk 2014’.