| Organisatie | Leeuwarden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | HR gesprekscyclus |
| Citeertitel | Regeling HR gesprekscyclus 2015 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Per 1 1 2020 is deze regeling vervallen door de invoering van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren
geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-02-2015 | 01-01-2015 | 01-01-2020 | Onbekend | 17-02-2015 geen | geen |
Regeling HR gesprekscyclus 2015
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
Leidinggevende De direct leidinggevende van de medewerker; geeft leiding aan de medewerker en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en beoordeling van de medewerker. De P&O-adviseur is behulpzaam bij een juiste hantering van deze regeling. Tevens heeft de P&O-adviseur als taak leidinggevende(n) en medewerker(s) bij te staan en het geven van gevraagd en ongevraagd advies in het kader van de in deze regeling genoemde gesprekken.
HR gesprekscyclus Een serie van drie formele gesprekken per jaar bestaande uit een planningsgesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek, waarin met de medewerker gerichte afspraken worden gemaakt, gevolgd en beoordeeld over de resultaten die bijdragen tot het realiseren van de afdelings- c.q. organisatiedoelen en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.
Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP)(Hoofdstuk 17 CAR) Beschrijving van competenties die door de medewerker ontwikkeld moeten worden ten behoeve van zowel de huidige als toekomstige functie en loopbaan. De afspraken tussen direct leidinggevende en medewerker hierover, de stappen/acties die ondernomen zullen worden en de vorderingen die op een bepaald moment moeten zijn gemaakt. Een POP richt zich zowel op kennis en vaardigheden als op gedrag.
De cyclus bestaat uit een planningsgesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek en beslaat een periode van één jaar. Elke medewerker heeft gedurende de gesprekscyclus jaarlijks recht op een plannings-/voortgangs- en beoordelingsgesprek.
Beoordeling en planning kunnen, als geen van de partijen daartegen bezwaar hebben, in één gesprek plaatsvinden, maar worden wel als twee onderdelen onderscheiden.
De gemaakte afspraken worden vastgelegd in een digitaal gestandaardiseerd digitaal formulier. Via een geautoriseerde toegangsprocedure zijn de afspraken voortdurend raadpleegbaar.
Het POP(hoofdstuk 17 CAR-UWO) maakt integraal onderdeel uit van de HR-gesprekscyclus en ontwikkelingsafspraken worden voor zowel korte als langere termijn in de digitaal gestandaardiseerde formulieren vastgelegd.
De medewerker stelt samen met de leidinggevende jaarlijks resultaatafspraken vast waarbij de weging in zwaarte van de afspraak kan verschillen. Indien daar sprake van is dan geeft de leidinggevende dit in het planningsgesprek aan.
In de resultaatafspraken maken leidinggevende en medewerker afspraken over werk, opleiding en competentieontwikkeling van de medewerker.
De afspraken in het planningsgesprek worden gemaakt tegen de achtergrond van de functiebeschrijving en het competentieprofiel.
De medewerker is verantwoordelijk voor het realiseren van de gemaakte afspraken.
De leidinggevende is verantwoordelijk voor de benodigde coaching en het beschikbaar stellen van faciliteiten.
De afspraken worden door de medewerker vastgelegd in het digitale formulier en door leidinggevende en medewerker voor akkoord aangevinkt. Door het aanvinken verklaren beiden dat de gemaakte afspraken redelijkerwijs kunnen worden nagekomen.
Het originele formulier blijft (digitaal) in beheer bij de leidinggevende totdat alle gegevens van de resultaat- en voortgangsafspraken en de beoordeling op het formulier zijn ingevuld en voor gezien zijn aangevinkt.
De leidinggevende is er verantwoordelijk voor dat de resultaatafspraken jaarlijks worden opgemaakt.
De resultaatafspraken (en de eventuele bijstellingen hierop die zijn afgesproken tijdens het voortgangsgesprek) over werk, te volgen opleidingen en professionele ontwikkeling (gedrag) dienen als input voor de personeelsbeoordeling.
Bij onenigheid tussen de medewerker en de leidinggevende over de afspraken beslist de leidinggevende. De medewerker kan gebruik maken van de mogelijkheid om schriftelijk commentaar te geven op planningsafspraken.
Planningsafspraken zijn geen besluiten in de zin van de Awb.
Een gesprek over de voortgang is het deel van het overleg tussen leidinggevende en medewerker over bereikte of nog te bereiken resultaten, tegen de achtergrond van de resultaatafspraken.
De leidinggevende en de medewerker gaan na in hoeverre bijsturing noodzakelijk is om de in het planningsgesprek vastgelegde afspraken te realiseren.
In het voortgangsgesprek worden ten minste de volgende onderwerpen besproken:
De conclusies en afspraken worden door de medewerker vastgelegd in het digitaal gestandaardiseerde formulier van PIMS en door leidinggevende en medewerker voor akkoord aangevinkt. Door het aanvinken verklaren beiden dat de gemaakte afspraken redelijkerwijs kunnen worden gehaald.
Het originele formulier blijft (digitaal) in beheer bij de leidinggevende totdat alle gegevens van de resultaat- en voortgangsafspraken en de beoordeling op het formulier zijn ingevuld en voor akkoord aangevinkt.
De gemaakte afspraken in het voortgangsgesprek worden mede betrokken bij het opstellen van de jaarlijks op te maken personeelsbeoordeling.
Voortgangsafspraken zijn geen besluiten in de zin van de Awb.
Regeling personeelsbeoordeling
Artikel 5 Gevolgen van de personeelsbeoordeling
De personeelsbeoordeling is gericht op het formeel vaststellen van de wijze van functioneren in relatie tot de gemaakte resultaatafspraken en het algemeen functioneren.
De formele vaststelling dient onder andere voor:
Artikel 6 Waarop wordt beoordeeld
De leidinggevende maakt de personeelsbeoordeling tegen de achtergrond van de functiebeschrijving, het competentieprofiel en de gemaakte resultaat-en ontwikkelingsafspraken. Bij de beoordeling weegt de leidinggevende tevens mee de verleende faciliteiten, de relevante omstandigheden, gestelde eisen en gegeven richtlijnen die van invloed waren op het functioneren van de medewerker.
Artikel 7 Voorwaarde voor beoordeling
Een personeelsbeoordeling is alleen mogelijk als de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak ten minste 9 maanden aaneengesloten voor 50% of meer van de voor hem geldende werktijd in de functie werkzaam is geweest. Eisen waarvan de medewerker buiten zijn schuld geen kennis droeg worden bij de beoordeling buiten beschouwing gelaten.
Artikel 8 Tijdvak voor beoordeling
De personeelsbeoordeling gaat in principe over een tijdvak van 1 jaar. In bijzondere omstandigheden kan degene die daartoe is bevoegd in het Mandaatbesluit gemeente Leeuwarden een ander tijdvak vaststellen, echter niet korter dan een half jaar en niet langer dan 2 jaar.
Voor de medewerker vangt een nieuw beoordelingstijdvak aan:
De direct leidinggevende maakt de concept personeelsbeoordeling op. Als de direct leidinggevende daartoe niet in staat is, treedt de naast hogere leidinggevende hiervoor in de plaats.
Om een juiste beoordeling mogelijk te maken moet de direct- of naast hogere leidinggevende ten tijde van het beoordelingsgesprek ten minste een half jaar leiding hebben gegeven aan de medewerker.
Bij vertrek van een leidinggevende vindt overdracht van de concept beoordeling plaats aan de nieuwe/naast hogere leidinggevende.
Artikel 10 Procedure opstelling tot vaststelling van de beoordeling
Voor het opstellen van de personeelsbeoordeling moet het digitaal gestandaardiseerde formulier worden gebruikt waarin de beoordeling digitaal wordt vastgelegd.
Het oordeel van de leidinggevende over de manier waarop de medewerker zijn functie gedurende de beoordelingsperiode heeft vervuld wordt uitgedrukt in één van de volgende gradaties:
heeft het afgesproken resultaat aantoonbaar niet naar behoren gerealiseerd. De tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van het resultaat waren duidelijk onder het afgesproken niveau. Vertoont tekortkomingen en functioneert ver beneden het geheel aan eisen die zijn gesteld in het basis- en competentieprofiel en de functieomschrijving.
heeft het afgesproken resultaat nog niet in volle omvang naar behoren gerealiseerd; het resultaat is op onderdelen onvoldoende. De tijdigheid, kwantiteit en kwaliteit van het resultaat zijn niet op het afgesproken niveau. Vertoont tekortkomingen en functioneert beneden het geheel aan eisen zoals gesteld in het basis- en competentieprofiel en de functieomschrijving.
heeft het afgesproken resultaat aantoonbaar ver boven afspraak gerealiseerd. De kwantiteit, kwaliteit en tijdigheid van het resultaat ligt over de gehele linie ver boven het afgesproken niveau. Het functioneren stijgt ver uit boven het geheel aan eisen zoals gesteld in het basis- en competentieprofiel en de functieomschrijving.
Voor elke resultaatafspraak geeft de leidinggevende één waardering (score), ondersteund door een motivering. De motivering moet onderbouwd kunnen worden door concrete feiten (naar tijd, plaats, voorval, omstandigheden, etc.).
Naar aanleiding van de afzonderlijke prestaties, afgezet tegen de resultaatafspraken, formuleert de leidinggevende in de slotconclusie helder en ondubbelzinnig wat zijn/haar eindoordeel is over het functioneren van de medewerker. De medewerker ontvangt binnen een redelijke termijn voor het geplande beoordelingsgesprek schriftelijk bericht van de leidinggevende over de uitkomst van de conceptbeoordeling. De leidinggevende kan er ook voor kiezen om de uitkomsten van de beoordeling mondeling mede te delen aan de medewerker. De medewerker heeft hierna altijd recht op een tweede gesprek aan de hand van de schriftelijke beoordeling.
Tijdens het beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende de medewerker een (nadere) toelichting op de inhoud en conclusie van de conceptbeoordeling. De medewerker wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze over de inhoud van deze voorgenomen beoordeling in het beoordelingsgesprek naar voren te brengen. De leidinggevende kan naar aanleiding van de besproken argumenten de inhoud van de conceptbeoordeling wijzigen.
Aan het eind van het beoordelingsgesprek vinkt de leidinggevende het formulier HR gesprekscyclus resultaatgericht werken ‘voor akkoord’ af. De beoordeelde medewerker vinkt het formulier HR gesprekscyclus resultaatgericht werken af ‘voor gezien’.
Artikel 11 Bedenkingen en beslissing
Indien de medewerker het -ondanks de besproken argumenten- oneens is met de conceptbeoordeling van de leidinggevende, dan dienen de bedenkingen uiterlijk binnen 7 dagen na het gevoerde gesprek schriftelijk en gemotiveerd aan de leidinggevende en naast hogere leidinggevende kenbaar gemaakt te zijn. De medewerker moet concreet aangeven waarom het concept oordeel over zijn functioneren onjuist is.
De naast hogere leidinggevende plant op zo kort mogelijke termijn, doch uiterlijk binnen 2 weken, een nader gesprek over de aangeleverde conceptbeoordeling en de zienswijze van beoordeelde. Hij hoort daarbij beide partijen en komt vervolgens na heroverweging van alle argumenten tot een eindbeoordeling.
Met deze eindbeoordeling is de beoordeling formeel vastgesteld en is het een besluit in de zin van de Algemene Wet bestuursrecht (Awb), waartegen binnen zes weken bezwaar kan worden aangetekend bij het college van burgemeester en wethouder.
Het beoordelingsbesluit dient zo spoedig mogelijk na afloop van de ongebruikte bedenkingentermijn, dan wel na afloop van het nadere gesprek met de naast hogere leidinggevende te worden genomen, met dien verstande dat de uiterste beslistermijn eindigt 8 weken na het met de direct leidinggevende gevoerde beoordelingsgesprek. Indien wegens uitzonderlijke omstandigheden deze termijn niet kan worden gehaald, stelt de naast hogere leidinggevende de medewerker hiervan in kennis en deelt hem mee binnen welke termijn hij een besluit tegemoet kan zien.
Het besluit wordt schriftelijk bevestigd.
De medewerker die het niet eens is met zijn beoordeling kan bezwaar indienen bij het College van B&W conform de Awb.
Alle formulieren van het plannings-, het voortgangs- en het beoordelingsgesprek blijven in bezit van de leidinggevende totdat alle gegevens zijn ingevuld en afgevinkt. Na volledige invulling en afvinking voor akkoord of gezien wordt het originele exemplaar gearchiveerd in PIMS en maakt het onderdeel uit van het digitale personeelsdossier.
Alle samenhangende informatie uit de HR gesprekscyclus wordt als vertrouwelijk beschouwd. Inzage is slechts toegestaan aan de medewerker, zijn leidinggevende, de naast hogere leidinggevende en de HR adviseur.
Artikel 15 Afwijking van de regeling
Burgemeester en wethouders kunnen in gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, afwijken van deze regeling.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015 Burgemeester en wethouders voornoemd, de secretaris, de burgemeester,
Bijlage1 De beloningsconsequenties van de HR-cyclus
De in artikel 10, lid 2 van de regeling HR-cyclus genoemde gradaties hebben per score de volgende (belonings-)consequenties:
Artikel 1 Periodieke verhoging van het salaris
Het salaris van de ambtenaar die voldoende functioneert, blijkend uit een waardering score C, conform het beoordelingssysteem vervat in de regeling HR-cyclus en artikel 6a lid 1 van de bezoldigingsverordening Gemeente Leeuwarden, wordt binnen de voor hem geldende salarisschaal verhoogd tot het naast hogere bedrag.
De periodieke verhogingen worden toegekend aan de ambtenaar die het maximumsalaris van de voor hem geldende salarisschaal nog niet heeft bereikt voor de eerste maal met ingang van 1 april na het jaar waarin de ambtenaar is aangesteld.*)
In geval van overgang naar een functie, gerangschikt in dezelfde schaal, wordt voor de vaststelling van de periodieke verhoging in de nieuwe functie mede rekening gehouden met de in de verlaten functie verworven periodieke verhoging.
Artikel 2 Extra periodieke verhoging van het salaris
Aan de ambtenaar die het maximumsalaris van de voor hem geldende salarisschaal nog niet heeft bereikt, wordt een extra periodieke salarisverhoging tot een in de salarisschaal genoemd bedrag, niet uitgaande boven het maximumsalaris, toegekend op grond van uitstekende vervulling van de betrekking, blijkend uit toekenning van een score D van het beoordelingssysteem.
Aan de ambtenaar die het maximumsalaris van de voor hem geldende salarisschaal heeft bereikt, wordt een extra salarisverhoging toegekend op grond van uitstekende vervulling van de betrekking. Deze salarisverhoging is gelijk aan het verschil tussen de laatste trede van de functieschaal en de naast hogere trede van de volgende salarisschaal.
De in lid 2 genoemde extra periodiek wordt gekapitaliseerd over een jaar en in één keer bruto uitgekeerd.
Artikel 3 De tijd die niet meetelt voor de vaststelling van de periodieke verhoging
Voor de vaststelling van de periodieke verhoging telt niet mee:
de tijd gedurende welke de ambtenaar in de uitoefening van zijn ambt is geschorst:
op grond van het feit dat een strafrechtelijke vervolging wegens misdrijf tegen hem is ingesteld, of hem door het daartoe bevoegde gezag het voornemen tot bestraffing met onvoorwaardelijk ontslag te kennen gegeven, of hem van de oplegging van deze straf mededeling is gedaan, dan wel dat tegen hem volgens de ter zake geldende bepalingen van het Wetboek van Strafvordering een bevel tot inverzekeringstelling of voorlopige hechtenis wordt ten uitvoer gelegd;
Indien vaststaat dat een schorsing als bedoeld in het vorige lid onder C sub b, niet door het ten uitvoer leggen van een straf is gevolgd noch zal worden gevolgd, telt de tijd van deze schorsing alsnog mee voor de vaststelling van de periodieke verhoging.
In afwijking van het eerste lid onder B, kan, indien in het algemeen belang verlof zonder recht op bezoldiging wordt genoten voor een tijdvak van langer dan een jaar, dit tijdvak volledig in aanmerking worden genomen voor de vaststelling van de periodieke verhoging.
Artikel 4 Geen periodieke verhoging
Indien een ambtenaar onvoldoende functioneert (score A of B uit het beoordelingssysteem), wordt de in artikel 7 bedoelde salarisverhoging (eventueel voorwaardelijk bij score B) achterwege gelaten.
De bepalingen uit de regeling HR-cyclus zijn van toepassing aangaande de formele gang van zaken bij het niet toekennen van een periodieke verhoging op grond van onvoldoende functioneren.