Organisatie | Oisterwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Oisterwijk 2007 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Oisterwijk 2007 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en organisatie |
De datum van bekendmaking is bij benadering ingevuld
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-07-2007 | 22-06-2015 | Nieuwe regeling | 10-05-2007 Nieuwsklok, 11-07-2007 | ALG006705 |
HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archieven en collecties geschieden op een zodanige wijze dat het behoud in goede en toegankelijke staat van deze bescheiden is gewaarborgd.
Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris
De gemeentearchivaris kan de uitoefening van de hem bij de wet opgedragen toezichtstaak op de niet-overgebrachte archieven en collecties opdragen aan een of meer aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek als bedoeld in de Archiefwet 1995.
Artikel 8 Informatieplicht beheerder
De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de toezichtstaak noodzakelijk zijn.
Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archieven en collecties en in de opzet en werking van hulpmiddelen systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De beheerder doet aan de gemeentearchivaris in elk geval tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivaris
De formele beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven omvat:
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, BEHOREND BIJ DE ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE OISTERWIJK 2007.
In dit artikel worden de belangrijkste begrippen uit de verordening beschreven zodat er geen verschillende opvattingen over eenzelfde begrip kan ontstaan. Bij de beschrijving is aangesloten bij het begrippenkader dat in de opgestelde overeenkomst tussen de gemeente Tilburg en de stichting Mommerskwartier ter uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden is opgenomen.
De zorgtaak van het college vloeit voort uit artikel 30 van de Archiefwet 1995. Deze taak heeft zowel betrekking op de niet-overgebrachte- als op de wel welovergebrachte archieven en collecties.
De zorgtaak heeft betrekking op vier terreinen te weten:
Het college heeft als taak om ervoor te zorgen dat de archiefwerkzaamheden op een zodanige kunnen
worden uitgevoerd dat voldaan wordt aan het gestelde in de Archiefwet 1995 alsmede daaruit
voortvloeiende aanverwante regelingen.
Artikel 3 Besluit informatiebeheer
In het "Besluit informatiebeheer", dat door het college wordt vastgesteld, worden nadere regels opgenomen voor het beheer van documenten door de gemeentelijke organen, resp. de gemeentelijke organisatie. Deze voorschriften zijn een concretisering van aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats alsmede van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven en collecties.
HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Het is zaak om een goede archiefruimte te hebben. De wettelijke verplichting daarvoor vloeit voort uit artikel 13 van het Archiefbesluit 1995, en de daaruit tot stand gekomen regeling Bouw- en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Duidelijkheidshalve wordt opgemerkt dat geen verwarring moet ontstaan met de ruimten waar de dynamische bestanden op de werkplek worden beheerd. Een archiefruimte is een ruimte waar de archieven en collecties na hun dynamische fase worden bewaard in afwachting van overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Er is dus sprake van de volgende drietrap:
Dit artikel ziet erop toe dat de ambtelijke organisatie in voldoende mate gefaciliteerd wordt om de archieven en collecties, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, in goede en toegankelijke staat te brengen en te houden. Dit betekent dat met name moet worden bewaakt dat de toegankelijkheid en behoud van authenticiteit moeten worden gewaarborgd. En dat tevens binnen de organisatie wordt voldaan aan de duurzaamheidseisen van de op te maken documenten door onder meer het gebruik van bijvoorbeeld duurzaam papier, aangewezen inkten en toners. Dit geldt uiteraard eveneens voor de uitgaande documenten omdat die wellicht elders in een archiefruimte moeten worden bewaard.
Dit vloeit voort uit artikelen 11, lid 2 en artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 op grond waarvan nadere ministeriële regelingen zijn vastgesteld met nadere regels over de kwaliteit van toegankelijkheid en authenticiteit en de normen en procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archieven en collecties/interne stukken. Dit is geregeld in respectievelijk de ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de interne stukken na verloop van tijd op grond van een selectie worden gekwalificeerd òf als in aanmerkend komend voor permanente bewaring (overbrenging naar een archiefbewaarplaats) of op termijn vernietigbaar zijn.
Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivaris
Ten aanzien van de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentearchivaris een belangrijke toezichthoudende functie. In het tweede lid wordt deze functie expliciet beschreven. Deze beschrijving stemt overeen met de beschreven functie van de gemeentearchivaris in de overeenkomst, die de gemeente Tilburg, ter uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden, met de stichting Mommerskwartier afsluit.
Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris
Dit artikel bepaalt dat de gemeentearchivaris de toezichthoudende taak op niet-overgebrachte archieven kan overdragen aan een of meer aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren. Veelal wordt deze de archiefconsulent of de archiefinspecteur genoemd. Deze hoeft niet per se de plaatsvervangend gemeentearchivaris te zijn. Uiteraard blijft de gemeentearchivaris wel eindverantwoordelijk voor het uit te voeren toezicht.
Artikel 8 Informatieplicht beheerder
Dit artikel richt zich tot de beheerder en schrijft een medewerkingsplicht voor in het kader van het toezicht door de gemeentearchivaris. Elke gemeentelijke dienst heeft een beheerder in de zin van deze verordening. Doorgaans is dat de directeur van de desbetreffende dienst, maar het kan eveneens bijvoorbeeld een sectorhoofd of afdelingshoofd zijn.
De beheerder is verplicht de gemeentearchivaris, voordat daarover een voorstel aan het college wordt aangeboden, te informeren over de in dit artikel genoemde onderwerpen. Deze voorinformatie is noodzakelijk om de inspectietaak goed te kunnen uitoefenen.
In het artikel zijn slechts die onderwerpen genoemd die, bij constatering achteraf, tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archieven en collecties tot gevolg zou kunnen hebben.
Minstens eenmaal per jaar rapporteert de gemeentearchivaris het college en de beheerder over zijn bevindingen.
In het kader van de controlerende taak van de raad wordt de consultrapportage door het college jaarlijks doorgeleid naar de raad. Ten aanzien van de overgebrachte archieven en collecties is in artikel 16 van deze verordening een soortgelijke bepaling opgenomen.
HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Artikel 12 Archiefbewaarplaats
Het college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een archiefbewaarplaats.
Dit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995.
Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivaris
De in dit artikel genoemde punten stemmen overeen met het takenpakket van de gemeentearchivaris zoals dat beschreven is in de overeenkomst die de gemeente Tilburg met de stichting Mommerskwartier afsluit in het kader van de uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden.
Jaarlijks rapporteert de gemeentearchivaris aan het college over de uitvoering van zijn formele beheertaak inclusief het houden van toezicht op de uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden door de stichting Mommerskwartier.
In het kader van de controlerende taak van de raad zendt het college het jaarverslag van de gemeentearchivaris door aan de raad.